全国代理商会议

中讯显示器有限公司全国代理商会议方案（2013年8月8日——10日）中讯显示器有限公司办公室制-2-2全国代理商会议我公司将于今年中旬在Xx市召开一次全国代理商会议，现将大会方案拟订如下：一、全国代理商会会议主题与任务会议主题：让代理商更多地了解公司的发展，同时展示公司即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题会议任务：力争开成隆重热烈、富有企业交流特色的代理商会。通过大会，宣传我公司的基本概况特别是未来公司的发展新成就，展示公司的良好形象，进一步展示本公司的发展新动力；同时在本次代理商会的带动下，展示出各个代理商的销售业务的经验和成果，促进各代理商的经验交流和发展，为自己的发展确定进新的方向和目标。大会上同时会举行联欢晚会，为各位来宾准备丰富的活动内容，提供一个互动交流的平台，促进本公司和各个代理商的友谊以及合作发展。二、全国代理商会召开时间、活动内容和规模：本次商会定于2013年8月8日到10日在香格里拉大酒店举行，大会的主要活动内容包括：大会开幕式、闭幕式；介绍企业的基本概况及发展远景；介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；介绍目前企业的生产能力及生产情况；介绍公司产品的销售情况；新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言；东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会；联合晚会等。大会的规模为：海内外代表1000人左右。三、大会的日程安排（一）8月8日下午2：00以后代理商代表及来宾报到。下午6：00-9:00举行大会欢迎宴会。在香格里拉大酒店设主会场，汇聚主要来宾、各个代理商代表（约350人）。其他代表在所住酒店（香格里拉大酒店）参加欢迎宴会。中迅公司代表宴会欢迎词。（二）8月9日上午举办全国代理商会开幕式，时间为上午9：00-11:00。开幕式前：各个公司领导、代理商及重要嘉宾合影。开幕式内容：（1）公司代表致欢迎辞；（2）代理代表致欢迎辞；（3）各位重要嘉宾致辞。-3-3下午举办3场主题活：1、企业的基本概况及发展远景介绍会；2、企业的生产能力及生产情况介绍会；3、新产品及演示会。企业的基本概况及发展远景介绍会：主要介绍本公司的基本情况以及公司的远景发展前景，展示我公司的今后发展的方向和发展实力，使各个代理商更加肯定我们的发展潜力。企业新产品介绍会：主要介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果企业的生产能力及生产情况介绍会：介绍本公司的生产情况和技术方面的介绍会。新产品及演示会：显示我公司的最新产品成果和技术。晚上举行：联欢晚会：提供交流平台，促进交流，相互学习。参观上海著名景点。（三）8月10日上午举行：公司产品销售情况介绍会；新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等专题发言会。时间8：30-11:30（1）公司产品销售情况介绍会：介绍公司产品的销售情况，使各大代理商明确本公司的产品的销售前景。（2）新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等专题发言会：介绍公司今后新的销售策略和销售方向，促进各个代理商的理解，使代理商订立好自己目标。下午举行：东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会；举行闭幕式。时间：2：30-4：30。（1）东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会：介绍销售经验和表彰著名代理商，相互学习。（2）大会闭幕式。四、关于大会经费问题大会本着从俭节约、少花钱、多办事的原则进行筹划。大会筹备处按照公司规定，大会预算支出主要项目包括宴会、代表伙食费及住宿费、交通费、文件编印包装费、宣传资料费、纪念品费、文艺表演费、会议场租费、主题活动费、景点参观费、安全保卫等费用，合计×万元。五、大会的筹办（一）主办单位由中迅显示器有限公司主办。