如何做一份有档次的PPT报告

如何做一份【有檔次的簡報】By：Jason2Huang簡報查檢表前言：【簡報製作】的重要性【簡報製作】檔次分級【簡報製作】的紀律要求【簡報製作】的Process【簡報製作】的常見表達方式【簡報製作】常見的錯誤【簡報製作】完成前自我查檢表彙整【簡報製作】個人成長歷程分享前言：【簡報製作】的重要性好的簡報可以牽著聽眾的鼻子走！不良的簡報會被客戶追著打！內涵+衣著+口才內涵+衣著+口才=一個穿著體面，說話能言善道的江湖郎中好好差內涵+衣著+口才=一個穿著邋遢，說話能言善道的大學教授好好差內涵+衣著+口才=一個穿著體面，但卻講話支吾的大學教授好好差優秀的人才=一個【優秀的人才】的組成要素?內容+排版+表達內容+排版+表達=一份華麗卻空洞的簡報，內容可能錯誤百出好好差內容+排版+表達=一份專業但排版雜亂的簡報，聽眾看得眼花好好差內容+排版+表達=一份專業視覺呈現良好的簡報，但卻無人聽講好好差優秀的簡報=那麼一個【優秀的簡報】組成要素呢?即使講者能言善道，仍然是言之無物講者雖然能言善道，但印象分數已被扣分講者功力太差，將造成講者混沌，聽者昏昏所以，簡報的製作非常重要…一份視覺呈現良好的簡報，能讓人印象深刻！一份數字不正確的簡報，可能毀了公司信譽！一份粗劣的簡報，會讓聽眾對講者失去信心、耐心！一份簡報，會完全暴露製作者的程度！總之，【簡報製作】是一種能力的表現！【簡報製作】有四大致命傷…你，傷的多重？資料錯誤：未加考證，就予以引用不懂亂講：未了解簡報內容，就漫天扯蛋！沒有條理：聽眾聽得非常痛苦…排版不良：毫無審美觀…【簡報製作】檔次分級你的簡報製作水準在哪裡？美感度增強！歸納、優化排版整齊資料正確高階中階低階低級!音效動畫、影片創意圖案文字適當(精簡、歸納、有條理)圖文並茂(示意效果佳)簡報播放效果流程圖示意圖案使用適當排版合理(不擠、不亂、不干涉)配色、對比尚可(不眼花撩亂)內容來源正確前後一致性(含數字、格式等)文對題符合客戶需求【簡報製作】的紀律要求No.紀律要求項目紀律要求內容說明要求程度1符合客戶需求確認內容是客戶想要的MUST2文對題確認標題與內容是符合的MUST3前後一致性確認前後頁面引用的數字、格式一致MUST4內容來源正確確認所有引用資料的來源、數字、版本是對的MUST5配色恰當同一頁面用色不宜過多，原則上不超過五種MUST6對比明顯兩相互鄰近物件，顏色不可太近MUST7排版合理1.版面不過擠、文字不過小、相互物件區隔清楚2.有Topics，且頁面安排依序MUSTMUST8圖案使用適當使用前壓縮圖片檔案大小，適當利用ACDSEEMUST9流程圖示意1.勿從頭到尾全部使用文字，盡量使用流程圖示意2.流程圖要有起、承、轉、關，不能【沒有結局】3.流程圖畫法需依照規定，如判斷式的圖案等MUSTMUSTMUST10文字排版1.精簡：不使用贅字，能一句話表示就不分成兩句2.歸納：要摘錄重點，非全盤論述(20%句80%意)3.條理：忌撰寫文章似地一段到底，要條列式陳述MUSTMUSTMUST11圖文並茂可以用圖表示的，就不要用文字MUST12簡報播放效果需善用簡報播放效果，如順序、強調等MUST【簡報製作】的Process主題確認資料蒐集(Datacollection)資料過濾(Screening)組織、歸納各頁面排版OKtopresent檢查：資料驗證檢查：頁面排版簡報製作的主要流程架構OKNGOKNG主題確認資料蒐集(Datacollection)資料過濾(Screening)組織、歸納重點考量點說明需求確認(客戶想知道的)(1)正面獲得客戶響應(2)側面了解客戶需求資料來源要求(1)來源可信度(2)資料正確一致性(3)資料呈現恰當性(1)重點(2)分類(3)條列(4)順序(5)附件程序(1)適當分配工作，自己力量微薄(2)限時完成(3)建議準備方向(1)資料來自源頭非轉述(2.1)交叉驗證各單位資料(Why*3)(2.2)SFIS或其他來源查證(Why*3)(3.1)不確定原因(3.2)問題有擴大疑慮(3.3)講者不清楚內容(3.4)我方責任造成(3.5)其他客戶資料(1)摘錄重點(2)不重複相同論述(3)不寫文章、段落分明(4)有順序的陳述(5)次級重要、預設解答各頁面排版OKtopresent檢查：資料驗證檢查：頁面排版(1)頁面表達呈現選定(2)文字(3)配色(4)圖案框線(5)空間安排(6)簡報播放效果(7)干涉(8)無用物移除(1.1)流程(1.2)趨勢圖(1.3)圖文並茂(1.4)大餅圖(1.5)純文字(1.6)音效、影片(2.1)文字大小適當、層次分明(2.2)字型(3.1)對比(3.2)相似、相對、互補(3.3)層次(4)立體(5.1)物件距邊界安排(5.2)文字行距、字距安排(6)播放效果增加觀眾注意力(7)文字、線、框邊與圖案的干涉(8)如頁數、格線等重點考量點說明程序OKOKNGNG資料驗證查檢內容資料驗證項目說明資料內容是否正確？(尤其是客戶垂手可得的資料)針對資料來源進行查證：(1)比對SFIS(如生產數量與SFIS紀錄)(2)比對初始檔案(如生管的出貨報告或QA良率報告)(3)對提出資料的單位質疑三個Why資料內容是否有前後一致性？(如前後頁差異或不同單位提供之數字)(1)確認前後頁面引用的數字、格式一致(2)確認不同單位對相同數字的計算基準與版本一致(如出貨量等)資料選用是否恰當？(如可能引起客戶負面印象的Bad良率)對於以下資料，可能不適合呈現給客戶…(1)內容是否有不確定性？(還找不出原因)(2)簡報者自己本身都不清楚的資料(一問就倒)(3)問題是否有擴大性？(生產線卡不下的問題點)(4)明顯Delay的Action？(不要自曝其短、自投羅網)(5)客戶競爭對手的產品相關資料常聽到同仁氣餒的提到：【我歸納能力很差怎麼辦？】事實上，歸納能力是可以訓練的…(1)每當資料完成後，先把自己拉離千頭萬緒的資料中，自問：-這個簡報的主題是什麼？也就是我要告訴聽眾的主題，重點表達出來了嗎？-這個簡報的各項主題，先後順序(前因後果)對嗎？-這個簡報的各項主題，有重複的嗎？可不可以合併在一起？-如果只能用目前資料的一半，來呈現此頁面要表達的意義，該留下哪些呢？(上述動作重複兩次)-我每一句的陳述是否超過兩行？可以只用一行表示嗎？(2)試著【長話短說】(3)試著每周看一本書，然後做成【書摘】【簡報製作】的常見表達方式【簡報製作】的常見表達方式流程圖概念、輪廓折線圖圖文並茂大餅圖趨勢、方向動作、強調分析、原因純文字主題、大綱【簡報製作】常見的錯誤【簡報製作】常見錯誤—配色、對比(原理)色彩的運用會影響簡報設計的品質色彩三要素：色相、明度、飽和度色相(Hue)：根據光波長可用肉眼辨識的顏色種類明度(Value/Lightness)：比較色相亮度的比例尺，明度越高越接近白色飽和度(Chroma/Saturation)：彩度，用於表示色相的純度和強弱性質低明度高明度121410864Black246低明度高明度1【簡報製作】常見錯誤—配色、對比(2)色彩直覺概念：紅色：熱情和灼熱藍色：和平與冰冷顏色的可視性：可清楚分辨的性質，建議可視性最高的組合如下…UNIHANCO.UNIHANCO.UNIHANCO.黑-黃藍綠-黃藍-白色彩的關注性：指顏色受到關注的性質，在明度與飽和度相同的情況下紅色系列的色彩關注性更高！(所以紅色不要亂用！)【簡報製作】常見錯誤—配色、對比(3)當秀才遇到兵…色盲與色弱的人對某些特定顏色有程度上的辨識障礙所以，盡量不要把紅、綠、藍三色當成同一頁面的辨識條件…【簡報製作】常見錯誤—配色、對比(4)有沒有覺得這樣子的配色很常見？