企业公文写作

企业公文写作第一部分公文基础知识一、公文的分类共有四类:党的机关公文、行政机关公文、法定公文、企业行政公文。1、党的机关公文1996年5月3日，中共中央办公厅印发《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文分为14类文种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、会议纪要、函。2、行政机关公文2000年8月24日，国务院发布《国家行政机关公文处理办法》，规定政府行政机关的公文分为13类文种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。3、法定公文党政公文合计27类，是国家的法定公文。其中9类彼此相同，即:决定、指示、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。减去相互重复，国家法定公文共有18种，即:决定、指示、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要、决议、意见、公报、条例、规定、命令、议案、通告、公告。4、企业行政公文国家没有规定统一的企业公文文种，但企业的行政公文习惯上参照政府机关的分类。其中最常用的，是请示、报告、通知、函、会议纪要等5种，此外，还有非法定的工作总结。二、公文的行文关系又称行文方向，它决定着公文的格式、语言和写作方式。共分三类:1、上行文又称上报文，是下层组织向上层组织发出的公文，主要包括请示、报告等。如《香洲区政府关于增加镇街文化站编制的请示》。2、平行文是彼此没有隶属关系的平行组织，相互商洽工作、通报情况、邀请参与、回复信息的公文，主要包括通报、函等。如《珠海市企业文化协会关于举办通讯员培训的邀请函》。3、下行文是上层组织向下层组织发出的公文，主要包括指示、批复、通知等。如《珠海市人民政府关于同意成立珠海市对外文化交流协会的批复》。三、公文的行文规则党政公文条例都有专门章节规定公文的行文规则，其中5项必须遵守:1、不能越级行文行文关系必须根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的机关。2、内设机构不能对外行文机关内设机构除办公室等综合部门以外，不得对外正式行文。内设机构需要对外联系业务的，可通过“便函”形式，对外进行商洽、询问、答复。3、不能逆向抄送向上级机关的请示，不得同时抄送下级机关;向下级机关的重要行文，应当同时抄送上级机关。4、只能一文一事一份公文通常只能涉及一个问题，一般只写给一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送给下级机关。第二部分公文的基本结构公文主要由标题、正文、附件等三部分构成。如:实例一、标题结构标题，说明公文事由与文种，结构单纯，常用三种:1、直述式事由，公文文种如:《中国共产党第十七届中央委员会第三次全体会议公报》2、引述式关于，事由，公文文种如:《关于举办通讯员培训的邀请函》《关于尽早拨付第四季度挂村对口扶贫专项扶持款的请示》《关于第七届肮展招商工作进展情况的报告》3、转述式关于，转述事由，公文文种如:《关于转发国务院〈关于做好年终安全生产大检查的通知〉的通知》二、正文结构正文是公文的主体，一般由5个部分组成:1、主送机关即各级受文机关，又叫公文台头。如:市经贸局、各会员单位、各分公司等。位于公文正文的第一行，左顶格。2、行文缘由即发出此项公文的原因、理由或背景形势。通常是公文正文的第一自然段。3、正文内容即公文的核心内容。如请求批复、给予告知、咨询了解、进行答复、要求执行的具体事项。4、结尾即公文的结束语，通常是正文的最后一段或最后一行。如“以上意见当否，请批示”或“请严格执行”等。5、发文单位即公文落款，包括发文单位名称(用印)及成文日期(汉字)。三、附件附件，是公文的补充，或是公文内容的具体化。如:《通讯员培训的具体行程安排及报名回执表》附件独立成篇，或是独立的表格，附在正文之后。附件不止一件时，要标注附件序号。