第6章采购管理

1ERP原理与应用第六章采购管理2ERP原理与应用采购，简单来说就是购买。但是企业采购是比购买更复杂、更科学的含义。3ERP原理与应用学习目标理解采购环节的管理重点、常规问题、供应商管理掌握采购统计分析的工作内容和信息需求掌握采购业务流程中主要信息载体的产生、内容、作用和去向掌握主要信息载体的相互参照关系了解采购作业控制的措施及在ERP中的实现4ERP原理与应用第1节采购管理概述采购管理的概念采购的对象生产和经营所需的各种物料和劳务。采购的重要性采购是企业经营管理的核心环节之一，成功与否将直接影响生产、销售的顺利进行.采购也是控制成本的重要环节。5ERP原理与应用第1节采购管理概述采购管理的目标保证物料供应，降低物料的采购成本是采购管理的主要目标。以最优的价格以适当的数量以适当的质量以适当的时间获得物料6ERP原理与应用第1节采购管理概述采购业务中的常规问题采购的供货率原材料的合格率价格与折扣7ERP原理与应用第1节采购管理概述企业采购管理的职能主要有供应商管理、采购业务管理、采购统计分析。一.供应商管理企业与供应商应当是什么关系？讨价还价关系？长期合作关系！8ERP原理与应用第1节采购管理概述现代采购管理要求企业注重与供应商发展战略合作关系。优选供应商评估合格的供应商进入供应商信息中一般包括，供应商编码、供应商名称、简称、类型、地址、邮编、联系电话、传真电话、网址、电子邮箱以及会计信息、税务信息、银行信息、法人代表信息等。对供应商进行定期评价根据交易情况，不断评估供应商。将竞争力弱的供应商从合格名录中剔除。鼓励供应商与企业技术进步同步发展合格供应商名录9ERP原理与应用第1节采购管理概述1.供应商评估1）质量指标如性能，检验合格率等2）交货指标如准时交货率，交货周期等3）其他指标如供应商的资信、行业地位、生产规模、应急订货能力、管理水平、可持续发展能力等评估方法通常是加权法。示例10ERP原理与应用第1节采购管理概述采用加权法的供应商评估表交货情况交货质量其他要素总得分供应商名称数量加权得分（15%）时间加权得分（25%）性能加权得分（15%）合格率加权得分（25%）资信情况加权得分10%行业地位加权得分（10%）A9213.8100259514.259523.7580870791.8B9514.2592239514.259523.75858.560689.75从总得分列可以看出，综合各种因素后，供应商A应获得比供应商B更高的等级。11ERP原理与应用第1节采购管理概述2.长期供货协定企业与供应商建立比较长期的供求协定，互惠互利，按照滚动计划的方法，近期的采购条件比较详细，远期的条件可以比较笼统。有利于降低采购成本供应商提前看到企业采购订单的大概情况，可以提前做好物料和能力的准备。一旦订单下达，可以更快更好履行订单。12ERP原理与应用第1节采购管理概述二.采购统计分析采购计划完成后，对各个环节进行数据评价。一般包括以下内容：采购计划完成情况分析供应商评价应付账款账龄分析采购费用分析价格分析采购员业绩分析13ERP原理与应用第2节采购业务流程生成采购作业计划询价和洽谈生成和下达采购订单入库采购结算采购作业流程简图14ERP原理与应用第2节采购业务流程一.生成采购作业计划采购作业计划是一种指导采购作业工作的微观计划。包含的主要信息有：物料编码、名称、采购数量、技术性能要求、采购作业开始日期、物料到货日期、审批人和审批日期等。特点：近期详细且确认，远期粗略且未确认。生成采购作业计划15ERP原理与应用第2节采购业务流程1.采购作业计划的来源MRP请购单采购作业计划用款计划生成采购作业计划16ERP原理与应用第2节采购业务流程2.请购单对于没有包括在BOM结构中的物料（生产辅料、办公用品、劳动保护用品等），由需求部门向采购部门提出采购申请，即请购单。包含的主要信息用什么（物料编码和名称），用多少（数量及该数量的计算依据），何时用（需求日期），谁用（需求部门）。也可包括采购建议，如建议供应商。请购单上出现的物料是根据订货点法管理的。需求是周期性的，常用的需求周期有月和周生成采购作业计划17ERP原理与应用第2节采购业务流程请购单需经过严格审核才能生效。请购单的提出者若这些物料的管理是分散的，即由各使用部门管理，则请购单的提出者是使用部门。若这些物料的管理是集中的，即由库存管理部门统一管理，则请购单的提出者是库存部门。优点缺点分散管理需求更贴近实际存在需求失控的风险集中管理能严格控制物料需求采购周期较长，可能造成物料采购不及时生成采购作业计划18ERP原理与应用第2节采购业务流程二.