中国华电集团公司建设项目档案管理办法

中国华电集团公司建设项目档案管理办法（中国华电办制〔2017〕410号，2017年12月15日）第一章总则第一条为加强中国华电集团公司（以下简称集团公司）建设项目档案管理工作，确保建设项目档案的完整、准确、系统和安全，更好地为集团公司的改革和发展服务。根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局和国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》等法律法规，结合工作实际，制定本办法。第二条项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的文件资料。第三条项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。第四条项目档案工作实行统一领导、分级管理的原则，项目档案应反映工程建设过程及实体质量情况，满足工程建设及竣工后生产运行、设备维护、改（扩）建的需要。第五条各项目建设单位（业主、项目法人）要将项目档案工作纳入项目建设管理程序和合同管理，与项目建设同步，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，并建立项目档案工作登记制度和报告制度。第六条各参建单位的档案管理工作应在项目建设单位的统一领导下，对各自承包范围内形成的项目档案的完整、准确、系统和有效性负责。第七条本办法适用于集团公司系统各单位新建、扩建和改建项目的档案管理工作。第二章组织与职责第八条项目建设单位应根据项目建设规模设立相应的档案管理机构，立项阶段即明确专门的档案管理人员，施工准备阶段应配备专职档案管理人员。档案管理人员应当具备档案管理、计算机等相关知识和技能，定期接受档案业务培训，取得岗位资格证书。项目建设单位应建设与档案工作相适应的，符合国家档案工作要求的档案库房，配备必要的档案设施设备和装具。第九条建设、勘察、设计、施工、监理等参建单位，应建立项目档案工作管理机构，指定分管领导，配备项目文件和档案管理人员，遵循“谁形成、谁立卷、谁负责”的原则，明确相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内项目档案的收集、整理、归档、保管、提供利用等工作。第十条项目建设单位职责：（一）落实领导责任制，组建由勘察、设计、施工、监理等参建单位组成的档案管理领导小组；构建档案管理网络体系，对项目文件的形成、编制、移交的全过程进行协调、监督、指导和检查；建立健全项目档案管理制度；统一档案业务标准和规范。（二）负责对本单位各部门在项目建设活动中形成的文件进行收集、整理和归档。（三）负责组织、监督、指导和检查勘察设计、施工、监理等参建单位项目文件的形成、积累和立卷归档工作；负责组织项目档案的移交审查工作，对项目档案进行汇总、统一编目，编制检索工具。（四）项目建设单位与勘察设计、施工、监理等参建单位签订合同、协议时，应签订专门的项目文件管理协议，明确参建各方在项目文件收集、整理、移交、归档过程中应履行的义务和责任，以及项目文件移交的套数、质量、电子文件、时间、违约责任等。必要时将上述约定的完成情况作为支付项目进度款（含设备等）、质保金等的条件之一，档案管理人员对项目文件的齐全、完整、有效情况审核确认后方可付款。（五）负责向参与建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设项目有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。（六）负责组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况进行汇总、审核，并提交竣工图编制单位编制竣工图。（七）负责项目档案专项验收的申报工作。（八）每年一季度填写《建设项目档案管理登记表（项目及项目档案和资料情况动态表）》报送所属二级单位，由二级单位汇总后报集团公司办公厅备案。（九）按要求向城建档案馆移交城建规划范围内的项目档案。第十一条勘察设计单位职责：（一）按合同约定，收集、整理项目前期勘测活动中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等设计基础文件，向建设单位移交归档。（二）负责收集、积累项目可行性研究阶段、项目初步设计阶段形成的文件，并按项目专业对文件进行整理，向建设单位移交归档。（三）按合同或协议约定，编制并向建设单位提交与项目实际情况相符的竣工图。（四）按合同或协议约定，向建设单位提交经过系统整理的与竣工图相关的其他项目文件。（五）对所编制的勘测设计文件的真实性、有效性、完整性、准确性和规范性负责。第十二条施工、调试单位职责：（一）负责收集、整理各自承建范围内形成的施工、调试文件，经监理审核后向建设单位移交。（二）凡有工程分包时，应对分包单位形成的项目文件进行审核确认，履行签章手续，并对移交的项目文件质量负责。（三）按有关规定和合同、协议约定，编制并向建设单位提交与项目实际情况相符的竣工图。（四）负责收集、整理施工中已实施的设计更改及闭环文件和质量验收不符合项及整改闭环文件，经监理单位审核后，移交建设单位。（五）对所编制的施工文件的真实性、有效性、完整性、准确性和规范性负责。第十三条监理单位职责：（一）负责对各参建单位在项目建设过程中项目文件的形成以及竣工档案的编制进行监督与审核，对项目档案的真实性、有效性、完整性、准确性和规范性进行监督和审查，并履行签字手续。（二）按合同约定，对在项目监理过程中形成的文件材料进行收集、整理，向项目建设单位移交归档。（三）设备监造单位应按合同约定，收集、整理在设备监造活动中形成的文件，在设备投运后，向项目建设单位移交归档。（四）对所编制的监理文件的真实性、有效性、完整性、准确性和规范性负责。第十四条总承包单位职责：（一）总承包单位负责对其总包范围内文件的形成、编制进行全过程监督、检查与指导，组织、协调分包单位的档案工作，汇总、审核分包单位编制的项目文件，对项目文件的全过程管理负总责。（二）按合同约定，负责完成总包项目文件的整理和编制工作，向项目建设单位移交全套完整、准确、系统的符合归档要求的项目档案。（三）对所编制项目文件的真实性、有效性、完整性、准确性和规范性负责。第十五条建设项目的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料进行收集、整理、归档。如遇工作变动，须将原岗位应归档的文件材料移交至项目档案管理部门后方能离岗。第十六条各级工程建设管理部门应积极配合项目档案管理部门，认真发挥监督、检查和指导职责，共同做好建设项目的档案管理工作。第三章项目文件收集、整理和归档第十七条各参建单位应以项目建设中形成的文字、图表以及音像等各种载体形式的文件为收集对象，将具有保存价值的文件纳入归档范围。