合力应收款管理细则

中山市合力化工有限公司管理文件版本/版次A/01密集等级普通级文件主题销售回款管理细则生效日期2015年1月1日文件编号HELI-XS-HK-001页数1/10第1页共12页1.0目的为保证公司能最大可能的利用客户信用拓展市场以利于销售合力公司的产品，同时又要以最小的坏账损失代价来保证公司资金安全，防范经营风险，并尽可能的缩短应收账款占用资金的时间，加快企业资金流转，提高企业资金的使用效率，特制定本管理细则。2.0客户资信管理2.1建立客户信用档案：区域销售员负责收集客户信用档案。客户信用档案必须包括年检后的《营业执照》、《组织机构代码证》、法人《身份证》复印件、法人资产证明复印件等有效证件，经营场所的固定电话，家庭电话、法人个人手机。财务部负责对《客户信用档案》进行维护、保管、整理、归档。2.2客户授信额度的金额标准：业务员根据签约销售量、外部评价、对信用额度、信用期限（账期）提出建议，原则上信用额度不能超过客户上年全年销售额的月平均销售额，在淡旺季销售时可作上下浮动50%的调整，信用账期不超过90天。依次由业务人员、市场总监、财务负责人、总经理对信用额度进行审批。2.3信用控制原则：发生销售业务时，应首先检查客户的信用状况，原则上对于超信用额度或超信用期限的客户不再发生销售业务；对于特殊情况需要对客户修改信用额度或信用期限，由业务人员提出申请，市场总监审核确认，再经财务负责人、总经理对信用额度进行审批；对于需要延期的客户，由业务员提出申请经市场总监确认后，依次由财务负责人、总经理进行审批。2.4客户信用评价：业务员根据客户的回款情况，对客户的信用每年7月进行评价，由业务人员根据历史交易、实地考察、同业调查等情况提出建议调整客户信用根据情况建议调整客户信用额度和期限，依次由财务负责人、市场总监对信用额度进行审批。对信用额度在3万元以上，信用期限在1个月以上的客户，售后专员或拓展专员每月应不少于走访2次；信用额度在5万以上的信用期限在1个月以上的，除售后专员或拓展专员正常走访外，销售部主管每年必须走访2次以上。在客户走访中，应重新评估客户信用等级的合理性和结合客户的经营状况、交易状况及时调整信用等级，对审核后客户信用档案报至销售内勤处存档备查。中山市合力化工有限公司管理文件版本/版次A/01密集等级普通级文件主题销售回款管理细则生效日期2015年1月1日文件编号HELI-XS-HK-001页数2/10第2页共12页2.5客户信息资料：客户的档案所有经管人员须妥善保管，确保不得遗失，如因公司部分岗位人员的调整和离职，该资料的移交作为工作交接的主要部分，资料交接不清的，不予办理调岗、离职手续。2.6未经信用调查的客户，业务员需填写特殊发货申请单，上报到市场总监，经财务主管核查后并交公司总经理审批签字，全部审批完毕后，由市场部统一存档管理。2.7特殊发货申请单作为合同附件随合同存档管理，在应收款收回后附回收单据存档管理。3.0应收款相关人员的职责为更好地规避风险，明确相关人员各自的责任，特对职责做出如下规定：3.1业务人员：3.1.1严格遵守公司的应收款管理制度，遵照与客户达成的合作协议认真负责自己的应收款业务，签字担保并承担连带责任。3.1.2负责对自己经手的应收款业务的对帐、催款以及货款回收等事宜。3.1.3原则上货款都以现金及转账汇款形式支付。3.2业务部主管3.2.1对各客户信用等级，信用额度进行审核确定。3.2.2严格按照应收款管理制度及规定对所有应收款合同进行审核。3.2.3安排销售内勤对部门业务员的应收款实施全程监控和催收。3.2.4对应收款管理制度进行审核完善，并根据市场形势结合公司财务状况对应收款标准进行调整。3.4财务部主管：3.4.1负责所有应收款业务单位的对帐，每月提供应收款明细清单，对帐目不清的客户要及时通知销售部或当事销售人员进行对帐；销售人员工作交接时应协助市场总监及时对其帐目进行清理。3.4.2对销售部应收账款设定警戒线，警戒线为当年累计销售额10%。应收款总额超出警戒线财务部主管应该抓紧催促销售部对应收款的催收，并以工作联系单形式将应收款状况发至销售部。