第2章 采购要素

第二章采购要素学习目标:1、理解质量的概念以及标准化对于采购的意义。2、掌握采购数量与库存数量、需求数量的关系。3、探讨如何组织和较少催缴。4、识别潜在供应商所具备的条件。5、讨论影响定价决策的因素。6、总结在谈判不同阶段的谈判技巧。7、制定并运用合同的主要条款引导案例：引导案例：引导案例：引导案例：小王的采购工作局面小王的采购工作局面小王的采购工作局面小王的采购工作局面第一节质量一、什么是质量质量是与满足要求有关的一个产品或服务的所有特色和特点的集合，简言之即“满足要求”或“适宜性”。“全面质量”（TQM）理念是建立在所有有关人员的积极参与上，更注重系统程序和过程，而不是集中在提供的物品和服务上。二、规格规格是用户将需求传递给采购方和潜在供应商的主要方式。规格是对原材料、产品或服务的技术要求的描述，还包括对测定他们是否符合规定的描述。规格中可以规定供应商必须满足的性能参数，或者给出产品或服务如何去设计的完整方案。（一）规格的类型1、设计图和样图2、品牌和商品名3、化学和物理规格4、商业标准5、设计标准6、市场等级7、原材料和制造方法的规格8、绩效规格9、合格产品目录10、样品11、多种方法的综合使用（二）规格带来的问题如果规格不适用于特定的企业，企业接收不到期望的产品，就可能产生浪费和供货延迟。产生规格问题的原因包括：1、缺乏标准化2、规格过于苛刻3、松散的规格4、过时的规格5、国际规格的差异三、标准和标准化制定并采用标准的系统过程称之为标准化。标准化的目的不是挑选最便宜的或者最贵的，而是选择能满足需要的最合适的质量。（一）货物标准的种类根据《中华人民共和国标准化法》，我国的标准划分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四级；从世界范围来说，标准通常分为国际标准、区域标准、国家标准、行业标准或专业团体标准以及公司（企业）标准五级。1、国际标准：指由国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）制定的标准，以及经国际标准化组织认可并收集到《国际标准题录索引》中加以公布的其他国际组织所指定的标准。它们已被大多数国家承认和不同程度的采用。2、区域标准：指由世界某一区域标准化组织制定的标准。3、国家标准：指由国家标准化主管机构批准发布，对国家经济、技术发展有重大意义，必须在全国范围内统一的标准。4、行业标准、专业团体标准：我国行业标准是指在没有国家标准的情况下，需要在行业范围内统一制定和实施的标准。5、地方标准：我国地方标准是指在没有国家标准和行业标准的情况下，需要在地区内统一制定和实施的标准。6、企业（公司）标准：我国企业标准是指由企业制定发布，在该企业范围内统一使用的标准。（二）采购和标准化采购人员应当对那些适用于他们所从事的行业和它们所购买的产品的主要行业标准、国家标准和国际标准有所了解。标准化工作给采购方提供了很多有利条件。如明确规范，消除供求不明确环节；提高可靠性和降低成本等等。四、质量控制手段检验活动以及其他涉及确保缺陷（或者潜在缺陷）能被及时发现的监控活动，都可以归类为质量控制过程。（一）检货检验根据规定的合格质量水准（acceptablequalitylevel,简称AQL）对交货产品进行检验。间或检验的一个主要的缺点是，它使某些供应商产生了对采购方检验的依赖性。（二）来源检验采购方派调查员驻扎在供应商的生产车间，或者由调查员定期对供应商进行实地考察。来源检验也存在一定的优缺点。（三）来源控制第二节数量和交付一、订货数量（一）经济订货批量1、定义：经济订货数量（economicorderquantity,简称EOQ），即综合分析订购、库存成本支出后得出的总费用最低的最优订货数量。