档案分类和文书档案编号管理规则

1.目的与范围1.1.本标准规定了档案的分类原则、类目设置与分类编号、案卷排架、归档范围的基本要求。1.2.本标准规范了公司档案的管理，明确公司各类档案的归口管理部门。1.3.本标准适用于公司档案的管理。2.引用标准——《中华人民共和国档案法》——《山东省档案条例》——G/WLAI0112—2011《档案分类和文书档案编号管理》——DA/T1—2000档案工作基本术语3.定义3.1.档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。3.2.档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。3.3.文书档案是指反映党务、行政管理、生产经营等活动的档案。3.4.科学技术档案是指反映科学技术研究、生产技术、基本建设等应当归档保存的各种材料。3.5.电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。3.6.员工档案是指在招用、调配、培养、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。3.7.会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。3.8.基建、设备档案基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建设投产（使用）的全过程中形成的全部应当保存的文件材料；设备档案是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件材料。4.职责4.1.人事行政部是文书档案的归口管理部门，同时对综合档案室的管理符合国家规定要求负责；4.2.财务部是会计档案的归口管理部门；人事行政部是员工档案的归口管理部门；生产制造部是公司设备档案的归口管理部门；技术部是科技（产品、生产技术）档案、基建档案的归口管理部门；4.3.在生产经营中形成的档案，考虑到档案的利用，应安排专人参照公司档案管理相关规定进行组卷和管理，每年将档案目录移交总公司办公室综合档案室进行永久保存。4.4.各归口部门负责组织、协调各类档案的管理工作；并对相应档案的收集、鉴定、整理、立卷、销毁、利用等工作进行有效管理负责。5.类目设置与分类编号5.1一级类目的设置与编号一级类目是由公司档案归口管理部门按档案内容进行设置，共设置十个一级类目：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、基本建设类、设备类、会计档案类、人事档案类、声像实物档案类。编号详见下表：一级类目编号一级类目名称0党群工作类1行政管理类2经营管理类3生产技术管理类4产品类5基本建设类6设备类7会计档案类8人事档案类9声像实物档案类5.2二级类目的设置与编号二级类目的设置与编号由各档案归口管理部门按其档案的形成规律及内容自行进行规定。一级类目编号为4-8的即产品类、基本建设类、设备类、会计档案类和人事档案类的二级类目设置与编号，由各类档案归口管理部门负责按本专业的类别和分类确定。5.3公司档案的编号办法5.3.1类目编号采用隶属编号法，每一类目之间加间隔号“•”目录号与分类号，分类号与案卷号之间用“—”隔开。档案编号形式如下图所示：5.3.2综合管理性档案档号的编制示例：4·X2010·——1案卷顺序号产品型号大类（产品档案）5.3.3科技档案档号的编制示例：4·X2010·——1案卷顺序号产品型号大类（产品档案）5.3.4科研档案档号的编制示例：4·01·02——6案卷顺序号科研课题专业大类（科研档案）5.3.5基本建设档案档号的编制示例：5·02·02——25案卷顺序号工程项目用途大类（基建档案）5.3.6设备仪器档案档号的编制示例：6·02·03——18案卷顺序号设备仪器种类大类（设备仪器档案）5.3.7会计档案档号的编制示例：701·01·2010——20案卷顺序号年度号三级类目（凭证）二级类目（凭证）大类（会计档案）5.3.8员工档案档号的编制示例：2008000000——221案卷顺序号员工编号6.