06 内部审核知识培训

1审核知识培训2013年2月2本课程主要内容第一部分：审核概论第二部分：审核步骤第三部分：内部审核员3第一部分审核概论审核概论审核术语审核分类审核作用审核范围4审核术语审核：为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。审核的目的：确定审核准则得到满足的程度；审核的任务：要获得客观证据并对证据进行客观评价；审核的特点：系统的、独立的、文件化。5审核术语审核准则：用作依据的一组方针、程序或要求。通常又称为审核依据。审核准则标准MS文件法律法规管理方针管理手册程序文件作业标准销售合同6审核术语审核证据：与审核准则有关的并能够证实的记录、事实陈述或其他信息。注：审核证据可以是定性的或定量的。审核证据查阅文件、记录现场审核观察到的现象审核员或他人测量的结果受审核者的谈话7审核术语审核员：有能力实施审核的人员。8审核的分类供方顾客组织认证机构第一方审核第三方审核第二方审核第二方审核第二方审核第二方审核9第一方审核作用第一方审核为顺利通过第二、三方审核做好准备保持、持续改进管理体系10第二方审核作用第二方审核选择、评价、认可供应商促进供应商改进管理体系11第三方审核减少重复审核和不必要的开支识别改进机会，促进管理体系的持续改进得到符合标准的注册第三方审核作用12审核范围审核范围：在规定时间内，对哪些质量体系要求、场所和产品进行审核。要求：应包含ISO标准的所有要求，剪裁应予以说明。场所：凡与被审核的管理体系所覆盖的部门和地区均应列入审核范围。产品：在认证范围内的产品所涉及的质量活动，均应列入审核范围。13第二部分内部审核策划审核准备现场审核审核报告纠正措施的跟踪内部审核步骤14内部审核策划拟审核过程和区域的状况拟审核过程和区域的重要性以往的审核结果内审策划年度审核计划追加审核计划现场审核计划15安排审核计划注意事项一年内认证范围所涉及的过程、区域、产品应至少被审核一次。审核员的独立性。审核计划中应明确审核依据；审核范围；审核频次；审核方法。16年度审核计划年度审核计划集中式审核计划滚动式审核计划一次审核针对全部标准要求及相关部门适用于中小企业、无专职审核员的情况当新建管理体系或管理体系发生重大变化等情况时采用一次审核几个要求或部门，但一个审核周期内所有要求及相关部门均应得到审核重要的部门和要求可安排多次审核适用于大、中型企业设有专门内审机构或专职人员的情况17内部审核准备内部审核准备成立审核组体系文件审核（针对体系文件的符合性、充分性）确定现场审核计划准备工作文件（检查表）18成立审核组在进行内审前，管理者代表应任命审核组长及审核员组成审核组。审核组审核组长审核员19确定审核组长考虑因素资格：必须经过培训并考试合格的内部质量体系审核员；业务范围：应与被审核部门无直接责任关系，但对被审核部门的业务有一定了解。工作经验：比起审核员来要有较多的审核经验；组织能力：应有组织管理整个审核工作的能力。20安排审核员考虑因素资格：经过培训并考试合格的质量体系内审员。业务范围：应与被审核部门无直接责任关系，但对被审核部门的业务有一定了解。协调性：应考虑审核员在工作中能否协调配合，团结合作。获得被审核部门认可：当安排的审核员被审核部门不能接受时，应考虑另选审核员。21现场审核计划现场审核计划审核目的审核范围审核依据审核组成员审核时间审核报告发布日期及范围审核日程安排22管理体系文件审核收集与受审核部门的管理活动有关的程序文件（包括公用的程序文件）、作业指导书、法规，必要时的管理手册等；以标准、合同、相关法规为依据对以上所收集的文件进行审核；若发现不符合、不充分，应记录结果。通过文件审核，审核员了解受审核方的基本情况，为顺利审核做好准备。23检查表的作用保持审核目标的清晰和明确。保持审核内容的周密和完整。保持审核节奏和连续性。减少审核员的偏见和随意性。