2、经济订货批量公式假设全年采购量为,每次采购量为,每次订购的成本为DQ，单位商品的年平均库存成本是,经济订货批量公式的推导过SI程如下：QDSSQD=×=每次订购成本每次采购量全年采购总量订货成本22IQ=×+=×=单位产品年库存成本最高库存量最低库存量成本单位商品的年平均库存平均库存量库存成本2IQQDS+=总成本利用高等数学求极值的方法，可以对上式中的求导，求出总成Q本最低时的经济订购批量值。QIDS×=2经济订货批量3、举例某公司计划在未来一年内采购C货物8000千克，每次采购相同的数量，已知每次采购成本为50元，每千克货物的全年库存成本为5元，C货物的价格为80元/千克。试求某公司C货物的经济订购批量。解答：根据经济订货批量公式可知，全年采购总量D为8000千克，每次采购成本S为50元，单位货物的年库存成本为5元，由此可得：（吨）经济订购批量40055080002=××=Q4、适用条件（1）需求量变化不大，较稳定。（2）订货量的多少不受仓储容量或其他条件的限制。（3）具体下订单的成本是固定的，与订货数量无关。货物运费也与所订购的数量无关。（4）单位存货的成本与存货数量无关。（二）批量折扣模式：批量采购数量较大可以获得产品价格的降低。（三）订货提前期所谓订货提前期就是从确定一个请购要求算起到完成该订货所用的时间。它包括下列操作步骤：1、请购准备工作2、把请购要求呈送采购部门3、由采购部门进行询价及订货准备工作4、把订单下达给供应商5、由供应商执行订单要求6、订购货物的运输7、收取货物，检验和存储8、发送给生产部门或销售部门（四）固定订货点体系与定期回顾体系绝大部分的库存控制法都可归结为两大种类：固定订货点体系和定期回顾（再订货循环）体系。1、固定订货点体系及其优缺点固定订货点体系也称不断回顾体系或再订货点体系。此法由于提供了一个简单的非数学方法对库存进行检验，也被称为“两箱”体系。在“两箱”体系下，某种产品的库存被分到两个“箱子”里。库存货物的取用先由第一个“箱子”开始，当该箱被用空时，仓库管理员发出请购单，要求新的进货，这就是再订货。因此，这样的采购订货量就是一个固定的数量（它可建立在经济订货数量EOQ的基础上）。2、定期回顾体系在此体系中，对产品存货情况是进行定会回顾而非以某个固定订货点为标准进行调整。对库存量的回顾周期或者间隔时间，主要取决于库存产品的重要程度和该产品的持有成本，每次回顾后都订购不同数量的产品以使库存量回到最高水平，因此，该体系有时被称作“满装”体系。3、体系的选择（1）若订货和供应商的交货在时间上有一定的规律（例如每天，每月），或同时向同一供应商订购很多不同产品时，定期回顾体系更适用。（2）若一种库存产品的使用一直很有规律，并且不符合上一点的情况，那么固定订货点体系就更适用。二、交付（一）按时交付的重要性实现按时交付是采购的基本要求。通常情况下，采购人员本身就是交付问题的根源——发布不准确的交付进度、经常修改交付进度，或者提供不充足的交付时间。实现按时交付的第一步就是采购方决定需要什么和什么时候需要，通常情况下是由与物料相关的部门，如库存控制部门或生产计划编制及控制部门，来制定需求内容和需求进度。只有在例外的情况下这才由采购人员来决定。确保供应商了解并完全清楚按时交付是其营销组合中的一个重要因素，这是实现按时交付至关重要的一步。如果订单或取消订单上规定的到期日是准确无误的，那么检测和记录供应商是否按时交付，以及判断供应商的执行状况就很容易了。在许多情况下，利用交付记录作为与供应商谈判的基础大大提高了交付绩效。（二）催交如果可能存在交付问题，通常必须采取催交措施。1、催交的优先级别（1）供应商因素（2）关键程度因素（3）替代品2、催交工作的组织通常由采购方负责催交工作，采购部门内部存在着单独的催交部门。催交工作可以附属于计划编制部门，或者附属于负责要求货物或服务的部门，采用这种方式的理由是因为这些人确定优先级别的能力更佳。催交工作还可以附属于特定的采购者，并且按该采购者的要求执行催交任务（和其他可能的职责）。3、减少催交（7个事项）对催交的需求既可能起源于销售方的疏忽，也可能来源于采购方的缺点。