订单管理流程

惠州***有限公司订单管理流程文件编号版本生效日期页次A\O第1页共4页编制人评审员审批人NO变更日期变更内容版本编制/修改人确认人批准人0公司机密不准翻印编号订单管理流程页次第2页共4页生效日期版次1、目的：为确保公司产品销售、发运、安装井然有序，准确及时，职责分明，往来清楚，特制定本工作流程及相关规定；2、适用范围：本办法适用于惠州酷彩广告公司产品广告配送、安装作业中订单接受与处理全过程；3、职责：3.1市场部全责订单处理业务与订单处理流程的改善与提升，包括订单接收、订单确认、订单信息内部转达、客户回执、订单修改、订单跟踪、订单结束再次确认。3.2市场部负责签约客户资料移交到设计部和总经办，便与设计部和总经办的订单信息确认；协同设计部的客户信息、价格、产品要求、客户沟通相关确认。3.3总经办负责审核客户订单款项是否及时到账，到账数是否同订单应收款项一致，涉及安装完毕后结算的，先确认后结算。3.4总经办按照订单交期、产品要求及时回执设计部计划生产，并保证质量完成订单生产。3.5工程部负责按照订单交期、相关要求及时发货、补货。3.6总经办主管负责订单下单前批准审核，协调各部门衔接。4、术语/定义无5、程序5.1接收订单接收订单的方式，客户订单格式统一按照附件一《客户产品订货单》表格；5.2订单确认5.2.1确认所需货品、数量、交期、样图/设计图、规格、特殊要求、价格等；5.2.2通过总经办确认应收货款是否到帐；5.3建立客户档案5.3.1客户名称、编号、等级，开发负责此客户的人员资料；5.3.2客户信用额度，客户销售付款及折扣率条件；5.3.3客户的安装、配送区域，客户的收货地址；客户配送路径的顺序，客户点卸货特点；5.3.4延迟订单处理方式；5.4订单查询与订单分配；5.5依订单排定出货时间/顺序，订单信息经过主管审核后将订单信息转至总经办审核应收款项，再转编号订单管理流程页次第3页共4页生效日期版次至工程部。5.6若公司产品不能立即满足客户需求时，客户又不接受替代品，则按客户的要求与公司规定有如下几种方法处理;5.6.1重新调拨（若客户不允许过期交货，公司不愿失去订单时，则有必要重新调拨分配订单；）5.6.2补送（若客户允许不足部份可以等有货时再过期交货时，公司政策也允许，则采用补送处理；若客户允许不足订单额的部份或整张订单留待下一次订货时配送的，也采用补送处理；）5.6.3延迟交货（延迟交货分两种，一种有时限延迟交货，客户允许在一段时间内过期交货，且希望所有订单一起送达，一种无限延迟交货，客户允许不论延迟多久交货，希户所有订单一起送达，则等所有订货到后再一起配送；对延迟订单需要有记录存档与看板；）5.6.4取消订单（若客户希望所有订单一起到达，且不允许延期交货，公司也无法再重新调拨，则取消订单；）5.7订单经市场部、设计部和总经办审核后转至工程部。各部在接到订单后，应及时明了订单内容，如对订单存有质疑，必须在1小时之内反馈到市场部。市场部应对提出的问题及时澄清，做出解答，对引起误解的部分予以文字补充说明。5.8销售订单一旦确定下发，必须严格执行。对执行过程中出现的新问题造成不能满足订单要求或不能按时完成订单时，应在第一时间（即0.5小时内）反馈至市场部协调解决。5.8工程部订单资料输出需要打印出的资料包括：出货单（或货单条码）、缺货资料，以及客户的每批次发货单和系统帐目备案，及时跟踪发货进度；详情见《发货单》表格。5.9订单处理过程中备案相关订单资料归档，以便查询；5.10完毕结束后，市场部应该跟客户最后验收产品并处理货款。5.11关于客户开发首次寄样品处理流程，除免除总经办审核程序之外，其他没有任何变更。6.流程图编号订单管理流程页次第4页共4页生效日期版次信息确认接受/确认/回执订单资料移交订单下达订单下达发货/补货订单反馈/回执收款确认订单审核客户下单市场部/设计部订单受理/建立客户档案设计部订单调拨/制单设计部责任人：设计部物料查寻工程部责任人：市场部责任人：总经办责任人：安装发货（通知客户安装验收/确认无误）