四、公文写作的一般格式公文写作的关键，在于写好正文的内容。根据内容的繁简程度，可以选用六种不同格式:1、篇段合一式全文只有一段，一段就是一篇，一通到底。适用于内容简单的通知和函。2、分段展开式全文分为若干自然段，每段一层意思，段落之间不标序号，不设小标题，递进或平行展开。适用于内容稍微复杂一些的通知、请示、报告等。3、首句引导式全文分为若干自然段，每段归纳出一句能够概括本段全部内容的简炼语言，作为该段落的首句，统帅该段的内容。适用于内容比较复杂的报告，会议纪要等。4、标题分列式全文分为若干部分，每部分分设若干自然段，然后总起来归纳一个小标题，以小标题统帅该部分的内容。适用于内容复杂的工作报告、会议纪要。5、板块陈述式根据内容的不同性质，将全文分为几大板块，板块之间相对独立，各自成章。如“第一部分、第二部分”等。适用于内容特别庞大的报告、工作总结、会议纪要等。第三部分常用公文的写作要领企业常用的行政公文，主要是请示、报告、通知、函、会议纪要等5种。一、请示的写作请示，适用于向上级机关请求指示、请求批准、请求帮助、请求解答，属上行文。请示的作用在于请示工作并要求上级批复。请示的写法比较简单，可按照公文主体的5个部分组成来写。1、被请示机关即主送机关，或上级受文机关。2、请示缘由提出请示的原因和理由。3、请示事项提出请求解答的问题、请求批准或请求帮助的事项，要求上级解答、批准或给予帮助。在提出请求批准的事项时，可视需要提出拟解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可将矛盾上交。4、结尾请示的结束语是必不可少的，应最后强调自己的期待。通常采用“以上意见当(妥)否，请批示”或“以上请示，请批复”等等。5、请示机关落款用印与成文日期。请示的正文主体，即“缘由”和“事项”，多采用“篇段合一”的结构，一通到底。内容层次较多，必须分段落的，可采用“分段展开式”。如:关于某口岸增加商检人员编制的请示国务院:近几年，某口岸周边地区经济发展速度较快，出口贸易平均每年增长27%，今年上半年进出口货物达276万吨。由此，口岸联检机构的现有人员已不能适应业务发展的需要，尤其是口岸所在的某市已被列为某三角洲区域性中心城市，进出口货物将越来越多。为此，请国务院批准在某口岸外贸码头设立海关商检处，增加人员编制15人(现有8人)。以上请示，请批复。某省人民政府(章)某年某月某日撰写请示必须注意:不可和报告混用;不能以决定的口吻说话，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”怎么办;未获上级批复前，不得抄送下级机关;所述情况和理由较复杂时，可用附件详细说明，以简化正文。二、报告的写作报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。属于上行文，一般产生于事后和事情过程中。1、综合报告综合报告又称工作报告，类似于工作总结。如《关于2008年上半年“扫黄打非”工作进展情况的报告》等。正文的基本结构是“总—分—总”。(1)开头，是总述，将需要报告的工作情况进行总体描述，包括工作目标、工作依据、工作思路，主要工作成果。而在工作成果中，突出几个亮点，提炼出相应的观点，烘托出报告的主题。(2)主体，是分述，主要是详写几大亮点。可以分为好几块，将亮点逐一展开，每个亮点拟出一个标题，每个标题提炼一个观点，每个观点都有若干典型事件和数字支撑，形成“以观点取舍材料，以材料说明观点”的结构。(3)结尾，又是总述，总起来，写工作中存在的问题，提出下一步工作的计划与打算。最后可写“请审阅”或“特此报告”、“专此报告”等语作结。2、专题报告专题报告又称情况报告，目的是将情况报告清楚，写法比工作报告要简单。正文的基本结构是“进—进—进”，即纵向推进:情况(事实)，分析，结论(措施)。其中又有三种不同写法:(1)以反映事件为主的专题报告，主要写事件过程、产生该事件的原因、针对该事件所拟采取的措施或处理意见;(2)以总结经验为主的专题报告，主要写典型情况、经验与教训、改进措施;(3)因工作失误向上级写的检查报告，主要写问题的事实、产生问题的主客观原因及造成问题的责任、处理意见及改进措施等。