【公文规范】大学公文处理实施细则

大学公文处理实施细则第一章总则第一条学校公文是学校在党政管理工作中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布学校规章，施行党政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。为使学校公文的处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》以及教育部、四川省有关公文处理规定的精神，结合我校实际制定本细则。第二条公文处理工作必须贯彻统一领导，分级管理的原则，各部门均应有领导同志分工负责。学校党委办公室（以下简称党办）、校长办公室（以下简称校办）是学校公文处理的管理机构，分别主管学校党政的公文处理工作，并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。公文处理的有关人员应当忠于职守，廉洁奉公，具备专业知识。第三条各部门要发扬深入实际，联系群众，调查研究，实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重实效。第四条公文处理必须做到准确、及时、安全。学校党委、行政的公文分别由党办、校办统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第五条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。第二章公文种类第六条我校公文常用的种类有：（一）决定、决议、规定、办法对重要事项或重大活动做出决策和安排，用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用决议；对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用规定；对某项工作或活动作出具体安排，用办法。（二）公告向校内外宣布重要事项或法定事项，用公告。（三）通告公布校内有关方面应当遵守或周知的事项，用通告。（四）通知发布规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下属部门的公文，传达要求下属部门办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用通知。（五）通报表彰先进,批评错误,传达重要指示精神或情况，用通报。（六）报告向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，用报告。（七）请示向上级机关请求指示、批准，用请示。（八）批复答复下属部门请求事项，用批复。（九）函平行机关、不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准，用函。（十）会议纪要记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵守、执行，用会议纪要。（十一）简报反映学校当前发生的重大事项、重要政策、工作进展各方面基本情况，用简报。第三章公文格式第七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）涉及国家秘密的公文应当在文件名称的右上角标明密级和保密期限，其中，绝密、机密级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度在文件名称的右上角分别标明特急、急件。其中电报应当分别标明特提、特急、加急、平急。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章一般盖在成文日期处，上不压正文，下要骑年盖月。会议通过的决定，日期可注于标题之下，印章可盖在正文末尾落款处。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十四）文字从左至右横写、横排。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用一，第二层用（一），第三层用1.，第四层用(1)。行政规章视需要按章、节、条、款、项、目标明层次。第八条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准GB/T9704-1999执行。第九条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第十条憗版记部分包括主题词、发送栏、印发机关与印发日期、共印份数等项。函、会议纪要等可以不标明印发机关和印发日期。（一）主题词标于文尾部分发送栏之上。上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词。标注的主题词应符合上级机关的规定，选择的词组一般不超过五个（其中有一个必须是文种）。（二）发送栏位于主题词之下、印发机关与印发日期栏之上。抄送范围如涉及各方面机关，一般按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、政府部门的顺序排列。发送机关的名称用全称或规范化简称，正文中已标明主送机关的，发送栏只标明抄送机关。（三）印发机关与印发日期栏位于发送栏之下，左端标注公文印发机关名称，右端标注印发日期。翻印文件，此栏标注翻印机关名称和翻印日期。（四）文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧，标注为（共印×份）。主题词、发送栏、印发机关与印发日期栏之间分别加横线分开。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。第四章行文规则第十一条校党委以中共四川大学委员会、校行政以四川大学名义对上对下行文，也可根据需要同有关单位和兄弟院校相互行文。必要时学校党政可联合行文。校内任何单位和部门不得对外行文。