（一）建设单位各职能部门负责收集、整理项目前期、竣工验收、生产准备与考核期阶段文件以及设备、工艺和涉外文件；工程质量监督单位根据工程质量监督规范的有关规定和要求，负责收集、整理有关工程质量监督管理的文件。（二）勘察、设计单位负责收集、整理勘察、设计文件，并于任务结束后向建设单位移交完整、准确、规范的设计基础材料和设计文件。（三）施工单位负责项目施工过程中文件的收集、整理，并在每个分部工程或单位工程完成时同步归档，工程竣工时，向建设单位移交。项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包范围内文件收集、整理，并提交总承包单位汇总、归档，移交建设单位；建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包范围内的文件，各施工单位各自汇总、整理归档，移交建设单位。（四）监理单位负责收集、整理项目监理文件，建设项目实体验收后向建设单位移交归档。第十八条项目文件收集时间：（一）前期阶段、施工准备阶段、施工过程管理性文件、竣工验收阶段、生产准备阶段等项目管理性文件，在文件办理完毕或阶段性工作完成后及时收集。（二）可研、初设及现场服务形成的文件，在阶段性工作完毕后及时收集。（三）施工、调试文件在单位工程或调试工作完成后及时收集。（四）监理（监造）单位在工程监理活动中形成的文件，应在工作完成后及时收集。（五）设备文件应在主设备开箱验收后及时将出厂文件收集登记；物资材料应在到货后及时将出厂质量证明文件收集。第十九条项目文件收集及档案整理标准：（一）水电项目执行《水电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T1396）、《水利水电工程移民档案管理办法》（档发〔2012〕4号）；（二）火电项目执行《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T241）；（三）分布式项目参照《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T241）；（四）风电项目执行《风力发电企业科技文件归档与整理规范》（NB/T31021）；（五）光伏项目执行《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》（NB/T32037）；（六）煤炭项目执行《煤炭工业企业档案分类规则》(NB/T51065）等规范；（七）其他建设项目如有国家及行业颁布的收集及整理规范，应执行相应的标准；如未颁布标准的，执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）。第二十条项目文件的归档要求：（一）项目竣工文件的收集、整理与归档应做到“五同步”，即下达工程任务与提出项目文件归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件积累情况同步；工程验收与档案验收同步；项目总结与归档的项目文件材料交接同步；项目文件材料归档进度与档案信息化进度同步。（二）项目竣工时，参建单位要按照有关规定，及时整理、编制和移交完整、准确、质量良好的竣工档案，否则不能办理工程验收交接手续。中途停建或缓建的工程项目文件材料，应收集、分类整理后，交项目档案管理部门保存，待工程复工时移交施工单位使用。（三）凡有引进技术和设备的项目，要做好引进技术和设备的图纸、文件的收集、整理、译注工作。归档时外文资料要与译文资料一起归档，归档的竣工图应是译注后的图纸。（四）竣工图是项目档案的重要组成部分，竣工图编制应完整、准确、有效、清晰、规范、修改到位，签字手续完备，并加盖竣工图章，且图章内容应当填写齐全。编制符合《电力工程竣工图文件编制规定》或《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的要求。（五）各参建单位应在施工过程中，对重要事件（如开工、竣工等）、重点部位（如重要隐蔽工程等）、关键节点（如关键焊点、工序等）进行录音录像，作为交工文件内容，进行整理后随竣工文件进行移交。（六）各参建单位在移交纸质文件的同时，必须同步移交相对应的电子文档；没有电子文档的，应进行加工扫描，制作成电子文件。电子文件归档按照国家档案局、国家发展和改革委员会《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》执行；纸质文件数字化按照《纸制档案数字化规范》（DA/T31）执行；数码照片归档按照《数码照片归档与档案整理规范》（DA/T50）执行；重要或珍贵的录音以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz；录像以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。（七）项目建设单位档案管理人员应按照国家要求做好“四参加”，即参加基建工程竣工验收、新产品试制定型、设备开箱和科研成果鉴定，对应移交、归档的工程建设项目文件进行审查、指导和验收。（八）归档的文件材料要字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备；不得用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；已存在的易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）归档时，需要附一份复印件。（九）归档的项目文件应至少保存一套正本、一套副本。第四章项目档案的审核与移交第二十一条各参建单位在移交项目档案之前，必须对项目档案的真实、有效、完整、准确、规范情况和案卷质量进行审查。第二十二条项目建设单位的工程技术人员负责审查与工程技术有关的项目档案，从技术角度保证项目档案的真实性、有效性、完整性、准确性、规范性和系统性。第二十三条项目建设单位的档案人员应从有利于保管与利用的角度，按照系统整理和规范管理的要求，对项目档案的有效性、完整性、规范性、成套性及系统整理情况进行审查。第二十四条各施工单位应在项目实体完成验收后（或中间交接验收）三个月内，将项目文件向建设单位移交；有尾工的项目应在其完成后及时移交。第二十五条参建各方在办理项目档案移交签证时，应明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，交接双方应当面核对，清点无误并签字盖章，双方各持一份。第五章项目档案的验收第二十六条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，所有建设项目必须进行项目