内审准备

浅谈内审准备做好内部质量审核是确保质量管理体系有效运行的重要环节。无论是检查质量管理体系文件与ISO9001：2000质量管理体系标准的符合性、充分性、适宜性和可操作性，还是检查本企业质量管理体系文件在贯彻执行过程中的符合性、充分性、有效性和效率，充分的准备工作都是必不可少的。我公司在贯彻质量管理体系初期，曾经有过在内审过程中，特别是进入现场审核时，由于准备工作做的不充分而造成的被动和尴尬的教训，既耽误了时间，又浪费了人力、物力。吸取教训之后，采取集中并仿外审的形式，力争把内审准备工作的关键内容尽量做得周全细致，这项措施为我公司提高内审实效起到了保证作用，从而使企业受益。主要做法是在首次会议、现场审核提纲、末次会议等重点环节做好准备工作。1.首次会议的准备首次会议前要准备：签到表、不合格项报告表格、领导讲话提纲、纠正和预防措施表、现场审核检查表、审核准则并安排会议记录人等。其中：编好内审工作计划、成立审核小组、对内审员进行培训、审核沟通是开好首次会议的关键。1.1编制内审工作计划按照内部审核控制程序的要求，编制年度内审计划。在每次进行内审之前，还要编制详细的内审工作计划。内容包括：审核目的、审核范围、审核准则、审核时间及审核日程安排表、审核组及注意事项等。例：XX年第X次内部审核工作计划，应包括的主要内容有：①审核目的（确定公司质量管理体系对标准的符合性，评价公司质量方针和质量目标的实现程度，验证质量管理体系是否适宜、充分、运行有效，为迎接外审做准备等）；②审核范围（所有与质量管理体系相关部门，如：生产部门、工程技术部门、机械制造部门、物资供应部门、科研开发部门、人力资源部门、市场开拓部门、办公室及生产制造车间、物资仓库、图书档案馆等场所的质量活动）；③审核依据（ISO9001：2000质量管理体系要求、质量手册、程序文件、执行性文件、其他相关的国家法律、行政法规和行业标准规范及企业规章制度等文件）；④审核时间与地点（XX年X月X日开始，具体时间详见〈内审日程安排表〉；地点在办公楼第X会议室）；⑤审核组（组长：XXX组员：XXX）；⑥相关事宜（各部门领导如果对审核时间及审核员的安排有异议，请在审核开始日期前三天与XXX部门联系，在条件允许的情况下，尽可能考虑给予调整；本计划呈报公司领导，发至被审核部门及内审员）。由编制人（审核组长）签字、审核人（职能部门经理）审核签字、批准人（管理者代表）批准后即可发放。内审日程安排表要清楚地列出：日期、时间（含首末次会议、内审组工作会议）、审核部门、审核内容、审核员的对应关系。1.2成立内审组由于质量管理体系内审涉及到企业管理和运作的每一个方面，涉及企业的硬件质量和软件能力，内容多、范围广、工作量大，只有在严密的组织领导下（也是标准的要求），挑选即有理论知识又有实践经验的内审员，进行客观、公正、认真细致的工作，才能达到审核目的。因此，在内审员的任用上，要选择取得ISO9001：2000质量管理体系内审员培训合格证书并具有采购、技术、质量、管理等或其中之一项业务专长的人员，持证上岗。内审员只有经过总经理授权，才能参加公司质量管理体系内审工作。在成立审核组同时，任命审核组长。组长主要负责编制内审工作计划、审核检查提纲并协调审核日常工作。在编制内审工作计划时要注意审核员不能审核本部门或自己的工作，并将具有专业知识能力的审核员安排检查产品实现过程或产品测量过程等。1.3对内审员进行培训对内审员进行审前培训，主要是为了由不同审核员在使用同一标准审核同一对象时，所把握的审核范围及深度一致，并得出基本相同的结论，以增强审核结论的客观性、可信性。使审核报告成为总经理决策时的重要依据之一。审核依据文件和审核提纲的准备。根据审核员所审核部门职责的不同，有针对性地配备审核依据等资料。特别是那些关键工序、特殊工序的操作规程、作业指导书等均应备齐。以便于审核员在编制审核检查表时使用。对于国家有强制性要求的标准，要查阅使用最新相关标准所规定的各种技术指标，将其与企业制定的标准相对照，找出其中的差异，确定审核依据。