会议前期准备工作

会议前期准备工作1、确定会议议题，内容2、确定会议开始和结束时间3、确定与会人员多少，公司有哪些，能确定重要人员名单最好4、确定会议的方式，是演讲式、讨论式还是什么？5、确定会议场所，根据会议的人员多少和场合设备需求确定是在培训室还是朗讯208中厅大会议室，确定好后抓紧预订。6、提前开会分工各协助工作人员的职责明细，做到个其所能。7、制发会议通知，由会议主要负责方发出会议通知，通知内容要全面的包括时间、地点、会议形式、协助工作人员、参会客户等。8、确定会议必需品，需要桌椅板凳多少；场地的桌椅是否足够；是否需要桌布；是否需要纸笔等；矿泉水需要多少；宣传册需要多少；是否需要礼品，什么样的礼品；是否需要投影仪、话筒、激光笔、录音笔等电子设备；拍照的相机；是否需要桌牌，若需要名单有谁；会场布置风格要求9、是否需要买小零食、水果、餐食10、各协助部门提前进行培训11、准备会议文件资料，各工作人员进行提前学习熟知12、根据需求布置会议场所注意事项：1、会务准备时列出物资清单为佳，同时派专人落实和保管，以免遗忘或者遗失2、是否需要设签到席，派专人负责签到3、如果需要音响等电子设备必须事先调试，确保万无一失；如有必要，还要准备录音笔、mp3等现场录音设备（也须调试），并安排专人负责；4、如果现场需要播放PPT，需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑，放至桌面文件夹，并按次序加前缀，需要事先调试投影仪位置，调试好分辨率等；5、要适时提醒出席者关掉手机、寻呼机，或将其调至静音状态6、结束后清点物资并整理干净后才能离开现场，以免遗失所带的物资。7、结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人