access数据库第2章 数据库及表的基本操作

1第2章数据库及表的基本操作2本章主要内容Access概述数据库的创建创建数据表表的基本操作表中数据的操作建立索引和表间关系32.1Access概述Access的启动及退出Access的窗口组成Access的特点Access的系统结构4Access的启动及退出1.启动Access：「开始」「所有程序」MicrosoftOffice2.退出Access(方法略)5Access的窗口组成6Access的特点与Windows完全一致的界面风格，使用面向对象的概念，易学易用Office组件之一，使用与Word、Excel、PowerPoint等应用程序统一的操作界面能够处理多种数据类型，可以对FoxPro和Excel等格式的数据进行访问增强了Web的集成，增强了与XML之间的转换能力，可以更方便地共享跨越平台和不同用户级别的数据，还可以作为企业级后端数据库的前台客户端7Access的特点(cont.)支持ODBC标准的SQL数据库的数据采用OLE技术，能够方便创建和编辑多媒体数据库设计过程自动化，大大提高工作效率内置大量函数，提供许多宏操作可以将数据库应用程序的建立移进用户环境，从而淡化最终用户和应用程序开发者之间的关系8Access的系统结构Access使用以下七种对象来管理信息1.表(Table)2.查询(Query)3.窗体(Form)4.报表(Report5.数据访问页(Page)6.宏(Macro)7.模块(Module)除数据访问页对象外，其他对象都存放在同一个数据库文件(.mdb文件)中9数据库下的七种对象101.表数据库的核心与基础，是数据库中其它对象的数据来源112.查询数据库中用来检索数据的对象，用于从一个或多个表中找出用户需要的记录或统计结果数据来源是表或其它查询查询出“学生”表中“性别”为“男”的记录123.窗体用户和Access应用程序之间的主要接口。用户可以通过窗体方便而直观地查看、输入或更改表中的数据数据来源是表或查询134.报表用于数据的打印输出，可以按用户要求的格式和内容打印数据库中的各种信息数据来源是表或查询145.页(数据访问页)一个独立的.htm文件，用于在浏览器中查看和处理Access数据库中数据，以支持数据库应用系统的Web访问方式156.宏一个或多个操作的集合，每个操作执行特定的功能167.模块将VBA声明和过程作为一个单元进行保存，由声明和过程组成的模块可能含有一个或多个过程，其中每个过程都是一个函数过程或者子程序模块可以与窗体、报表等对象结合使用，完成宏无法实现的复杂功能，开发高性能、高质量的数据库应用系统17数据库对象之间的关系表查询报表窗体宏模块来源来源来源来源来源强化功能来源强化功能强化功能182.2数据库的创建创建空数据库使用模板创建数据库使用向导创建数据库数据库的基本操作19数据库的基本操作打开数据库关闭数据库压缩数据库备份/恢复数据库修复数据库数据库的版本转换借助菜单「工具」「数据库实用工具」「转换数据库」命令完成转换过程使用数据库时，增加或删除记录的操作会使数据库文件被分成很多碎片，使数据库在磁盘上占用的空间比其所需空间大很多，同时响应时间变长数据库压缩可以整理和安排数据库在磁盘中的保存位置，实现高效存储借助菜单「工具」「数据库实用工具」「压缩和修复数据库」命令完成压缩过程突然停电/异常关机会造成某些数据的破坏，需要对数据库进行修复执行菜单「工具」「数据库实用工具」「压缩和修复数据库」命令完成修复过程202.3创建数据表创建数据表使用向导创建表通过输入数据创建表使用设计器创建表通过导入数据创建表通过链接数据创建表212.3.4输入和修改表记录针对表记录的操作通常在数据表视图中完成不同类型的字段输入数据的方法有所不同22OLE对象类型“学生”表的“照片”字段为OLE对象类