编制现场审核提纲。重视履行咨询指导的职责。内审与外审不同，主要区别是：外审只履行审核职责而不能在审核时同时进行咨询。在内审过程中，内审员不仅要进行审核而且有咨询指导的义务。要充分利用内审员到现场检查的机会，对质量管理体系运行的各个方面，有针对性地提出具体的整改意见（一般以观察项的形式提出），对于各职能、生产、施工部门和各质量活动场所的体系运行有效性的作用是不可轻视的。我公司把此项工作已列入考核内审成效的项目，追求最大指导效益，作为内审成果之一。审核交流的技巧。一般采用听、问、查、看的审核方法，即：听介绍、问情况、查记录、看现场。审核员在审核过程中，要公正、客观、实事求是地收集证据，不要凭感情、凭感觉、凭印象用事，要追溯到实际做的怎样；不要停留在文件、回答问题上，要按审核计划如期进行；不要吹毛求疵，非查出问题（不合格）不撤，更不要把个人的异常情绪带到审核工作中（如有这种可能，事先调开或另选审核员），避免产生人为的不公正因素。当按要求经过抽样审核无不合格项时，就进行下一个审核项目。审核员要充分发挥交谈技巧，努力创造和谐、友谊、信任的审核氛围。切记审核员和被审核部门及人员的质量目标是一致的。1.4审核沟通及资料准备审核组长在管理者代表的领导下，准备相关资料及审核工作的具体协调。资料如前所述；由公司哪位领导在首次会议上发言及发言的内容提纲，由谁做会议记录，谁发放资料、发给谁、发什么，谁通知参加会议人员等事项安排要落实到人，实施人要清楚工作范围和具体事项，确保按时履行职责。还有受审核部门在接受审核时哪些人员参加，准备哪些资料，手头工作的安排等都要进行事先沟通，逐项落实。2.现场审核提纲的准备首次会议后，进入现场审核。审核员要按照事先编制的现场审核提纲进行审核并做好每一项审核结论的记录。审核提纲的编制，由审核员根据受审核部门或场所的具体职责进行编制。可以采取审核检查表的形式，将审核提纲内容与审核记录两项分左、右边对应列出，便于使用。审核记录要体现审核思路和审核要求，记录审核证据（与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息），做出审核结论（将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果）。审核员根据审核要求及受审方的信息并结合其产品过程特点编制，描述对某一过程或部门如何审核，审核什么，反映过程的流程，包括涉及的活动、职能、相应的控制要求和对应的标准条款。审核证据的记录包括抽查的某一名称某一日期的记录，或现场观察到的某一项活动等，记录要点不必太细，除非为了证实其不合格，否则尽量不要将公司的具体作业参数记录在检查表中。审核发现的记录包括是否收集到了相应证据，并注明涉及标准的条款，收集的证据是否能证实被审核的过程满足相应的规定。在审核实践中，我公司侧重审核以下主要内容：2.1管理层的审核对管理层进行审核，是质量管理体系标准的基本要求之一。但是，在实施内审时，对管理层进行审核确有较大难度，这是众所周知的事实。针对企业实际情况，我们将审核变成了服务，采取了请示、汇报公司质量体系运行情况，进一步就贯标及内部审核有关适宜进行交流，发展到按照质量管理体系的要求对管理层进行培训。比如，标准中对最高管理者的管理承诺和职责权限，在公司质量方针、质量手册、质量管理体系文件中的具体化要求，在相关生产、施工过程和质量活动中的体现；最高管理者应有的自身质量意识和对质量管理体系标准及职责（特别是质量管理体系运行对资源需求的提供）的正确理解等。从而，使内审工作得到了高层领导的大力支持。2.2部门质量目标和内外审不合格项的整改部门职责的责任细化和质量目标的考核是企业质量管理体系运行的基础，它直接决定着企业质量管理体系运行的有效性。因此，部门质量目标的达成度是质量管理体系审核的重要组成部分，主要审核内容包括：部门职责是否清楚地制定了质量目标和质量职责；质量目标和质量职责是否量化；有无责任人及考核周期；有无考核记录；有无考核不合格的情况；对考核不合格的项目是否进行了整改；检查不合格项整改落实情况的记录。