业务流程重组与优化4-流程优化2

业务流程管理BusinessProcessReengineering宁波大红鹰学院流程优化业务流程重组与优化业务流程诊断优化流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第2页业务流程评估诊断关键业务流程优化信息系统规划第一阶段第二阶段第三阶段相关流程问题汇总及细化优化方案设计方案细化及调整123项目目标为企业信息化建设提供基础和方向取得结合管理咨询进行信息化建设的成功经验规划信息化建设方案、降低系统实施风险掌握业务流程优化的方法、建立持续管理改善的能力业务流程优化阶段与目标核心环节成功关键整体性客户导向“现状怎样?”“什么问题?”“如何提高?”梳理诊断优化流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第3页选择关键高阶流程绘制选定的高阶流程做问题汇总分析表用量化的指标详细描述选定的流程确定出需要优化的关键业务流程绘制高阶流程，清晰看出跨部门衔接点做出细化的问题汇总表，为设计优化流程提供依据相关流程进行细化、量化，清晰定位改进点本节课程的意义本节课程的内容本节课程内容与意义：本节课程的主要工作是在前期流程现状描述和评估诊断的基础上，对需要优化的业务进行高阶流程的选择、绘制、细化描述，给出合理的量化指标，并进一步做出问题汇总，提出改进建议。流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第4页目录一、回顾：项目方法二、流程优化的关键成功因素三、流程优化第一步：流程问题汇总细化1、识别关键流程2、绘制高阶流程3、问题汇总4、量化描述四、流程优化第二步：设计优化方案1、确定优化目标2、优化方案设计3、To-be流程4、可行性分析、收益性分析五、流程优化第三步：优化方案细化及调整六、一个优化的小例子七、近期任务安排流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第5页回顾：项目方法•本项目应用的方法主要由三大步骤组成：–第一步：相关流程负责人员对流程进行梳理和规范，明确各业务流程现状；–第二步，在此基础上，结合实际业务开展情况，对流程现状进行讨论，找出流程问题与初步改善方向；–第三步，深入分析流程原因，从企业多个角度找出应对办法，最终进行描述落实，并对配套体系进行调整；核心环节成功关键整体性客户导向“现状怎样?”“什么问题?”“如何提高?”梳理诊断优化流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第6页优化问题表象描述表象挖掘原因陈述•问题列表•由于…,导致,,,•原因列表问题汇总细化设计优化方案方案细化及调整•识别关键流程•绘制高阶流程•问题汇总•量化描述•确定优化目标•优化方案设计•TO-BE流程•可行性、收益•实施计划•保障体系•试运行•修改完善方案诊断结构化思维方式搭建流程体系流程现状•流程理念•结构化思维•流程目录•现状流程图•现状流程描述梳理具体步骤优化核心环节成功关键整体性客户导向“现状怎样?”“什么问题?”“如何提高?”梳理诊断优化流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第7页目录一、回顾：项目方法二、流程优化的关键成功因素三、流程优化第一步：流程问题汇总细化1、识别关键流程2、绘制高阶流程3、问题汇总4、量化描述四、流程优化第二步：设计优化方案1、确定优化目标2、优化方案设计3、To-be流程4、可行性分析、收益性分析五、流程优化第三步：优化方案细化及调整六、一个优化的小例子七、近期任务安排流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第8页优化阶段需要关注以下的关键成功因素核心管理层的优先关注企业的战略引导可以度量的优化目标可行的实施方法流程优化本身也是一个流程流程优化的过程应得到持续的资金支持组织为流程而定，而不是流程为组织而定将客户与供应商的意见纳入业务流程优化流程优化的连续一贯性优于完善性流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第9页目录一、回顾：项目方法二、流程优化的关键成功因素三、流程优化第一步：流程问题汇总细化1、识别关键流程2