物资采购动态管理方法探索

集锦物资采购动态管理方法探索北京普华春天软件技术有限责任公司李海增内容提要：在大型项目建设过程中，设备与材料在总投资中占有相当大的比重并且对项目建设的进度、成本及质量直接产生影响。制定合理的设备及材料采购计划，并将采购计划与主进度进度实际关联，相互联动，就可以动态控制设备及材料的采购成本，昀大限度的满足项目建设的需求。根据萨班期法案（SOA），上市公司财务报告必须附加内部控制报告，从业务的角度，对企业财务报表进行分析与备案，对于项目建设企业的内部控制报告来说，设备及材料采购的动态实施计划，也将成为主要的报告之一。本文以某一项目为例，阐述了如何应用国际上流行的项目管理软件P3e/c实现物资采购计划的动态管理。一项目建设中物资采购管理需求分析在项目建设中，物资采购必须按计划进行招标、投标、合同签定、催交、验收等，无论物资到货相对于项目建设中该物资的现场应用时间是延迟还是提前交货，都将造成资源（包括人力资源、施工场地等）浪费,增加项目成本；因此物资采购计划应是实时动态的计划，它应相对准确的与项目的实际进展相匹配；相对于项目建设的进度计划管理而言；物资采购计划还有它独特的部分，物资采购管理在时间进度外，还有很多相关的事务计划管理，如采购招标、订合同、起运、交货等等；物资采购还与财务核算密切关联，它是从项目建设实际事件中，生成相关的成本费用报告，而不只从财务核算的角度进行；按现在流行的项目管理理论，物资采购对于采购经验与知识积累的重要性更加明显，一个企业或是集团，如果能通过一个时期，建立本企业自己的物资采购计划管理信息库，将大大减少人力资源成本，同时适应人才的流动、项目的可借鉴性，提高物资采购的工作效率。二P3e/c物资采购计划管理及编制方法做为目前国际上较为流行的项目管理专业软件，上海普华科技公司总代理的PrimaveraProjectManagement(简称P3e/c)，采用了一套较为成熟的IT技术，可对项目建设的物资采购计划进行动态管理。当然，对于不同的管理角色、不同的项目，其管理的方法可能略有不同。在分析物资采购计划管理的方法之前，我们应首先清楚以下两个概念：P3e/c软件是将物资作为项目的物质资源投入，以主工程进度计划为中心，实现物资采购的计划动态控制与管理的。资源：指完成一项具体的活动或是作业（工作）所投入的人力与物质，也可以说成是人力资源与物力资源；对于项目的物资来说，可理解为完成项目投入的设备与材料等物质资源。下面是一种物资采购计划的编制方法，大致分为9个步骤：1建立物资采购清单在项目计划阶段，首先根据项目物资管理的深度需求及管理要求，确定将什么物资列入计划控制范围，供主工程进度计划关联，一般来说，对于那些采购时间较长，与主进度计划关系较为密切的主要设备、主要材料，列入物资计划的管理范围，对于那些一般的物资设备与材料，如果其采购过程较43集锦为简单，市场供给充足的，完全可以采用事务管理的方式进行（如项目的MIS管理系统），没有必须制定详细的P3e/c计划与主进度计划联动。这样将大大减少管理的难度与工作量；P3e/c对物资资源的管理采用了树状结构即：按物资资源在不同计划控制深度上的划分方法，分为不同的层次深度，以适应不同的管理阶段；根据项目建设中，物资采购清单渐进明细的规律，P3e/c软件采用了角色划分即：在项目的不同建设时间，当物资的具体型号、规格尚不能完全确定时，先按角色处理，等项目明细了，再进行资源替换，软件将保留相关的计算关系；2建立物资采购分类码在物资采购计划的管理过程中，要对物资从不同的角度进行分成本、事务的分类管理，P3e/c采用了资源分类码，它是对对物资采购从不同的角度进行属性分类的编码，物资采购分类码在软件中按做为资源代码处理；物资采购分类码主要是区别不同类别的物资，按不同属性要求进行管理；主要考虑以下几个方面：¾依据采购流程的区别；对于不同的物资设备，其采购流程不同，如主设备可能分为：招标、合同签定、起运、验收接货；而辅助设备只分为：合同签定、验收接货；¾采购合同：不同的采购合同，采购过程也不一样；其它行业通用编码，如电力系统的KKS编码等；44集锦3编制主进度计划主进度计划是指：项目用户根据自己的管理范围及管理深度要求确定的项目建设进度计划。