现代采购组织管理

第2章采购组织管理沈阳航空航天大学沈阳航空航天大学主要内容采购组织概述1采购组织的类型2采购组织设计3采购组织的职责4沈阳航空航天大学案例分析2-1：H公司采购部的组织架构与职能设置公司现状H公司成立于1997年7月，是我国内地第一家8in晶圆代工制造厂；H公司致力于集成电路产品的制造和研发，在先进工艺研发、缩短交期、高良品率、低制造成本等方面卓有成效；H公司的成本结构中，设备投资、硅片等材料购买、技术引进等占非常高的比例；目前，H公司开始投资第二个半导体（FAB）工厂，以期加强产能优势，从而增强市场竞争优势。沈阳航空航天大学案例分析2-1：H公司采购部的组织架构与职能设置H公司采购部的职能设置采购部的职能目标是制定并实施公司的采购和物流策略，为生产运营提供所需要的物资采购和物流保障；采购部的职能包括战略性职能及日常策略性职能两大部门；战略性职能包括创建并不断改善供应链体系，持续降低公司采购成本；策略性职能包括制订各种原材料库存计划、采购计划和到货计划并控制库存情况，执行各种消耗品、备品备件的采购，协调并控制公司运营的各种费用，确保各项成本不超过预算。沈阳航空航天大学案例分析2-1：H公司采购部的组织架构与职能设置H公司采购部的职能设置采购部材料采购科备品备件采购科物流科设备项目组备件组资材物流组物流项目组仓储组备件仓储组制品仓储组材料仓储组沈阳航空航天大学H公司采购职能设置应如何改进呢？H公司采购部职能设置的不足之处采购过程可分为战略采购和策略采购；战略采购阶段指从了解内部客户的采购需求一直到与供应商签订采购合同的过程；策略采购则指供应过程，包括订购、发货评估、检查和评估、回收等阶段；应集中优势资源从事战略采购的职能，而策略采购部门则可以归属到物流职能完成。案例分析2-1：H公司采购部的组织架构与职能设置沈阳航空航天大学H公司采购部的组织架构分析首先，材料采购科和备品备件采购科分离的必要性不大，可以合并，统一为采购科；其次，H公司有两个厂，分别处于不同的地点，仓储管理是非常复杂的，因此，建议物流和仓储分离，分别成立物流科和仓储管理科。案例分析2-1：H公司采购部的组织架构与职能设置沈阳航空航天大学2.1节采购组织概述一、采购组织的含义组织的含义：一是指作为实体本身的组织，即按照一定的目标、任务和形式建立起来的社会集体，如企业、政府、大学、医院等；二是指管理的组织职能，即通过组织机构的建立运行和变革机制，以实现组织资源的优化配置，完成组织任务和实现组织目标。采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则组建的一种采购团队。沈阳航空航天大学2.1节采购组织概述二、采购组织的功能1凝聚功能2协调功能3制约功能4激励功能沈阳航空航天大学2.1节采购组织概述三、影响采购部门地位的因素影响采购在组织中最终地位的因素按重要程度有以下几类：货物和服务的总价值；公司采购的原料在当下市场供应情况；公司的财务状况；管理层自身的知识和认识水平。沈阳航空航天大学2.1节采购组织概述四、采购部门在企业中的隶属关系1、采购部门隶属于生产部门总经理行政部业务部生产部仓储生产控制采购制造产品管理采购部门隶属于生产部门关系图沈阳航空航天大学2.1节采购组织概述四、采购部门在企业中的隶属关系2、采购部门隶属于行政部门采购部门隶属于行政部门关系图总经理行政部业务部生产部仓储生产控制制造产品管理采购外事活动后勤服务沈阳航空航天大学2.1节采购组织概述四、采购部门在企业中的隶属关系3、采购部门直接隶属于总经理采购部门隶属于总经理的关系图总经理行政部业务部生产部人事部采购部沈阳航空航天大学2.1节采购组织概述四、采购部门在企业中的隶属关系4、采购部门隶属于物料管理部门采购部门隶属于物料管理部门关系图物料管理部业务部生产部人事部采购部行政部总经理沈阳航空航天大学2.2节采购组织的类型分散型采购组织集中型采购组织混合型采购组织跨职能采购组织沈阳航空航天大学2.2节采购组织的类型一、分散型采购组织分散型采购分散型采购组织指的是与采购相关的职责和工作分别由不同的部门来执行。