档案的保管期限档案的保管期限按重要程度分为三类：短期（10年）、长期（30年）、永久（30年以上）。7.案卷排架的基本要求7.1.党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类档案案卷，采用按大类、年度排架的方法，即：大类—年度—属类—问题—案卷。不区别案卷的保管期限特征，同一属类内应按照永久、长期和短期顺序排列。7.2.产品、基本建设、设备四大类档案案卷，按大类并依照大类内分类结果排架。7.3.会计档案案卷按大类—属类—年度—案卷排架，不区别保管期限。7.4.人事档案案卷按员工编号排架。7.5.声像实物档案案卷可根据其保管要求不同，按大类—属类—年度—案卷排架等。7.6.各大类档案案卷均由左到右、从上到下进行排架。8.附录WLAISD0109.01《文书档案分类编号表》WLAISD0109.02《党群工作文件档案归档范围及保管期限》WLAISD0109.03《行政管理文件档案归档范围及保管期限》WLAISD0109.04《经营管理文件档案归档范围及保管期限》WLAISD0109.05《生产技术管理文件档案归档范围及保管期限》WLAISD0109.06《声像实物档案类归档范围及保管期限》本标准由人事行政部归口并负责解释。本标准由人事行政部负责起草。本标准主要起草人：文书档案分类编号表一级类目二级类目基本范围类号名称类号名称0党群工作类1党务工作党代会、党委会、民主生活会，各种专题会议，党的综合性工作，党务工作计划、总结、评先活动材料2组织工作党员工作，组织工作，干部任免，党员干部考核、机构设置、决定、决议、党员教育，班子建设，党干部奖惩，年度统计3宣传工作宣传工作，政治理论教育，精神文明建设、企业刊物4统战工作民主党派、港澳台、华侨、民族事务和宗教工作5纪检监察工作经检、监察工作，信访工作，党员处分6工会工作职代会、工会会员代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活动等7共青团工作团代会、团委会、组织建设，政治思想教育，团员管理，团费管理，青少年管理，统计年报8民间团体工作各专业学会、协会工作，各群众团体活动1行政管理类1行政事务办公会记录与纪要，公司计划、总结，机构设置，启用印信，管理制度和办法，各种专题会议，综合性行政事务工作、大事记2安全保卫社会治安，武装保卫，枪支弹药管理，民兵，征兵工作，消防，交通管理，刑事案件审理，人防工作3审计工作违纪案件审计，各专项审计工作活动4人事劳资管理干部、工人管理，人事劳资管理，干部、工人招聘；考察，调配、考核、奖惩，职称评聘，劳动工资计划和统计报表，出国人员请示报告、批复、离退休职工统计报表5教育工作员工教育工作计划、总结，制度、请示、批复，员工培训材料6外事工作出访、来访、考察、讲学等涉外活动，同外商签订的协议7一级类目二级类目基本范围类号名称类号名称2经营管理类1经营决策企业发展规划、改革方案，重大经营决策，董事会、监事会、股东会的会议记录、会议决议、声明，股票、红利方面材料2计划统计公司的年（季）度计划，科研、经营、生产计划，计划管理工作，综合性统计报表及统计分析工作3生产经营生产经营计划、总结，经济指标完成情况4财务管理资金管理，价格管理，会计管理，资金分配，固定资产新增、报废、调拨等5资产管理房地产权属、变更，投资，内部承包章程、合同、协议6物资管理物资采购，仓库管理，废旧物资回收，合同、协议、报表7产品销售销售计划、总结，各项专题会记录、纪要，合同、协议，市场分析，用户调查，广告宣传，售后服务工作等8信用管理企业标识，商标标识，企业达标材料，企业形象宣传，专利、信誉方面证书。3技术管理类1生产调度生产管理，现场综合管理，在制品管理，物流、BPD业务实施计划及完成情况。