可以是里程碑计划、指导性计划、详细计划等等；确定主进度计划是非常关键的，一般按下面原则进行：¾满足自己管理需求深度的进度计划就是合适计划；¾主进度计划是由专业计划控制工程师编制并报项目经理批准的；¾主进度计划是项目管理的核心，也是物资采购控制管理依据；45集锦¾4将物资与主进度计划关联由于物资采购的时间计划是根据主进度计划进展情况确定的，因此，只有将物资采采购计划与主进度计划合理关联，才能在主进度计划发生变化时，物资采购计划自动更新，实时动态的反映主进度计划对物资采购的需求，实现物资采购计划的动态管理；P3e/c软件，要求用户在编制物资采购计划阶段，将物资与主进度计划关联，形成一体统筹管理；关联工作可以由专业进度计划工程师完成或是由参建单位、物资部门分工完成；关联工作应是在主进度计划批准的前提下进行，以避免错误；主进度计划调整后，物资采购计划也会自动随之调整，因此在计划调整后，应注意相关变化；5加载物资需求由于物资采购是为项目建设主进度计划服务的，不同物资的采购，其先后逻缉关系是由主进度计划确定的，因此，我们首先将项目建设中，物资采购计划管理的物资与主进度计划中使用该物资的作业进行关联，即：物资需求加载。46集锦物资名称与编码：它是由项目开始阶段，由物资部门定义参考设计（一般是设备材料清册）好的，在与主进度计划关联时不能修改；数量：分类预算数量、实际数量，其它数量由软件自动计算；作业分类码：用于从主进度计划作业的角度对所需资源进行统计分析；6编制物资管理的主进度计划主进度计划对物资使用时间的确定分为两类，一类是由主进度计划作业时间确定，另一类是由计划工程师在作业的工期范围内自已确定,P3e/c自动以作业的开始日期为基点，计算延时与工期，以维持物资采购计划与主进度计划的协调与统一性；47物资采购的进度计划是在作业的工期范围内，以作业的开始日期为基准点，通过资源的工期、延时、开始日期来编制的。由于以主进度计划的作业开始日期为基准点，一旦主进度计划的作业开始日期发生变化，所有对物资使用需求计划的时间随之变化，自动实现动态计划；由于资源延时只能为正，因此P3e/c资源开始日期，应为资源在主计划中的开始使用日期；对于物资采购计划的编制来讲，P3e/c是按物资在主进度计划的开始使用时间进行倒排计划的。7调整物资需求合理分布；在物资采购计划的管理中，物资的采购数量经常不是沿主进度计划中作业的工期均布的。这可以通过资源曲线来定义物资的使用在资源工期范围的分布情况；8定制资源曲线，实现资源在资源工期范围内的合理分布，更准确的反映工程项目施工中物资的供应强度及费用的分布强度；集锦物资采购计划中的事务管理物资采购的事务管理主要是指，物资采购部门的采购流程的管理，如招标、投标、订货、发货、验收等等；事务管理的时间依据是主进度计划中，使用该物资的作业，对该资源的需求时间。以此为基点进行倒排得到物资采购计划中事务的进度计划。P3e/c提供了物资在主进度计划中准确的使用时间。这将使用物资采购能紧密与主进度结合，提高采购时间与数量的准确性，从而大幅度节约投资成本。由于物资到达现场的时间往往比使用时间要提前，并且对于具体工程项目来说提前的时间一般只有几种，如：主要设备提前10天，材料提前4天，辅机提前8天等。P3e/c通过自定义字段来实现。