7.0-05采购控制程序1

采购控制程序XXNY—QP—7.0—05版次：A生效日期：2003.编制：日期：审核：日期：批准：日期：受控印章：分发号：采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版本：A/0页码：1/9文件会签表会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期修改记录修改单号修改日期修改状态生效日期采购控制流程图相关科室仓库医疗设备委员会工程部采购部财务部经理总经理NNNNN大型固定资产小型固定资产Y非固定资产新增YYYNN非固定资产补仓NYYYYY申购审核复核审核批准签约/购买验收领用核准批准选择合格供应商审批入库登记结算采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版本：A/0页码：3/91.目的通过对采购过程及供应商的控制，确保购入物资的质量符合规定要求。2.范围医院所需的物品、设备、器材的采购和提供外协服务供应商的控制。3.定义3.1固定资产：指使用期限在1年以上，或单位价值在规定标准（2000元）以上、并在使用过程中保持原来物资形态的资产。分为医疗设备类；非医疗设备类（如电脑、工程设备及办公设备等）。3.2非固定资产：指药品、试剂、医疗耗材、布草类洗涤用品、印刷品等消耗品。4．职责4.1总经理负责批准医院固定资产及非固定资产的《采购申请单》和医院《合格供应商名录》。4.2设备管理委员会负责审核医疗设备类固定资产的《采购申请单》。4.3采供部经理负责审核《采购申请单》和《采购物品明细表》，并负责控制采购作业。4.4采供部经理负责组织对选择供应商进行评价，编制《合格供应商名录》，对合格供应商定期进行评审，建立合格供应商档案。4.5工程部经理负责复核工程类、设备类、电脑类固定资产的《采购申请单》。管家部经理负责复核其他固定资产的《采购申请单》。4.6采购员负责汇总各部门《采购申请单》，制定采购计划，实施采购计划。4.7采供部文员负责对采购文件的分类存档和管理。4.8财务部负责审核《采购申请单》，财务部仓库管理员负责复核申购物品的仓库储备情况，4.9负责对采购物品的进货验收，特殊物品及设备由仓库及相关部门共同验收。4.10补仓由财务部仓库管理员提出申请。4.11部门/科室提出所需物品的《采购申请单》。5．程序采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版本：A/0页码：4/95.1采购物品分类5.1.1采供部负责制定《采购物品明细表》，根据对医疗质量的影响，将采购物品按物品的使用特性分为四类：a)A类物品：直接影响医疗服务质量和安全的物品，如：药品、试剂、医疗耗材、医疗设备及配件等；b)B类物品：没有明显直接影响服务质量和安全的物品，如：工程设备、布草类、洗涤用品、印刷品等；c)C类物品：外协服务，如：设备保修、环境维护等；d)D类物品：计算机类设备、辅助物品，如：工程零配件、医疗服务过程中的辅助物品等。5.1.2按采购物品的管理特性分为两类：a)固定资产b)非固定资产5.2对供应商的评审和控制5.2.1新供应商需在采供部填写《供应商申请表》，提供评审所需证件。5.2.2采供部、财务部组织相关科室每年第一季度对供应商实施统一招标，通过对医院新、旧供应商的有效证件、物品的质量、价格、售后服务及旧供应商以往的供货情况等方面进行评审后，选择合适的供应商，经总经理批准后列入《合格供应商名录》，采购员选择合格供应商进行采购。新选供应商经过5批的供货，再由采供部经理组织有关部门对新选供应商提供物品的质量、价格、交货信誉、配合度进行复审，把评审意见写在《合格供应商评审表》上。评审不合格者，经总经理批准后，从《合格供应商名录》内删除。5.2.3对于提供物品的供应商，要求其提供有关企业及产品质量的资料，如：a)企业营业执照、经营许可证、医疗器械注册证；药品注册证b)生产厂家需提供生产许可证、卫生许可证；进口产品需提供代理证（授权书或委托书）；c)有通过国家相关机构认证的证书的优先考虑：如：ISO9000质量体系认证证书、采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版本：A/0页码：5/9GMP认证证书、FDA认证证书、GSP证书等；d)供应商产品质量标准或合格证；e)产品价格；f)按时交货能力；g)商品信誉;h)售后服务能力。