廠別機種別簽呈編號品名料號數量需求使用日期請購單keyin日期請購單號采購/分機采購核價需完成日期(3天)實際核價完成日期采購下單需完成日期(3天)采購實際下單日期PO單號五廠機器人CXB61-7A06測試治具FORCAMERABOA20-LT0101183911月20日10月24日CQR-7AA713耿丹丹/65352CUO-820015五廠機器人cxb61-7b05機器人測試製具(Board-Total)20-LT01015731712月10日11月28日CQR-7B6396賈穎穎#549112月1日12月7日12月4日1月4日CUO-820011五廠機器人cxb61-7b05機器人測試製具(Board-WiFi)20-LT0101574512月10日11月28日CQR-7B6396賈穎穎#549112月1日12月7日12月4日1月4日CUO-820011五廠ARRISCXB61-8101測試治具20-LT010141231月31日1月9日CQR-811332賈穎穎#54911月12日1月16日1月19日1月16日CUO-810007五廠數位相框CXB61-8102DPF燒機車20-TT350030522月15日1月9日CQR-811335劉茂華#53551月12日1月16日1月19日1月16日CUO-810008五廠ARRISCXB61-8105TM602G/HPOWER治具20-LT0101119202月28日1月24日CQR-81E392王雪珍#78311月29日1月29日2月1日1月30日CPO-817097五廠ARRISCXB61-8105TM602A/BPOWER治具20-LT010111682月28日1月24日CQR-81E392王雪珍#78311月29日1月29日2月1日1月30日CPO-817097【簡報製作】常見錯誤—配色、對比(5)配色修正：適當強調即可，過多顏色讓人感到眼花撩亂廠別機種別簽呈編號品名料號數量需求使用日期請購單keyin日期請購單號采購/分機采購核價需完成日期(3天)實際核價完成日期采購下單需完成日期(3天)采購實際下單日期PO單號五廠機器人CXB61-7A06測試治具FORCAMERABOA20-LT0101183911月20日10月24日CQR-7AA713耿丹丹/65352CUO-820015五廠機器人cxb61-7b05機器人測試製具(Board-Total)20-LT01015731712月10日11月28日CQR-7B6396賈穎穎#549112月1日12月7日12月4日1月4日CUO-820011五廠機器人cxb61-7b05機器人測試製具(Board-WiFi)20-LT0101574512月10日11月28日CQR-7B6396賈穎穎#549112月1日12月7日12月4日1月4日CUO-820011五廠ARRISCXB61-8101測試治具20-LT010141231月31日1月9日CQR-811332賈穎穎#54911月12日1月16日1月19日1月16日CUO-810007五廠數位相框CXB61-8102DPF燒機車20-TT350030522月15日1月9日CQR-811335劉茂華#53551月12日1月16日1月19日1月16日CUO-810008五廠ARRISCXB61-8105TM602G/HPOWER治具20-LT0101119202月28日1月24日CQR-81E392王雪珍#78311月29日1月29日2月1日1月30日CPO-817097五廠ARRISCXB61-8105TM602A/BPOWER治具20-LT010111682月28日1月24日CQR-81E392王雪珍#78311月29日1月29日2月1日1月30日CPO-817097【簡報製作】常見錯誤—圖表排版常見問題：1.圖表中區線與文字干涉2.圖表中區線與文字顏色混亂，無法區分3.坐標軸最大最小值不合理4.坐標軸名稱顯示不清5.太多曲線在同一圖表你能看出以下簡報製作的缺失嗎?QualityReviewReport:TemplateConsistencyinManufacturingProcessControl–PeriodicallyRevi