QP-PMC-003 采购管制作业程序 090606

文件名称：采购管制作业程序文件编号：QP-PMC-003制订日期：2010年01月18日会签栏需会签部门：□生产部□工程部□品质部□资材部□市场部□行政部部门负责人部门负责人部门负责人生产部工程部市场部资材部品质部行政部编制审核批准管制文件，禁止影印文件编号：QP-PMC-003版本：0采购管制作业程序页码：共6页第2页文件目录1.0目的………………………………………..2.0范围………………………………………..3.0定义………………………………………..4.0权责………………………………………..5.0程序………………………………………..6.0注意事项………………………………………..7.0衍生文件………………………………………..8.0参考文件………………………………………9.0附件………………………………………..333334444～6管制文件，禁止影印文件编号：QP-PMC-003版本：0采购管制作业程序页码：共6页第3页1.目的:规范采购工作流程、加强原材料采购的管理，对需采购的原材料从合同、订单到结算的全过程进行有效控制，确保所采购的原材料符合本公司规定的要求，保障原材料的供应，控制物料成本。2.范围:适用于公司所有原材料、生产辅料采购作业的全过程。3.定义(术语):无.4.权责:3.1.资材部采购负责供应商寻找与选定、采购合同协商签订、下达订货通知单、交货期限跟催及订单变更作业。3.2.资材部PMC负责物料需求计划编制核对及更改作业。3.3.总经理负责签批《物料采购计划》《采购合同》《物品申购单》。5.程序5.1.原材料、生产辅料采购作业流程图:(附件一)5.2.供应商选定及采购合同签订:5.2.1.资材部采购人员必须掌握和了解市场供需信息,熟悉相关原材料理化性能及参数、价格、生产厂家经营状况和资金情况，并寻找供应厂商。5.2.2.资材部采购根据同行厂家所用材料的情况及其它渠道的信息,经分析后初步确定几个管理体制好,质量可靠,信誉好的生产厂家作为候选供应商。5.2.3.资材部采购向候选供应商发出公司资料或要求,并请候选供应商提供少量样品及初步报价,样品确认依据《样品确认作业指导书》执行作业。5.2.4.资材部采购根据原材料的品质、价格情况经分析确定部分供货厂商进行议价定价作业。所有单价均需总经理批准后方可执行正式采购，否则财务有权拒绝付款。5.2.5.合格供应商的确定应按《供应商选择与评估控制程序》执行。5.2.6.经确定的供应商,与其签订《采购合同》，双方代表签名、盖公司“合同专用章”后正式生效。5.3.采购原材料控制作业:5.3.1.根据《生产排期计划》,并结合仓库库存情况,由资材部编制《物料采购计划》。5.3.2.资材部采购根据《物料采购计划》，查询核对《物料供货周期一览表》，安排采购工作。5.3.3.根据《物料采购计划单》的实际需求量,采购员开具《采购合同》送总经理审批后，加盖公司“合同专用章”生效。5.3.4.《采购合同》由资材部采购员传真或转交供应商，并负责跟进确认结果，要求供应商及时反馈信息。管制文件，禁止影印文件编号：QP-PMC-003版本：0采购管制作业程序页码：共6页第4页5.4.采购跟催作业:5.4.1.资材部采购员跟催《采购合同》执行情况，要求检查、督促供应商按规定交期按质按量交货,必要时开具《催货通知单》进行跟催作业。5.4.2.公司需要调整《物料采购计划》时,资材部须及时提供更改后的《物料采购计划》给采购,采购同供应商协商《采购合同》的变更事宜，并将变更情况及时反馈PMC。5.4.3.原材料到货后按《仓储管制程序》执行作业。5.5.紧急采购:如因生产配套或其它原因须紧急采购的原材料时,由资材部PMC直接填写《采购合同》经总经理审核,批准后按规定执行采购。5.6.付款规定:5.6.1.供应商应于每月25日前把上月供货物料的数量、单价开具《对帐单》至财务部。5.6.2.财务部根据《采购合同》、《材料入库单》和《材料退货单》进行核对，如数量、单价相符，对帐员在《对帐单》上签名，经确认后，回传给供应商。5.6.3.供应商接到传真后开票给财务对帐员,以作为付款凭证.5.6.4.财务部对帐根据《采购合同》、《物料采购计划》、《材料入库单》、《材料退料单》、《对帐单》、相关扣款通知单、票据填写《付款通知书》经相关人员审批并传财务部。5.6.5.财务部接到《付款通知书》审核后，根据《采购合同》规定的结算方式进行财务结算。5.6.6.所有的付款须经总经理批准后,方可执行.5.7.其他物品采购及付款:5.7.1根据部门的实际需求量,相关申请人员开具《物品申购单》经部门主管及事业部经理签核后,送总经理审批，核准后分单,交采购进行购买。5.7.2采购要求供应上报价,报价单上详细注明物品相关参数及报价。报价单送采购部经理,总经理审批核准后,要求供应商送货.5.7.3采购跟进送货到仓库,仓库核对《物品申购单》按《仓储管制程序》执行作业。5.7.4.申请报销人员按财务要求,填写《费用报销单》报销单必须附上《物品申购单》《材料入库单》和供应商报价单.财务部根据《物品申购单》,《材料入库单》和《材料退货单》进行核对，如数量、单价相符，会计在《费用报销单》上签名，经会计主管,总经理签批后,由出纳通知报销人领款。5.7.4.凡审批不全或报销单据不全者,财务一律不得付款.6.注意事项：无7.衍生文件无管制文件，禁止影印文件编号：QP-PMC-003版本：0采购管制作业程序页码：共6页第5页8.参考文件：7.1.《供应商选择与评估控制程序》QP-PMC-0027.2.《仓储管制程序》QP-PMC-0059.附件:9.1.《物料采购计划》QP-PMC-0030801-1.09.1.《物料供货周期一览表》QP-PMC-0030802-1.09.1.《采购合同》QP-PMC-0030803-1.09.1.《物料催货通知单》QP-PMC-0030804-1.09.3.《对帐单》QP-PMC-0030805-1.09.7.《付款通知书》QP-PMC-0030806-1.09.3.《物品申购单》QP-PMC-0030807-1.09.7.《费用报销单》QP-PMC-0030808-1.0管制文件，禁止影印深圳市盛东阳科技有限公司文件编号：QP-PMC-001版本：0原材料、生产辅料采购作业流程图页码：共1页第1页原材料、生产辅料采购作业流程图流程职责单位质量记录资材部PMC《物料采购计划》资材部采购《物料供货周期一览表》新材料资材部技术部《样品承认书》资材部采购《采购合同》NO总经理/供应商《采购合同》Yes资材部《采购合同》NOYes总经理《采购合同》NOYes供应商《采购合同》资材部采购《催货通知单》管制文件，禁止影印.物料需求计划安排采购工作样品确认/议价编制采购合同签订编制订货通知单批准确认/回签跟催交货核单/收料已确认材料编制订货通知单