5.2.4A、B、C类供应商必须提供6.2.3中的d)、e)、f)、g)、h)。5.2.5对供应A类物品的供应商，药品类需提供企业营业执照、药品经营许可证；试剂类需提供企业经营执照、医疗器械注册证、经营许可证或生产许可证；医疗耗材类需提供企业营业执照、医疗器械注册证、经营许可证或生产许可证、卫生许可证、检验标准或检验报告，尤其是植入性和无菌医疗耗材。医疗设备及配件类需提供的资料同医疗耗材类，除卫生许可证外。5.2.6对供应B类物品的供应商，工程设备类和洗涤用品类需提供经营许可证或生产许可证、检验标准或检验报告、营业执照；布草类需提供企业营业执照、生产许可证；印刷品类需提供营业执照、特种行业许可证。5.2.7对供应C类物品的供应商，特别是提供医疗、工程设备的外协服务的供应商应在《合格供应商名录》中选择，非《合格供应商名录》内的供应商需提供营业执照和特种行业许可证。5.2.8在物品进货检验时发现不合格，由仓库管理员填写《不合格品记录单》，由采购员通知供应商进行整改，全年2次不合格的供应商或提供假冒、伪劣产品的供应商，由采供部经理取消其供应商申请资格，或提前进行合格供应商评审，经总经理批准，自《合格供应商名录》中除名。5.2.9在使用过程中发现药品、医疗器械、设备不合格或在科室闲置不用，可由相关部门负责人填写《产品跟踪反馈单》，同采购员和以下部门分别对不合格品的原因核定后，随同不合格品退回仓库。a)药品经药剂科主任核定；b)工程类、设备类、电脑类固定资产经工程部经理核定；其他固定资产由管家部经理核定；采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版本：A/0页码：6/9C)其它物品经仓库主管核定；不合格品入库后，由仓库主管填写《产品不合格单》，采购员通知供应商对整批货进行整改，全年2次整改不合格的，按6.2.8规定，将其在《合格供应商名录》中除名。5.2.10采供部经理每半年组织使用科室和部门对物品的外观（如：包装、色泽、光滑度等）、质量（如：精密度、工艺等）、适用（是否适合科室使用）三方面的使用情况进行跟踪反馈，由使用部门填写《产品跟踪反馈单》，附在《供应商申请表》或《合格供应商评审表》后，作为年度评审的依据。5.2.11合格供应商的复审：将反映供应商日常供货业绩的记录，如：《入库验收单》、《不合格品记录单》、《产品跟踪反馈单》作为复审的依据。每年第一季度由采供部、财务部组织相关人员，根据使用和检验的记录进行复审，复审结果记录在《合格供应商评审表》上,并制定新一年的《合格供应商名录》。5.2.12年度评审时，对于本年度内不合格的供应商，由采供部经理报总经理批准后，自《合格供应商名录》中除名。5.2.13D类物品供应商和特殊供应商（即：对国家授权的检测、计量及特供等部门）可不做合格供应商的评审及复审。5.3采购计划5.3.1固定资产的申购：各科室/部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请单》，经科室/部门负责人审核。a)固定资产中新开展项目设备、5万元以上大型设备、设施的采购，先由申请科室或部门填写《采购申请单》，医疗设备类固定资产由院长组织医疗设备管理委员会进行调研、审核后，交工程部经理复核。b)除新开展和大型设备、设施外的其它固定资产的《采购申请单》，经工程部及管家部经理根据医院现有设备状况，进行复核后，交采供部。采供部收到《采购申请单》后，由采购员制定采购计划，填写在《采购申请单》的相关栏上，采供部经理核准，财务部经理审核，报总经理批准。5.3.2非固定资产的申购：a)仓库补仓物品由仓库管理员提出《采购申请单》，仓库主管复核，财务部经理审采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版本：A/0页码：7/9核，交采供部。