chapter_1 Fundamentals of business letters writing

外贸函电实训教程ATRAININGCOURSEOFBUSINESSENGLISH主讲教师：张燕课程简介是一门将英语与外贸业务相结合的课程。主要是让大家学会如何写作商业信函外贸函电≠写信外贸函电≠一般英文课程实训结合案例2主要内容学习内容：学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。3学习必要性和重要性电话？面谈？信件？Conveyamessage可谈判可保存做凭据成本低意义技能性强4学习目的及方法学习目的掌握商务信函的格式熟练掌握写作各种商务信函的技能了解常用的英文谈判用语及技巧学习方法PreviewMakenotesExercisesandrecitekeywordsandusefulexpressionsdiscussion5UNIT1BUSINESSLETTERSCONTENTSStructureofabusinessletterFormofabusinessletterAddressingenvelopes71.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:[phone]E-mail:[e-mail]:15thNovember,20--.OurRef.YourRef.2.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England7.Attention:ImportDept.3.DearSirs,8.AquaticProducts4Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.5.Yourstruly,6.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)9.QS/AN10.Enclosures11.ccourShanghaiBranchOffice12.P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.信函组成部分示例THEGENERALSTRUCTUREOFABUSINESSLETTER1)信头(letterhead)2)日期(Date)3）封内名称和地址(insidenameandaddress)4）称呼(salutation)5）事由（标题）(subjectline)6）正文(bodyoftheletter)7）结尾敬词(complimentaryclose)8）签名(signature)9）附件(enclosure)10）抄送(cctoXX)11）附言(postscript)9STRUCTUREEssentialparts必要部分heading,date,insideaddress,salutation,body,complimentaryclose,signatureOptionalparts非必要部分Subjectline,enclosure,postcripts……10ESSENTIALPARTS1.Theletterhead信头2.Theinsidenameandaddress封内地址3.Thesalutation称呼4.Thebodyoftheletter信文5.Thecomplimentaryclose结尾谦称/敬语6.Thesignature落款/签名11OptionalParts附加部分7.Theattentionline具体收信人/经办人8.Thesubjectline事由/主题9.Theenclosure附件10.Thecarboncopynotation抄送11.Thepostscript再启/附言12HEADING信头示例ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:[phone]E-mail:[e-mail]13外贸商号的信笺，一般都印有信头包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail、日期等可以包括标志公司的图片或口号；有时经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上地址及日期的写作要点地址的写法日期的写法14地址的写法掌握中英文写地址的不同点举例：广东科技学院广州市天河区东华路9号邮编：233100GuangdongScienceandTechnolodgeUniversity9DonghuaRoad,Tianhe,Guangzhou,510000,China15中国地名的翻译规范用汉语拼音直译;一个地名只大写第一个字母例如：“山东潍坊”Weifang,ShandongWeiFang,ShanDong可用缩写:Rd.=Road,Fl.=Floor,Ave=Avenue16日期的写法判断哪种日期写法正确？1.2ndMay,20--2.11/12/20093.2009/11/124.September21,20--5.25Aug.20--6.Oct.10,20—17日期写法美式：月-日-年英式：日-月-月：不能用数字，但是可以用缩写代替日：用数字，基数或序数都可以年：必须写完整，之前用逗号点开，年放在最后18THEINSIDENAMEANDADDRESS封内地址示例MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England收信人的名称地址19位置：信笺左上方20SALUTATION称呼里字母首写均大写通用的称呼语有：►DearSir(s)/Madam/Mesdames/Gentlemen(不能用单数)，[unknown]Formal►DearMr/Ms[known]Lessformal►DearMary[familiar]Informal称呼后面的标点，一般使用逗号或分号，美、加来信中Gentlemen后用冒号：21THEBODYOFTHELETTER开头语(OpeningSentences)习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍结尾语(TheclosingSentences)总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等；另起一段。如：Wehopetoreceiveyourearlyreply.22THECOMPLIMENTARYCLOSE结尾敬语应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如：Formal:DearSirorMadam→faithfully，respectfullyGentlemen→Trulyyours，orYourstruly，Lessformal:DearMr/Ms/Dr.→Sincerely，cordiallyInformal:DearMary/Tom→Bestregards，Takecare，Love注意与salutation对照比较，格式有何区别？23称呼与结尾敬语的对应关系SalutationCloseOccasionDearSir(s)DearSirorMadam(Mmes)YoursfaithfullyFaithfullyyoursStandardandformalclosureGentlemenLadies/GentlemenYours(very)trulyVerytrulyyoursUsedbyAmericansDearMr.MaloneYourssincerely/SincerelyBestwishes(U.K.)Bestregards/Regards(U.S.)Lessformalandbetweenpersonsknowntoeachother24SIGNATURE落款结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。25落款Yoursfaithfully,PamLotisPamLotisInspectioncoordinatorForCiba-GeigyChemicalsCo.Yoursfaithfully,L.VanLindeL.VanLindeManager,QADSoftwareCo.26结尾敬语手写签名打印签名职务公司名称ATTENTION具体收信人位置：1.收信人名称地址之下2.齐头式靠左，缩格式居中3.要加下划线表示的是承办本信件的具体个人或部门1.Attention:Mr.H.A.Donnan,ExportManager2.AttentionofMr.Cave3.TotheattentionofMr.LiuMing27SUBJECTLINE简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可位置：1.称呼和正文之间2.要加下划线表示的是该信函的主题1.Re:YourOrderNo.4632.Subject:SHEEPWOOL3.ContractNo.890428SUBJECTCAPTION四种方式：subject：××subj：××re：××××29ENCLOSURE通常为：brochure,catalogues,pricelist,proformainvoice,salesterms.位置：落款之下，左对齐Encl:2InvoicesEnc:1B/L1Photo1Certificate30THECARBONCOPYNOTATION位置：附件之下，左对齐表示该信件同时抄送给他人ccMarketingDepartmentcctoMarketingDepartment31POSTSCRIPTS32TrytoavoidP.S.sinceitmaysuggestthatthewriterfailedtoplanhisletterwellbeforehetypedit.FORMTherearefourforms1）IndentedForm缩格/行式2）BlockedForm平／齐头式3）ModifiedBlockedForm改良平／齐头式4)ModifiedBlockFormwithIndentedStyle混合式331）INDENTEDFORM缩格式封内地址和其他需要分行的地方的后一行，都比前一行缩进两格或三格；信的征文，每一段的开始一行都缩进若干格Casestudy(p2)342）FULLBLOCKFORM完全平头式凡是用打字机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾礼词。都是从左边的空白边缘打起。everypartofaletteristypedfromtheleftmargin,i.e..3