妙笔生花的公文写作之道之二十三：行政公文写作2

Chap2行政公文写作中国矿业大学管理学院刘宁二〇〇九年三月一日知识回顾行政公文的项目及版式如何用word2003排版公文通知的写作行政公文的项目及版式行政公文示例思考和练习：假设你是中国矿业大学团委工作人员，值校庆101周年之际，拟开展一次全校性的征文活动。请就以上主题拟一份通知。课堂作业本节讲述通报的写作报告的写作请示的写作批复的写作函的写作会议纪要的写作通知和通报的写作二、通报（一）通报的涵义和用途通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报是宣传教育、通报信息的文种。通报属于下行文。表扬一般性质的好人好事，批评一般性质的错误，发内部简报就可以了。假如先进事迹比较典型，错误性质比较严重，就需要以通报行文，进行嘉奖或告诫。告知下级机关某信息或执行某事项，一般用通知，如果是要较大范围地“传达重要精神或者情况”则应发通报。通报除起到嘉奖和告诫作用外，还有交流作用。通知和通报的写作国务院办公厅关于××省××市××县擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报1999年12月5日，××省××市××县举行××高速公路在本县通车仪式，××县主要领导擅自决定，让本县部分中、小学校停课参加通车仪式，近千名中小学生在风雪天等候长达二小时，致使部分中小学生生病，学生家长和群众极为愤慨，致信中央要求坚决制止此类现象。中小学校依照国家规定建立有严格的教育教学秩序，这是教育教学质量的保证，任何单位和个人都不能随意破坏。现在一些地方的个别领导利用自己的权力，动辄调用中小学生为各种会议、考察、参观、访问甚至商业性典礼搞迎送或礼仪活动，有些地方还因此发生了严重的安全事故，造成极恶劣的社会影响。××县发生的问题，已不只是一般的形式主义，而是官僚主义，严重脱离群众，此类不良风气必须坚决予以制止。各地区、各部门以及各级领导干部，要高度重视这一问题并从中吸取深刻的教训，切实增强群众观念，杜绝此类事件再度发生。中小学生是祖国的未来，他们的学习和活动安排，要有利他们的学习和身心健康。今后各地区、各部门都必须严格执行国家的有关法规和规定，不得擅自停课或随意组织中小学生参加各种迎送或“礼仪”活动，如确有必要组织的，须报经省级教育行政部门批准。国务院办公厅（盖章）一九九九年十二月二十日【提示】这是一篇批评性通报。正文第一自然段写当事人的错误事实和经过，具体交代了时间和地点。第二自然段对当事人的错误进行了分析评价，同时作出了处理。第三自然段对各部门提出了希望要求。全文层次分明，语言明晰，分析评价到位，行文思路清晰。通知和通报的写作（二）通报的特点1．真实性。先进典型、错误典型、重要精神或情况，都必须是真实的。真实是通报的生命，是制发通报的重要前提。2．教育性。通报不直接要求受文对象要做什么和怎样做，不具指导性。通报对先进的表彰和对错误的批评，目的在于树立学习榜样或者提供反面典型以资借鉴，使读者能够总结经验，吸取教训，思想上得到教益。3．时效性。先进事迹、典型经验、重要情况，只有及时通报才能更好地推广，更好地发挥其作用；坏人坏事，反面典型，只有及时通报，才能更好地起到警示作用，以杜绝类似事件的发生，因此，通报必须及时制发，注重时效性，才能达到行文目的。通知和通报的写作（三）通报的类型1．表彰性通报。即表彰具有典型意义的先进事迹和好人好事的通报。2．批评性通报。即批评能普遍产生鉴戒作用的单位或个人的通报。3．情况通报。即传达重要精神或重要情况，起到交流情况，沟通信息，以促进工作的通报。通知和通报的写作（四）通报的结构和写法通报一般由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：1、首部。通报的首部主要包括标题和主送机关两个项目内容。（1）标题。通常有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种组成，如《国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》；另外一种是由事由和文种构成，如《关于给不顾个人安危勇于救人的王**同志记功表彰的通报》。