第三章 采购管理

采购管理基础知识三种采购流程介绍采购决策（采购or自制）供应商的选择几种采购模式介绍（第一、二节）（第三节）（第四节）（第五节）（第六节）LOGO什么是采购？？问题：请举出你的一次采购经历个人采购家庭采购企业采购政府采购其他采购采购——是指通过商品交换和物流手段从资源市场取得资源的过程。LOGO采购的是什么？有形物品的采购范围原材料零部件或组件工具与机器设备办公用品无形服务的采购售前服务售后服务技术服务专业服务后勤服务LOGO一、采购管理基础知识1采购为企业保障供应，维持正常生产，降低缺货风险创造条件2采购物资的质量好坏直接决定着本企业产品质量的好坏3货物采购的成本构成了物资生产成本的主体部分5货物采购是企业与市场的信息接口4采购是企业和资源市场的关系接口，是企业外部供应链的操作点6货物采购是企业科学管理的开端1.采购的重要性LOGO一、采购管理基础知识2.采购的目标以最低的总成本为企业提供满足其需要的物料和服务小案例：自动补货系统保证供应降低成本确保质量建立与供应商双赢伙伴关系实现信息化采购LOGO树立“采购就是服务”的理念一、采购管理基础知识3.采购部门及人员谁来执行采购？对采购该如何管理？对采购人员的要求采购及产品有关的基本知识建立供应链关系的基本技能基于Internet的电子商务技术LOGO如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作。对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业，可采用集中分散的采购设置模式4.采购部门的设置LOGO一、采购管理基础知识4.采购过程确定采购需求选择供应商合同谈判签发采购订单评价采购工作结算货款验收货物订单跟踪LOGO一、采购管理基础知识企业采购制度采购人员选择、培训和考核制度对采购部门及相关部门的业务进行监督指导制度供应商管理制度对采购过程的监督——建立健全采购监管制度LOGO一、采购管理基础知识5.采购中的信息流二、三种采购系统的流程1.传统的采购系统采购计划供应商采购部门制造部门供应投标选择供应商准备采购单向库存提货和制造部门协商答复请求与谈判订货交货通知制造部门和制造部门确定订单细节准备货物采购计划验收接收货物采购计划收款通知财务部门付款提交生产发出订货信息库存某省烟草公司采购案例公司简介某省烟草公司暨某省烟草专卖局，是某省烟草行业的省级管理机构，具有烟草专卖市场的行政管理职能；同时作为企业，依法承担烟草产品购进、生产、调拨、营销及行业管理工作，具有半行政（计划）半企业（市场）的特点。目前管辖有地市州烟草（分）公司、县公司等独立核算单位，同时对省内烟厂进行行业管理和指导。另外各级市县公司拥有近千家批发部具体承担卷烟批发销售工作（批发部不作为独立核算单位）。目前的采购流程：某省烟草公司的供应商分为省内外烟厂、调拨站、烟草公司等。某公司可以向省内外烟厂及调拨站采购卷烟，同时，它也可以向省外烟草公司采购。某省烟草公司采购流程分析采购流程：1、签定合同（计划衔接书）一年两次的全国定货会上和供应商签定合同。2、供应商通知发货并开出发票3、验收入库填写卷烟入库验收单，一式四联，其中第一联存根、第二联业务部门、第三联财务、第四联统计。4、申请付款业务员收到供应商转来的发票，核实无误后填写付款申请单，经业务主管签字后将发票和付款申请单一并交财务部门。5、财务付款财务部门收到业务部门转来的付款申请单、采购发票以及库管部门转来的入库验收单，审核无误后付款，或根据预付款申请单审核付款。传统采购模式的特点采购过程是典型的非对称信息博弈过程验收检查时采购部门重要事后把关工作，质量控制难度大供需关系不稳定响应用户需求能力迟钝——由库存驱动2.