9形成物资采购事务数据；P3e/c通过定制总体更新，由软件自动形成现场要求的供货时间；运行总体更新，软件就会根据当前的主进度计划的变化，刷新相关的供货时间：至此，已通过9个步骤，完成了主要物资采购计划的编制，建立了一个与主进度计划联动的实时、动态物资采购计划；三物资采购计划的输出及应用™P3e/c软件的资源分配模块，可以全面而准确的从不同角度，实现对物资采购供应的汇总与分析,可以通过定制多种视图来满足用户的需求；™可以直接生成Excel图表，方便地做图形分析；™通过Excel的数据源，实现复杂报表；48集锦™下面是几种常见的物资采购管理视图，形成物资采购计划；49四物资采购计划编制步骤总结确定物资采购管理的内容；根据当前资料，具体明确的物资定义成资源，不能具体确定的物资，可先定义成角色；选择满足自己需求的主进度计划，做为物资采购计划的基准计划；在主进度计划上，加载物资需求，通过总体更新，生成物资采购计划；保存目标计划，做为物资采购的初始计划进行对照分析；五更新主进度计划主进度计划由于受各种因素的制约，是多变的，动态的；主进度计划的更新是由工程部门根据工程的实际进展更新的（本文略去）物资采购计划中的时间进度计划自动与主进度计划联动，物资部门无须更新，能真实反映主进度计划对物资的需求，包括时间、数量等等。六更新实际采购进度更新资源实际采购进度，是指物资部门根据主进度计划对物资的需求，完成对相关物资的采购；对采购完成情况，由物资部门登录到P3e/c中，供主进度计划管理人员在项目建设过程中参考，对于一些关键物资，由于客户原因，不能按主进度计划完成采购，P3e/c软件也自动反映出来，可以采用修改主进度计划的方式，反过来符合物资采购计划的进度。P3e/c还可以根据用户的要求，自动计算出由于关键物资的制约，昀合理的主进度计划的预测计划、资源平衡等，这是软件的高级应用。物资采购部门通过更新物资采购状态，向主进度计划提供准确的采购信息。七实现物资统计与分析可以事先编制各种报表，实现不同的物资事务管理；集锦报表可以生成网站，供相关人员访问；报表可以计算机自动更新，这样物资部门可以准确掌握主进度计划的采购需求，而省却了几乎所有的工作量；大大提高工作效率；八物资采购的模板对于项目建设的物资采购计划管理来说，采购经验的积累至关重要，P3e/c通过形成采购与主进度计划工作模板，实现同类项目采购进度计划的经验估计；逐渐完善集团物资采购的中央数据库，在以后同类项目的招投标过程中，可以相对快速而准确的做出采购物资的具体分析；九实现物资费用的精确管理对物资可以事先预测不同时期的有效单价，实现对物资采购费用的精确预测；可以修改物资不同时期的准确价格，实现不同单价下的资源费用的精确统计，使项目的材料价格调整相对准确；对于同一物资可以同时给出5种单价，进行费用统计与分析；十物资计划的动态管理与控制P3e/c软件可以建立无数]个目标计划，并可以同时跟4个目标计划进行对比分析，因此可以从不同的角度、不同的时间，将当前计划保存成目标计划，实现物资采购进度与目标对照；实现对物资采购进度的对比控制；十一完成物资费用管理控制报表项目建设中，成本分析是通过费用科目分类进行的。P3e/c软件在对物资采购的管理中，已考虑到这方面的需求，可以建立满足财务成本核算的费用科目体系，提交物资资源费用的财务分析，交付CFO。作为物资采购的具体分析报告；此报告是基于主进度计划的，与财务报告可以互相补充；50集锦™能够下发相关的制度，推动项目建设参与单位，对所属各项目的计划编制与更新。养成一个依据主进度计划进行项目管理的管理习惯与工作习惯。总体来说，项目建设中物资采购的计划管理，如果不与主进度计划实现联动，计划就会变成静态计划，物资采购与主进度的协调将主要通过会议沟通，其准确性、工作效率很难保证。目前的项目建设中，许多用户建立了MIS系统，试图用MIS系统来对物资采购进行精确管理，实际上MIS系统中，如不能将主进度计划与物资采购联动，那么就只能提供物资采购事务的分类统计管理，而物资采购中的关键数据：采购时间、采购数量，只能由人工估计。效果很难保证；十二应用成功的关键如果能将P3e/c与MIS系统结合应用，将物资采购中的关键数据：采购时间、采购数量由P3e/c根据主进度计划实时提出，MIS依此进行物资采购中后续的事务管理及报表统计，将是一个值得采用的有效方案。™物资部门须根据项目建立要控制物资清单；™选择合适的主进度