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如《中共*市纪律检查委员会通报》；也有的通报标题只有文种名称。（2）主送机关。除普发性通报外，其他通报应该标明主送机关。通知和通报的写作（四）通报的结构和写法2、正文不同的通报类型，其正文的写作内容各不相同。（1）表彰性通报正文内容包括：A、叙述先进事迹，包括时间、地点、人物、事迹、怎么做及其结果；B、对先进事迹进行分析、评议，指出其典型意义，或概括主要经验；C、提出表彰决定；D、提出希望和学习号召。××省化工总公司党委关于授予张×ד优秀共产党员”荣誉称号的通报各分公司党委、总公司党委各部门、各直属机构：张××同志是××分公司所属天宏化工厂管道维修工人，共产党员。今年8月12日上午8时30分，该厂成品车间后处理工段油气管道突然爆炸起火。正在利用公休日清理夜间施工现场的张××被爆炸气浪猛烈推倒，头部、右臂和大腿等多处受伤，鲜血直流，鞋子也被甩出很远。在这危急关头，张××强忍剧痛，迅速爬起来，顾不得穿鞋和查看伤势，踩着玻璃碎片，冲入烈火之中，迅速关闭了喷胶阀门、油气分层罐手阀、蒸汽总阀。接着先后用了10余个干粉灭火器扑救颗粒泵、混胶罐等处的大火，在随后赶来的保安人员的援助下，共同英勇奋战十余分钟，最终将大火全部扑灭，避免了火势的蔓延。张××同志在身体多处受伤、火势凶猛并随时可能发生更大爆炸的万分危急关头，将个人生死置之度外，果断处理突发事件，为遏制火势蔓延，防止事故扩大，减少国家财产损失，作出了突出的贡献。他的行为体现了为保护国家财产和人民利益而置个人生命安危于度外的崇高精神品质，谱写了一曲保持共产党人先进性的正气之歌。为了表彰张××的英雄行为和崇高的革命精神，总公司党委研究决定：授予张×ד优秀共产党员”荣誉称号，将张××奋力灭火的英勇事迹通报全公司，晋升二级工资，并颁发灭火奖励10000元，以资鼓励。希望各分公司党委、各直属机构组织广大共产党员和干部职工以张××为榜样，落实安全生产责任，努力做好本职工作，为化工行业的改革与发展作出更大的贡献。××省化工总公司党委（印）二○○五年八月二十日（2）批评性通报正文内容包括：A、叙述事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故及其后果等；B、对事故进行分析评议，分析事故发生的原因，指出事故的性质及其危害；C、提出处分决定；D、引申出应当吸取的经验教训，有的放矢地提出希望和要求。通知和通报的写作通知和通报的写作（3）情况通报正文内容包括：A、概括叙述情况；B、分析情况；C、针对情况提出希望和要求。××市医药总公司关于××医药总店将保健类药品作公费报销药品销售的通报市属各医药分公司、各县医药公司：1月上旬以来，市××医药总店每天派出两名职工推着流动售货车，在市郊人员稠密处销售人参蜂乳精、阿胶、参类、龟苓膏等二十多种不能公费报销的高档滋补品。凡购买者均出具上写普通中草药或西药的发票，造成了极不好的社会影响。事发后，工商行政管理部门暂时吊销了他们的营业执照。省卫生厅、省财政厅在去年12月30日刚刚发了卫生部《关于滋养、营养、饮料等保健类药品不准公费报销的通知》，而××医药总店为追求小集体的利益，公然违背《通知》规定。甚至在销售药品中弄虚作假，把补药当作普通药品让购买者报销，不仅违背了国家的政策规定，而且败坏了企业形象，损害了国家的利益。经市医药总公司研究决定，除责成该店领导作出检查外，特通报批评。希望各单位接此通报后，组织员工认真学习党和国家的有关方针政策，坚决刹住药品经营中的不正之风，在遵纪守法的前提下千方百计提高销售额，促进医药服务工作的健康发展。××市医药总公司××××年×月×日通知和通报的写作（四）通报的结构和写法3、落款写上发文机关和发文时间。如果标题中已有发文机关，且时间已标注在发文机关下面，则不再落款。此外，普发性通报可不写抬头。非普发性通报得写抬头，相应，发文机关和时间则在落款处写。