审核方法和技巧

第一章、审核概论和定义GB/T19011—2003《质量和(或)环境管理体系审核指南》简介1、GB/T19011产生背景2、GB/T19011的结构和特点3、GB/T19011的作用和意义4、GB/T19011的内容简介5、GB/T19011的性质6、GB/T19011的适用范围1.1.1审核：为获得审核证据（3.3）并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则(3.2)的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。注1：内部审核，有时称第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行，用于管理评审和其他内部目的，可作为组织自我合格声明的基础。在许多情况下，尤其在小型组织内，可以由与受审核活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。注2：外部审核包括通常所说的“第二方审核”和“第三方审核”。第二方审核由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的审核组织进行，如那些对与GB/T19001或GB/T24001要求的符合性提供认证或注册的机构。注3：当质量管理体系和OHS管理体系被一起审核时，称为“结合审核”。注4：当两个或两上以上审核机构合作，共同审核同一个受审核方时，这种情况称为“联合审核”审核特点、目的1.特点：•系统性；•独立性；•文件化；2.审核目的：评定受审核对象满足要求或准则的程度3.审核的对象：可以是产品、过程、管理体系，管理体系可以是职业健康安全管理体系、环境管理体系、质量管理体系等。1.1.3审核方案定义：针对特定时间段所策划、并具有特定目的的一组（一次或多次）审核（3.1）。注：审核方案包括策划、组织和实施审核所必要的所有活动。1.1.4审核计划定义：对一项审核的现场活动及安排的说明。1.1.5审核准则定义：一组方针、程序或要求注：1.审核准则即审核依据2.审核准则可以是：GB/T28001—2001、职业健康安全管理体系文件、法律法规及其他要求3.审核准则是将审核证据用来比较的基准1.1.6审核证据定义：与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其它信息。注：审核证据可以是定性的，也可以是定量的。：1.审核证据与审核准则有关。2.能验证、可重查、可追溯。3.形式可以是记录、事实陈述或其它信息。1.1.7审核发现定义:将收集到的审核证据（3.3）对照审核准则（3.2）进行评价的结果。注：审核发现能表明符合或不符合审核准则，或指出改进的机会。1.审核发现是一个名词，是审核证据对照审核准则比较的评价结果。依据的准则评价而不是个人意见。2.审核发现是一种符合性评价，有符合的，也有不符合的。审核发现通过评价可发现指明何处改进1.1.8审核范围定义：审核(3.1)的内容和界限。注：范围一般包括对实际位置、组织单元、活动和过程以及所覆盖的时间的描述。1.审核范围应在受审核方职业健康安全管理体系所覆盖的范围内。2.审核范围可用场所、产品、过程、活动等来表示。1.1.9审核结论定义:审核组（3.9）考虑了审核目标和所有审核发现（3.4）后得出的审核（3.1）结果。1.审核结论是对所有的（多个）审核发现汇总分析得出的最终审核结果。2.审核结论是针对审核目标做出的。3.审核结论由审核组做出1.1.10审核员：定义：有能力(3.14)实施审核（3.1）的人员。1.1.11审核组：定义：实施审核的一名或多名审核员（3.8），需要时，由技术专家（3.10）提供支持。1.1.12技术专家：定义：向审核组（3.9）提供特定知识或技术的人员。注1：特定知识或技术是指与受审核的组织、过程或活动，或语言或文化有关的知识或技术。注2：在审核组中，技术专家不作为审核员。1.1.13能力：定义：经证实的个人素质以及经证实的应用知识和技能的本领。