24检查表编写要点检查表编写要点对照标准、手册、程序选择典型的质量问题抽样应有代表性时间要留有余地检查表应有可操作性按要求审核，应包含涉及的部门按部门审核，应包含涉及的要求25检查表的运用不能事前通报受审核方；不可逐条照本宣科；不可完全抛开检查表；当发现新情况时，应调整检查表内容。26现场审核现场审核首次会议现场检查审核组会议末次会议27首次会议——目的向受审核方的高层管理者介绍审核组成员；重申审核的范围和目的；简要介绍实施审核所采取的方法和程序；在审核组和受审核方之间建立正式的联系；确认审核组所需要的资源和设备已齐全；确认审核组和受审核方高层管理者之间末次会议和中间数次会议的日期和时间；澄清审核计划中不明确的内容。28首次会议——要求准时，简短，明了，不超过半小时；获得受审核方的理解与支持；由审核组长主持会议。29首次会议——参加人员审核组全体人员；高层管理者；受审核部门代表及主要工作人员；管理者代表；陪同人员。30首次会议——内容会议开始：参加人员签到，审核组长宣布会议开始，适当时请最高管理者或管理者代表讲话；人员介绍：审核组长介绍审核组成员及分工，各受审核部门介绍陪同人员；重申审核目的和范围；明确审核的目的，审核的依据，审核将涉及的部门；现场审核计划的确认：现场审核计划不宜做大的改动，征得各受审核部门的最后确认；强度审核的原则：强调审核的客观、公正性，说明审核是抽样的过程，说明相互配合的重要性，提出不合格的报告形式。会议结束：确定末次会议的时间、地点、出席人员，审核组长致谢。31现场检查现场检查现场检查注意事项审核路线和方法审核过程的控制不合格项和不合格报告32现场检查注意事项当发现不合格时，要追查到必要深度不要完全脱离检查表要相信样本要透过问题现象寻找客观证据始终保持客观、公正和礼貌与被审核方负责人共同确认事实审核员应随机抽取样本现场检查33审核路线和方法顺向追踪逆向追溯按要求审核按部门审核现场检查34审核过程控制控制客观性控制审核进度控制审核计划控制审核气氛控制审核结果控制纪律组长控制审核全过程现场检查35现场检查——观察结果所有的审核观察结果都应形成文件，在所有的工作都被审核之后，审核组应评审所有的观察结果，以确定哪些要作为不合格项提出报告。审核组应确保这些报告的内容清晰、准确地形成文件，并且有证据支持。应按审核所依据的标准或其他有关文件中相应条款的要求指出不合格项。36不合格项和不合格报告不合格类型不合格报告编写不合格报告内容现场检查不合格报告分发37不合格类型不合格的原因体系性不合格：管理体系文件与标准或有关法规、合同要求不符实施性不合格：未按文件的规定执行效果性不合格：虽按文件规定执行，但缺乏有效性38不合格类型不合格的类型严重不合格一般不合格管理体系缺项或不符合标准要求任何有可能导致不合格产品或服务交付的不合格审核员根据经验判定很可能导致管理体系失效或严重降低产品和过程控制能力的不合格孤立的人为错误对体系不会产生重要影响的不合格文件偶尔未被遵守，造成的后果不太严重39不合格报告的内容受审核部门及主管姓名；审核员姓名，审核日期；审核依据；不合格事实描述；不合格类型；原因分析；纠正措施及完成日期；纠正措施验证40不合格报告使用流程不合格事实描述不合格事实确认原因分析制定纠正措施认可纠正措施纠正措施执行纠正措施验证审核员责任部门责任部门责任部门审核员责任部门审核员41不合格事实描述要点不合格事实描述要点力求具体：如事情发生在何地、何时、何人执行此事或在场、发生了何现象，以及有些关键的图号、文件或记录的编号等。不合格问题的性质要直接点明：如未经上岗就操作造成废品；错误地使用了状态标识；没有书面的操作程序造成质量波动等。违反标准或手册、程序的哪个具体条款应力求判得确切：如判得不确切，纠正措施的方向就会产生偏差。42不合格报告的分发不合格报告应分发至不合格产生的责任部门和相关部门。