3.4.3当应收账款超过当年累计销售额的20%时，停发该业务员货物，并通知销售部加紧催款工作。3.4.4制定公司流动资金最低限额，低于标准时及时通知销售内勤进行催款。中山市合力化工有限公司管理文件版本/版次A/01密集等级普通级文件主题销售回款管理细则生效日期2015年1月1日文件编号HELI-XS-HK-001页数3/10第3页共12页4.0赊销帐管理4.1在市场开拓和产品销售中，凡利用信用额度赊销的，严格按照每个客户评定的信用限额进行审批。4.2财务部主管应收账款的会计每月对照信用档案核对债权性应收账款的回款和结算情况，严格监督每笔账款的回收和结算。及时把应收回来的账款录入系统。便于随时检查信用的底数，及时和销售员沟通，预防因为信用额度导致业务开展不顺。4.3销售人员在与客户签订销售合同或协议书时，应按信用档案中对应客户的信用额度和信用期限约定销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。4.4财务部月后5日内向市场总监和销售业务提供当月“应收账款账龄分析表”，便于安排应收账款的回收工作。4.5财务部月后5日内向业务部门出具《催款明细表》；业务部门应严格对照客户信用档案和《催款明细表》，及时核对并签字确认、跟踪赊销客户的回款情况，对未按期结算回款的客户及时联络进行催收并反馈信息给财务部。4.6每季度终了，业务人员与客户进行应收账款函证，并负责《应收账款询证函》的发送、回收、保管、整理、归档工作。5.0应收款措施细则5.1为降低公司资金风险，确保应收款正常及时回笼，确保公司资金快速高效周转，公司从绩效考核上对没有严格按公司应收款管理制度的当事业务员作出相应回款措施，具体规定如下：5.1.1应收款由当事销售人员和销售部门按合同规定负责收回；5.2.2直接客户或特殊客户可为月结；如业务往来较多（每月多笔业务）可在次月结清上月款项。5.1.3销售人员如有三个月以上应收款未回的，每月承担未回款额的8‰利息；在业务提成中扣除；超过4个月仍未能收回应收款的客户，该客户管属权将交由公司市场部负责，以后其产生的销售业务不再属于该区域业务员的业绩，同时还应承担8‰的利息直到应收款结清为止，如造成应收款呆死帐的按照总额的10%给予处罚。中山市合力化工有限公司管理文件版本/版次A/01密集等级普通级文件主题销售回款管理细则生效日期2015年1月1日文件编号HELI-XS-HK-001页数4/10第4页共12页5.1.4销售人员严格遵守公司应收款制度，如超过4个月仍未收回客户单次交易全部应收账务移交至市场部清收，之后发生的销售业务不计入区域业务员所有。5.2出现呆死帐情况处理：5.2.1如出现应收款呆死帐，销售部应该及时上报总经理，由公司组织专人按照司法程序追索应收款。如果因为当事销售人员恶意造成应收款呆死帐的，公司除追究相应应收款损失外还保留向司法部门起诉的权利。5.3应收账款交接管理：5.3.1业务人员岗位调换、离职，必须对经手的应收账款进行交接，交接未完或不清的，不得调岗或离职；交接不清的，责任由交者负责；若交接未完或不清擅自离职者，公司保留依照法律程序追究当事人责任的权利。5.3.2业务人员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户对应收账款的确认函，若在一个月内未能收回或未取得客户对应收账款确认函的就不予办理离职；5.3.3《离职移交清单》至少一式两份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字，经监交人签字后，人事一份，公司存留一份。5.3.4业务人员接交时，遇有疑问或账目不清时应立即向销售部主管反映，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。6.0其他6.1本制度由公司财务部负责解释。6.2本制度自下发之日起执行。