2质量管理全面质量管理，产品质量分析、攻关、检测、创优，QC活动成果，质量信息反馈3能源管理能源管理，节能工作，能源消耗4安全环保管理安全管理，环境保护，劳动保护、竞赛活动、统计报表5科技管理新产品试制、技术改造、开发、引进，科技成果，技术革新，合理化建议，科学研究管理、商标管理6环境保护环保计划、总结，监测、分析，防污措施，统计报表7标准化工作行业管理，标准化管理，各类管理标准8档案和信息管理档案工作，电子计算机管理系统，信息（情报）工作，图书资料工作，出版工作8一级类目二级类目基本范围类号名称类号名称9声像实物档案类1锦旗公司各类锦旗2奖状公司各类奖状3荣誉证书公司各类荣誉证书4奖杯公司各类奖杯5牌匾公司各类牌匾6光盘公司各类光盘7其他备注：1、以上为文书档案的分类编号。2、一级类目编号为4-8的分类（即产品类、基本建设类、设备类、会计档案类和人事档案类）的二级类目设置与编号，分别由各档案归口管理部门负责按照本专业的类别和分类确定。9WLAISD0109.02党群工作文件档案归档范围及保管期限序号归档范围保管期限1党务工作1.1本企业党委（总支、支部）工作计划、总结永久1.1.1工作规划、总结永久1.1.2年度工作计划、总结长期1.2本企业党委（总支、支部）决定、决议、办法、通知、通报等永久1.3本企业党委（总支、支部）会及召开的工作会议、民主生活会会议记录、纪要永久1.4本企业党员(代表）大会文件材料长期1.4.1报告、决议、决定、通报永久1.4.2发言、简报等短期1.5本企业党委（总支、支部）调查研究材料、专题总结报告等1.5.1重要的永久1.5.2一般的短期1.6党委（总支、支部）评先创优文件材料长期1.7党委（总支、支部）综合性文件材料1.7.1重要的长期1.7.2一般的短期1.8本企业党务工作大事记永久1.9上级机关关于党务工作的文件材料长期1.9.1针对本企业重大问题的批示文件及材料永久1.9.2针对本企业一般性、普发性的文件短期1.10对下属单位关于党务工作请示的批复长期2组织工作2.1对党员、党员干部考察、考核、任免、政审决议、决定等永久102.2党员入党、转正、延期、退党、取消预备资格的决议、决定及党员名册永久2.3本企业党委（总支、支部）组织工作的规章制度长期2.4本企业党群机构设置、调整、人员编制等方面决议、决定及通知长期2.5党费收支与党组织关系介绍信及存根长期2.6本企业党员学习教育与整党工作中形成的文件材料长期2.7本企业老干部工作中形成的文件材料长期2.8党组织情况方面的统计报表、名册永久2.9公司组织关系介绍信长期3.0干部调动介绍信存根长期3宣传工作3.1本企业宣传工作报告、会议记录、调研材料等长期3.2本单位编辑的简报、出版物样本与定稿永久3.3反映本企业活动的报刊、广播稿长期3.4本企业精神文明建设方面的文件材料短期3.4.1重要的长期3.4.2一般的短期4统战工作4.1民主党派、港澳台、华侨、民族事务和宗教工作5纪检与监察工作5.1纪检与监察工作规定、决定、通报、通知、统计报表、会议记录与纪要、请示报告及上级批复永久5.2违纪案件调查处理材料永久5.2.1重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久5.2.2一般案件调查处理材料长期6工会工作116.1本企业工会工作计划、总结、会议记录、统计报表长期6.2本企业职工代表大会、厂务公开文件资料及有关会议文件永久、长期6.2.1重要的永久6.2.2一般的短期6.3本企业工作制发的规章制度、决定、通知长期6.4本企业民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利方面的文件材料长期6.5本企业女工工作、文体活动等方面的文件材料短期6.6本企业工会会费与财务管理材料长期7共青团工作7.1本企业共青团工作计划、总结长期7.2本企业共青团组织情况方面的统计报表永久7.3本企业团代会、团委（党委、扩大）会会议文件材料7.3.1重要的永久7.3.2一般的短期7.4本企业团员及团组织管理方面的决定、通知、批复长期7.5本企业团费收据与团组织关系介绍信及存根长期8民间团体工作8.1专业学会、协会8.1.1重要活动的文件材料长期8.1.2一般活动的文件材料短期8.2民间组织8.2.1重要活动的文件材料长期8.2.2一般活动的文件材料短