（二）筹备处成员构成图-4-4（三）人员分配表机构负责人及联系方式成员职责会前会中会后秘书组张三789088张三张四张五等指定会议方案；拟写邀请函；通知做会议记录接待安排食宿；文件整理存档会务组李四567907李四李五李六等会场布置；邀请新闻媒体；发放通知迎宾引导；会间协调筹办晚会事宜宣传组赵二899008赵二赵三赵四赵五等横幅制作；新闻邀请会议摄像、录音会议相关情况网上发布与展示保卫组王二787690王二王三王四等应急方案的制作；医疗药品的准备现场消防安全保护；维持现场秩序会场清理外联组程颐235908程一程二程三程四等拉赞助；购置礼品；发放宣传单接待嘉宾预订返程车、船、机票提案组柳二789054柳一柳二柳三柳四等准备会议所需文件、材料；传达会议精神受理与会期间与会者提出的议案和提案整理会议记录成员构成图张副经理提案组会务组保卫组秘书组宣传组外联组-5-5根据会议的规模、层次和主题，会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。4个小组：（1）提案组（2）外联组（3）会务组（4）保卫组（四）会场布置1、选定会议室、划分座区；2、相关人员布置会场；（1）领导牌、工作牌的发放；（2）茶水食品的摆放；（3）投影仪、灯光、相机的准备；3、安排保安维持现场秩序；4、礼仪接待相关代理商。（五）准备会议文件（六）会议前期准备（1）对相关的工作人员和礼仪人员进行培训（2）接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间与会人数及布置要求。（3）落实接站人员及车辆的安排。（4）根据人数和要求，确定会议的台形，也可根据要求摆放。（5）根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、该碑、开水、茶叶、小毛巾、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植物、会议牌）（6）按要求将所需设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。（7）会议开始前半小时，各项准备工作到位（小毛巾准备充分，开水充足，设会议日程表会议文件会议通知.签到表.总经理发言稿.新产品介绍手册新产品介绍手册包含的内容第一：企业的基本情况及发展远景。第二：新产品的性能、核心技术及测试结果。第三：新产品的销售策略、销售政策。-6-6备音量适中，室温在24~26摄氏度之间，可灵活控制）。（8）检查台形是否符合要求，台面是否整洁，各种工具是否干净、齐全，摆放符合要求。（9）根据要求，将指示牌放在特定位置。（10）开会前十五分钟，在门口等候。（11）礼仪人员于会前30分钟到岗，精神饱满地在门口迎接。（七）会议中准备（1）先到达的与会者由工作人员引领至休息室，并及时提供茶水服务，送上小毛巾。（2）当与会人员来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请与会人员进入会议室入座。（3）通常每半小时左右为与会者添加茶水等，特殊情况可按与会者要求服务。（4）会议期间礼仪人员应站于会议室门口直至会议结束。（5）会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。（八）会议结束准备（1）会议结束，礼仪人员应站于门口，微笑着向与会者道别，并请会务组人员签单。（2）会议结束，保卫组送与会者到酒店就餐休息。（3）会议结束，秘书组需仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件的等，设备设施是否有损坏，做好记录。（4）会议结束，后勤人员须将会议用具、设备准备好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。（九）会议材料准备1、《会议通知单》及《会议回执单》2、《会议日程单》3、会议主持人的发言稿4、各代销售销售情况一览表5、各代销商销售计划表6、各代表销售商销售情况问卷调查表六、座位安排-7-7七、预算方案目的：为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议代理商大会，下面为本次大会的预算方案：预算支出主要项目：宴会费用：包括宾馆预定金，宴会茶水费用等，合计x万元代表伙食费及住宿费，合计x万元。资料费用：包括文件编印包装费、宣传资料费、纪念品费等，合计x万元。