政务服务中心会议室管理办法(试行)

1市政务服务中心会议室管理办法（试行）为规范政务服务中心会议室的管理和使用，确保机关工作高效有序运转，根据市委、市政府要求，立足实际，市机关事务管理局本着“综合管理、统筹安排、厉行节约”的原则，特制定本办法。一、使用原则1、遵循保障原则。会议室主要保障机关各类会议需要，重点保障市委、市人大、市政府、市政协办公室召开的各类会议。2、遵循优先原则。会议室的使用一般按部门在机关事务管理局登记的时间为准，按先后顺序安排使用会议室，若各部门预定的会议与市委、市人大、市政府、市政协安排的重要会议发生冲突时，以市委、市人大、市政府、市政协会议为先，使用单位需服从调整。3、遵循不外借用原则。会议室原则不对外借用，如有特殊情况，须经机关事务管理局批准，方可使用。二、使用程序1、召开常规性会议，承办单位应提前1天到机关事务管理局办公室预约登记，并按要求填写《会议室使用申请表》。2、承办单位应在会前到会议室管理中心办理相关手续（如需悬挂会标或会场其它布置等）。3、如申请会议的各项内容有变更，以重新提出登记为准。三、使用须知21、凡进入会议室的人员应自觉遵守会议室管理规定，不得随意移动、拆卸室内设施，不得将会议室物品带出室外，服从工作人员管理。2、参会人员进入会议室后，要严格遵守管理规定，讲究卫生。禁止随地吐痰、乱丢纸屑、大声喧哗，禁止在会议室内吸烟。不得在桌、椅、墙上刻、画、涂、写，不得损坏公物。3、承办单位不得擅自动用会议室内音响、投影等设备，如需使用，应在预约时一并申请，由机关事务管理局派专人开启调试。4、会议结束后，承办单位工作人员要与管理人员联系，检查设备、物品有无损坏，检查有无火灾隐患，电器设备是否正常，清理室内卫生，整理桌椅，清理茶具，关闭电源开关，锁好门窗。如因承办会议人员疏忽，造成损坏或损失，承办单位承担相应责任。四、会场布置1、承办单位应派专人到现场指导，管理人员按承办单位要求摆放桌椅，调试话筒、投影仪等所需设备。2、会标由承办单位订做，通常以红布横幅作底衬，横幅应干净、平整，不漏字、不错字。3、会场布置完毕后，管理人员配合承办单位检查会场整体效果，达到会场需求。五、管理中心职责1、会议室管理中心应根据机关事务管理局的安排，及时掌握各种会议的使用标准，未接到机关事务管理局下发的《会议室使用通知单》，严禁任何单位、任何人在会议室召开会议和接待客人。32、会议室设备（电脑、投影仪、电视、音响等）应派专人负责操作，其他人员不得私自使用和操作。发现设备故障和公物损坏要及时向机关事务管理局报修，保证设备始终处于完好状态，确保会议室随时使用。3、会议室内所有设施、设备已登记造册，由会议室管理中心负责使用、保管，任何单位和个人未经机关事务管理局同意，不得擅自挪用、拆卸、借用。4、会议室门钥匙由会服人员负责保管，设备间钥匙由操作员保管，人员岗位变动要严格办理交接手续，并报告机关事务管理局备案。5、会服人员要坚持微笑服务、统一着工作装，做到站姿、走姿优美，续水及时适当。服务态度要热情、周到、细致，确保服务质量。6、会议室设立意见簿，会议结束后要及时征询会议室使用单位的意见，查找差距，改进服务方式，将征询意见及时反馈机关事务管理局。六、收费标准会议室不收取费用，但承办单位需由会议室管理中心提供会标和座签制作、茶水或其他有偿服务，应向会议室管理中心交纳实际发生费用。附件：政务服务中心会议室使用申请表市机关事务管理局2014年4月4政务服务中心会议室使用申请表年月日使用单位（盖章）联系人电话使用时间年月日时分起至年月日时分止会议内容参加人数需使用的会议室在下列□里打√：□第一会议室（375座）□第二会议室（144座）□第三会议室（140座）□第四会议室（50座）□第五会议室（140座）□第六会议室（91座）□第七会议室（129座）设备要求如需使用，请在下列□里打√：□音响设备□投影设备其他要求如需办理（收费项目），请在下列□里打√：□制作会标座签□提供茶水□其他需求主管部门意见