5.3附以下表单:6.3.1《特殊发货申请单》6.3.2《客户信用调查表》6.3.3《客户信用调查汇总表》6.3.4《应收账款汇总表》6.3.5《应收账款催款记明细表》6.3.6《应收账款询证函》6.3.7《离职人员工作交接表》中山市合力化工有限公司管理文件版本/版次A/01密集等级普通级文件主题销售回款管理细则生效日期2015年1月1日文件编号HELI-XS-HK-001页数5/10第5页共12页6.3.1《特殊发货申请单》用户名称项目内容货款金额已付金额未付余额应收款说明原因：应收款具体时间：本次货款已经与用户确定按照以上时间支付，本人愿意承担因此引起的一切后果。申请人：日期：财务部审核：签名：日期：市场总监意见：签名：日期：总经理意见：签名：日期：中山市合力化工有限公司管理文件版本/版次A/01密集等级普通级文件主题销售回款管理细则生效日期2015年1月1日文件编号HELI-XS-HK-001页数6/10第6页共12页6.3.2《客户信用调查表》公司名称公司电话公司地址传真号码负责人∕法人联系方式经营范围经营方式公司成立时间公司注册资金公司人数公司经营场所公司规模业绩描述（业务员填写）业务员签字：与我司交易时间与我司累计交易额现应收款额月均应收款额应收款比例不良付款状况记录：（销售内勤填写）销售内勤签名：历史信用付款描述：（销售内勤填写）销售内勤签名：财务审核：财务主管签名：市场总监审核：市场总监签名：中山市合力化工有限公司管理文件版本/版次A/01密集等级普通级文件主题销售回款管理细则生效日期2015年1月1日文件编号HELI-XS-HK-001页数7/10第7页共12页6.3.3《客户信用调查汇总表》序号客户单位上年度交易额上年度应收额付款历史信用今年交易总额今年应收款额今年信用额度备注123456789101112131411中山市合力化工有限公司管理文件版本/版次A/01密集等级普通级文件主题销售回款管理细则生效日期2015年1月1日文件编号HELI-XS-HK-001页数8/10第8页共12页6.3.4《应收账款汇总表》序号合同编号总货款总欠款欠款原因回收时间销售员备注1234567891011中山市合力化工有限公司管理文件版本/版次A/01密集等级普通级文件主题销售回款管理细则生效日期2015年1月1日文件编号HELI-XS-HK-001页数9/10第9页共12页6.3.5《应收账款催款记明细表》序号催款日期客户名称应收款额回款额回款时间备注1234567891011中山市合力化工有限公司管理文件版本/版次A/01密集等级普通级文件主题销售回款管理细则生效日期2015年1月1日文件编号HELI-XS-HK-001页数10/10第10页共12页6.3.6《应收账款询证函》致：我公司感谢贵公司多年以来的支持与厚爱。为保证我公司往来账户核算准确，希望能与贵公司核对一下往来账目，请给予配合，不胜感激！截止年月日我公司应收账款记录贵公司尚欠货款（人民币大写）￥元。请贵公司予以核对，如与贵公司记录相符，请在本函回执“数据核对无误”处签章证明；如有不符，请在“数据核对不符”处列明不符金额，并以文字说明，请将核对结果通过回执及时反馈我公司。我公司联系电话：年月日对账函回执公司：你公司发来的往来账对账函已收悉，经核对，结果如下：数据核对无误：我公司尚欠你公司货款应为（人民币大写）：￥元。(公司盖章)年月日数据核对不符：我公司尚欠你公司货款应为（人民币大写）：￥元。（文字说明）：(公司盖章)年月日中山市合力化工有限公司管理文件版本/版次A/01密集等级普通级文件主题销售回款管理细则生效日期2015年1月1日文件编号HELI-XS-HK-001页数11/10第11页共12页6.3.7《离职人员工作交接表》（表一）姓名部门职务离职原因离职时间交接部门移交事项数量说明移交人接收人原部门1、工作2、文件3、文档4、工作进展情况说明备注财务部1、暂借款2、应收款3、其它备注行政人事部1、办公用品2、钥匙3、制服4、工牌5、合同6、其它备注部门负责人行政人事部经理总经理（主管级别需总经理签字）备注中山市合力化工有限公司管理文件版本/版