第三节供应商决策一、选择供应商应考虑的因素（一）技术水平（二）产品质量（三）生产能力（四）价格（五）服务水平（六）信誉（七）结算条件（八）快速响应能力（九）其他因素——地理位置、交货准确率、供应商的管理水平、同行企业对供应商的评价等等。二、供应商选择方法选择供应商的方法，要根据具体情况采取合适的方法。常用的方法主要有两类：一是考核选择，二是招标选择。（一）考核选择考核选择考核选择考核选择：即在对供应商充分调查了解的基础上，在进行认真考核、分析比较而选择供应商的方法。调查了解供应商→试运行综合评估考察考核供应商→选择供应商考核选择供应商需要采购管理部门牵头负责、全厂各个部门的人共同协调才能完成。当供应商选定之后，应当终止试运作期，签订正式的供应商关系合同，进入正式运作期后，就开始了比较稳定正常的物资供需关系运作。（二）招标选择招标选择招标选择招标选择招标选择是采购企业采用招标的方式，吸引多个有实力的供应商来投标竞争，然后经过评标小组分析评比而选择最优供应商的方法。招标选择的主要工作主要工作主要工作主要工作，一是要准备一份合适的招标书，二是要建立一个合适的评标小组和评标规则，三是要组织好整个招标投标活动。招标书是采购企业的一份目标任务书，也是一份招标操作说明书。供应商的主要工作供应商的主要工作供应商的主要工作供应商的主要工作，一是起草自己的投标书参与投标竞争，二是参加招标会，进行自己的投标说明和辩论。评标小组根据各个供应商的投标书及其投标陈述，进行质询、分析和评比，最后得出中标的供应商。三、选择供应商的一般步骤一般步骤一般步骤一般步骤1、建立供应商选择和评估小组2、尽可能的收集供应商的名单和资料3、列出评估因素及其确定权数。各方面的权数之和为1，权数的确定是一项需要经验和技术的工作。4、通过对供应商的调查和适地考查，逐项评估供应商的履行能力，进行量化打分。通常采用十进制，用0—10之间的数字表示。5、综合评价并确定供应商：通过加权计算，得出供应商的综合评分。举例举例举例举例：某企业采购某产品，有A、B、C三家可供考虑的供应商，针对该产品的特点，从订货合格率、价格、服务三方面来评估供应商。通过调查和以往的资料，凭一定的技术和经验，得出一下表格有关资料。表2-1供应商评估表6.785.092.03.067.785.082.03.078.775.082.03.09=×+×+×==×+×+×==×+×+×=供应商供应商供应商CBA若只选择一个供应商时，A供应商综合评分最高，应选择A供应商。四、选择供应商的策略（一）稳定策略（二）动态选择策略1、市场的需求是多变的2、与供应商建立长期稳定的关系固然重要，但一些长期老关系的供应商的信誉会发生变化。评估指标权数评估数值ABC订货合格率0.3976价格0.2889服务0.5788评估数值7.87.77.6（三）对应策略针对不同的产品，不同的市场态势，应分别采取对应的策略。1、科技含量高的产品，在评价和选择供应商时，质量、服务因素权数大，而价格权数小；对一般大宗商品在质量一定时，价格权数较大。2、市场有三种态势，针对不同态势，在选择评价供应商时，应采取不同的对应策略：（1）供小于求（2）供大于求（3）供求平衡五、评价供应商的指标体系这里的供应商考核供应商考核供应商考核供应商考核，主要是指供应商签订正式合同以后正式运作期间对供应商整个运作活动的全面考核。这种考核应当比试运作期间更全面。（一）产品质量产品质量是最重要的因素，在开始运作的一段时间内，主要加强对产品质量的检查。检查可分为两种：一种是全检，一种是抽检。全检工作量太大，一般采用抽检的方法。质量的好坏可以用质量合格率来描述。如果在一次交货中一共抽检了n件，其中有m件是合格的，则质量合格率为p。其公式为：%100×=nmp显然，质量合格率p越高越好。有些情况下，企业采取对不合格产品退货的措施。这时质量合格率也可以用退货率来描述。所谓退货率，是指退货量占采购进货量的比率。如果采购进货n次（或件、个），其中退货r次（或件、个），则退货率可以用以下公式表示：%100×=nr退货率显然，退货率越高，表明其产品质量越差。（二）交货