ERP系统供应链操作手册-采购管理

采购管理系统操作手册1UFS/QP/2-D2/QR/15最终客户操作手册（模板）兰州金川新材料科技股份公司供应链项目用户操作手册——采购管理文档作者：王兴振建立日期:2010-9-7修改日期:2010-9-9文控编号:UF_NC_LZCLGS_GYL_08采购管理系统操作手册2目录1.系统登陆说明................................................................................................................................31.1客户端系统进入.........................................................................................................................31.11客户端控件安装………………………………………………………………………………………………………………..31.集采操作使用说明........................................................................................................................52.1物资需求申请………………………………………………………………………………………………………………………..52.2需求汇总平衡………………………………………………………………………………………………………………….......62.3请购………………………………………………………………………………………………………………………………………..82.4采购订单……………………………………………………………………………………………………………………………….92.5采购入库………………………………………………………………………………………………………………………………122.6采购发票………………………………………………………………………………………………………………………………142.7应付款单审核………………………………………………………………………………………………………………………182.8主付款单………………………………………………………………………………………………………………………………202.9单据核销..................................................................................................................................242.10凭证生成……………………………………………………………………………………………………………………………263.自采操作使用说明......................................................................................................................263.1物资需求申请………………………………………………………………………………………………………………………263.2需求汇总平衡………………………………………………………………………………………………………………………283.3请购………………………………………………………………………………………………………………………………………293.4采购订单………………………………………………………………………………………………………………………………303.5采购入库………………………………………………………………………………………………………………………………333.6采购发票……………………………………………………………………………………………………………………………..363.7应付款单审核………………………………………………………………………………………………………………………403.8主付款单………………………………………………………………………………………………………………………………423.9单据核销..................................................................................................................................453.10凭证生成…………………………………………………………………………………………………………………………….46采购管理系统操作手册31.系统登陆说明1.1客户端系统进入在运行UFIDA用友软件NC管理软件5.01时，建议使用IE6.0以上版本的浏览器。第一次登陆服务器时系统会自动安装NCClient.exe，IE的相关设置要求：IE的安全设置为自定义级别，启用下载和运行ActiveX。安装完JRE后，用户可以将下载ActiveX安全设置为禁用。如下图1：图11.11客户端控件安装UFIDA用友软件NC管理软件5.02提供基于java技术的客户端应用。运行客户端后系统自动连接服务器。在IE中输入应用服务器地址为：确认安装JAVA控件安装完毕后如下图采购管理系统操作手册4系统登录账套：金川集团NC帐套公司：兰州金川金属材料技术公司（或者直接输入公司编码402）日期：系统默认服务器的当前时间，可修改用户：手工输入，建议使用数字和字母密码：手工输入。连续三次密码输入错误，用户将被锁定，需要系统管理员解锁。确认登录，如下图采购管理系统操作手册51.集采操作使用说明2.1物资需求申请【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：物资需求申请单的填制、修改、送审【操作方法】：A、进入ERP/NC系统,双击【供应链】-【采购管理】-【物资需求申请】B、点击【增加】，维护请购部门、请购人、所需何种物资及其数量等信息。