、绘制高阶流程3、问题汇总4、量化描述四、流程优化第二步：设计优化方案1、确定优化目标2、优化方案设计3、To-be流程4、可行性分析、收益性分析五、流程优化第三步：优化方案细化及调整六、一个优化的小例子七、近期任务安排流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第10页识别关键流程绘制高阶流程问题汇总量化描述•根据相关原则方法确定关键流程•根据已有的低阶流程绘制•对于绘制中发现的不完整或缺失的流程进行补充，使流程完整•对流程的关键环节进行研讨•根据问题汇总表的项目填写，对建议需要详细描述•对已经进行过诊断的相关流程，也要重新审视，进行补充挖掘•量化描述包括周期时间、流程的绩效指标等•需要严格根据目前的情况详细列出，以发现真实的关键点流程问题汇总细化流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第11页识别关键流程流程问题汇总细化识别关键流程绘制高阶流程问题汇总量化描述被多个流程引用，共享的流程5出现重大失误和事故的流程6冗余和重复的流程7对企业至关重要的流程2返工和重复的流程8改进容易，效益大的流程3效率低下，影响其他流程的正常运行1耗时的流程4过多审批和监控的流程9重要性高绩效低的流程10流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第12页绘制高阶流程流程问题汇总细化识别关键流程绘制高阶流程问题汇总量化描述根据已有的低阶流程绘制对于绘制中发现的不完整或缺失的流程进行补充，使流程完整流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第13页问题汇总流程问题汇总细化识别关键流程绘制高阶流程问题汇总量化描述对流程的关键环节进行研讨，根据问题汇总表的项目填写，对建议需要详细描述对已经进行过诊断的相关流程，也要重新审视，更深层次挖掘流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第14页流程问题汇总细化识别关键流程绘制高阶流程问题汇总量化描述对流程进一步细分与规范的基础上，对现有流程的量化指标数据进行采集。量化描述包括周期时间、流程的绩效指标等需要严格根据目前情况详细列出，以发现真实的关键点部门:编制人:审核人:活动主体岗位参与岗位工作内容和要求工作表单量化的绩效考核指标处理时间传递时间等待时间流程时间合计流程量化指标采集表流程名称小计“流程名称”填写“流程编号+流程名称”“活动”序号应与流程图中活动序号一致。“主体岗位”填写主要执行该活动的岗位名称。“参与岗位”填写除“主体岗位”外参与该活动的岗位名称。“工作内容与要求”栏应尽量具体。“工作表单”栏填写该活动所涉及到的所有表单，即使该表单在前面的活动中出现过，也要重复填写，以跟踪该表单的流向和使用频度。“量化绩效考核指标”栏，若已经有量化的指标，请尽量用量化的形式表述，准确完整。按照实际发生时间填写，如没有发生时间消耗，请填零，时间栏位不可为“空”。量化描述流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第15页流程量化指标采集表部门:生产部编制人:审核人:活动主体岗位参与岗位工作内容和要求工作表单量化的绩效考核指标处理时间传递时间等待时间103.02.03根据正式生产计划,下达生产指令单生产指令单及时下达2小时10分钟5分钟2生产部办事员根据生产指令单,打印物料定额领料单物料定额领料单1、及时2、准确30分钟/次003工艺课长根据生产工艺,审核物料定额领料单物料定额领料单1、及时2、差错率0.1%1小时/次03小时3+生产部办事员接收工艺课长审核后的物料定额领料单，并电话通知车间领料员取单物料定额领料单及时通知2分钟004车间领料员生产部办事员车间领料员与生产部办事员交接物料定额领料单，签字确认,送车间主任审核物料定额领料单1、及时2、准确2分钟030分钟5车间主任车间主任对物料定额领料单签字确认生产日期物料定额领料单1、及时2、准确10分钟020分钟6车间领料员车间主任车间领料员从车间主任处取审核签字后的领料单，送到库房，交库管员办理领料手续物料定额领料单1、及时2、准确10分钟10分钟10分钟704.04.02物料出库物料定额领料单出库误差率0.1%1小时20分钟20分钟8班组长库管员班组长验收物料，签字确认物料定额领料单审核无误1小时010分钟9班组长工艺主管班组长将签字确认后的物料定额领料单交给工艺主管，附于批记录物料定额领料单及时2分钟10分钟20分钟5小时56分50分钟4小时55分钟11小时41分钟流程时间合计流程量化指标采集表流程名称03.03.02物料定额领料流程小计如发现流程有缺失环节，请补齐该活动，活动序号为“上一个活动序号+”。