不合格报告的分发应留有分发记录并保存，以便后续的纠正措施跟踪。43审核组会议在当天审核工作完成后召开；时间一小时左右为宜；仅审核组成员参加；讨论并确定审核中有争议的事项；整理审核结果；确定当天的不合格报告。44末次会议目的：向受审核部门介绍审核总体情况；提出后续的工作要求；结束现场审核。要求：准时开始、结束，以不超过一小时为宜；由审核组长支持会议。参加人员：与首次会议一致。45末次会议——内容会议开始：与会者签到，审核组长致谢受审核部门在审核期间的配合；强调审核的局限性：审核时抽样进行的，存在一定风险；宣读不合格报告：说明不合格报告的数量、分类，并按重要程度依次宣读不合格报告；宣布审核结论：就受审核部门在确保整个组织的质量体系的有效运行，实现总的质量目标方面提出审核结论。结论应全面总结质量工作的优缺点。提出纠正措施要求：提出采取纠正措施的要求，提出受审核部门纠正措施计划的答复时间，完成纠正措施的时限，验证纠正措施的方法。会议结束：向受审核部门表示感谢，受审核部门主管对改进的承诺，必要时邀请最高管理者或管理者代表讲话。46审核报告内部审核报告审核报告的编制审核报告的分发与存档47审核报告——内容审核日期；审核的目的和范围；受审核的部门；实施审核所依据的文件、标准；审核组成员姓名；受审核部门的主要参与者姓名与职务；所有不合格报告及不合格项分布；质量管理体系运行有效性的结论性意见；审核报告分发清单。48纠正措施的跟踪纠正措施的跟踪纠正措施要求的提出纠正措施的实施纠正措施的验证49纠正措施要求的提出审核组在现场审核中发现不合格项时，除要求受审核部门主管确认不合格事实外，还要求他们调查分析造成不合格的原因，有的放矢地提出纠正措施计划，其中包括完成纠正措施的期限。如果受审核方坚持不同意对不合格的判定，也不肯提出纠正措施，则争执应提交管理者代表仲裁。内审员可以提出纠正措施的方向，但不能代替责任部门制定纠正措施。责任部门提出的纠正措施计划应得到审核员的认可，必要时还要经过管理者代表的批准。50纠正措施的实施责任单位按纠正措施计划实施纠正措施。纠正措施实施过程中如发生问题不能按期完成时，责任部门向管理者代表说明原因，申请延长期限。管理者代表批准后应通知主管部门修改措施计划。如在实施过程中涉及到几个部门，发生争议并难以解决时，应提请管理者代表协调仲裁。纠正措施实施情况应保存有关记录。51纠正措施的验证审核员应对纠正措施完成情况进行验证。验证的内容包括：计划是否按规定的日期完成；计划中的各项措施是否都已完成；完成后的效果如何？是否还有类似不合格项发生？实施情况是否有记录可查，记录是否按规定编号并妥为保存。52如引起文件修改，是否通知了文件控制部门按规定办理了修改批准和发放手续并加以记录？该文件是否已坚持执行？如果某些效果要更长时间才能体现，可留作问题待下一次审核时再查。审核员验证并认为措施计划已完成后，不合格报告一栏中签字。这项不合格项宣布结案。纠正措施的验证53第三部分内审员管理体系内部审核员内审员的审核技巧内审员的素质内审员及其组长的职责54内审员的素质内审员素质知识要求经验要求道德要求技能要求掌握Q/E/S标准的要求熟悉Q/E/S族其他标准标准熟悉与Q/E/S有关的法律、法规等能编制审核计划、检查表、审核报告具备体系文件与现场审核能力具有一定的Q/E/S管理经验具有一定的生产实践经验正直诚实和客观公正尊重人冷静的态度和坚毅的精神善于沟通、机智灵活、适应性强55内审员职责遵守相应的审核要求；传达和阐明审核要求；有效地策划和履行被赋予的职责；将观察结果形成文件；报告审核结果；验证所采取的纠正措施的有效性；收集和保护与审核有关的资料。56内审员的职责按要求提交这些文件；确保这些文件的机密性；谨慎处理各种特殊的信息；配合并支持审核组长工作。57审核组长职责负责所有审核阶段的工作，有权对审核工作的开展和审核结果做最后决定