外委管理制度

外委管理制度2015—06—01发布2015—06—01实施Q/JX-2JY37—2015新疆华电电力工程有限公司企业标准新疆华电电力工程有限公司发布I前言为进一步规范公司对外包能力的评价、选择，并对其组织的全部活动予以控制，确保对外包管理过程符合规定的要求，特制定本制度。本制度起草人：吴敏；本制度审核人：胡鹏程曹红；本制度审定人：赵启民、王启亮；本制度批准人：秦立新；本制度由经营管理部负责解释；本制度自发布之日起执行，原制度作废。本制度的版本及修改状态：C/O。修改记录版次日期页数章节修改内容B/OC/O2014年4月2015年5月根据实践运作进行了修订根据一年的实践进行修订II外委管理制度1范围1.1本制度规定了公司对外委单位能力的评价、选择，并对其组织的全部活动予以管理和控制，包括合格外包方管理、外包单位确定、合同签订及结算等工作。1.2本制度适用于公司外委工作，不包括物资采购、工机具、项目后勤、建设类项目。2引用文件(略)3术语和定义3.1外委项目：指本公司因维检项目工作需要，需借助公司之外资源来实施的项目。3.1.1外包（分包）项目：是指公司在实施维检项目时，由于维检力量不足，需要委托外部单位进行实施的项目。3.1.2其它外委项目：是指外部咨询、软件购买或开发等项目。3.2外委需求部门：指提出外委需求的部门或业务单元。3.3资质审查组：是对外委单位技术能力、营业范围、业绩、安全生产资质、财务状况、经营状况等方面进行审查的工作组，主要由生产管理部、经营管理部、安全监察部、财务资产部组成。4职责4.1公司领导4.1.1审批合格外包资源库4.1.2审批外委项目需求计划，批准外委合同。4.2经营管理部4.2.1组织建立外包资源库。4.2.2组织外包项目招标、询价工作。4.2.3组织外委合同会签。4.2.4负责项目结算及管理工作。4.3外委需求部门4.3.1负责编制和上报外委项目需求计划及外委单位的推荐工作。III4.3.2负责外委项目合同及协议的履行、相关结算和外委单位施工管理与评价。4.4生产管理部4.4.1审查维检外委项目需求计划的合理性及合规性。4.4.2负责维检外委项目生产技术协议审查及签订。4.4.3对维检外委需求部门在现场实施中进行质量、进度管理及外包结算资料审核工作。4.5安全监察部4.5.1负责维检外委项目安全协议编制、审查及签订。4.5.2对维检外委需求部门在现场实施中进行安全管理。4.6财务资产部4.6.1参与外委单位资质审查。4.6.2负责外委合同支付工作。5管理内容工作流程见附图。附图1外委管理流程图附图2外委结算管理流程图附图3合格外包方管理流程图附图4零星外委管理流程图公司生产管理部、安全监察部、经营管理部、财务部等对维检修外委单位进行评审，确定公司外委、合格外包方名单，建立相关资料库并动态维护以保持其有效性。5.1对外委单位评价管理5.1.1外委需求部门根据业务范围内涉及的外委项目推荐外委单位，将外委单位的资质文件等提交资质检查组。公司任何人或部门均可进行推荐工作。5.1.2基本评价内容：5.1.2.1与外委内容相适应的企业资质；5.1.2.2项目设施或设备的配备；5.1.2.3良好的信誉度、专业能力和质量，没有商业欺诈行为等；5.1.2.4合理的价格及交付能力；5.1.2.5企业业绩。IV5.1.3资质检查组与对外委评价审查的职责生产管理部：专业能力、设备及工机具配备、生产技术能力等方面。安全监察部：安全生产资质、特种作业等方面。财务资产部：银行资信、财务状况。经营管理部：营业范围、经营资质、业绩等方面。党群工作部:廉政、违规违纪等情况。5.1.4外委需求部门将外委单位资质资料提交资质审查组，在资质审查组审查完毕后2个工作日内，将资料报送经营管理部备案。5.1.5经营管理部负责根据经通过审查的外委单位汇总外委单位清单，提交公司领导审批后形成合格外委方资源库。5.1.6外包资源库建立完毕后，如需要新增外包项目和外包单位，按上述5.1.1-5.1.4条进行审查备案，经营管理部纳入合格外包方资源库。