物资采购、出入库管理规定

1关于物资采购、出入库、入账的管理规定（试行）一、物资请购(一)生产物资的请购：由总部指定的部门采购人员针对需采购的物资，依本部门存量管理基准、用料预算、参酌库存情况，进行市场摸价、货比三家后，如实逐项填写“生产物资采购计划单”，并按“计划单”下方所立部门从左到右依次审核签批后，将“计划单”分交给相关部门统计备查。具体流程如下：部门采购员编制《生产物资采购计划单》→部门负责人→财务科→总经理→部门采购员→交财务科和办公室统计→采购。(二)非生产物资的领用及请购：非生产物资的领用由各部门依照本部门的实际需求，每月初预报，填写《非生产物资申领计划单》，经相关部门依次审核签批后，交由总部指定的采购部门进行汇总采购后，凭审核签批手续齐全的《非生产物资申领计划单》向总公司领用。非生产物资的申领与采购流程如下：部门人员编制《非生产物资申领计划单》→部门负责人→财务科→总经理→办公室统计→采购部按汇总好的申领计划，编制《非生产物资采购计划单》→财务科→总经理→交办公室统计→采购。(三)紧急请购：如遇总经理外出，由请购部门电话请示总经理同意后，如实逐项填写“物资采购计划单”，并在备注栏注明原因，方可采购，凡紧急请购的物资，必须在1-2天内补办审批手续。具体流程如下：部门采购员编制《生产物资采购计划单》→部门负责人电话请示总经理同意后→部门采购员→1-2天内按“物资采购计划单签批流程”补批手续。（四）采购程序：1、采购员在采购时对同一种商品应至少比价三家以上。2、采购员通过电话、传真“询价单”、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。3、采购员要如实、认真、工整、逐项填写“物资采购计划单”中的各项目，不得虚填，不得空项，无法填写的应在“备注”栏内注明。24、总经理对比价项进行核查、审查完毕后在《非、生产物资采购计划单》上的“总经理审批意见”栏确认合适供应商，并在下方“总经理”处签名。(此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单)附注：1、各部门非生产物资申领计划以每月初制定，经部门主管、财务部核批，报呈总经理批准，交由办公室统计后，报总公司采购部门。2、对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持相关部门及总经理核批后的“物资采购申请单”与采购人员取得联系，以便及时备货、保证使用。3、尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。4、《生产物资采购计划单》、《非生产物资采购计划单》一式五联，各部门审核签批齐全后，必须交到每联上的指定部门，以便统计核对。二、物资出入库（一）物资的入库：库管员对物资的数量、品种、规格、供货方等对应《非、生产物资采购计划单》进行验收，核实无误后开具《入库单》并在入库单上签字作为入库及验收合格依据。对于急用生产物资，库管员须到现场进行入库验收，并依照物资出入库规定流程办理出入库手续。具体流程：采购员或供应商送货到库→库管员与《非、生产物资采购计划单》核对验收无误后开具《入库单》→部门负责人核实《入库单》签字→库管员入账。（二）物资的出库：1、领用部门必须持有符合规定、符合制度、签字齐全的领料单前往仓库领用。2、仓库保管员严格执行凭领料单发货，《领料单》上所列领用各项（货物名称、数量等），必须与《非生产物资申领计划单》、《生产物资采购计划单》上所列各项完全一致，核实无误后方可发货。领用流程如下：使用部门开领料单→部门负责人签字→库管员核实→发货。三、采购物资的发票入账流程发票→库管员将《入库单》附在发票后→部门负责人在发票上签字→财务科→总经理→财务入账。张家港保税区震宇贸易有限公司二零一一年元月七日3附表：1、《非生产物资申领计划单》2、《非生产物资采购计划单》3、《生产物资采购计划单》4、各部门生产物资、非生产物资采购负责人及库管员：部门采购负责人库管员胜宇油品周成祖进震宇物流王卫兵陶雪娟震宇汽修袁向荣袁向荣生态园李冬樊丽总公司杜小平耿玉萍项目工程赵志华4关于物资管理中相关部门的职责规定为了规范公司物资采购及库存物资的管理，进一步落实好《物资采购、出入库、入账的管理规定》的各项工作，便于总部领导了解公司物资采购、库存、使用等情况，使各部门财务主办准确做好成本核算，特明确在物资采购及库存物资的管理中相关部门的职责：一、办公室职责在总经理直接领导下，对各部门物资的合理使用进行监督；对财务盘点工作进行组织、分工，确保盘点真实、正确；对物资的使用与管理情况进行分析，提出合理化建议，为总经理经营决策提供依据：1、对公司各部门的《生产物资采购计划单》和《非生产物资采购计划单》、《非生产物资申领单》进行汇总统计，掌握、监督各部门对物资的合理使用情况。