质量体系管理部门有无制定年度内审计划，是否按计划进行审核，对内部审核有无形成审核报告；对第三方及内审的不合格项是否进行了整改；检查不合格项报告和整改落实情况的验证记录。对管理评审采用同样的方法进行审核。2.3供方评价供方提供材料的质量、价格、交货、售后服务等直接影响企业的运行及发展，企业对供方进行管理也越来越深入。以往供应部门对供方的评价仅限于：提供三证（生产许可证、产品合格证、质量鉴定报告）、参观工厂、了解产品生产过程、询问一些工厂基本情况。目前已变为组织对供方进行审核，如：供方准入、建立档案、收集相关信息、日常考核、激励机制等。此项措施促进供方按时保质保量地提供材料，并使组织不断地降低成本，提高产品质量保证，在维持和发展良好的供需关系的基础上建立与供方长期的伙伴合作关系。重点是审核供应部门是否对供方的供货能力，业绩进行评价。主要从以下几点进行审核，是否建立了供方认证、评价制度；是否有合格供方名单，是否对这些合格供方按本公司管理的要求进行动态管理；随机抽查采购合同，检查供货单位是否为评价过的合格分供方；具体检查动力、液压系统等供方并进行记录；审核对紧急采购是否进行控制，有否从中间商采购、对从中间商处采购怎样进行控制；有无对供方进行统计、分析，有无一个有效的供方质量改进管理体系。2.4原材料（产品）进厂检验对原材料进行检验是保证成品质量的重要环节之一。原材料进厂后，要通过专检，对采购产品是否满足规定的采购要求进行确认，为下一步制造合格产品奠定良好基础。主要审核其是否持有原材料进厂检验制度的有效版本，随机抽查3—12份检验报告，审核其是否按规定的程序或作业指导书进行检验，是否严格控制原材料的关键参数并按规定的指标做出判断。如：柴油机、电动机的规格、功率是否与图纸设计的技术参数相符合；底盘的规格、承载量能否满足设计要求；检查合金钢的板材、棒材、铜线的进厂质保书，标称直径偏差、长宽高尺寸规格、硬度、伸长率等检验报告。审核还需从以下几个方面进行：①对主要原材料的控制标准与国家标准进行对照，是采用更严格的标准还是采用国家标准的下限；②审核原材料紧急放行规定是否为有效版本，询问材料主管对紧急放行的材料是如何控制的。有无紧急放行情况，检查其相关记录；③检查经检验不合格的原材料的处置管理规定是否有效，检查其相应的处置记录；④对生产过程的原材料进行抽检，检查其是否已进行入厂检验，有无工序转移标志，如合格证等；⑤是否有不合格原材料的处置单，是否对原材料的合格率进行统计、分析。2.5生产管理生产管理是对产品形成的实际过程进行策划并控制其实施。审核其有无生产管理制度，如调度令、生产进度、质量控制文件、奖惩制度等；操作工是否按生产任务单规定的相关要求进行生产，是否按设计文件进行检验和测试，所用计量器具是否经过鉴定并贴有合格标志；查看检验记录。特殊工种的操作工是否持证上岗，查看证件；特别注意检查水平定向钻机行走梁材料的规格、强度、尺寸的控制情况；对关键生产参数的上限值和下限值的调整是如何控制的；查看不合格品的处置记录是否符合不合格品控制程序的要求；生产过程产品标识管理情况如何，有无明显的标识加以区别；查看成品的验收记录等。2.6防护与贮存质量是产品的保证，而防护与贮存也是体现组织质量管理水平的一个方面。重点审核有无防护与贮存相应的管理办法及有效性；仓库是否具备贮存条件，对那些有保质期要求的原材料是否采用先进先出的原则；包装和防护措施是否满足产品要求；检查油漆的包装，查看其合格证、生产厂家、有效期等，存放的实物有无过期情况；检查焊条的保管条件是否符合要求，有无药皮脱落变质现象等。对已检合格入库材料和未检待入库材料是否分开堆放，有无醒目的标志等。2.7测量装置的控制测量装置是对原材料、中间产品、最终产品进行检验的重要手段，审核可包括以下内容：有无测量装置控制相应管理办法有效版本；检查测量装置或设备台账是否帐物相符，所有测量设备的校验状态和到期日是否清楚，有无过期未检现象