管理体系审核的类型：1.按审核委托组织分：a）第一方审核b）第二方审核c)第三方审核2.按认证审核方案阶段分(第三方认证审核)：a）第一阶段审核、第二阶段审核b）监督审核c）复评3.特殊情况下：a）结合审核b）联合审核二、审核原则和审核方案审核原则审核原则使审核为管理提供可靠有效的工具和改进论点是提高充分审核结论的提，是审核员独立工作时在相似的情况下得出相似结论的前提。与审核员有关的三项原则a）道德行为：职业的基础、诚信、正直、保守机密和谨慎。b）公正表达：真实、准确地报告的义务，审核发现、审核结论和审核报告真实、准确地反映审核活动。c）敬业：在审核中勤奋并具有判断力，珍视审核任务的重要性，委托方的信任，并具备必要的能力。与审核有关的二项原则a）独立性：审核的公正性和审核结论的客观性的基础。b）基于证据的方法：在一个系统的审核过程中，基于客观证据，保密可靠的和可重现的审核结论。审核方案管理流程图审核方案授权审核方案的制定---目标/范围---职责---资源---程序实施审核方案--安排审核日程--评价审核员--选择审核组--指导审核活动--保持记录审核方案的监视和评审监视和评审识别纠正和预防措施的要求识别改进的机会审核员能力的评价审核活动改进审核方案ACDP2审核方案管理1.审核方案管理内容：a）审核方案的目标确定b）审核方案内容的确定c）确定审核方案职责、资源和程序d）审核方案的实施e）审核方案的记录f）审核方案的监视和评审2.审核方案的示例：a）覆盖组织职业健康安全管理体系的年度一系列内部审核计划。b）相关方对组织的在6个月内进行的第二方审核。c）认证机构在合同规定的时间周期内，进行的职业健康安全管理体系认识注册初审、以及监督审核。审核方案包括为实施方案中的审核进行的策划，提供资源和制定程序。审核方案和审核计划的对比审核方案审核计划特征针对特定时间段内一个组织的一组审核，可以有不同目的，一个组织可制定一个或多个审核方案，可包括联合或结合审核针对某次审核，有特定的目的，是审核方案的组成部分责任人最高管理者规定审核方案管理权限审核方案管理者制定、实施、监视、评审、改进审核方案，识别、提供资源审核方案管理者指定审核组长，审核组长对审核活动负责内容一次或多次审核；策划和组织审核所有活动；实施审核提供资源的所有活动；审核方案内容可以变化对一次具体审核活动的安排范围涉及认证范围在特定时间段内组织的全部：体系，产品和过程可涉及部分体系，产品和过程（某次监督审核）•审核方案的建立阶段几个过程之间作用关系的说明•确定审核方案的目的•规定实施审核的目的，明确审核的目标和方向。•确定审核方案的内容•明确为了实现审核方案的目的所需要的审核及需要开展的活动•确定审核方案的职责•规定建立、实施、监视、评审和改进审核方案以及提供资源所需各项活动的职责。•确定审核方案的资源•确定实施审核方案中所确定的活动，需要的资源及如何提供资源。•确定审核方案的程序•为确保审核方案中规定的活动得到实施、监视其业绩和有效性规定程序和方法，必要时，包括准则要求审核阶段的活动v审核启动→文件评审→现场审核准备→现场审核的实施→审核报告的编制、批准和分发→完成审核→审核后续活动的实施第三方审核活动流程图审核启动1.定审核组长2.确定目标、范围、准则3.确定审核可行性4.选择审核组5.与受审方建立初步接触文件评审评审相关管理体系文件，包括记录，确定其与审核准则的充分性。现场审核准备1.编制审核计划2.分配审核组成员的工作3.准备工作文件现场审核的实施1.第一阶段审核与.第二阶段审核2举行首次会议3.在审核中进行沟通4.收集并验证信息5.形成审核发现6.准备审核结论7.举行末次会议审核报告的编制、批准和分发1.编制审核报告2.批准和分发审核报告完成审核审核后续活动的实施审核组长职责：1.文件初审2.资源策划（审核人员、时间、计划安排）3.确定审核可行性，4.编制审核计划，分配审核任务5.指导审核员编制检查表6.主持审核过程中会议，沟通与协调7.进行审核过程控制8.编制、提交审核报告9.组织不符合项纠正措施跟踪确定审核目的、审核准则和审核范围1.