型BMP格式的图像文件，在数据表视图下显示“位图图像”字样双击可打开该图像文件23链接和嵌入的区别嵌入：在OLE对象的应用程序中插入OLE对象的副本，源对象和副本各自单独存储链接：在OLE对象的应用程序中存储指向源对象的指针，使用时根据指针来找到源对象24表记录的编辑记录选定器和字段选定器常见的状态符号：定位记录添加记录(在表的最末端添加)执行菜单「插入」「新记录」命令修改记录删除记录执行菜单「编辑」「删除记录」命令按Delete键252.4表的基本操作表的外观定制表的复制、删除和重命名26表的外观定制在数据表视图下，选择「格式」菜单下的命令作相应设置改变数据表文本的字体及颜色改变数据表格式调整行高和列宽隐藏/取消隐藏列冻结和解冻列移动列1：选定要移动的一列或多列后，释放鼠标2：再按住鼠标左键拖至合适位置！不要选定列后直接拖动，要分两步完成27表的复制、删除和重命名1.数据表的复制右击表对象「复制」，右击窗口空白处「粘贴」数据表可复制到另一数据库中要求被追加的表确实存在，且结构与复制过来的表结构相同28表的复制、删除和重命名2.删除数据表常用方法：选定数据表按Del键如果待删表与其他表建立了表间关系，系统将提示用户先删除表间关系3.数据表的重命名常用方法：右击表对象「重命名」改名不影响已建立的表间关系292.5表中数据的操作数据的查找与替换记录排序记录筛选30数据的查找与替换教材【例2.6】在“教师”表中查找电信系的教师信息教材【例2.7】将“教师”表的“所属系”字段值为“电信”的数据替换为“电子信息”!!注意空值的查找方法!!注意通配符的使用(P58)31记录排序1.一个或多个相邻字段按同样方式排序选择要排序的一个或多个相邻字段所在的列通过工具栏或菜单执行排序操作多个相邻字段按照相同方式排序，并从左至右确定排序字段的主次2.多个字段(相邻或不相邻)按不同方式排序3.取消排序菜单「记录」「取消筛选/排序」命令32记录筛选按选定字段值或部分字段值来筛选表中记录五种筛选方式:不需要浏览表中记录，直接在列表中选择所需要的值作筛选筛选出不包含某些特定值的记录同时完成复杂筛选和排序操作在“筛选目标”框中直接输入筛选数据或筛选条件33使用“筛选目标”筛选注意：光标定位于“基本工资”字段列,再右击鼠标筛选条件不能写成:“基本工资=1500and基本工资=3000”342.6建立索引和表间关系索引的作用:可加快查询速度，同时可实现数据的有序输出和分组操作只有建立了索引，才可创建合理的表间关系索引的类型:按索引功能分类主索引唯一索引普通索引按索引字段数分类单字段索引多字段索引(注意多字段索引的输出排序方式)35创建单字段索引无：不建立索引有（有重复）：建立索引，且索引字段值允许重复有（无重复）：建立索引，且索引字段值不允许重复默认为升序方式36多字段索引37单击行选定器选定字段，在工具栏中单击“主键”按钮创建索引表的设计视图索引窗口说明不创建索引字段的“索引”属性选“无”不为字段填写索引行默认值，记录按原始顺序排列创建普通索引字段的“索引”属性选“有（有重复）”为字段填写索引行，且唯一索引选“否”创建唯一索引字段的“索引”属性选“有（无重复）”为字段填写索引行，且唯一索引选“是”创建主索引为字段填写索引行，且主索引选“是”索引窗口中“唯一索引”自动为“是”，“忽略Nulls”自动为“否”设计视图和索引窗口创建索引的对照表38说明：如果有多个索引，可将其中的一个设置为主索引(必须是唯一索引)，记录将按主索引的升序或降序显示如果指定了主键，系统将自动为其建立一个无重复值的索引，且该索引一定是主索引索引在保存表时创建，并且在更改或添加记录时能够自动更新(需要重新打开数据表才能显示索引效果)不能对“备注”、“超链接”或“OLE对象”等数据类型的字段创建索引39删除索引两种方法删除索引：在索引窗口，选定一行或多行，然后按Delete键在设计视图中，在字段的“索引”属性组合框中选定“无”40建立表间关系表间关系一对一(1:1)一对多(1:N)多对多(M:N)建立关系的前提条件同一数据库中的多个表之间要建立关系，必须以相关字段建立索引。