结尾:通常以“请审核”、“请审示”等语作结。3、回复报告回复报告也称答复报告，写法更为单纯。只要把需要答复的内容写清楚就行。正文要根据上级机关的询问或责问，有针对性进行回答，问一答一，讲明情况、原因和处理措施，不做发挥，不发议论。三、函的写作函，适用于不相隶属机关之间的工作文书，主要分为五类:1、商洽函请求协助、商洽解决办理某一问题的函。如:联系参观、请求帮助支援等。2、询问函了解情况，请求回复的函。如《关于查询某同志在你单位是否已参加住房改革的函》。3、答复函答复其它单位询问的函。如《关于同意担当珠海市第二届欢乐购物节主办单位的函》(答复函)。4、邀请函邀请参与的函。如《关于举办通讯员培训班的邀请函》。5、请批函不相隶属单位向具有管辖权的单位请求批准。如企业向工商部门变更营业执照的登记项目、向公安部门申报刻制公章等。函的篇幅都不太长，正文写作也无固定格式，多采用“篇段合一式”或“分段展开式”。正文内容包括:发函事由、询问或答复或协商或邀请或申报的事项、希望达成的结果或给予的答复。其中，答复函在正文开始时，必须把收到对方来函的日期文号或标题交代清楚，然后再作答复。函一般都有结尾，但不同的函结尾不同。商洽函多用“请予支持”、“请予协助”;询问函多用“请复”、“请早日复函”;答复函用“专此函复”;请求批准的函用“请予核准”等。四、通知的写作通知，是使用率最高的公文。主要有4类:1、印发性通知包括批转性、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的制度、法规、规定、通知、会议纪要等公文。如:《关于印发“记者劳动考勤与业务考核管理办法”的通知》《关于转发全省文化体制改革工作会议通知的通知》。2、事项性通知用于上级机关对下级机关就某一具体事项布置工作、交待任务、发布信息，而其重要程度又达不到“命令”或“指示”时，使用事项性通知。如:《关于严格控制公车私用实行节假日公车封存的通知》《关于认真做好2007年度计划生育奖金发放工作的通知》3、会议通知也是事项性通知，但内容更为单纯，只用于上级机关对下级机关发布会议指示。4、任免通知同样属于事项性通知，但更为专业化，只用于上级机关对下级机关发布人事任免事项。通知的写作形式多样、方法灵活，格式比较简单。但一定要写明四个内容:事项的由来(为什么通知你)、事项的具体内容(通知你做什么)、具体要求(通知你怎么做)、事项时效(什么时间做完)。概括说，写清楚“四个什么”。如:关于转发《全国交通运输工作会议纪要》的通知各省、自治区、直辖市人民政府、:现将《全国交通运输工作会议纪要》转发给你们，请参照执行。交通运输事业是国民经济的重要组成部分，对于全面建设小康社会、提高国家的现代化水平具有重要的作用。各级人民政府要按照《纪要》提出的要求，把交通基础设施的建设纳入今后五年的重点工作，认真加强领导，在规划与财力上给予支持，切实把发展交通运输事业的工作做好，并将具体措施于八月底以前上报国务院办公厅。国务院办公厅(章)二00三年五月二十日通知不能滥发。尤其是同级机关及不相隶属的单位之间，不能发通知，只能使用函。五、会议纪要的写作会议纪要，适用于记载、传达会议情况和会议的议定事项。多用于研讨性、协调性、联席性的会议，既不能由主持人说了算，又不能简单地付诸表决，只能通过深入调研、充分协商，相互协调，取得与会各方的一致赞同和承诺，而后议定共同条款，并要求与会单位共同遵守、共同执行。1、会议纪要的分类主要有三类:(1)决议性会议纪要:也称指示性会议纪要，用于公布会议所议定的宏观事项，对相关部门具有一定的指示性和指导性。如:国务院《一九九零年经济特区工作会议纪要》。(2)部署性会议纪要:也称通知性会议纪要，用于部署会议所议定的微观事项或称具体工作项目，通知相关方面按照纪要内容实施。如:珠海市人民政府《2001年第25次常务会议纪要》。(3)情况性会议纪要:记载会议情况，传达会议精神，留作备忘资料。用于决策时机不够成熟、与会各方意见不尽一致，但又必须将会议内容形成大家一致认可的书面备忘资料。如:《关