询价和洽谈MRP请购单采购作业计划用款计划收集供应商信息评估供应商生成合格供应商名录询价和洽谈询价和洽谈19ERP原理与应用第2节采购业务流程询价和洽谈是指，采购人员选择和联系供应商，根据采购作业计划的具体要求洽谈物料的价格、技术性能要求和供货日期。使用的信息载体是询价单和报价单。1.询价单企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价的单据。包含的主要信息：需采购物料的名称、数量、技术性能要求和到货日期等信息。询价和洽谈询价单报价单采购部门供应商20ERP原理与应用第2节采购业务流程2.报价单供应商在接到询价单后，所提供的物料报价、技术性能特点等。3.采购询价洽谈方式招标采购非招标采购比质比价实地考察公开招标邀请招标询价和洽谈21ERP原理与应用第2节采购业务流程MRP请购单采购作业计划用款计划收集供应商信息评估供应商生成合格供应商名录询价和洽谈生成和下达采购订单下达采购订单22ERP原理与应用第2节采购业务流程三.下达采购订单采购订单是企业与供货单位签订的采购协议，是具有一定约束力的购销协议。包含的主要信息向谁采购（供应商），采购什么（物料编码和名称），采购多少（数量），技术性能要求，价格，付款协议，到货日期等随后的收货和发票接收都是以采购订单为依据的。下达采购订单采购订单供应商财务部门验收部门下达23ERP原理与应用第2节采购业务流程采购订单是采购作业计划的实施工具，采购作业的执行表现为采购订单状态的改变。采购订单的状态主要包括：生成、生成确认、下达、下达确认、取消、发运、完成、超量完成和欠量完成。采购订单的数据库设计每个订单应由两部分组成：订单概述信息（订单编号，供应商基本信息，签订日期，采购员，付款方式，税率，银行账号等）订单明细信息（订单编号，物料编码，名称，型号规格，数量，计量单位，单价，金额，折扣和计划交货日期等）下达采购订单24ERP原理与应用第2节采购业务流程一对多的关系下达采购订单25ERP原理与应用第2节采购业务流程MRP请购单采购作业计划用款计划收集供应商信息评估供应商生成合格供应商名录询价和洽谈生成和下达采购订单订单跟踪到货验收订单跟踪和到货验收26ERP原理与应用第2节采购业务流程四.订单跟踪和到货验收订单跟踪订单跟踪是指在下达采购订单后，采购人员确认供应商接收到订单了解采购订单是否能被按时处理向供应商传递采购订单的变化信息由于需要供应商及时反馈信息，在当前的ERP系统中，订单跟踪功能比较弱。加强订单跟踪功能的途径：企业ERP系统与供应商业务信息系统的集成！订单跟踪和到货验收27ERP原理与应用第2节采购业务流程到货验收物料到达交货地点后，应通知有关人员进行物料到货登记，开始物料验收。订单跟踪和到货验收到货检验入库按照协议处理不合格合格到货登记到货单入库单采购订单参照生成生成28ERP原理与应用第2节采购业务流程到货单描述实际收到货物的数量，批号，所属的订单等。入库单描述实际入库货物的数量，批号，所属的订单等。订单跟踪和到货验收29ERP原理与应用第2节采购业务流程采购发票描述采购者需要支付的价格和税款，是向供应商付款的依据。采购结算通过建立采购发票与入库单的对应关系，计算存货的成本。采购结算30ERP原理与应用第2节采购业务流程入库单采购结算采购发票结算单采购结算31ERP原理与应用第2节采购业务流程采购结算32ERP原理与应用第2节采购业务流程采购结算33ERP原理与应用第2节采购业务流程34ERP原理与应用第2节采购业务流程与库存管理的关系1.库存管理驱动采购管理。对于采用再订货点订货的货物，当库存量下降到再订货点时，将形成请购单。2.采购入库采购入库时生成入库单，增加库存记录。可以要求供应商根据货物的入库情况明细，开局采购发票。入库单还是采购结算的依据。与其他子系统的关系35ERP原理与应用第2节采购业务流程与质量管理的关系在采购到货检验环节，通过“报检”即可将需要检验的存货信息传到质量管理系统。与存货核算的关系采购结算的结果自动传至存货核算。存货核算子系统据此确认存货成本，生成记账凭证，传递到总账系统。与其他子系统的关系36ERP原理与应用第2节采购业务流程与存货核算的关系与其他子系统的关系37ERP原理与应用第2节采购业务流程与应付管理的关系采购发票审核后直接生成一张应付单，传到应付管理系统。应付管理系统审核确认后进行制单，形成应付账款并传递给总账系统。与其他子系统的关系38ERP原理与应用第2节采购业务流程39ERP原理与应用