总经理办公室部门A部门B部门C采购生产市场/销售采购生产市场/销售采购生产市场/销售沈阳航空航天大学2.2节采购组织的类型一、分散型采购组织分散型采购的优缺点分散型采购适用范围分散型采购组织适用于经营单位结构跨行业，每一个经营单位所采购的产品都是唯一的，并且与其他经营单位所采购的产品有显著的不同。优点缺点权利责任统一；反应速度快；可自行制定采购政策、控制供应；避免官僚主义和形式主义。重叠工作，无法达成规模效益；沟通不畅、相互冲突；供应成本相对较高。沈阳航空航天大学2.2节采购组织的类型二、集中型采购组织集中型采购集中型采购组织是将采购相关的职责或工作集中授予一个部门执行，采购工作在战略和战术层次上进行运作。总经理采购部办公室部门A部门B部门C生产市场/销售生产市场/销售生产市场/销售沈阳航空航天大学2.2节采购组织的类型二、集中型采购组织集中型采购的优缺点集中型采购适用范围集中型采购组织适用于几个经营单位购买相同产品，同时该产品对于他们具有战略意义的情况。优点缺点协调采购量；减少重复性的采购工作；协调采购计划和战略；采购专业化水平高；采购成本低。对市场反应滞后；请购程序太过复杂，缺乏灵活性；缺乏对特殊物料的措施；若工厂之间存在距离，对仓储管理造成不便。沈阳航空航天大学2.2节采购组织的类型三、混合型采购组织混合型采购混合型采购组织是在公司一级的层次上存在中心采购部门，同时独立的经营单位也进行采购活动。总经理采购部办公室部门A部门B部门C采购生产营销采购生产营销沈阳航空航天大学2.2节采购组织的类型三、混合型采购组织混合型采购的优缺点中心采购部门进行战略规划，具体活动由部门或经营单位的采购组织实施；提高采购效率，而且还可以降低采购成本；获得集权与分权结构的优点；具体实施较困难。沈阳航空航天大学2.2节采购组织的类型四、跨职能采购组织为了一个特定的采购项目或连续性的采购任务而组建的由生产、质量、计划、财务、市场、研发等职能部门的成员组成的团队被称为是跨职能采购组织。沈阳航空航天大学相关资料：IBM采购部重组---跨职能采购组织1992年，IBM公司财务出现巨大亏损，采购职能被加以重组。新采购结构采用了一个与供应商的单一联系点，即商品小组。为整个组织提供对全部部件需求的整合；合同的订立是在公司总层次上集中进行的；采购业务活动都是分散的。沈阳航空航天大学相关资料：IBM采购部重组---跨职能采购组织沈阳航空航天大学IBM追求的是全球范围内的统一采购程序；供应商选择和挑选遵循统一的模式；集中于对主要供应商的选择；更低的价格和成本水平、更好的质量、更短的交货周期，并因此实现了更低的库存；更少的供应商，更紧密的联系；与供应商发展以持续的绩效改善为基础的关系。相关资料：IBM采购部重组---跨职能采购组织沈阳航空航天大学2.2节采购组织的类型四、跨职能采购组织跨职能采购组织的分类与任务连续的期限有限的兼职人员安排全职从一个项目到另一个项目长期在某一个小组里工作，并面临不断变化的任务除了负责日常工作之外，还要支持某团队的任务，任务完成后解散除了负责日常工作之外，还要不断完成支持团队任务沈阳航空航天大学2.2节采购组织的类型四、跨职能采购组织跨职能采购组织的优缺点减少解决问题或完成任务所需的时间；提高创新能力，保持竞争优势；小组成员共同享有决策权，加强部门或组织间的交流，协同效应有利于找到更好地解决问题的方法；具体实施较困难。沈阳航空航天大学2.2节采购组织的类型五、未来采购组织架构的趋势1组织决策扁平化2水平化方式，关注流程3更加开发的信息流沈阳航空航天大学全球工程和采购流程；组织结构支持机制；指导委员会；全球经理；跨部门或跨地区小组。案例分析2-2：美国气体化工产品有线公司通过组织结构设计迎接全球挑战沈阳航空航天大学一、采购组织设计原则1精简的原则2责、权、利相结合的原则3统一的原则4高效的原则2.3节采购组织设计沈阳航空航天大学2.3节采购组织的设计二、采购组织建立的步骤考虑采购管理职能；考虑采购任务量；确定采购管理组织机构；设计管理作业流程；设定岗位；为各个岗位配备合适的人。