第8讲采购作业计划和控制

2019年9月12日1第6章采购作业计划和控制2019年9月12日2教学目标理解和掌握采购作业计划的概念和特点熟练掌握采购作业流程的特点理解和掌握采购作业控制的内容2019年9月12日36.1概述采购作业是指为了向企业提供满足生产和管理所需要的各种物料而必须采取的各种管理性的和事务性的活动。采购管理也是企业生产经营管理的重要组成内容.采购管理是整个企业经营管理活动按照计划开展工作的起点.有效的采购管理是降低企业经营成本的重要环节.2019年9月12日4教学目标理解和掌握采购作业计划的概念和特点熟练掌握采购作业流程的特点理解和掌握采购作业控制的内容2019年9月12日5采购作业流程一般的采购作业流程供应商管理生成采购作业计划询价和洽谈采购订单订单跟踪和到货验收2019年9月12日62019年9月12日7供应商管理供应商管理主要采取分类管理模式，不同类型的供应商采取不同的管理模式。分类管理模式的关键在于如何确定分类方式:根据供应商的信誉和质量来分类;根据供应商所供物料的市场特性来分类;根据企业与供应商之间的紧密关系来分类。2019年9月12日82019年9月12日91.供应商评审供应商评审过程主要是找出哪些供应商能在质量、服务、定价3个方面达到可接受的水平.质量：可靠性、制造过程、管理与财务状况服务：能力、灵活性、提前期定价：价格2019年9月12日102.生成采购作业计划采购作业计划的主要属性包括采购物料编码、名称、采购批次、采购数量、技术性能要求、采购作业开始日期、物料到货日期、审批人和审批日期等。采购作业计划特点：近期详细且确认、远期粗略且未确认。强调：对于没有包括在BOM结构中的生产辅料、办公用品、劳动保护用品等物料，由需求部门或者库管部门提出采购申请，经有关人员审核后才能进行采购。请购单则是这种采购申请的表现形式。2019年9月12日113.询价和洽谈当采购作业计划生成之后，采购人员应该按照作业计划的要求，依照供应商供货推荐目录，根据供货商的资历和供货档案，选择和联系供应商，并且针对采购作业计划中物料的具体要求洽谈物料的价格、质量、技术性能要求和供货日期等。询价和洽谈的过程比较复杂，可以通过询价单和报价单的方式完成。询价单：企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价的单据，这种单据详细列出了需要采购的物料名称、数量、技术性能要求和到货日期等信息。报价单：供应商在接到询价单后提供的物料供应价格、技术性能特点等信息。2019年9月12日124.采购订单从信息管理的角度来看，每一个订单都由两部分组成，即订单概述信息和订单明细信息。按照采购订单的生成、下达、执行和完成的过程，可以把采购订单划分为多个不同的状态。常用的采购订单的状态是：生成、生成确认、下达、下达确认、取消、完成、超量完成和欠量完成等。2019年9月12日135.订单跟踪和到货验收订单跟踪是指通过ERP系统可以随时查看已下达的采购订单到达的位置和被供应商处理的状态。订单跟踪的主要目的是确认供应商接收到订单、了解采购订单是否能被按时处理和传递采购订单的变化信息。到货验收是指所采购的物料到达物料送交地点时采取的验收作业和对验收结果的处理措施。物料到达以后，应该通知有关人员进行物料到货登记，开始物料验收。不同的物料可以采取不同的物料验收方式。2019年9月12日14教学目标理解和掌握采购作业计划的概念和特点熟练掌握采购作业流程的特点理解和掌握采购作业控制的内容2019年9月12日156.3采购作业控制采购作业控制是指通过设置与采购作业相关的参数，将采购物料的数量和质量控制在预定范围内的风险防范措施。常用的采购作业控制措施包括1、预算控制措施2、物料选用目录控制措施3、采购订单控制措施4、质量控制措施5、财务付款控制措施等。2019年9月12日16预算控制措施预算控制措施是指通过制定采购预算防止实际采购金额超过预算金额的控制方式。预算控制也是企业管理人员审核采购订单时判定该计划是否合理的一个重要依据。在ERP系统中，有两种常用的采购预算控制方式：根据总账科目控制采购预算；根据部门、业务类型和采购物料类型控制采购预算。2019年9月12日17物料选用目录控制措施物料选用目录控制措施是指某些物料的采购必须从批准的物料选用目录中选择，不能随意选择目录之外的物料。