例如第3项活动后缺失一个活动，其活动序号为“3+”。可用经验平均值引用流程首先在岗位栏标注流程编号，处理时间为引用流程时间合计。流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第16页目录一、回顾：项目方法二、流程优化的关键成功因素三、流程优化第一步：流程问题汇总细化1、识别关键流程2、绘制高阶流程3、问题汇总4、量化描述四、流程优化第二步：设计优化方案1、确定优化目标2、优化方案设计3、To-be流程4、可行性分析、收益性分析五、流程优化第三步：优化方案细化及调整六、一个优化的小例子七、近期任务安排流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第17页提高思想水平,问题才能解决流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第18页确定优化目标优化方案设计To-be流程可行性分析收益性分析确定流程的主要优化方向对流程的愿景和目标达成一致•是流程优化的核心部分•利用优化模型进行优化，获得新的构思•确定新的量化指标，包括周期时间、质量等因素•提供的优化方法，进行问题消除，方法包括：清除、简化、整和、自动化等等•获得改善后的流程•绘制新流程图、流程描述•对新流程进行可行性分析，以预测实施的难度•包括实施风险分析•对新流程的收益性进行分析，获得收益性指标设计优化方案流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第19页确定优化目标设计优化方案确定优化目标优化方案设计To-be流程可行性分析收益性分析•用适当的业务控制满足并超越客户现在和将来的服务期望（如,增加一次性成功率，与客户合作或参与产品设计）•缩短业务处理时间，增加业务机会，超越客户需求，降低成本，提高服务质量（如,缩短付款单据处理时间及服务和交付时间）•降低资源消耗，争取竞争机遇（如,降低每次付款和发票处理的成本，进行采购合并，增加折扣）良好的流程设计可以使流程成本大幅度下降，其幅度会远远超出传统削减成本的做法。•质量•成本•时间•通过适当的关键控制点的设立来降低营运风险•风险流程优化的目标是进行质量、成本、速度和风险的优化和控制流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第20页设计优化方案确定优化目标优化方案设计To-be流程可行性分析收益性分析流程优化的核心部分利用优化模型进行优化获得新的构思客户参与讨论，集体思考优化方案设计优化模型：从三维角度去思考分析目标主导流程优化方法E清除S简化I整合A自动化生产计划流程生产调试服务流程…………Q质量C成本...……T时间R风险应收账款管理流程流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第21页设计优化方案确定优化目标优化方案设计To-be流程可行性分析收益性分析优化方案设计①清除（eliminate)运用5W1H查问,试着哪些手续可以清除掉不要;②简化（simply)经过上面的清除以后，是否最简单，达到最好的效果，能否再简化。③整合（integrate)流程中的各项手续,同样运用5W1H法,试行哪些手续可否合并④自动化（automate)流程中的各项手续，看能否通过自动化、信息化手段解决。5W1H提问法•WHY？为何做？不做可以吗？•WHAT？做什么？不这样做行吗？•WHERE？在哪里做？一定要在这个部门？•WHEN？何时做？换时间可以吗？•WHO？谁来做？一定要他做吗？•HOW？如何做？变通个方法行吗？常用优化方法：ESIA流程优化业务流程重组与优化2019/8/23第22页清除(eliminate)简化(simply)整合(integrate)自动化(automate)1过量生产表格工作脏活2等待时间程序团队难活3运输沟通顾客险活4