个人计划与时间管理

个人计划与时间管理明日复明日，明日何其多！日日待明日，万世成蹉跎。世人皆被明日累，明日无穷老将至。晨昏滚滚水流东，今古悠悠日西坠。百年明日能几何？请君听我明日歌。我们为什么要进行时间管理？我们如何进行时间管理？这一首诗七次提到明日，反复告诫人们要珍惜时间，今日的事情今日做，不要拖到明天，不要蹉跎岁月。明日歌平均80岁寿命我们只有3年的时间去创造价值！！！！！1-20、60-80——忽略不计，余40项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13.3年26.7一日三餐2.5小时4.2年22.5交通1.5小时2.5年20电话1小时1.7年18.3看电视、上网3小时5年13.3看报、聊天3小时5年8.3刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6休假、白日梦闹情绪、身体不适2小时3.3年3.3我们为什么要进行时间管理？时间具有价值！时间不仅仅金钱！更意味着希望，而希望是无价的只有足够自律，才能非常自由1、不要贱卖自己的时间2、尊重别人的时间3、花钱可以买到时间能用钱买到的，其实都是便宜的，关键是值不值得讨论：假如你只有半年的生命，只容许你做十件事，你会做什么？1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、时间管理的内容１、时间管理的理念２、时间管理存在的问题３、解决之道——工作时间与个人时间的处理技巧４、高效工作法则时间管理的理念什么是时间管理？我们应该如何学习时间管理时间管理的定位时间管理不是什么？时间本身不是问题，因为每个人每天拥有的时间是一样多所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善用及分配自己的时间时间管理是什么？时间管理就是自我管理自我管理就是改变习惯，以令自己更富绩效把事情很快地做完，叫做效率把事情做对并且很快做完，叫效能时间管理就是事前的规划和执行的道理时间管理的首要问题：人，为何安于现状？为何你我都不满意现状，但是却安于现状无奈不确定改变之后会更好因为现状是你我最熟悉的当我们开始不满足于现状时，表示会有新的事物发生在你身上，但是……没有确立人生的目标没有目标（27%）模糊目标（60%）清楚目标（10%）非常清楚目标（３%）统计表明：１、时间管理的理念２、时间管理存在的问题３、解决之道——工作时间与个人时间的处理技巧４、高效工作法则时间管理的内容时间管理方面存在的问题“时间管理”自测揪出偷走你时间的主要元凶下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1你通常工作很长时间吗？2你通常把工作带回家吗？3你感到很少花时间去做你想做的事吗？4如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7你经常在做重要工作时被打断吗？8你经常占用用餐时间工作吗？9在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14你常无暇阅读与工作有关的书籍？15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？测测你的时间安排是否合理总结你的时间掌控12——16“yes”救命！你在时间管理上需改进8——12“yes”4——8“yes”0——4“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法揪出偷走你时间的主要元凶缺乏计划改变心态，刻意安排时间做计划不分重点把握重点、要事第一。选择机会过分承诺学会说不。授权太多干扰有选择性地接电话和来访会议太多避免闲聊、设定议程、设定时间太多来访主动拜访对方拖延停止拖延、学习果断办公室太混乱马上收拾揪出偷走你时间的主要元凶电脑文件存档混乱马上收拾、整理总是要处理危机计划太多的阅读与文件资料学习速读。使用坐交通的时间授权不利学会授权、应清楚哪些该授权、哪些不该日常琐事缠身说不、授权、专注KRA(keyresultareas)揪出偷走你时间的主要元凶时间杀手的分类1.接听电话2.打电话3.会议4.打扰5.官僚作风6.沟通不足7.办公室政治8.资源不足9.阅读文件和邮件10.交通堵塞有形（自觉的）时间杀手的分类无形的（不自觉）1.欠缺周详的计划2.不懂分辨缓急先后3.过分注重细节4.犹疑不决5.不懂得说不6.拖延7.善忘8.不懂授权9.欠缺组织10.健康欠佳人最容易掉进的时间陷阱工作欠目标，优先次序不明确危机管理能力薄弱多项工作须同时进行自我组织问题外界骚扰无力拒绝要求不能有效授权拖延工作会议１、时间管理的理念２、时间管理存在的问题３、解决之道——工作时间与个人时间的处理技巧４、高效工作法则时间管理的内容时间管理通用公式时间管理其实就是人生管理管理谚语：人生最重要的是确定最重要的是最重要的！Themostimportantthinginlifeistofindoutwhatthemostimportantthingisthemostimportantthing!确立人生目标明确自己的人生使命设计自己的人生目标（人际、情感、心灵、财政、康体、思想等）10个长期的目标（5年、10年）10个短期的目标（1年、5年）Opportunity（机会）ForgetIt.Notaroblem.(忘掉)Problem（问题）ForgetIt.Notaroblem.(忘掉)你不想要Youdon’tWant.你想要YouwantYouhaveowned(你已拥有）Youdon’town.