5.1.7合格外包方业绩评价工作5.1.7.1各业务单元根据分包方在维检项目中的服务能力和工程质量，对分包方进行业绩评价（见附录C），经营管理部汇总项目业绩评价。检修项目综合评分办法：满分100分，按照加权平均法计算，权数按安全、质量、进度、服务能力（价格）分别为30%、30%、20%、20%，综合评分低于60分的外包单位不得入围。维护项目综合评分办法：满分100分，按照加权平均法计算，权数按安全、质量、服务能力（价格）分别为40%、30%、30%，综合评分低于60分的外包单位不得入围。5.1.7.2各项目部（业务单元）根据资源库涉及本业务的外包项目，提供外包方最新资质及相关资料，按照上述5.1.1-5.1.4条规定进行审查备案。5.1.8经过业绩评价，经营管理部对审查未通过的外包单位在资源库列为黑名单。5.2外委项目需求计划5.2.1外委需求部门负责提出外委需求申请及计划，应注明工程项目名称、明确工作内容、工期要求、安全、质量和技术要求及技术协议文本（或技术规范）、外委预计费用，应说明的问题，报生产管理部等相关部门审核。并且要求一事一单，即一个外委项目一个外委申请及外委需求计划，具体见外委项目申请单和计划单。5.2.1.1外委需求部门至少推荐3家以上外委单位，所推荐的单位经资质审查组审批，需求部门提供资质审查评价表，符合施工项目的相关要求。对于因申请单V位申请计划较晚或推荐数量不足，影响项目委托及施工进度的，责任由项目申请部门承担。5.2.1.2对于外委应急的执行《公司紧急管理制度》。5.2.2对于符合招（议）标条件的项目，外委需求部门须至少提前2个月提出需求计划，一般询价项目须至少提前1月提出需求申请及计划。5.2.3生产管理部在3个工作日内完成审核确定是否外委或外包，并且完成需要外委项目的生产技术规范的审核。5.2.4外委需求部门办理《外委需求申请》、《外委需求计划》及《技术要求或技术规范》，在4个工作日内办理完毕（包括报领导及各部门审批），然后提供给经营管理部。5.2.5外委需求部门在项目开工后，由于其它原因需要进行外包时，由外委需求部门负责进行外委申请、需求计划及询价、技术协议、安全协议等手续的报批后，交经营管理部办理合同或协议会签。5.2.6应急项目需求部门提出，执行《紧急管理制度》。5.2.7零星外委项目具体执行零星外委项目流程（见附件4）。适用范围：需要用现金支付及金额在1万元以内的项目，适用本流程。5.3符合招标项目5.3.1经营管理部接到审批报告后（单项金额在200万元以上的项目）3个工作日内编制招标方案上报公司批准后，对需招标的项目提交上级单位。5.3.2经营管理部接到公司领导（上级单位）批示后，组织招标工作。5.3.3议标工作按招标的程序，具体执行公司《招（议）标管理制度》。5.3.4评标办公室成员为：外委合同承办部门、财务资产部、经营管理部、生产管理部、安全监察部组成。5.3.4招标结束后，经营管理部在2个工作日内将评标推荐意见上报公司领导（上级单位）确定中标单位。5.4符合议标项目5.4.1议标范围：单项金额在30--200万元的维检修外包项目。5.4.2经营管理部根据审批的外包申请计划表及项目清单等资料，发送给推荐的外包单位。5.4.3公司维检修项目议标机构（见附录B）负责议标工作。评标小组技术和商务部分分别由生产管理部和经营管理部牵头负责，相关部门配合。VI在外包单位提供资料后，根据《招（议）标管理制度》，评标各小组完成评标（根据评标办法）工作。原则上对单项超过50万元的维检项目，评标各组（二个工作日）须提供评标报告及打分表。单项金额在30--50万元（一个工作日）的提供打分表。5.4.4经营管理部牵头负责组织定标工作，在2个工作日内将评标推荐意见上报公司领导（上级单位）确定中标单位。5.5一般询价项目5.5.1单项金额预计在30万元以下的外委项目，在比价选择低价实施单位的基础上，应充分考虑申请和审核部门意见，兼顾安全、质量确定外包方。