蓝人资字34号-蓝海酒店集团公文管理规定

山东蓝海酒店集团管理制度文件蓝人资字[2006]34号蓝海酒店集团人力资源中心关于印发《蓝海酒店集团公文管理规定》的通知各职能中心、实体：现将集团办公室制定的《蓝海酒店集团公文管理规定》印发给你们，希望你们组织相关人员认真学习，并严格执行。附件：《蓝海酒店集团公文管理规定》二○○六年十二月二十五日主题词：公文管理规定蓝海酒店集团人力资源中心2006年12月25日印发1附件：蓝海酒店集团公文管理规定第一章总则第一条为促进集团公文管理工作程序化、制度化、规范化，确保公文流转通畅，管理严密、有序，根据国家有关规定，结合集团实际情况，特制定《蓝海酒店集团公文管理规定》（以下简称“本规定”）。第二条本规定中所称“公文”，系指集团在经营管理过程中形成的，旨在传达国家以及集团的方针政策，颁布规章制度，实施行政措施和经营管理行为，请示和答复问题，指导、部署和商洽工作，报告情况，交流经验，记载活动的具有行政效力和规范体式的公务文书。第三条集团办公室及各实体办公室为统一办理集团公文的执行部门。各类公文的签收、登记、审核、拟办、批办、催办、立卷、归档工作，均由集团及各实体办公室承办。各办公室应设秘书岗或专人负责各类公文及日常文件的管理工作。第二章公文种类第四条集团公文的种类主要有：（一）决议，适用于经会议讨论通过的重要决策事项。（二）决定，适用于对重要事项、重大行动以及人事调整等重要工作做出安排，奖惩有关机构和人员。（三）通知，适用于批转下属实体的文件，转发上级单位和不相隶属机关、单位的文件，印发规章制度，传达要求下属部门、实2体办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项。（四）通报，适用于表彰先进，批评错误，转达重要精神或情况。（五）通告，“公告”适用于对外宣布重要事项；“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（六）报告，适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。（七）请示，适用于向上级请求指示、批准。（八）批复，适用于上级答复下级请示事项，具有指示性。（九）函，适用于不相隶属机构、单位之间商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和答复审批事项。（十）会议纪要，适用于记录、传达会议精神和议定事项。（十一）规定，适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。第三章公文格式第五条集团公文格式，一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成，特殊情况下，还需要加上秘密等级、保密期限、紧急程度等。（一）秘密公文应由办文部门根据秘密程度分别标为“绝密”、“机密”、“秘密”，并根据有关规定限定保密期限。一般情况下不需要标注密级，如涉及国家秘密，标注“绝密”、“机密”、“秘密”时，还应标明份数序号。涉及集团秘密的标注“商业秘密”。3（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，必要时还可注明公文的送出时间。如需同时标注秘密等级、紧急程度，应先标紧急程度，后标秘密等级。集团现使用OA办公自动化系统日常办公，一般情况下不需要在公文中明确标注紧急程度。需要时，通过OA系统下发公文只需选择“紧急”项即可。进行对外沟通，办理外联业务，需要传送书面公文时，可根据情况需要选择紧急程度。（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称联合行文，主办单位排列在前。（四）发文字号包括单位代字、年份、序号。联合行文，只需标明主办单位的发文字号。第六条集团发文代字一般包括：鲁蓝集字、蓝办字、蓝人资字、蓝×字等，适用范围如下：“鲁蓝集字”，适用于发布机构沿革、人事调整、集团决策、奖惩等集团重大事项，以及向上级领导部门请示、汇报工作等。文种为决定、决议、通报、通告、请示、报告。“蓝办字”，适用于集团发布重要活动通知，文种包括通知等。“蓝人资字”，适用于集团发布规章制度，文种包括规定、办法等。“蓝×字”适合集团各实体发文时使用。集团各实体发文代字由“蓝”后面加各实体代字组成，如蓝海（金港）新悦大饭店的发文代字为“蓝新字”、蓝海汇洲西城宾馆的发文代字为“蓝西字”等。4第七条发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。普发性公文的发文字号于横线之上居中排布；标注“签发人”的公文，发文字号标注于横线之上，居左空一个字位置。一种版头只使用一种发文字号，联合行文时，一般只标注主办单位的发文字号。第八条上报公文应标注“签发人”及签发人姓名。“签发人”及签发人姓名位于横线之上居右空一个字位置。“签发人”后面加冒号，然后标注签发人姓名。第九条公文一般格式（一）公文标题由相关介词“关于”“就”、公文主题、文种三部分内容构成。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明规范的公文种类。除法规、规章名称或转发公文、印发领导讲话等情况加书名号外，标题一般不用标点符号。集团公文一般根据代字不同，在标题中标明“山东蓝海酒店集团”或“山东蓝海酒店集团办公室”等规范化称呼。（二）主送单位指公文的主要受理单位，应当用全称或者规范化的简称、统称。（三）公文附件，应当在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。如公文本身是专门印发或转发某一公文的，则不需注明“附件”。（四）公文除会议纪要外，由主办单位加盖印章。（五）成文日期以负责人签发的日期为准。（六）公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注在成文日期之后。5（七）公文应当根据公文内容标注主题词。主题词由揭示公文内容归属、主题内容的词或词组，以及表现公文形式特点的词或词组构成。每一公文的主题词数量一般不超过5个，不少于2个。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（八）抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。第四章行文规则第十条行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的文件不发，可长可短的文件要短。第十一条按照隶属关系和职权范围行文，不得越级行文。