物料选用目录的确定过程是，设计、工艺、采购、质量和标准化等职能部门和技术人员，基于国家标准、行业标准、国际标准、地方标准和企业标准等要求，根据供应商的供货历史状况，按照规定的程序确定。2019年9月12日18采购订单控制措施采购订单控制措施主要控制采购到货的物料数量、采购价格以及到货日期应该满足采购订单中的要求，实际中的数据和采购订单上的数据之差应该在事先规定好的误差范围内。2019年9月12日19质量控制措施质量控制措施是确保采购物料满足设计和工艺提出的技术性能指标要求的措施。如果物料的技术性能指标达到或超过了设计和工艺提出的技术性能指标基准，就认为该物料达到了质量要求。质量控制措施主要表现在下面几个方面：（1）在供应商的选择方面，确保只有那些提供合格物料的供应商才可以作为选择的对象，把好供应商的选择关；（2）在物料到货时，加强物料的验收管理，不合格的物料不允许入库；做好供应商的评价，对供应商的每一次供货交易都进行评价，根据供应商的动态评价结果确定供应商的保留和删除。2019年9月12日20财务付款控制措施财务付款控制措施是指在采购付款时设置付款条件，只有满足指定的付款条件才可以付款。在ERP系统中，既可以控制对某个供应商的所有付款，也可以控制该供应商的某一笔付款。通过在采购订单中增加付款条件限制，可以实现在付款时提供付款警告，确保只有满足付款条件才可以付款。2019年9月12日21采购时机选择当项目达到它的订货点，或物料需求计划(MRP)系统中到了计划订单的下达日期，就需要加以判别，并触发生成申请单。在计划订单下达日期或一个项目的库存降到或低于其订货点时，手工操作的用户部门可能要直接辨识MRP项目和补给品项目的需求程度，而计算机化的系统会自动产生申请单。但在申请报价单或下达采购订单之前，仍然需要计划员和购买人员进行审查、编辑和审定。在计算申请单下达时间时，应该分段考虑提前期的所有部分。提前期的时间段包括审查时间、认可时间、采购人员的时间、供应商加工和发运的时间、运输时间，以及收货、检验与移到要求的工作中心所必需的时间。对于一些日常使用的原材料和通用组件，价格可在下达订单之前就知道。如果在安排订单之前还需要报价，那么还要求有额外的时间。2019年9月12日22采购变化处理●订货批量：•供应批量可能与订货批量不匹配；•大批量供货时存在数量折扣的可能；•生产能力或现有库存可能要求现在进行部分订货，而其余的在将来订货；•运输因素的考虑。2019年9月12日23采购变化处理●修改发货日期或下达日期：•运输的考虑，如把待运物料与前一批一起装运以节省运输成本；•生产能力或现有库存不匹配；•供应商提前期可能比要求的长。2019年9月12日24采购变化处理●修改规格：•技术上达不到；•需要过长的提前期。2019年9月12日25图6-1供应商计划确认的计划微调计划第3个月第4个月第5个月第6个月第2个月第1个月12345678周2019年9月12日26采购管理人员的工作●深入细致地了解供方情况，做好“供方计划员”的工作；●参与分析决定一个零部件是企业自制还是外购；●参与产品设计选用材料、配套件的价值分析；●参与采购预算的编制；●参与研究确定每种采购件的批量规则和安全库存量或安全提前期；●研究缩短采购提前期和保证按优先级供货的措施；●工艺路线中的外协工序，统一由采购部门负责，选择协作单位，制订外协计划。2019年9月12日27练习:某公司需要采购X产品2500件，需求条件是交货提前期必须小于6周；单件价格要低于20元。现有三家供应商可供选择，有关各家公司情况见下表。请分析比较，审定出一家合适的供应商，并说明选择的原因。2019年9月12日28比较项目A公司B公司C公司质量三年前没安装新设备时有三次劣质的历史，最近三次已没有缺陷，且质优过去收到订单，不能接受的超过2%，但它们已改进了，保证不接受率为零。而且该公司不仅负责它的零部件缺陷，也负责导致的产品缺陷以前尚未收到过该公司的质量消息，但收到其他三家公司提供的合格率报告服务报价提前期一般是6周，最近6次发货提前期是：第一次4周、第二次7周、第三次5周、第四次7周、第五次8周、第六次6周报价提前期一般为6周，最近六次发货提前期是：6周、6周、5周、6周、6周该公司已保证提前期最大为6周报价最近六次分别是：16.5元、17元、18.5元、18.5元、18.5、17.8元最近六次询价是：17元、17元、17.5元、18元、19.5元、20.2元报价每件24元，订货超过2000件时，给予不超过20%的折扣