（你未拥有）NotUrgent(不紧急）A（碎石型的事务）*危机*紧迫的问题*增进产量*有时间期限的计划B（石块型的事务）*预防*改进产能*建立人际关系*发掘新机会*休闲*与家人一起*适当的运动C（细沙型的事务）*不速之客*某些电话*某些信件与报告*必要而不重要的会议D（水型的事务）*繁琐的工作*某些电话*某些信件*浪费时间的事*有趣的活动*看消闲杂志NotImportant不重要）Important重要Urgent(紧急）操之在我——这是一种态度我已无能为力我就是这样一个人他使我怒不可遏他们不会接受的我被迫……我不能我必须如果……试试看有没有其他可能我可以选择不同的作风我可以控制自己的情绪我可以想出有效的表达方式我能选择恰当的回应我选择我情愿我打算……受制于人操之在我建立个人绩效系统1、现在做就是现在做2、现在就系统化3、现在就开始计划4、后续追踪并持续完成5、维修系统现在做就是现在做决定哪些事该做，决定怎样去完成，考虑授权。停止把同样的资料翻来覆去。重新定义待办这个词。停止拖延。让果断成为你的工作习惯。现在就系统化更聪明的工作：既要增加效率也要增加效果（产能）。分析你的时间使用状况。不要让低价值的工作或资讯进入你的系统。花最少的时间在例行工作上，再继续做高价值的工作。学习如何最有效地处理例行工作。替工作项目排定时间。若您是主管，安排与您重要的员工每星期一对一的会议。检查你可以使用的消除干扰的步骤，然后付诸实行。建立以下系统:1、文件存档系统2、电脑文件存档系统(Email,各类文件，网址等)3、时间管理系统4、个人资讯系统5、个人知识管理系统6、制定个人学习计划7、个人创意系统个人资讯系统电活、传真、Email、地址:私人、公司、顾客名片约会时间交通资料出差资料:世界时间货币转换困难:如何将纸张、电脑、手提、电话、PDA的资料同步个人知识管理系统资料收集:决定收集什么资料：学习计划关键词语资料整理、存档：学习随时随地记录信息利用构思记录卡整理信息学会检索、使用互联网搜寻器转化成为知识：应用个人创意系统——有效地发展自己的思想特意为考虑新的设想留出时间再一次深入探讨自己的想法使用不同思考方法集体思考随时随地发展创造力使用音乐休息潜意识制定个人计划人生目标职业生涯规划个人SWOT分析培养终生学习态度学习快速阅读学习使用电脑及使用高科技产品计划你的一生：人生长期计划每一年每一月每一周每一天编制工作进度表:制订长期计划在你的工作进度表里，许多任务完成之后并不因此消失。这些任务在一个工作年中常常周期性地反覆出现。例如：你也许会把某种产品在每年的相同时间里瞄准特定的消费者。为了把时间有规律性地分配给重复出现的任务，你需要一个长期的规划作为你短期计划的补充。例如：一幅带有彩色标记的挂图。利用明亮的色彩标识出规律性的任务，这样你能够一眼就看出工作是否繁忙，并能提前制订计划。计划一年的工作：(产生宏观时间使用感觉)在一幅带有彩色标记的挂图上列出所有的常规任务。如下图所示。用不同颜色表示不同的任务。这样可以让你看到是否有任务发生冲突，从而可以重新安排。关注KRA(KEYRESULTAREA)KRA要达到的效果12345计划你的每个月、周、天计划你的每个月：把年度目标进行分解转为每个月的工作重点计划你的每个星期：对每周的时间进行整体的规划计划你的每一天：每天早晨第一件事：写出6项今天要完成的工作建立每天任务清单1、写下当天工作任务清单2、将工作任务分为三类（ABC法则）A）重要或重要及紧迫（必须做）B）紧迫但不重要（应该做）C）既不重要也不紧迫，属日常性的工作（可以做）请记住：紧迫≠优先建立每天任务清单3、确定哪些任务优先处理，哪些任务授权别人代办，而后按先后顺序排列。请人代办的事应该尽快交出去。协调你的上级在工作安排的先后顺序上存在的差异要及时发现与同事在工作先后顺序上的矛盾建立每天任务清单4、选出你确定能在一天之内可以干完的工作。把这三类任务合理安排在一整天。把精神高度集中的时间段（致力于A类任务）穿插在完成要求较低的B、C类任务的时间段之间。根据情况的变化和新信息的出现，要对工作的优先顺序作出变更。后续追踪并持续完成毅力清除一叠纸的提醒系统，使用一本行事笔记，将文件归档使用你能计划整个星期的行事笔记系统分派工作会倍增你的产能使后续追踪和持续完成成为工作过程的一部分维修系统定期维修：文件存档系统,电脑文件存档系统，个人资讯系统定期回顾檢讨：人生短期及长期目标时间管理狀况个人知识管理个人学习计划一些办公室时间管理技巧整理办公室建立盒子系统归档文件避免中断工作筛选信息使用电话阅读与写作应用现代科技召开会议学会授权工作与同事相处整理办公室留心告示贴式的便条，小心丢失；写字桌上没有用的东西清理走，只把现在的工作留在手边；文件里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度；定期整理、存档、维修建立盒子系统（几天内、位于手臂范围之内）收进：当你一拿起来，便立即行动如果有秘书，信件应该过滤、放入分类的档案夹、依照处理的先後次序排列发出阅读将短的文章一次读完以免累积安排固定的阅读时间建立盒子系统待办：24–48小时的短期问题你试着处理但无法完成的工作(例如等待资料、等待回电、有更重要的事插进来不是因为拖延归档归档文件建立一个档案系统；将较难归类的文件系统放入一个档案夹中，贴上“其他”标签；只把将来要参考的重要文件存档使用颜色存档系统避免中断工作阻止别人打断你的工作；重新布置工作空间；筛选信息写字桌上只留重要的读物合理设置IE主页使用电话选择打电话时的时间结束电话的暗示告诉别人什么时候打电话给你最好阅读和写作在你必须阅读的报告上划出关键的句子学会阅读报纸的标题及速读应用现代科技每月一次清除电脑里的不需要的文件定期拷贝重要的文件建立一个有效的电子文件档案建立一个有效的收藏夹★行业网址★专业团体网址★顾问公司★大学★兴趣★搜索器★著名出版商:报章、杂誌、书召开会议会议必须有议程，议程在4个工作天前发给参与会议的人鼓励人们只参加会议中与他们有关的部份会议必