物资需求申请单内主要项目说明：表头：需求类型：集采选择毛需求；计划类型：点击放大镜选择类型。申请日期：请购日期一般默认为系统当前登录日期，可修改；请购人：参照点选相关请购人员，也可自动带入当前操作人所对应的业务员；不能为空；申请部门：点选请购人后，自动带出；不能为空；表体：存货编码：参照点选需请购的物料，后面的存货名称、规格、计量单位自动带出；不能为空；数量：所需物料数量；不能为空；需求公司：默认为当前登录公司，可修改；需求库存组织：对应需求公司选择，不能为空(可以直接输入编号40201)；需求日期：默认为系统当前登录日期，可修改，不能为空；采购岗位：根据实际情况人员岗位可以录入。采购管理系统操作手册6C、请购单内信息维护完毕后，点击【保存】D、单据保存完毕并确认无误后，点击【执行】下的【审核】，提交到上级领导那里进行审批2.2需求汇总平衡【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：物资需求申请单审批结束后，由请购员参照物资需求申请单、修改、送审，相关领导审批后，需求汇总平衡库存即可生效。【操作方法】：A双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确定】。采购管理系统操作手册7【操作描述】：按照上图所示1.、2、3、4注：以上为需求公司操作。【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：需求汇总平衡【操作方法】：双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确定】采购管理系统操作手册8【操作描述】：参见上图1、2、3、4。即可。2.3请购【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：请购单维护【操作方法】A、双击【供应链】-【采购管理】-【请购】-【查询】-【确定】。采购管理系统操作手册9点击【审核】。2.4采购订单【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：参照采购订单生成库存采购入库单，并确认入库数量【操作方法】：A、双击【供应链】-【采购订单】-【订单处理】-【维护订单】-【增加】-【请购单】采购管理系统操作手册10点击【确定】点击【确定】。点击【维护】-【修改】。采购管理系统操作手册11点击【保存】-【审核】采购订单单内主要项目说明：表头：公司：材料公司材料采购。采购组织：可选择相应的供应公司点击放大镜选择。订单日期：请购日期一般默认为系统当前登录日期，可修改；供应商：参照点选相关供应商不能为空；业务类型：自动带出部门；采购员：点击放大镜参照，不能为空；采购部门：点击放大镜参照，不能为空；（或者完成采购员点击回车将会自动弹出）。表体：存货编码：自动带出；数量：自动带出；含税单价：根据采购货物的价格输入，可修改；使用部门：自动带出；采购管理系统操作手册12扣税类别：默认应税外加，可修改，不能为空；到货信息-收货公司为需求公司。采购政策-收票公司为需求公司。备注：以上为供应公司。2.5采购入库【操作岗位】：库房管理员【操作内容】：根据质量检验部门将采购物品入库。【操作方法】：A、双击【供应链】—【库存管理】—【入库业务】—【采购入库】，进入采购入库单维护界面，先选择业务流程B、点击查询，录入查询条件，找到已签字的入库单据采购管理系统操作手册13点击【确定】采购管理系统操作手册14采购入库单内项目说明表头：单据号：可按用户定义编号规则自动生成，用户可修改。单据日期：自动带入系统日期。仓库：录入入库仓库。库存组织：必须录入业务所属库存组织，录入仓库后自动带出。业务流程：指定入库的业务流程。收发类别：指定入库的入库类别。库管员：可录入库管员信息。采购部门、采购员：可录入采购部门和采购员信息。供应商：录入采购的供应商。是否退库：打勾表示此事务为退货事务，便于提供后续的退货统计。表体：存货编码：参照输入存货编码，系统可自动携带名称、规格、型号、主计量单位等信息。辅计量单位：可参照输入该存货已有换算的辅计量单位，对于进行辅计量库存跟踪管理的存货必须输入。系统自动查找换算率显示。自由项：参照输入该存货预定义的自由项及值，进行自由项跟踪。自由项管理存货必须输入。失效日期：用户可输入入库批次的生产日期或失效日期，系统会根据存货保质期自动计算另一项。用于进行效期的管理。实收数量、实收辅数量：录入入库数量或辅数量，系统会根据换算率自动换算。当换算率为固定换算时，修改任意项，系统均计算另一项，公式为：辅数量=主数量*换算率。当换算率为可变换算时，修改其中一项不会引起另一项的修改。单价、金额：录入入库存货的成本单价或金额，系统会根据数量自动换算。公式为：金额=主数量*单价。入库日期：自动按系统日期显示，用户应录入实际入库日期，是系统先进先出的依据。点击【保存】-【签字】。2.6采购发票【操作岗位】：采购结算员、会计岗【操作内容】：根据供应商开来的发票和实际入库数量，维护采购发票的相关信息【操作方法】：采购管理系统操作手册15A、双击【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【维护发票】节点，进入发票维护界面，并且选择业务流程B、点击【增加】下的【库存采购入库单】，进入采购入库单查询界面采购管理系统操作手册16注：查询界面中一定要注意选择，入库日期，最好控制在当日（查询范围最好不要超过一月）点击【确定】点击【单据维护】-【修改】。采购发票单据内项目说明采购管理系统操作手册17表头：发票号：按采购发票的编号规则生成一个默认的单据号，可以修改，采购发票号在公司代码内可不是唯一的。发票日期：是指供应商开出发票的日期，可修改。票到日期：是指系统收到发票的日期，采购日期将以此为准，系统取当前日期。发票类型：是为了报税而设置的内容，如普通、专用等，发票类型是用户定义的，此处参照输入。发票类型对系统后续的处理不产生任何影响。业务类型：材料公司材料采购，系统自动带出。供应商：输入，如