质量技术监督文书制作的基本要求

1质量技术监督文书制作的基本要求质量技术监督执法文书是质量技术监督行政部门按照法定的执法程序，在执法过程中所制作、发布的反映执法活动每个环节的有法律效力或者有法律意义的非规范性法律文件。法律文件按其针对的对象不同，可以分为规范性法律文件和非规范性法律文件。规范性法律文件是指针对不特定的对象发布的，非规范性法律文件是针对特定的对象发布的。技术监督执法文书均是针对特定的对象，因此是非规范性法律文件。有的具有明显的法律效力和处置性，如行政处罚决定书；有的虽没有直接的法律效力或处置性，但也是对执法活动的如实记录，也有明显的法律意义，特别是在诉讼过程中其法律性表现的更为突出，如调查笔录、现场检查笔录等。因此，要求每一个执法人员必须掌握文书的制作要求，以保证办案质量。制作质量技术监督执法文书必须遵守以下基本要求：一、文书必须齐备。立案办理的案件在归档时，除案卷封面、卷内目录外，必须使用的文书还有9种，缺少任何一种，都属于文书不齐备。根据具体案情应该具备的文书，对于该案也是必备文书。只有文书齐备，才能保证办案程序合法。二、文书使用必须正确。每个文书的制作都有明确的目的，比如行政处罚决定书就是要向行政相对人表明对其作出的处罚内容及理由、依据。调查笔录就是要把行政相对人和其他有关人员提供的情况如实记录下来，使之成为认定事实和进行处理的依据。现场检查笔录则是要把执法人员检查中发现的情况作如实记录，现场检查笔录中记录的必须是执法人员现场检查中发现的内容，不能包括执法人员对情况作的推断，在现场对相对人询问所获得的信息应及时制作调查笔录，而不能直接记入现场调查笔录。如“现场发现XX于X年X月X日开始销售的XX”的记录是不应该出现在现场检查笔录中的。调查笔录和现场检查笔录不应该混用，因为两者的作用不同。三、文书的语言表达，应当做到语言准确，文字简练。禁止使用模2糊含义的词语。禁止随意简化单位名称或物品名称。四、文书的书写必须做到字迹清楚、工整，符号正确。禁止使用不规范的简体字。禁止出现错别字。要求使用法定的计量单位。五、叙述事实必须做到事实清楚、因果明确、详略得当、重点突出。禁止在叙述事实时任意推断臆测、夸大事实、牵强附会。要保证事实的绝对真实性、事实要素的完整性（包括主体、时间、地点、标的物等）特别是关键情节要交代清楚，记叙要具体。六、阐述理由必须有充分证据，有说服力，有法律依据，要保证事实、理由、结论的一致性。七、运用法律必须正确、准确、明确、完整。制作技术监督执法文书还应注意以下几个问题：一、作为主要证据使用的笔录，必须交由行政相对人签署意见，涂改处必须有行政相对人押印或签字。二、要求签名的文书，必须签署姓名，不能只签姓，不签名。三、一式三联的文书，副本可以用正本复印件代替。有些案情复杂的案件，如果原文书填不下，可以用打印件代替。附:技术监督案件必用文书包括1、行政执法案卷封面;2、卷内文件目录;3、现场检查笔录4、立案审批表;5、调查笔录;6、案件讨论记录7、通知;8、行政处罚告知书;9、行政处罚决定书10、送达回证;11、结案报告二、质量技术监督择用文书1、案件移送书;2、案件办理报批书;3、听证笔录;4、建议书;5、检验（检定）委托书;6、登记保存（封存、扣押）通知（决定）书7、解除登记保存（封存、扣押）通知（决定）书;8、涉案物品清单9、行政处罚决定执行笔录;10、结案报告;11、责令改正通知书12、当场处罚决定书3一、技术监督案件必用文书1、行政执法案卷封面制作要求和注意事项：案卷封面由文书标题、案由、处理结果、卷宗保管说明等四部分组成。各部分结构及具体制作要求如下：案由：案件名称。表述为：当事人名称+当事人行为名称+案。处理结果：指行政部门对案件的处理意见。案卷保管说明：包括以下8项内容：（1）案卷保管起止期限，指案卷保管的起算日期和终止保管的日期。起算日期，应当与案卷归档日期一致。终止日期，不得少于本案当事人依法享有的法定诉讼期限。（2）案卷保管年限。