确定审核目的:在审核方案的总目标内，确定一次具体的目标2.确定审核准则：a）由审核委托方和审核组长共同确定b）审核时用来评价审核证据的依据c）一般可包括方针、程序、标准、法律法规、管理体系要求，合同要求。d）常用的审核准则：--认证标准--方针、职业健康安全目标--职手册、程序文件、作业指导书--管理方案--适用的法律、法规和其他要求，--合同要求、相关方要求3.确定审核范围审核范围描述了审核的内容和界限，例如：组织的实际位置，组织单元，受审核的活动和过程以及审核所覆盖的时期。1）确定审核范围的实质：a）界定受审核方职业健康安全管理体系承诺实施的责任范围b）确定审核组对受审核方职业健康安全管理体系所覆盖的产品、场所、组织单元、活动及过程进行审核的范围。2）确定审核范围的重要性：a）进行审核的基础b）认证证书和宣传材料的重要内容c）评价和选择供方的主要依据4审核员的职责1.审核员应配合、支持审核组长工作，按计划、独立完成审核任务。a）审查文件，收集相关信息结合受审核区域特征。b）按分工进行现场审核，收集审核证据并对照审核准则，形成审核发现，为此应做好现场审核的记录，应记录符合的与不符合的记录。c）如有不合格的审核发现，向组长汇报并在组内沟通，编写不合格报告，并请受审核方确认d）参加审核组内对审核发现和体系有效性的评价分析，参与讨论审核结论，参加首末次会议及与受审核方的沟通2.在审核组长指示下，做好对受审核方纠正措施的跟踪、验证工作。5陪同人员和观察员的职责1）陪同人员的作用是联络向导和见证，可随同审核组，但不是审核组的成员，不应影响或干扰审核的实施。2）由受审核方指派，并根据审核组长的要求行动。3）陪同人员的职责：a）为访谈建立联系并安排（落实）时间b）对特定的访问做出安排（对场所、组织）c）确保审核组了解和遵守受审核场所的安全规则、安全程序d）代表受审核方对审核进行见证e）在审核员收集信息过程中提供澄清和协助。4）观察员一般是来自CNAB、CNAT、审核委托方、其它相关方的人员，仅对审核进行观察。审核计划的内容1）审核目的。2）审核准则及任何引用文件。3）审核范围。4）现场审核活动进行的日期和地点。5）现场审核活动的安排（包括会议与沟通的时间安排）6）审核组成员、陪同人员的作用和职责。7）对审核的关键领域的资源分配。8）此次审核的受审核方代表。9）审核报告主要内容、格式及结构，分发日期、对象等。审核方式1按要素过程审核：优点：目标明确，易于标准及体系文件对照；缺点：重复往返多，效率低，在部门较多的情况下，各部门会全程等候。2按部门审核：优点：效率高，减少一个部门的往返次数。缺点：要素过程的接口易遗漏，应加强审核小组间的沟通3顺向追踪：优点：系统性强、可观察接口、信息量大。缺点：可能费时4逆向追溯优点：针对性强，有利于发现问题缺点：问题复杂时不易清理，信息量小，对审核员能力要求高，应慎用审核任务分配1审核组长应将审核的过程、职能、场所、区域（或活动）分配给审核组每个成员，使每位成员了解自己的具体任务，组长应做好任务分配的协商沟通工作。2应考虑的危险源：a）独立性和专业能力要求，以及确保审核整体有效性的综合问题。3根据实际情况进行调整，以确保审核任务实现。4审核员领到审核任务后，就应针对手册、程序等文件，编制各自的检查表。审核工作文件包括用于审核过程记录和指导的（参考文件：a）检查清单和抽样方案（检查表）b）会议签到表格c）审核记录表格d）不符合报告表格e）会议记录表格f）审核报告表格g）指导审核员工作的文件（如：审核程序、审核专业指导作业文件、抽样规则等）h）其它相关文件（如：法律法规、相关标准、检测方法等）检查表的作用检查表也称检查清单，是审核员自用的审核提纲和备忘录，应在审核准备时编制。1）保持审核目标的清晰和明确。2）保持审核内容的周密和完整。3）保持审核节奏和连续性。4）减少审核员的偏见和随意性。检查表的性质1）审核员自用的工作文件2）不需向受审核方展示，也不需受审核方确认。3）由审核员在规定的表格上编写4）体现审核思路、方式和方法检查表的内容和应用1)检查表的内容a)审核项目——