该字段在一个表中通常是主键或主索引，同时作为外部关键字（或称外键）存在于相关的表中，这两个表的索引字段的字段值必须相等41主表必须设置主键或者有唯一索引，才能进行“参照完成性”设置如果待建关系的两个表未设置主键，则两个表的关系只能是“未定”如果两个表在建立关系前已有记录，则一旦子表的联接字段出现了主表中没有的值，Access将拒绝建立表间关系建立表间关系4243“编辑关系”窗口选项说明实施参照完整性+级联更新相关字段：更改主表中主关键字段的值时，自动更新相关表中对应字段的值实施参照完整性+级联删除相关记录：删除主表中的记录时，自动删除相关表中的相关信息实施参照完整性：只要相关表中有相关记录，主表中的主键值就不能更新，且主表中的相关记录不能被删除44表间关系45查看建立关系后的表展开相关表未展开相关表4647通过输入数据创建表的一般过程打开数据表视图在设计视图中为字段重命名输入表中数据保存表定义主键更改数据表视图中默认字段名称：“字段1”、“字段2”等在空白的数据表视图中输入数据弹出是否定义主键对话框，可以选择“否”，主键留待以后定义48设计器中创建表的一般过程启动设计视图定义表中字段设置字段属性定义主键修改表结构保存表文件定义表的字段名称、字段类型和字段说明在设计视图的下方“字段属性”栏中设置字段属性，如字段大小、标题、默认值等包括删除字段，增加字段，删除主键等49字段的命名规则字段名称可以长达64个字符，一个汉字计为一个字符字段名称可以包含汉字、字母、数字、空格和特殊字符，但不能以空格开头，也不能包含句点(.)、感叹号(!)、撇号(`)、方括号([和])和控制字符(ASCII码值为0-31的字符)同一表中的字段名称不能相同，也不要与Access内置函数或者属性名称(例如Name属性)相冲突50字段类型文本备注数字日期/时间货币自动编号是/否OLE对象超链接查阅向导存储文本、数字或文本和数字的组合，文本类型的数字(如电话号码)不能用于计算。最多为255个字符，默认字符个数为50如团员否、婚否等。只有两个取值：“是”或“否”、“真”或“假”、“开”或“关”指在其他应用程序中创建的、可链接或嵌入到Access数据库中的对象保存超链接地址，可以是某个文件的路径或URL，如电子邮件、网页等用来创建一个“查阅”字段，允许用户使用列表框或组合框从另一个表或值列表中选择值存储较长文本或文本和数字的组合，最多为65535个字符由系统自动生成其值，用户不能更改这些值51主键定义主键(主关键字，PrimaryKey)：唯一标识表中每条记录的一个或多个字段作用添加新记录时，自动检查新记录的主键值，不允许该值与其他记录的主键值重复自动按主键值的顺序显示和存取表中记录。如果没有定义主键，则按输入记录的顺序显示和存取表中记录主键用来将表与其他表中的外键相关联52主键的特点一张表中只能有一个主键(主键不是必需的，但应尽量定义主键)主键的值不能重复，也不可为空(Null)53定义主键单字段主键选择字段，单击工具栏上的「主键」按钮多字段主键按住Ctrl键，再依次单击、选择要设置为主键的多个字段，单击工具栏上的「主键」按钮542.3.5字段的属性设置字段的属性选项用于设置其工作方式和显示形式常规属性：用于对已指定数据类型的字段作进一步的说明，如字段大小、格式、输入掩码、标题、默认值、有效性规则与有效性文本、必填字段、允许空字符串等查阅属性：用于改变数据输入的方式，如将字段的显示由文本框改为列表框或组合框55属性设置窗口56字段的属性设置字段大小格式文本和备注数据(P49)数字