考虑采购管理职能考虑采购任务量确定采购管理组织机构设计管理作业流程设定岗位为各个岗位配备合适的人采购组织建立步骤沈阳航空航天大学2.3节采购组织设计三、采购组织的设计1、按采购地区设计企业采购的货源来自不同的地区。按照采购地区的不同，分别设立部门。采购总部国际采购欧洲地区美洲地区亚洲地区国内采购东北地区华北地区华东地区沈阳航空航天大学2.3节采购组织的设计三、采购组织的设计2、按物品类别设计按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，每一小组承担某一物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签订合同、货款结算等一系列采购业务。采购总部采购一部机器配件采购三部办公用品低值易耗品采购二部电子零件沈阳航空航天大学2.3节采购组织的设计三、采购组织的设计3、按采购物料重要性设计按采购物料价值或重要性分为A、B、C三类，物品价值不同，负责人也不同物品价值次数承办人员A70%10%经理B20%30%主管C10%60%职员沈阳航空航天大学2.3节采购组织的设计三、采购组织的设计3、按采购物料重要性设计项目不同，负责人也不同沈阳航空航天大学2.3节采购组织的设计三、采购组织的设计4、按采购功能设计按照采购业务过程及功能，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。沈阳航空航天大学2.3节采购组织的设计三、采购组织的设计5、混合式设计具有一定规模的企业，通常会兼有以物品、地区、价值、业务等为基础来建立采购组织，形成不同的混合式组织形式。沈阳航空航天大学一、采购部门的职责掌握供应市场现状；评估和选择供应商；制定采购计划、设计合理的采购流程及签订合同；作为主要联络对象和供应商进行联系；提高采购效率、控制采购风险；负责部门内部的行政管理和人事管理。2.4节采购组织职责沈阳航空航天大学二、采购人员的职责采购经理的工作职责拟定采购部门的工作方针与目标；负责主要原材料与物料的采购；编制年度采购计划与预算；签订、审核订购单与合约；采购制度的建立与改善；撰写部门周报与月报；主持采购人员的教育训练；建立与供应商良好的伙伴关系；主持或参与与采购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作。2.4节采购组织职责沈阳航空航天大学二、采购人员的职责采购科长的工作职责分派采购人员及助理的日常工作；负责次要原材料或物料的采购；协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；采购进度的跟踪；保险、公证、索赔的督导；审核一般物料采购案；进行市场调查与分析；对供应商进行相应的考核。2.4节采购组织职责沈阳航空航天大学二、采购人员的职责采购员的工作职责分派采购人员及助理的日常工作；经办一般性物料的采购；查访厂商；与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；要求供应商执行价值工程的工作；确认交货日期；一般索赔案件的处理；处理退货并收集价格情报及替代品资料。2.4节采购组织职责沈阳航空航天大学二、采购人员的职责采购助理的工作职责请购单、验收单的登记；交货记录及跟催；访客的安排与接待；采购费用的申请与报支；进出口文件及手续的申请；各种采购单据与报表的整理与统计；承办保险、公证事宜。2.4节采购组织职责沈阳航空航天大学三、采购人员应具备的素质职业道德素质公正廉洁；诚实守信；爱岗敬业；谦虚谨慎。2.4节采购组织职责知识能力素质管理基础知识；专业技术知识；个人能力；采购技能。沈阳航空航天大学1、传统的采购组织方式随便挑选供