供应链管理环境下的采购供应链管理环境下的采购供应链环境下采购模式的特点从为库存而采购到为订单而采购的转变从采购管理向外部资源管理转变从一般买卖关系向战略合作伙伴关系——由订单驱动交易成本降低制造计划、采购计划、供应计划同时进行物资直接进入制造部门信息传递方式变化面向过程的作业管理模式供应商采购部门制造部门销售订单采购订单制造订单准备货物接受货物制造功能协调采购收款通知财务请求请求制造计划采购计划销售计划订货信息反馈制造信息反馈交货付款通知采购部门订单驱动的采购业务原理电子采购系统(e采购)-采购程序物料要求打印或以电子方式传递买方检查物料的要求标准物料要求输入信息到信息系统电子或实体采购订单抽出或合并要求资料到以互联网为支持的B2B系统指派供应商所要求的B2B投标系統，以及标明截止日期和其他条件通过以互联网为支持的B2B收集和检查供应商或传真所提出的标准订单根据品质、成本和运送速度等，选择供应商，然后开出采购订单物料使用者采购部门/卖方供应者采购订单3.小额采购集中库存系统合同电话订购电子方式订购单支票小额支票采购卡三、采购决策你认为自制好还是采购好？请说出你的理由1.选择自制和采购各自的原因选择自制的原因保护专有技术控制质量缺乏合格的供应商控制成本使用剩余的生产能力控制提前期、运输和仓储成本选择采购的原因降低成本增加收益改进管理增强竞争力2.选择自制或采购的盈亏平衡分析盈亏平衡分析——量本利分析或保本分析销售收入=产品的产量×产品的单价S=P.Q产品成本=固定成本+可变成本=固定成本+单位产品可变成本×产品的产量C=F+Q.CV产量成本固定成本可变成本总成本销售收入Q0盈亏平衡点亏损盈利如何使用盈亏平衡分析进行自制or采购的决策？一家企业每年需要10000个零部件，这家企业可以通过自己生产和采购获得这批零部件。已知，如果该企业选择自己生产，则需要投资33000美元的设备，每个零部件的单位变动成本是5美元。如果选择采购，供应商可以按照每个零部将8美元供应。问该企业应该选择自制还是采购这批零部件？自制成本与采购成本比较产量成本设备可变成本采购成本11000自制总成本盈亏平衡点10000选择采购成本更低选择自制成本更低五、供应商的选择231供应商供应商管理对供应商的决策供应商选择的基本环节五、供应商的选择供应商指可以为企业生产提供原材料、设备、工具及其他资源的企业。供应商，可以是生产企业，也可以是流通企业。供应商管理对供应商的了解、选择、开发、使用和控制等综合性的管理工作的总称。其中，了解是基础，选择、开发、控制是手段，使用是目的。1.供应商与供应商管理2.对供应商的决策使用一家供应商的原因建立良好关系较少的质量变化较低的成本运输更经济独有产品和工艺数量太小、无法拆分使用多家供应商的原因需要产量大分散风险制造竞争获得信息处理特殊业务思考与讨论题你认为选择供应商时还应注意的问题1.自制与“外包”采购。2.国内采购与国际采购3.直接采购与间接采购3.供应商选择的基本环节1生产能力强产量高，规模大，生产历史长，经验丰富，生产设备好2技术水平高生产技术先进，设计能力和开发能力强，生产设备先进，产品的技术含量高，达到国内先进水平3管理水平高坚强有力的领导班子高水平的生产管理系统质量管理保障体系4服务水平高能对顾客高度负责、主动热诚认真服务，并且售后服务制度完备、服务能力强，愿意协调配合客户企业◆选择供应商的条件考核选择方法招标选择◆供应商选择的方法3.供应商选择的基本环节案例B需求方按如下分数分配比例来评价本地的各供应商：产品质量(产品合格率)占40分，价格占35分，合同完成率占25分。根据上期统计资料，如下表，从中选择出下期最合适的供应商。