根据《中华人民共和国国家赔偿法》的规定，赔偿请求人请求国家赔偿的时效为2年。因此，为保证赔偿案件的正常审理，要求行政处罚案件的保存年限不得少于3年。（3）卷内文件情况，是指卷内文件的数量及文件的总页数。（4）归档号，是指由档案管理人员对正式归档的案卷，按归档时间的先后制作的统一编号。（5）立卷人，指负责整理案卷并将案卷进行归档的人员。如果案卷整理人员、归档人员以及保管人员不是同一人时，不同的人员之间应当有必要的卷宗移交手续。（6）全宗号，指本部门行政执法案卷的统一编号。（7）目录号，指本部门根据行政案件性质设置的代号。如：[1]表示标准化案件；[2]表示质量案件等。（8）案卷号，是指本部门以年为单元，对同类性质的案件卷宗的编号。其结构为：年号+本年度同类案件的排序号。对上述号的编排，一般讲应当在案件正式结案、卷宗整理完毕后，由档案管理人员进行统一编号。当场处罚的案件和立案办理的案件，可以分别单独编号。常见错误(1)案由不清。包括主体不清，如主体使用简称等。违法行为不清，不反映出是何种性质的违法。(2)处理结果不分项填写。或者只写罚款一项，不写其他处理决定。2、卷内文件目录4制作要求和注意事项：顺序号。批卷内文书资料的编目号。卷内文书资料，应当按每份文书形成的时间的顺序进行排列，并按照文书或文件资料的份数进行编目。不要按文书或文件资料的页数进行编目。文号。指每份文书或文件资料的原始文书或文件的编号。没有原始编号的文书或资料，可以不填写此栏。文号可以简写成：年代号+文件编号。文件名称。指文书或文件资料的全称，或者能表述其准确含义的简称。执法文书的名称，可以使用简称。如《质量技术监督调查笔录》，可以简写为“调查笔录”。如果某项文件资料确实没有名称，立卷人应根据文件的制作主体和文件的中心意思概括出文件的名称或简称。如某单位行政复议申请书。日期。指文书或文件资料的制作、收集的时间。执法文书或文件的“日期”是指制作日期。其他证据资料的“日期”应当为收集日期。页号。指某一项文书或文件资料在卷内的排列顺序的起止页号。常见错误：(1)文书不按时间顺序排列；(2)有文件编号的文书未写编号；(3)未写文件日期；(4)不使用卷内文件目录；(5)缺少文件所在的页号。3、现场检查笔录制作要求和注意事项：(1)被检查单位（人）。要求写明行政相对人的全称。(2)检查场所。要求写明检查地点。(3)检查情况。要求写明检查的组织形式；检查（含抽样）的内容、范围和方式；被检查人或被检查单位的代表人是否到场。(4)被检查单位（人）对检查的意见。要求同意的要表述出“检查情况属实”，不同意的要说明理由。5(5)所有参加检查人员均应签字，拒签的应说明情况。(6)空白部分应记明“以下空白”或填充空白符号。(7)检查人员不得少于两人，并应当向当事人或者有关人员出示证件。(8)要求将现场上与违法事实有关的情况做如实记录，与违法事实无关的无需记录，对事实的记录必须准确、严密，检查的手续完备，做到：“实、简、准、严、全”，禁止使用模糊概念的文字做记录。(9)必要时，可以对违法现场进行多次检查。常见错误：(1)被检查单位（人）只签字，不表示意见。(2)笔录过于简单，形式、内容、范围、方式不明确。(3)未记明被检查人或被检查单位的代表人是否到场及有无见证人。(4)涂改处无行政相对人押印。(5)并非所有参加人员都签字。(6)空白部分未记明“以下空白”或填充空白符号。(7)在笔录中对行为予以定性。4、立案审批表制作要求和注意事项：(1)案情摘要。要求写明案件来源和违法事实。案件来源主要是执法检查、群众举报和接受移送。如果是执法检查发现违法案件的情况，应当写明检查人员姓名和检查时间、地点。如果是群众举报案件，应当写明举报人姓名和举报的时间、地点。如果是接受移送的案件，应当写明移送机关和移送时间。违法事实包括现场检查发现的违法事实和举报、移送中陈述的违法事实。如果是执法检查中发现的事实，应当写明检查方式、违法主体、违法行为以及违法标的物的数量；对当事人进行现场调查的，还应当写明调查情况。