b)毒、麻、禁药品和仓库补仓药品由仓库主管提出申购，制定《采购申请单》，经药剂科主任复核，财务部经理审核，交采供部。c)新增加的药品（医院基本目录以外的药品）由各科医师填写《新增药品申请单》，科主任审核，报药事委员会批准。药剂科主任填写《采购申请单》，并注明使用科室、注明新药，交采供部。d)由采购员制定采购计划，填写在《采购申请单》相关栏上，补仓物品经采供部经理批准后，实施采购；非补仓物品经采供部经理审核后，交财务部经理复核，报总经理批准后实施采购。应急采购按6.7.1条款执行。5.3.3申请科室在《采购申请单》上，必须注明所需物品的数量、规格、用途、技术要求或质量标准的要求或提供服务的内容、要求。5.3.4采供部采购员在将《采购申请单》报采供部经理、财务部经理、总经理审批前，拟订非补仓类物品采购计划时，在《采购申请单》第一联相应栏目内除填上常规项目外，还需注明“单价”。5.4采购文件5.4.1采购合同与提供重要物品的合格供应商和长期供货的合格供应商必须签定采购合同；签定合同前，由采供部填写《合同审批表》，附上合同样本，报总经理批准，所有物品合同由采供部经理签定。a)合同中应注明产品质量标准、验收标准、价格、交付时间及售后服务等。b)针对患者对医疗服务的需要，可对供应商的产品、生产程序、设备、人员、管理体系作出特殊要求。5.4.2文件除采购合同外，还有《进货验收标准》、《采购申请单》、《供应商申请表》等。5.4.3采购文件的保存和归档按《文件控制程序》中相关条款进行。5.5采购实施5.5.1采购员在实施采购活动前应得到相应采购文件。依照《采购申请单》在《合格供应商名录》和新选供应商范围内采购满足技术、质量要求的物品、设备及服务。采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版本：A/0页码：8/95.5.2毒、麻、禁药品——特供物品须在国家指定供应处采购。5.5.3采购到货时间：一般物品：市内3—5日、国内7—10日，不包含节假日；国外：3个月内。紧急物品：市内24—48小时、国内72小时，不包含节假日。5.6采购验收5.6.1采购物品送到仓库后，由仓库管理员按采购员提供的《采购申请单》的质量、数量、规格的要求及《进货验收标准》进行验收，验收结果记录在《入库验收单》上，合格物品方能入库、登帐、制卡。仓库管理员于当日将《入库验收单》交给采供部。5.6.2设备由仓库管理员按采购员提供的《采购申请单》的数量、规格的要求及《进货验收标准》进行验收；工程部经理及相关工程师、申购部门负责人在设备开箱使用时，对设备的性能等技术状况进行验收，验收结果记录在《设备安装验收报告》上，对合格设备建帐、建卡；大型设备与供应商共同开箱验收。工程部文员将《设备安装验收报告》复印件交给采供部、财务部。5.6.3当物品验收结果不合格时，由仓库管理员填写《产品不合格单》，将不合格物品放置不合格区，通知采购员退货，在退货单上注明，必要时对不合格的药品、违反法律法规要求的，由采购员通知供应商，在中介机构的监督下，安排人员实施就地销毁，并由中介机构出具证明文件，不做退货处理。对不合格物品的处理情况记录在《产品不合格单》相应栏目上。5.6.4工程设备类物品验收可聘请专业人员或申购人协同仓库管理员根据《设备验收标准》及合同要求共同进行验收，并记录。5.6.5对于医院进口物品的检验，需严格检查海关验货证明、进口岸商检局检验报告单，报告单上必须盖有供货单位的公章，以及国家要求其它相关批文。5.6.6当采购物品需在供货方现场验收时，采购员需按《进货验收标准》验收，物品入库时，仓库管理员仍需严格按《进货验收标准》验收。5.7应急采购5.7.1当临床科室因治疗需要，限时急需采购物品时，由部门负责人填写《采购申请单》，采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版本：A/0页码：9/9在“急用采购”栏打“√”，《采购申请单》按常规程序审批；如因签批人员外出，由其电话授权其他人代签，过后本人补签。采购员见《采购申请单》进行应急采购,并于物品入库前将《采购申请单》交仓库。5.7.2应急采购物品到仓库后，