◆供应商选择的方法——考核选择供应商收到的商品量验收合格量单价合同完成甲200019208998%乙240022008692%丙6004809395%丁100090090100%根据上表数据，按以下计算可得出各供应商的综合分数如下：甲:(1920÷2000)×40+(86÷89)×35+0.98×25=96.7乙:(2200÷2400)×40+(86÷86)×35+0.92×25=94.7丙:(480÷600)×40+(86÷93)×35+0.95×25=88.1丁:(900÷1000)×40+(86÷90)×35+1×25=94.4得分最高者是甲，因此甲供应商是最终选定的合适供应商。招标采购是通过在一定范围内公开购买信息，说明拟采购物品或项目的交易条件，邀请供应商或承包商在规定的期限内提出报价，经过比较分析后，按既定标准选择条件最优的投标人并与其签订采购合同的一种采购方式。◆供应商选择的方法——招标选择（1）招标采购的概念招标采购方式通常用于：比较重大的建设工程项目新企业寻找长期物资供应商政府采购采购批量比较大（2）招标采购的适用范围◆供应商选择的方法——招标选择公开招标（竞争性招标）邀请招标（有限竞争性招标或选择性招标）议标（谈判招标或限制性招标）直接邀请议标方式比价议标方式方案竞赛议标方式◆供应商选择的方法——招标选择（3）招标采购的方式策划招标投标开标评标定标（3）招标采购的一般程序◆供应商选择的方法——招标选择六、几种采购模式介绍123集中采购与分散采购国际采购/全球外包及时采购集中采购1.集中采购的概念企业在核心管理层建立专门的采购机构，统一组织企业所需物品的采购进货业务。集中订货、分开收货、集中付款模式集中采购后调拨模式2.集中采购的模式选择分散采购由企业下属各单位，如子企业、分厂实施的满足自身生产经营需要的采购，集团将权力下放的采购活动。国际采购利用全球的资源，在全世界范围内寻找供应商，寻找质量最好、价格合理的产品。!及时采购及时采购是指只在需要的时候，按照需要的质量和数量订购企业所需要的物料。及时采购是一种直接面向需求的采购模式，它的采购送货是直接送到需求点上。零缺陷、零库存、零交货期、零故障零纸文书、零废料、零事故和零人力资源浪费三种风格迥异的“采购现象”胜利油田每年的物资采购总量约85亿人民币，涉及钢材、木材、水泥、机电设备、仪器仪表等56个大类，12万项物资。胜利油田目前有9000多人在作物资供应管理，庞大的体系给采购管理造成了许多困难。胜利每年采购资金的85个亿中，有45个亿的产品由与胜利油田有各种隶属和姻亲关系的工厂生产，很难将其产品的质量和市场同类产品比较，而且价格一般要比市场价高。如供电器，价格比市场价贵20%，但由于这是一家由胜利油田长期养活的残疾人福利工厂。涂料也是由下属工厂生产，一般只能使用3年左右，而市面上一般的同类型涂料可以用10年。上级单位指定的产品，只要符合油田使用标准、价格差不多，就必须购买指定产品。1999年海尔的采购成本为5个亿，由于业务的发展，到2000年，采购成本为7个亿，但通过对供应链管理优化整合，2002那年海尔将采购成本控制在4个亿左右。海尔采取的采购策略是利用全球化网络几种购买，以规模优势降低采购成本，同时精简供应商队伍。对于供应商关系管理方面，海尔采用的是SBD模式，共同发展供应业务。许多供应商的厂房和海尔的仓库之间甚至不需要汽车运输，供应商工厂的叉车直接开到海尔的仓库，大大节约运输成本。网上订单管理平台；网上支付平台；网上招标竞价平台；网上与供应商进行信息互动交流通用为世界上最大的汽车集团，通用拥有强大的全球化采购系统。据统计，在美国的采购量每年为580亿美金，全球采购金额总共达到1400-1500亿美金。1993年，通用汽车提出了全球化采购的思想，并逐步将各分部的采购权集中到总部统一管理。通用下设四个地区的采购部门：北美采购委员会、亚太采购委员会、非洲采购委员会、欧洲采购委员会。四个区域的采购部门定时召开电视会议，把采购信息放到全球化的平台上来共享，在采购行为中充分利用联合采购组织的优势，协同杀价，并及时通报各地供应商的情况，把某些供应商的不良行为在全球采购系统中备案。