一业务助理的定义和定位

细心，诚心，责任心----业务助理岗位简析一.业务助理的定义和定位•每一个岗位都有它的真正目的，业务助理，通俗来讲，可以理解为初级的业务人员。就是协助业务经理维护好客户，处理好日常事务，最大限度的为公司创造效益。•看似简单，其实要做好，需要我们有非常全面的知识，要有十分的细心，要有十足的诚心，要有很强的责任心。对于我们刚进入外贸行业的新人来说，业务助理这个岗位可以让我们学到很多，可以助我们快速成长。业务经理业务助理客户工厂财务•做个有心人：•细心：做事要细心谨慎。•诚心：待人要正直诚信。•责任心：对待工作要有很强的责任心。二.业务助理的工作内容•作为业务助理，主要的工作就是协助业务经理处理好细节方面的各项日常工作，包括联系客户，及时处理订单，及时提供客人所需的各种资料，如结汇单据，报价单，检测报告，及时收集、提供样品等；联系供方，积极做好与供方的沟通，监督合同的执行情况，及时通知开票，依合同规定安排货款；做好与财务的配合衔接工作，及时提供财务所需的销售资料，及时向货代催讨核销单、退税单，及时提供财务所需的资料、单据；做好与业务经理的配合衔接，从而使日常工作井然有序的进行。•1．及时做好货物出运前的各项准备工作，包括监督供方的生产进程，准备出货前的文件资料，预定仓位，通知进仓等，确保在合同要求的交期内出运货物。•催工厂交货也有一定的技巧，不要让工厂觉得我很烦，老是催他，同时又要达到我们自己的效果，使其按时交出合格的产品。最好的办法就是让工厂明白我的货一定不能延，如果延了会有什么样的后果。这样要比每天打个电话去问下货好了没效果好得多。•2．根据不同客户的不同要求缮制结汇单据。对于汇付及托收的客户，适时提醒客户及时安排货款，争取及时收汇。通过紧密关注,及时洞察客户的异常，发现问题及时向业务经理报告。对于信用证结算的客户，做到单单相符，单证相符，避免出现不符点。•我在单证环节的操作流程交流:（单证操作流程表）。•3．向客户提供满意的服务。针对不同客户，提供不同服务。比如，对有些出货频率高，单子较细碎的客户，做到出货前几日跟客户确认预出货的规格及数量，并予出货前一日或出货先将发票装箱单传客人确认，由此避免错误发生。•CASE:我们有个客人每次订货涉及的型号有500-600个，在每次出货前我们会传一个PENDING给客人，有时候客人在PENDING中看不到他急要的货，他会跟我们提出来，我们再协调一下，把他急要的货排上去，把不急的拉下来，等到下个货柜再发。在发完一个货柜后，我们再做一个OUTSTANDING,把余留订单的每个型号都标上READYDATE,这样客人就可以很清楚我们的进程，我们也可以提前知道客人接下来哪些货比较急。•4.做好与供方之间的协调工作。在督促分供方按时交货的同时，通知工厂及时按要求开具增值税发票，并在临合同约定的付款日期时，提醒业务经理及时审批和安排到期货款。•我们要求工厂一定要按照我们的交期交货，我们对于自己做出的承诺也要做到，比如在合同中约定了出货后45天付款，那我们就应该在45-50天这个时间段一定要把款付给工厂。•5．配合财务作好各项工作。及时向财务提交增值税发票，保证出运货物后及时入帐；并积极向货代催讨退税单，配合财务做好退税工作。•协助业务员处理好其他的日常事务。三．业务助理应具备的基本素质和基本能力•1．要有良好的心态•记住该记住的，忘记该忘记的。改变能改变的，接受不能改变的。•从待遇来说，业务助理的工作内容同业务员类似，但是考核机制不同，导致待遇也有相差，一般而言，业务员有提成，而业务助理是没有提成的。公司有一整套完善的业务薪资体制，不同的考核机制自有其道理。我想主要的原因应该是承担的责任不同，同样是维护客户，如果因维护不当造成公司损失，对业务员而言，直接对公司负责；对业务助理而言，则是对业务经理负责，造成的由业务经理对公司负责。