4.项目全过程档案管理

四川省高速公路监控结算中心和灾备中心改造工程全过程咨询服务项目全过程档案管理成都励精工程项目管理有限公司四川省高速公路监控结算中心和灾备中心改造工程项目部二〇一八年七月四日四川省高速公路监控结算中心和灾备中心改造工程全过程咨询服务项目档案管理-1-建设工程档案管理制度一、管理责任部门及相关人员职责........................-2-二、档案分类及归档范围、要求..........................-3-三、档案移交、整理、编号..................................5四、档案的利用............................................6五、档案的保管............................................7六、档案的销毁............................................9七、档案保密制度..........................................9四川省高速公路监控结算中心和灾备中心改造工程全过程咨询服务项目档案管理-2-一、管理责任部门及相关人员职责（一）、全过程咨询服务单位专员统一集中管理档案并直接向建设单位后勤部负责。（二）、建设单位后勤组负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。（三）、建设单位后勤组负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制审批单》，以及对档案意外损毁事件组织调查，由全过程咨询服务单位提出报告。。（五）、监理单位、施工单位负责审核本项目《档案借阅审批表》、《档案复制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本项目部的档案资料，对项目部资料的完整性负责。（六）、全过程成咨询服务单位专员负责：1、制度的推进与执行；各参建单位档案管理体系的建立、优化与督察；2、督促档案资料的移交；3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；4、档案的提供利用、登记；5、档案室设备、设施的保管维护；6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。（七）、监理单位资料员、施工单位资料员1、制度在项目部的执行；2、按城建档案馆要求建立本项目部的资料管理系统并运作；3、负责收集整理本项目部形成的归档范围内的文件，正规保管及利用；4、推进本项目部对档案管理软件系统的利用；（八）、档案管理工作作为全过程咨询服务单位、监理单位、施工单位工作评价的考核内容之一。四川省高速公路监控结算中心和灾备中心改造工程全过程咨询服务项目档案管理-3-二、档案分类及归档范围、要求1、文书档案1.1归档范围：1.1.1、参建单位公司资料（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、投标文件、合同等（2）公司章程（手册）（3）项目有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文1.1.2、红头文件公司下发和上报的各类正式行文1.1.3、外来文件各政府机关部门、协会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件1.1.4、会议资料（1）会议纪要必须会签后存档（2）专题会议纪要1.1.5、法律文件（1）合同、协议审核；（2）索赔材料2、工程档案2.1、归档范围（附件：详细列表），集中于全过程咨询单位、监理单位、四川省高速公路监控结算中心和灾备中心改造工程全过程咨询服务项目档案管理-4-EPC施工单位：2.1.1EPC施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。2.1.2设计阶段：2.1.3清单编制阶段2.1.4施工准备及施工阶段2.1.5竣工验收备案登记阶段2.1.6综合验收阶段2.1.7质量保修阶段2.2、归档要求2.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内组卷归档。2.2.2施工图纸及图纸会审纪要由全过程咨询服务资料员统一下发。2.2.3各单位招投标文件、合同文件，全过程咨询服务单位均应存档备份，竣工后移交建设单位。3、实物档案3.1、归档范围：3.1.1、照片、音像类（1）反映项目建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。（2）交通厅及单位领导参加与项目检查的有关的重大公务活动。（3）建设单位组织或参与的重大外事活动。（4）记录项目重大事件。（5）与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。（6）其他具有保存价值。四川省高速公路监控结算中心和灾备中心改造工程全过程咨询服务项目档案管理-5-3.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等3.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等3.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物3.2、归档要求：3.2.1、数码影像及电子文档统一存入全过程咨询服务单位项目电脑，竣工后提交光盘。3.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交全过程咨询服务资料员。三、档案移交、整理、编号1、移交1.1、建设过程中签字盖章资料，应在收发文薄中登记，由经办人或移交人确认签字。1.2、各参建单位按进度移交资料时在全过程咨询服务项目部收文薄中登记，并确认签字。2、整理全过程咨询服务项目资料员：鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→录入软件系统→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜3、编号四川省高速公路监控结算中心和灾备中心改造工程全过程咨询服务项目档案管理-6-名称—年度—保管期限—件号四、档案的利用1、查阅1.1、查阅的授权范围（1）建设单位有权查阅全部范围档案。（2）各参建单位有权查阅本项目本单位产生的所有档案。（3）各单位资料员有权查阅本部门职责范围内的档案。（4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。（5）由建设单位亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。1.2、档案查阅程序要求（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。（2）权限外的档案查阅，由全过程咨询服务资料员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。2、借阅2.1、借阅程序要求（1）员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料；（2）全过程咨询服务资料员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。2.2、档案的归还（1）借出的档案原件，全过程咨询服务资料员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。（2）档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押四川省高速公路监控结算中心和灾备中心改造工程全过程咨询服务项目档案管理-7-档案。2.3、其他规定会计档案原则上不借出。3、档案复制申请复制档案者完成审批流程后，由全过程咨询服务资料员调取档案原件进行复制提供给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于用”字样的印章。所有属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必须按程序办理。五、档案的保管1、档案的保管期限全过程咨询服务资料员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。保管期限明细参见附件。2、专项档案的保管规定2.1、该项目工程档案：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。建设单位后勤组每月对各参建单位的档案资料进行检查。2.3、电子版档案的传递和保存（1）原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。（2）全过程咨询服务资料员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌四川省高速公路监控结算中心和灾备中心改造工程全过程咨询服务项目档案管理-8-杀毒。3、档案的正式装盒、造册、录入软件系统3.1、装订要求：参照成都市及双流区档案管理装订的统一标准进行。3.2、装盒、调整软件系统时间：全过程咨询服务资料员于每年进行档案的正式装盒造册及系统调整工作。4、档案的存放档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录（分目录）及备考表。装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列。5、档案室环境档案室内应放置灭火器（干粉或1211），全过程咨询服务资料员要了解其性能并能熟练使用。档案柜架应经常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。全过程咨询服务资料员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，使环境符合档案保管的要求。6、档案意外损毁的处理档案丢失或发生意外损毁时，全过程咨询服务资料员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报建设单位后勤组经理审核，总经理审批。档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，全过程咨询服务资料员或借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，建设单位后勤组经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。四川省高速公路监控结算中心和灾备中心改造工程全过程咨询服务项目档案管理-9-六、档案的销毁1、目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。2、程序及要求2.1、全过程咨询服务资料员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交建设单位后勤组经理及行政财务总监审核，经总经理审批同意后予以销毁。2.2、正式销毁前全过程咨询服务资料员应再次进行核对；销毁时应有全过程咨询服务资料员和监销人同时在场；销毁后全过程咨询服务资料员在销毁登记表上签字确认。2.3、档案销毁情况应录入档案管理软件系统。七、档案保密制度1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容；2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由建设单位后勤组定期回收和销毁；3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容；4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理；5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关的工作；6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部四川省高速公路监控结算中心和灾备中心改造工程全过程咨询服务项目档案管理-10-资料室等办公重地；7、公司领导或与公司利益密切相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露；8、对模范执行本规定者，公司给予表彰奖励；对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将给予行政、经济处罚。本办法自审批之日起执行。