各实体向集团行文，主送机关必须写“集团总部”，不得主送“××部门”或“××领导”个人。各部门、实体向集团领导请示汇报工作，可以主送“集团领导”（意指集团领导班子）。第十二条集团需呈报上级机关的公文，均应以集团公文形式上报。第十三条向上级部门请示问题，应当一文一事，请示事项必须明确。“请示”一般只写一个主送单位，如需同时报其它单位，应当用抄报形式，但不得同时抄送下级机构。“报告”不得夹带请示事项。第十四条各部门、实体均不得以集团名义向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”等。第十五条转发同级机构和不相隶属机构的文件，如果没有新的要求和工作部署，可以办公室的名义转发。6第十六条行文中必须遵循“明来明复、密来密复、函来函复”的原则第十七条各职能中心发文，须草拟文稿，经职能部门总经理审核后，送集团办公室审核，再送集团领导审批。最后，由集团办公室送签发人签发。第五章发文管理第十八条发文管理，系指以本集团名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、用印、登记、分发等程序。第十九条草拟公文的要求（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及其它的有关规定。（二）情况确实，观点明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，必须根据实际需要确定紧急程度，并在文中说明紧急的原因。（五）人名、地名、数字、引文要准确、规范。引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写具体的年、月、日，不能笼统写成“去年”、“上月”等；年份要表述完整，如“2001年”不能写成“01年”等；成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。（六）结构层次序数，第一层为黑体“一、”，第二层为楷体“（一）”，第三层为仿宋体“1.”，第四层为仿宋体“（1）”。7（七）必须使用国家法定的计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当首先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写的形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）草拟、修改、审批和签发书面公文，应一律使用黑色中性笔，书写要工整，易于辨认，不得在文稿装订线外书写。签批文件要签署明确意见，并签上姓名和签批时间。其他审批人圈阅应明确意见、署名、签署时间。（十）公文中的数字，格式须严格统一：除成文时间、部分结构层次序数以及在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十条公文呈报领导签批时，应将行文前因、背景、有关部门意见以及文中提到的事实一并写明。凡重大事项，宜先以“工作请示”报经领导同意后，再草拟公文。第二十一条公文在送集团领导审批前，需经集团办公室审核。审核的重点是：（一）是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当；（二）是否符合党和国家的法律、法规、方针、政策以及有关规定；（三）与当前工作中心及其它公文有无矛盾，与已发公文有无矛盾和重复；（四）解决问题的意见、办法、措施是否可行；（五）涉及其它部门、下属实体或外单位的问题，主办部门是否已与其协商、会签。如果意见不一致，主办部门有否加以说明。8（六）是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用、公文格式的有关规定。（七）文字表达包括标点符号是否正确。（八）密级确定是否合乎规定，发送范围是否恰当，主题词标引是否准确，有关附件和资料是否齐全。第二十二条集团办公室公文审核人员对缺少主要部分、内容杂乱、文字冗长的公文，有权要求主办部门重新修改；对公文文稿作重大改动的，应主动向主办部门说明。第二十三条各级领导以书面形式修改、审批和签发公文时，必须签写姓名和审批时间；必须使用签字笔、钢笔或毛笔，禁止用铅笔或圆珠笔等容易退色、涂改的书写工具；书写要工整易认。第二十四条公文应当由具有相应职权的领导签发。（一）以集团名义制发的公文（鲁蓝集字）由集团总裁审批签发。（二）以集团办公室名义制发的集团公文（蓝办字）须报集团总裁审批后，由集团办公室主任签发。（三）以集团人力资源中心名义制发的集团公文（蓝人资字）须报集团总裁审批后，由集团人力资源中心总经理签发。（四）关于党政工团的公文由集团党委书记签发。（五）集团后勤各职能部门上报的公文由部门总经理（负责人）签发。（六）以各实体名义制发的公文（蓝×字）由各实体总经理签发。9（七）联合行文时，由其它联署单位的有关领导会签后，送主办单位的领导签发。第二十五条除需要特别保密等特殊情况外，拟稿人不得签发自己起草的公文。第二十六条公文的打印、校对（一）集团以及各实体发文，由集团办公室根据有关规定制定打印的标准格式。（二）印发的公文，必须符合公文规定格式，排列整齐，清晰美观，份数准确。（三）公文由主办部门校对，校对要准确无误。一般公文由2人校对，重要公文要校对3次以上。原则上上行文和重要公文由拟稿人亲自校对。校对中发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动第二十七条公文的用印（一）公文盖章必须检查原稿是否经过领导审批，联合发文的文头上是否标明签发人姓名等。（二）公文用印要清晰端正，严防错盖、漏盖。公文用印要上不压正文，下压成文时间，印章用红色。（三）当联合行文需加盖两个以上印章时，应将成文时间拉开，主办单位印章在前，并行排列，印章用红色。第二十八条公文的送发（一）公文传递要准确、及时，并要有严格的登记手续。（二）书面公文打印完成用印后，由集团办公室登记并发出。10（三）因时间紧急或特殊情况，由专人送达或转交的公文，代送人应当签字确认，并由收文单位签署收件单，交代送人送发文单位。代送或转交公文应密封，并在密封信封上加盖印章。第六章收文管理第二十九条收文管理系指收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。第三十条集团办公室收到公文后，首先经秘书人员登记，附加文件传阅单，注明拟办意见后，交集团领导签批处理意见。第三十一条遇有紧急公文，集团领导不在时，可由集团办公室主任口头请示集团领导后，在拟办意见里直接填写处理意见，交相关部门办理。第三十二条相关领导签署意见以后，办公室秘书应及时将公文转交承办部门承办或传阅