•从发展来说，业务助理是一种经历，是独立承担业务的有效过渡。在进入公司时，就必须做好在公司工作3-5年以上的准备。因为从熟悉各业务环节到熟悉产品，再到独立维护客户，最少也需要1年以上。也就是说到第2年，才能真正从自己的工作成果中获利。•2．要有强烈的责任心•很多看似可做可不做，可早做可晚做的工作，做和不做，或早做晚做，其后果可能截然不同。•CASE:有一次我同业务经理一道接待客户来访，头一天谈的内容比较多，晚上我就谈到的要点做了一份SUMMARY,第2天早上见面时交给客人确认。客人对我们的印象非常好，他觉得我们做事严谨，有条理，值得信任。后面的合作自然顺利了很多。如果我不做这个SUMMARY,没有人会责怪我，但是我做了，其结果就是拉近了跟客人的距离。很多事情没有对与错，在有着强烈责任心的前提下，很多事情你做了，对公司而言是一种收获，对个人来说，也是一种积累。•3.做到正规，注重细节•1）为什么要正规和注重细节？•对外贸易与其他的贸易不同，因为地理、文化背景等方面的不同，它需要操作人员使用一套已经被广泛接受并沿用的系统。它就是我们在书本上学习到的那些知识和规范，以及业务前辈积累下来的一些宝贵经验。从沟通的细节中客户会看到你的工作态度，工作是否严谨以及是否可以信任。细节决定成败，这句话一点都不夸张。•2）如何正规和注重细节？•所有与客户有接触的文件都必须符合国际惯例。它们都有其固定的格式和规范。尽量使用正规的商务信函，正规的合同格式，正规的样品发票等文件。在实际操作中从以下几方面做到：•对客户的回复使用正规商务信函格式。•努力提高英语写作水平。使用正确、简洁的商务语言，不使用非正规缩写。如you写成U。规范使用英文大小写。不使用全部大写，以方便客户阅读。•在日常同客人的交流中有理有节，尊重客户，使用礼貌用语。•对于长期合作的老客户，他的订单一般都有一定的规律，如果有异常，及时跟客人确认。•CASE:我们有个合作很多年的客人，他的某个型号的每次订购量都是几千套，有一次订单过来，上面的数量是50000套，发现这个异常后，我们及时跟客人确认，原来是制单时搞错了，多打了一个0。对我们的及时提醒，客人很感激。如果等客人发现问题了，再来要求更改，可能工厂都已经排产，或货已排好，处理的难度可能会大很多。•4.熟悉产品•业务助理同样需要熟悉产品。连产品都不熟悉，很难赢得客户的信任和工厂的尊重。可以从以下方面来熟悉产品：•做个有心人。将在日常订单跟进过程中的产品相关知识整理成文档并默记在心中。•有机会多去工厂车间看，一方面可以了解生产工艺，另一方面可以全面了解产品相关知识。•不懂一定要问。多跟业务经理或公司同事请教，不懂装懂是不明智之举。掌握了产品知识，跟客人和工厂的沟通就会变得轻松。•5.学会换位思考，做到诚信守诺•学会换位思考，站在客户的角度，给出你的建议。销售最理想的高度是：顾问式的销售。站在客户的角度来考虑问题，提出你自己的建议来帮助客户。同时也帮助了你自己。你的合理建议让客户感觉到你的专业，也感觉到你的尽职。这样还让客户给你多一份信任。这种信任关系在业务开展中是非常重要的。它会让你的客户忠诚度提高一个层次。但合理的建议是建立在对产品的充分了解和丰富的跟单经验上的。这两个因素都是在业务开展过程中慢慢积累起来的。它也是一把双刃剑，用得好事半功倍，用不好会显得更不专业。•诚信守诺，它是业务开展的基础，也是为人处事之道。在给客户承诺之前，先去确认一个满足承诺的条件是否可行。而一旦做了承诺，就一定要做到。如果做不到，就要诚心地向客户道歉，不要去辩解或推卸责任。只需向客户说：这是我的错。然后想办法来弥补。•四．几点建议•1.工作能不拖尽量不拖，做到日清，周清，月清。•2.随时紧盯•3.偶尔运用角色互换，换位思考•4.适当的作业模拟•5.利用团队的力量