交通费用：包括车旅费、门票费、景点参观费等，合计x万元。会议费用：包括会议场租费、主题活动费，合计x万元。文艺表演费，合计x万元。安全保卫费用，合计x万元。全国代理商会议任务内容合计宴会费用包括宾馆预定金，宴会茶水费用等x万元代表伙食及住宿费伙食费、住宿费用等x万元资料费用文件编印包装费、宣传资料费、纪念品费等x万元交通费用车旅费、门票费、景点参观费等x万元会议费用会议场租费、主题活动费x万元文艺表演费文艺表演等x万元安全保卫费用保安费用，会场维护费用等x万元以上预算总体费用：合计×万元。-8-8日程表日期时间内容安排地点参加人负责人备注8月8号上午8:30报到香格里拉大酒店会议中心全体黄秘书12：00午餐时间香格里拉大酒店大酒店午餐区全体黄秘书指导工作下午2:30~4:30代理商代表及来宾报到香格里拉大酒店全体晚上6:00~9:00大会欢迎宴会香格里拉大酒店全体8月9号上午9：00~11:00大会开幕式香格里拉大酒店全体人员及嘉宾黄秘书指导工作、大会人员合影12：00午餐时间香格里拉大酒店全体人员及嘉宾自助餐下午1:30~2:30企业的基本概况及发展远景介绍会香格里拉大酒店全体人员及嘉宾公司总经理演讲3：00~4：00企业的生产能力及生产情况介绍会香格里拉大酒店全体人员及嘉宾生产部总监演讲4：30~5:30新产品及演示会及企业参观香格里拉大酒店会议中心会场、企业全体人员及嘉宾研发部经理演讲晚上6:30~8:30联欢晚会香格里拉大酒店全体人员及嘉宾黄秘书9:00~10:00参观湖州著名景点湖州各个著名夜色景点嘉宾及各个高层领导廖秘书8月10号上午9:00~10:00公司产品销售情况介绍会香格里拉大酒店会议中心会场全体人员及嘉宾销售部总监演讲10:30~11:30新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比专题发言会香格里拉大酒店会议中心会场全体人员及嘉宾公司主管副总经理演讲12:00午餐时间香格里拉大酒店全体人员及嘉宾自助餐下午1:30~2：30东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会全体人员及嘉宾3：50~4：30大会闭幕式香格里拉大酒店会议中心会场全体人员及嘉宾公司总经理演讲-9-9应急管理预案1、处理会议中意外情况的预案。意外情况是指会议进行中，突然停电、信号中断等。防止意外停电，一是同等条件下，优先选择具有双回电路的会场；二是大型会议或用电负荷较大的会议召开之前，通知、监督会场负责部门进行线路检修。三是提前通知供电公司做好保电工作。四是准备好应急灯、应急音响等。五是如因长时间无法恢复供电导致会议中止，应提前安排足够多的引导人员，确保与会人员有序离开。在电视电话会议、电视直播会议中，保持信号畅通至关重要。避免信号突然中断，一是要求有关部门做好例行性检查。二是线路复杂时，必须要请专家现场指导布线。三是检查完好的电视设备、电线光缆等，会议召开前要有专人看管，反复调试，在明显处张贴标识，防止误撞、误扯等。2、处理设备损坏的预案。召开会议所需要的设备包括音响设备、照明设备、桌椅等。音响设备的预案，一是在会议召开前反复调试，达到最佳效果。二是在有线话筒使用正常的情况下，再准备好两只无线话筒。三是准备好两种乐曲播放器和两套相对应的音乐载体。照明设备的预案，一是主席台照明设备的灯管提前三分之一的寿命时进行更换。二是在会前注意观察灯光有无晃抖、昏黄的现象。三是在会议中如果主席台主灯光熄灭，采取加强侧灯光或者熄灭对应位置的主灯光进行补救。会议结束后，及时检修、更换灯具。桌椅设备的预案，一是在会议召开前，检查主席台上的桌椅是否牢靠，桌布是否干净。二是多准备几套桌椅放在会场附近，以防备用。3、处理安全隐患的预案。会场中的安全隐患主要是指因用电引发的火灾和因地震等不可抗拒力引发的安全问题。因用电引发的火灾的预案，一是及时检修线路，防止线路老化。二是正确用电，持证上岗。三是会场周围消防器械和消防设施齐全。四是遇到较大火情时，及时启动消防、交警、治安、医疗联动机制。四是快速疏导与会人员有序离开会场。因地震引发的安全问题，一是会务人员劝说与会人员沉着冷静，切忽乱挤乱拥。二是躲避到桌椅下边去。三是待地震过后，指挥与会人员安全有序的离开。4、处理食品卫生的预案。时间长、人数多的会议要特别注意食品安全，要让与会人员吃的干净，吃的卫生。一是安排卫生防疫部门进驻会场对