第十二条向上级部门呈报的请示、报告、统计资料、计划、总结等，以及对上级来文办理情况的回复和对外联系的重要公文，党委系统均以中共四川大学委员会名义行文；行政系统均以四川大学名义行文。第十三条学校对内重大事项和重要工作需要行文的，校党委以中共四川大学委员会名义行文，校行政以四川大学名义行文；经常性工作和一般事项需要行文的，党委和行政分别以党委办公室和校长办公室名义行文。对内重要行文，应抄报直接上级机关。第十四条各单位报送学校审批的请示，可由学校批复，也可由学校授权党办、校办或主管部门批复。各部门报请学校批转执行的文件，可以学校名义行文，也可由学校授权以党办、校办名义行文。第十五条向上级机关的请示要一文一事，不得用报告或其它文种的公文请示问题。向上级机关的请示，一般只写一个主送机关，不要同时抄送同级或下级机关；请示问题不得越级行文。向上级机关的报告不得夹带请示事项。第十六条憗各单位向学校请示问题，报告工作，主送机关只写校党委、校行政领导，除上级机关负责人直接交办的事项外，一般不写校领导姓名或某书记、某校长。具体送哪位领导阅批，由党办、校办根据公文内容和领导的分工决定。基层单位给学校的请示，一般应先送学校机关主管业务部（处）审核，由他们提出意见，然后送党办、校办转呈有关校领导。校领导批示后退党办、校办，由办公室通知请示单位或承办单位。第十七条正确确定公文的主送机关和抄送机关。受双重领导的单位向上行文，应根据内容写明主送机关和抄送机关。第十八条党群系统的工作不得以行政的名义行文，行政工作也不得以党委名义行文，涉及学校的重大事项或互相交叉的内容，以党委和行政的名义联合行文。必须以党委和行政联合行文的，内容应经书记、校长审签，行文的数量应从严控制。第十九条憗对上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，不另重复行文。已在各类会议上印发的领导人讲话、会议纪要，不再另行发文。第五章公文办理第二十条公文办理分为收文和发文的办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、编号、校对、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档和销毁等程序。第二十一条各部处办公室应配备专职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守、廉洁正派，具有有关专业知识。第二十二条憗公文登记、运转程序（一）凡收件者署中共四川大学委员会、四川大学的外来公文函件，均由学校收发室验收。原封登记后送党办、校办处理。党办、校办文管人员拆封后，一般函件直接送主办单位，重要公文须填写收文笺，统一登记、编号并送党办、校办主任阅批。（二）党办、校办主任阅批后的公文，由文管人员转呈有关领导阅批或送有关部门办理。文件的转呈、转送由文管人员直接与有关领导或部门进行交接，校领导之间、各部门之间不得互相转送文件。除特殊情况外，校领导不受理和审批未经党办、校办登记、注批的公文。公文应一事一份，不得复制多份公文，分别报送校领导。（三）各单位文管人员对党办、校办转送的公文应查对、签收、登记，并及时送单位负责人阅批。如发现错转或错批，应及时将文件退还党办、校办或提出意见以便重新考虑，不得擅自转送其他单位。需几个单位阅处的文件，所列单位阅后应及时交回党办、校办，以便向另一单位传递。（四）上级部门直接寄到有关职能部门的文件，以及外出参加会议带回的上级部门的文件，应将原件交党办、校办统一登记、编号，按收文批办手续办理。（五）学校印发各单位的公文，各单位收件人须签收，并及时送单位负责人阅处。憙第二十三条公文承办、催办（一）学校交有关部门办理的公文，主办单位应及时办理。涉及其他部门的问题，主办单位应主动与有关部门协商、会签，若有关方面意见不一致，要如实向学校主管领导反映。由几个单位共同办理的公文，主办单位要主动与协办单位研究办理，协办单位应积极配合。需要学校审批的问题，主办单位应在时限内综合办理情况并提出处理意见，报学校审批。（二）各单位向学校主管部门请求批准事项、商洽工作的公文，主管部门要及时办理、答复；涉及几个部门的事项，应主动与有关部门协商办理，并根据协商意见单独或联合答复。（三）学校公文的检查、催办工作由党办、校办负责，各单位文管人员对本单位办理的公文亦应进行经常性的检查、催办，防止漏办或延误。凡属请示性的公文，无论是交职能部门办理的还是呈送校领导批示的，都应及时催办。一般５到７天催办一次，15日内办完和答复；因特殊原因，15日内不能办完的应向报文单位和学校主管领导说明情况。紧急公文要随到随办，跟踪催办，限时办复。憙第二十四条憗学校的综合性文稿，党委系统由党办拟稿，行政系统由校办拟稿；凡内容属各职能部门业务范围内的文稿，由主管职能部门拟稿；内容涉及几个职能部门的，由主办单位拟稿。憙第二十五条憗草拟文稿应注意以下事项：（一）要符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针政策及上级机关的有关精神，符合学校有关政策和规定。（二）情况要确实、观点要明确、条理要清楚、层次要分明、文字要简练、表述要畅达、书写要工整、标点要准确、篇幅要力求简短。涉及紧急或秘密事项的文件应准确标定紧急程度或密级。（三）人名、地名、数字、行文应准确无误，时间应具体写清年月日。（四）除成文时间、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字用阿拉伯数字书写。公文一律使用法定计量单位。（五）引用公文要先引标题，后引发文字号。（六）公文使用规范简化字，不使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。使用简称应先使用全称，并注明简称。（七）撰拟的文稿应一文一事。（八）凡以学校名义拟文，首页必须用中共四川大学委员会或四川大学发文稿纸，并清楚填写拟稿人、校对人、主办单位负责人意见、标题、附件、主题词、主送、抄送等栏目。发文稿纸由党办、校办统一印制并控制使用。公文须用钢笔或毛笔书写，不得使用圆珠笔或铅笔书写。憙第二十六条憗凡是以学校党委和行政名义对内对外行文，拟稿单位应将文稿及有关资料送党办、校办审核。审核内容包括是否需要行文，是否符合本