英文电子邮件的写作特点和格式

英文电子邮件的写作特点和格式一、主题主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：SuppliertrainingNO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）主题框的内容切忌含糊不清。NO：像Newsaboutthemeeting这样的表达，YES：应改为Tomorrow'smeetingcanceled。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：NewE-mailAddressNotification；DetailedcalculationNO：detailedcalculation视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday!二、称呼1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如DearMr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：Jimmy,IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.Best,David3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.YES:Messrs.Smith,Wyatt,andFury。女人呢?YES：用Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子:Mses.Farb,Lionel,andGray。男女一齐呢?弄清楚称呼就行.例如:Dr.andMrs.HaroldWright；Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright；Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperationsNO：KenGreen／VicePresidentofUnicomChinaYES：KenGreen／VicePresident,UnicomChina7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:YES：MichaelJ.Smith,Jr.／MichaelJ.SmithSr.8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：DearCommitteeMember:DearMeetingPlanner:DearColleagues:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:DearSirorMadam:DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:如果是全公司：YES：GentlemenorLadies:LadiesorGentlemen:9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:YES：DearMr.Jones:(非常正规)DearJoan:DearJim,Jim,(非正规)三、拼写1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然OutlookExpress等软件的'拼写检查'功能可以助你一臂之力。2、外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差.3、标点要准确NO：Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.YES：Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.4、大小写要注意非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。NO：MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。四、结尾部分A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:1、VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)Respectfullyyours,Yoursrespectfully,2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,3、LessFormal不太正规的(例如客户)Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用:Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果单纯说你自己,可以用:Ifoundthebrochureveryinformative.有时可以一起用啦...:Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.(好像欠你一样)Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.(这就友善多了)Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你来判断我呀~~)Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.(客气一点,人家受落)总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.B、信尾客套话（Complimentaryclose）通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerelyyours'或'Bestregards'。C、签名：不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者BillGates啦.五、其它注意事项：A、文法1、切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.应改为：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(We我们是主语,不是report。)2、句子不要凌碎例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起。3、结构对称，令人容易理解。例子:Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.应改为：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.5、动词主词要呼应。想想这两个分别：1）Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2）Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.6、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。7、选词正确像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:127NinthAvenue,North127E.15Street5ParkAvenueOneWingrenPlaza556-91StreetB、文体1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句(15-20字吧)，技术性的字,就更加要简单易明.2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.例如:（1）.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.（2）.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.两者强调的事情就有分别了.3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.4、意思转接词要留神.例如:but(相反),therefore(结论),also(增添),forexample(阐明).分不清furthermore和moreover就不要用啦.5、句子开头不要含糊不清的主词。例子:Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀?开头少用this,that,it,they,或which.6、修饰词的位置要小心,例如:Hecouldonlyr