2、根据月末、年中和年终盘点计划，报总经理批准后签发盘点通知，并负责召集各部门盘点负责人，召开盘点协调会，拟订盘点计划表，监督各有关部门限期进行盘点工作。3、代表总经理负责盘点工作的指挥，督导盘点工作的进行及异常事项的裁决，及时向总经理汇报整个盘点进展情况。4、认真落实总经理不定期抽查盘点工作要求，抽点日期及项目原则上不预先通知经营部门，先由财务科利用《结存调整表》将账面数先行调整到盘点的实际账面结存数，然后进行抽点。抽点完毕后应填写《盘存表》，并把分析报告一并上报总经理。5、按月向总经理提供公司财产、物资经营管理中存在的问题以及盈亏状况的分析意见，促进企业不断提高管理水平。二、财务部职责对本部门管理的存放在经营部门所用的公司财产及存货进行检查、监5督，对公司财产及存货合理使用和安全管理负责：1、对经营部门上报的《物资采购计划单》，与《盘存表》进行核对，把库存量控制在最高库存量以下，并对采购项目使用的合理性进行审核。2、每月1-2次走进市场，了解市场信息，把握市场行情，对《采购计划单》上采购项目、购买价格逐条过目，做到价格心中有数，杜绝高价物品或低价低质物品入库。3、检查、监督库管员做到日清月结，帐帐、帐实、帐款、帐据五相符。4、做好材料消耗以及仓库帐目的审核工作，注意发现和处理问题，及时解决管理中存在的问题，确保公司财产及存货的合理使用和安全管理。5、本着增收节支，提高效益的宗旨，反对铺张浪费，对不合理的费用支出有权拒付，对不合理的物料消耗等向总经理提出合理化建议，做好财务监督工作。6、搞好会计成本核算，正确、及时完整地记帐、算帐、报帐，提供真实的会计核算资料。7、按公司规定月末、年中和年终组织盘点，开展财务分析工作，考核经营成果，对部门负责人提出绩效考评意见呈报总经理。三、经营部门负责人职责接受财务科委托，对存放在本部门所用的企业财产及存货严格管理，确保合理使用，并对安全管理负责。1、部门主管对本部门每月编制《生产物资采购计划单》和《非生产物资采购申领单》使用合理性负责，按申报签批流程办理采购。2、负责组织制订物料消耗定额和各种生产技术经济指标，降低消耗，根据有关规定将消耗和岗位计件工资挂钩考核，提高劳动生产率。3、审核本车间每天出库的原料种类及数量并签字，核算每日生产耗用的原料，月终汇总，算出损耗率，报总经理审批。4、负责所有设备、电气的维修、保养、安装、技改及降低成本等工作。6认真做好原料的验质、抽样、计量（过磅时至少应两人在场，分别负责司磅、监磅）等工作。5、对进库原料，根据收进的时间、品种按定置要求堆码整齐、规范，并挂牌标识，保证库房原料的先进先用、推陈储新，搞好现场卫生。6、督促保管人员每日核对原料账实情况，做到日清月结，账实相符，数字清楚无误。月底会同财务人员对库存原料进行仔细盘点，做到账清、物清、手续清。7、做好库房的管理工作，注意通风，经常检查库内原料，防止原料在保管期间霉烂、变质，发现问题及时报告。8、禁止易燃、易爆物品进入库房。四、仓库管理员职责1、库管员必须合理设置各类物资的明细账簿和台账。做好各类物资的日常核查工作，库管员必须对各类库存物资定期进行检查盘点，并做到帐目准确，账、物、卡三者一致。每月底将规定的各类报表，入库、出库、结存报表、材料耗用汇总表，上报财务及相关部门，并确保其正确无误。2、库存物资清查盘点中发现问题和差错，应及时查明原因，并进行相应处理。如属短缺及需报废处理的，必须按审批程序经领导审核批准后才可进行处理，否则一律不准自行调整。发现物料失少或质量上的问题（如超期、受潮、生锈、老化、变质或损坏等），应及时的用书面的形式向各相关部门汇报。所有的货物每半年必须大盘一次。针对每天出库的产品进行盘点，并对其他货物的一部分进行循环盘点，以保证货物数量的准确性。五、项目管理办公室职责为进一步推进重大项目建设，加强重大项目管理，为重大项目建设提供有效保障，特设立公司项目管理办公室：1、项目管理办公室由总经理直接领导，由分管各条线工作的副总经理组成。72、结合总公司的经营情况，对重大项目的实施及内容的可行性进行综合平衡，提出合理化建议。3、重大项目内容包括：项目名称、建设规模、总投资、资金来源、建设年限、风险管理、年度实施进度目标和需要解决的问题。4、对重大项目实行全过程跟踪，对前期工作的开展进行指导，同时做好实施过程中的信息跟踪和重大问题的协调工作，直至项目竣工验收。5、组织好投资概算的审查工作，并督查工程设计、施工、监理、设备材料采购等招投标行为及实施过程。6、定期收集项目实施信息，经常检查工程进展情况，对重大项目在实施过程中出现的矛盾和困难，以及存在问题提出解决措施。7、重大项目信息收集实行联络员制度，明确信息联络员，负责重大项目信息收集上报和反馈给项目管理办公室。8、对重大项目实施过程中形成阶段性现状报告，对变化、更改设计方案进行分析论证，按行业规程办好变更、衔接工作。9、做好项目竣工验收工作，审核项目预、决算方案，形成分析和结算报告并存档。张家港保税区震宇贸易有限公司二零一一年元月七日