通知和通报的写作（四）通报的结构和写法4、通报的写作要求（1）事实清楚（2）分析入理（3）措施得当通知和通报的写作（五）注意事项1．撰写通报前一定要做好调查研究，包括文字涉及的事件的每一个细节都必须反复核实，实事求是，以免给发文后造成被动、失信的局面。2．叙述典型事实要准确、平实、简明。3．讲究时效性，及时行文。4．对事项的“分析”、“评议”部分，是最能体现通报作者思想水平和写作水平的所在，写作时一定要注意将人和事上升到较高的层面来认识，切忌就事论事。5．通报的决定事项不能与事实、政策相抵触。通知和通报的写作（六）通知和通报的异同点通报和通知都有传达的作用，但通报着重在“报”，多用于报道和传播信息；通知着重在“知”，且要知之而后行，要求贯彻、执行。通报和通知都是下行文，但下级机关对它们的办理情况却不一样。下级机关收到通报后可以根据实际情况分别对待。收到通知，则不应出现这种情况。通报事项和通知事项的来源也不同。通报事项所涉及的人和事多在下级，情况也来自下级机关，上级机关知道以后，认为有普遍意义，便整理情况制成通报，发往所属的各机关、各部门；通知事项则是制发机关根据需要制定，有些事项甚至尚未发生，而是预告性的通知，如会议通知。报告、请示和批复的写作一、报告报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告只向本机关的直接上级发出。“直接上级”既指直接隶属的领导机关，又指主管的职能指导机关。关于淮河流域水污染防治工作情况的报告按照环保总局、国家计委、水利部联合制定的《淮河流域水污染防治2000年规划目标完成情况核查办法》（环发〔2000〕205号），环保总局会同国家计委、财政部、水利部、监察部、建设部、农业部、法制办等8个部委组成核查组，于2001年2月25日至3月5日对淮河流域水污染防治工作进行了全面核查。现将有关工作报告如下：一、淮河流域水污染防治工作的完成情况（略）二、存在的主要问题三、下一步工作安排【提示】这是一份对淮河流域水污染防治工作进行全面核查后所做的工作报告。正文由缘由和事项两大部分组成。缘由部分简要地交代工作依据、时间、内容，以文种承启语引出下文。事项部分分工作完成情况、存在问题和下一步工作安排三大部分内容。文章层次分明，结构严谨，反映工作具体而全面，在调查的基础上有理有据地剖析了问题，同时，有针对性地提出了下一步工作的措施，是一份值得学习的工作报告。××学院行政管理系关于首届行政管理专业学生毕业论文指导工作的报告xxxx学院：按照教学计划的规定和我校《学生毕业论文工作管理办法》的要求，2005年2月至6月，我系积极稳妥地开展了首届行政管理专业（以下简称行管专业）学生毕业论文指导工作。在院领导的关心支持下，在同志们的共同努力下，现在此项工作已经结束。总的来看，工作完成得比较顺利，取得了一定成绩，结果较为圆满。根据学院的要求，现将毕业论文指导工作报告如下：一、主要工作情况二、主要成绩与效果评价三、存在问题及改进意见我们要继续发展成绩，不断改进工作，吸取第一次毕业论文指导工作的经验教训，把以后各届学生的毕业论文指导工作做得更好。特此报告，请审阅。行政管理系二○○五年七月十二日（一）报告的涵义和用途报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告是机关、单位经常使用的重要的上行文。用好报告，能帮助上级及时了解情况，掌握下情，为领导决策提供依据，同时，有利于下级机关、单位接受上级的监督和指导。报告、请示和批复的写作（二）报告的特点1．反映实践性。报告汇报的工作，是对本单位的工作的回顾或总结。所反映的情况，只能是本单位在工作实践中所碰到的情况或问题。答复上级机关的询问，也只能依据本单位的实践情况。报告的内容须真实，不能弄虚作假。2．概括陈述性。报告的表达方式是陈述性的，即以叙述和说明为主，然而，它的叙述和说明却必须是概括性的，只要求作粗线条的勾勒，而不能详述事件或工作的过程，更不要求铺排大量的细节。即便运用议论，也多限于夹叙夹议。报告、请示和批复的写作(三)报告的种类1、综合报告：反映本地区、本单位全面情况的报告称为综合报告。这种报告内容全面，篇幅较