如果是群众举报或接受移送的案件，应当将举报人、移送机关陈述的违法事实如实写明，需要进行实际调查的，还应将调查情况6如实写明。案情摘要不能写得太简单。(2)承办人意见。要求写明承办人对案情的分析和申请立案的理由。案情分析不是对违法事实的重复陈述，而是要根据违法事实，分析其违法程度、违法性质，从而做出判断，提出立案的理由。立案理由与案情分析有时是相互交叉的，立案理由要求承办人员明确指出此违法事实违反了什么法律，并提出办案的重点。承办人意见不能写明处罚意见。(3)审批意见。要求写明是否同意立案及不同意立案的理由。由承办机构负责人填写。常见错误：(1)有些案件办理时未办理立案手续，无立案审批表。(2)案情摘要中时间、地点等主要情节不清。(3)承办人意见中无分析、无理由。而写明了处罚方式和幅度。(4)无承办机构负责人审批意见。5、调查笔录制作要求和注意事项：(1)时间。要求写明进行调查的时间。(2)地点。要求写明进行调查的具体地点。(3)要求写明被调查人的基本情况。(4)调查情况。要求围绕违法行为的事实过程进行调查。重点侧重在违法行为的时间、地点、违法标的物的数量以及违法行为后果等方面。(5)笔录涂改处应有被调查人签名或押印。(6)被调查人、调查人和记录人应当分别在文书尾部签名或盖章。被调查人应明确表示“调查情况属实”。(7)空白部分应填充空白符号。(8)此文书应当具备七个基本要素，即时间、地点、相对人基本概况、事件、事实过程，对现场检查笔录中实质内容的印证内容、结果。为达到此目的，调查时应符合以下几点要求：其一，要言之有据；其二，7要言之有理；其三，要言之有情；其四，要言之有礼。(9)必要时，可以对行政相对人进行多次调查。常见错误：(1)有些调查笔录中写出了拟处罚意见。(2)涂改处无被调查人签字或押印。(3)被调查人未签字。(4)调查人和记录人未签字。(5)被调查人未表示意见。6、案件讨论记录制作要求和注意事项：(1)案由。要求写明违法行为主体及违法行为。(2)写明讨论时间、地点、主持人、记录人、出席人、列席人。(3)讨论记录。案件讨论的一般程序是：（1）案件审理委员会、案件复诉委员会工作机构对案件的初步审查情况进行介绍。（2）案件承办单位（人）对案件办理过程情况进行介绍。（3）参加讨论的委员分别发言。（4）审理委员会主任发言总结。对以上发言，应当如实记录。(4)处理意见。要求写明处理决定的具体内容和法律依据。案件涉及的重大问题，均应通过此文书反映出审理意见。如是否对行政相对人实施减免处罚。(5)出席人员签名。每个出席人员均应签字。(6)行政案件讨论记录是案件集体审理制度的体现，通过讨论形成处理意见时，应遵循少数服从多数的原则，不同意见允许保留。常见错误：(1)不使用案件讨论记录。(2)文书未反映出案件所涉及的重大问题的审理情况；如为何对行政相对人实施减免行政处罚。(3)只写处理决定，不写法律依据。(4)出席人员不签字。7、通知8制作要求和注意事项：(1)被通知单位（人）。要求写明行政相对人全称及被通知人姓名。(2)通知事由。要求写明通知的具体事项。主要包括：---询问调查，要求相对人提供情况。---告知相对人有关事项。---通知行政相对人举行听证的时间、地点。(3)应到时间。要求写明相对人到达的具体时间，写明何年何月何日何时。(4)应到处所。要求写明行政相对人到达的具体地点。(5)签发人。承办机构负责人签发。(6)印章。可以加盖承办机构印章。常见错误：(1)通知事由表述不完整，使行政相对人无法准备，到达时无法提出听证、申辩理由，无法回答询问。(2)应到处所不明确。(3)未加盖印章。(4)听证通知中要求行政相对人到达的时间在七日前。8、行政处罚告知书制作要求和注意事项：(1)分别写明告知时间、地点、告知人、记录人和被告知单位（人）的基本情况。(2)记明告知事项。包括违法事实、违反法律条款、拟处罚依据的法律条款和拟处罚内容。同时告知其陈述申辩权。(3)记明被告知人陈