档案管理办法

会签日期：2016-8-12第0次修改1/5东营市俊源石油技术开发有限公司档案管理制度第一节总则第一条为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。第二节管理体制和职责第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。第三节文件材料的形成和归档第三条档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第四条归档时间和归档程序（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。会签日期：2016-8-12第0次修改2/5（五）其中公司财务类及人事类档案由财务部和人力资源部自行组织存档及保存。第五条归档要求（一）归档的文件、资料必须完整。（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第四节档案的利用第六条档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机记录工作，为利用计算机检索创造条件。第七条档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第五节档案保管期限的划分及鉴定第九条档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。第十条对公司有长远利用价值的档案须永久保存。第十一条对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十二条凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第六节档案保密规定第十三条档案级别的划分：档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。等级的划分：一级为绝密文件；二级为秘密文件；三级为机密文件；四级为普通文件（一）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司的工艺流程资料和相关图纸及公司设备图纸属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。（二）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其等级划分为一级。会签日期：2016-8-12第0次修改3/5（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，其等级划分为二级。（四）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，其等级划分为三级。（五）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于机密文件，其等级划分为三级。（六）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，其等级划分为四级。第十四条严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。第十五条接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。第十六条严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。第十七条整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十八条档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。第十九条公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。第二十条发现档案丢失，损坏要及时报告。第七节档案查阅、借阅规定第二十一条借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。第二十二条因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅申请表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经总经理签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。第二十三条档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。第二十四条复印档案资料需填写《档案借阅申请表》，机密档案资料由总经理签字同意后方可复印。第二十五条档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档会签日期：2016-8-12第0次修改4/5案借阅申请表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。第二十六条借出档案应在到期前归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。第二十七条借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。第二十八条借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。第二十九条借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案借阅申请表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第八节档案室管理规定第三十条档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十一条要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。第三十二条要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。第三十三条档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。第三十四条下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。第三十五条认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十六条案卷归还后，及时放回原处。第三十七条每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。第九节档案销毁规定第三十八条需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。会签日期：2016-8-12第0次修改5/5第三十九条销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。第四十条严禁将销毁档案转做其它用途。第四十一条档案销毁清册需归档，并长期保存。第四十二条本制度自下发之日起执行，解释权归公司行政部。公司档案分类试行规则1、图纸1.01设备类图纸1.02基建类图纸1.03其他图纸2、合同2.01销售类合同2.02采购类合同2.03其他3、实物3.01奖牌（杯、匾等）3.02证书（资质等）3.03印章4、文书类4.01政府4.02公司5、说明书/合格证5.01说明书5.02合格证5.03检验报告