5.5.2经营部接到《外委需求计划》等外委资料后，在5个工作日内完成组织询价工作：通知外委单位报价，在纪检人员的监督下，共同确认并提出确定外委单位的推荐意见。5.5.3经营管理部在2个工作日内，将共同确认的推荐单位报公司分管领导审定、总经理批准，确定外委单位，以书面文件通知外委需求部门。5.6外委合同签订及外委施工管理5.6.1合同及协议文本准备在确定外委单位后3个工作日内，应按照如下规定完成合同文本准备工作：5.6.1.1对于维检外包项目，合同文本准备工作由经营管理部负责。5.6.1.2对于其他外委工作，合同文本准备工作由外委需求部门（或该外委工作归口管理部门）负责。5.6.1.3对于需要签订技术协议、安全协议的情况，合同文本准备工作负责部门应通知外委需求部门、生产管理部和安全监察部。技术协议签订流程：外委需求部门编制技术协议文本----生产管理部审核合格----外委需求部门会同生产管理部与外包方进行技术协议洽谈----需求部门与外包方对协议进行小签确认，生产管理部签字盖章----需求部门将签订版本交经营管理部。安全协议签订流程：安全监察部编制安全协议----安全监察部与外包方洽谈、对协议每页小签确认、盖章签字----安全监察部将签订版交经营管理部。5.6.2合同会签合同会签前应具备的基本条件：提供经批准的需求申请及计划；已通过询价(或招、议标)批准确定了外委单位；技术、安全协议已经签订；已与外委单位洽谈确定合同条款且合同文本编制完毕。具备合同会签条件后：外委合同文本准备部门将合同签到经营管理部时，由VII经营管理部负责办理后续会签事宜。原则上经营管理部须在3个工作日会签完毕。对于会签审查中提出的涉及需外委需求部门（或该外委工作归口管理部门）解决和完善的事宜，由该需求部门（或该外委工作归口管理部门）解决和完善并提供相应书面资料后，经营管理部在3个工作日内完成。外包合同签订应与外包方对每页进行小签确认，可分正副本。5.6.3公司外委需求部门对外委单位在合同实施中进行安全、质量、进度全面管理。5.6.4外委需求部门在合同签订后2个工作日内，配合施工单位完成外包项目开工报告（表格详见编号JL/JX-2JY37-07），并报安全监察部、生产管理部及生产主管领导审核。5.6.5对于由业务单元提出的外包项目，具体施工管理由业务单元负责，由生产管理部和安全监察部根据职责分别对外包现场施工进行监督检查。5.6.6公司统一外包的项目（如保温施工、架子搭拆项目），需求计划由生产管理部负责提出（即生产管理部为需求部门），对于该类外包的现场施工管理，由生产管理部和安全监察部公司根据职责分别负责。5.6.6项目结束后5个工作日内，外委需求部门负责将竣工报告（表格详见编号JL/JX-2JY37-08），报生产管理部、生产主管领导审核。5.7合同结算5.7.1项目工作内容变更及签证5.7.1.1签证四不签。即情况不明、数量不清不签，该检查的项目未检查前不签，该核算的未核算之前不签，不属于自己职责范围的事不签。5.7.1.2原则上不允许对实施中的项目方案进行变更。确因条件发生变化必须变更时，按《计划管理制度》中项目变更的管理规定，填报变更申请单，履行审批程序，经批准后方可变更。变更所发生的工作量，应以《外委项目技术经济签证单》的形式详细明确，不能以“报告”的方式报送。变更费用以费用追加或核减方式在结算时调整。5.7.1.3所有的项目签证单，应一事一单，多个项目的内容不能同时在一张项目签证单上。5.7.1.4《外委项目技术经济签证单》必须是原始签证，而且在被签证工程完成后，需求部门在5个工作日内办理完毕。5.7.2经济签证审查工作。VIII5.7.2.1生产管理部负责技术经济签证审查（工作量变更以及质量、进度奖励考核等）；安全监察部负责安全及文明施工经济签证审查；物资服务中心负责伙食费经济签证审查。5.7.2.2检修项目结束后6天内（维护项目每月27号），