第二章 采购组织

第2章采购组织2.1采购组织的组建及原则2.2采购组织类型2.3采购组织的团队建设2.1采购组织的组建及原则采购组织，是指为了完成企业的采购任务，保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则组建的一种采购团队。采购组织是一个基于整个企业的，负责为整个企业所有的采购过程提供支持的一个中心组织，在企业中具有举足轻重的位置，无论生产企业还是流通商贸企业，都需要建立一支高效的采购团队，通过降低采购成本，保证企业生产经营活动的正常进行。2.1.1采购组织的组建采购组织的组建，就是将采购组织应负责的各项功能整合起来，并以分工方式建立不同的部门加以执行。建立采购管理组织，需根据企业的具体情况，深入分析采购管理的职能、任务和内容，根据采购组织的组建原则，设立采购下一页返回2.1采购组织的组建及原则组织相应的职能、岗位、责任和权利，选择配置合适的人员，组织一个采购管理组织。具体步骤为：1.确定采购组织的结构采购部门的组织结构随着企业的经济类型、经营规模的不同而有所区别。根据以采购为主要功能的采购部门可以有以下四种组织结构形式：1)产品结构式：是指将企业所需采购的产品分为若干类，每一个或几个采购人员分成一组，负责采购其中的一种或几种商品的组织形式。2)区域结构式：是指将企业采购的目标市场划分为若干个区域，每一个采购人员负责一个区域的全部采购业务。下一页返回上一页2.1采购组织的组建及原则3)顾客结构式：是指将企业的采购目标市场按顾客的属性进行分类，每一个采购人员负责同一类顾客。4)综合式采购组织：这种组织形式综合考虑了上述三种因素的重要程度和关联状况。2.为采购组织设定岗位，配置适当的人员在根据企业具体特点选定了部门结构形式后，根据采购具体的管理职能和组织结构，设定各个岗位，并进行部门人员的选择。设置岗位包括每一个岗位责任和权利的设置。一般来讲，采购部门的人员包括：1)总经理：是采购部门的最高领导，主要向运营副总裁负责，负责从提供服务到行政管理的各个阶段，并统管整个采购部门的运作。下一页返回上一页2.1采购组织的组建及原则2)采购科长：受总经理的直接领导，主要负责安排本科室的具体工作，并制定本科室的中、短期计划，帮助办事人员协调部门内部的工作，对内部人员实行控制和管理。3)助理：是科长的助手，辅助科长开展日常工作，协助科长根据具体需要制定中、长期计划，协助科长进行具体工作的安排、下属人员的监督和管理，并就与科室相关的档案资料进行整理和管理。4)采购人员：是在科长直接领导下的日常工作的具体执行者。主要是按照部门和各科室制定的计划来进行工作。3.确定采购部门人员的数量在确定采购人员职能后，就需要确定采购部门的人员数量。采购部门在确定一个采购经理后，其余的部门成员数量应视具体情况而定。下一页返回上一页2.1采购组织的组建及原则4.明确采购部门的职责采购部门的职责包括一些与采购工作直接或间接相关的活动。具体包括下列内容：1)物料来源的开发与价格调查；2)请购单内容的审查；3)交货的稽催与协调；4)物料的退货与索赔；5)采购计划与预算的编制；6)采购制度、流程、表单等的设计与改善；7)对供应商的选择、评价和管理8)国外采购的处理。下一页返回上一页2.1采购组织的组建及原则2.1.2采购组织的组建原则1.采购组织的组建同企业的性质和规模相适应采购组织的组建同采购的性质、产品规模等有直接的关系。2.购组织的组建同企业采购目标、方针相适应3.采购组织的组建同企业的管理水平相适应2.1.3采购组织的功能1.凝聚功能凝聚功能，是采购组织凝聚力的表现。凝聚力来自于目标的科学性与可行性。采购组织要发挥其凝聚功能，就必须做到以下3点：下一页返回上一页2.1采购组织的组建及原则1)明确采购目标及任务。2)建立良好的人际关系与群体意识。3)发挥采购组织中领导的导向作用。2.协调功能协调功能，是指正确处理采购组织中复杂的分工协作关系。这种协作功能主要包括以下两方面：组织内部的纵向、横向关系的协调，使之密切协作，和谐一致。组织与环境关系的协调，采购组织能够依据采购环境的变化，调整采购策略，以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。3.制约功能下一页返回上一页2.1采购组织的组建及原则制约功能主要表现在：采购组织是由一定的采购人员构成的，每一成员承担着相应的职能，同时，也有相应的权利、义务和责任。通过这种权利、义务和责任组成的结构系统，对组织的每一成员的行为起到制约作用。4.激励功能激励功能，是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良好的环境，充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主动性。采购组织应高度重视采购人员在采购中的作用，通过物质和精神的激励，使其潜能得到最大限度的发挥，以提高采购组织的工作效率，确保采购任务的完成。返回上一页2.2采购组织类型采购组织的基本类型有分权式采购组织、集权式采购组织、混合式采购组织和跨职能型采购小组。2.2.1分权式采购组织分权式采购组织属于平行式管理组织。物料采购作业，采用分散平行的体系。企业把与采购相关的职责与工作分别授予不同的部门来执行。见图2－1分权式采购组织的特点：1.优点1)紧急采购时可争取时效，能够机动配合生产需要，及时提供最佳服务。2)有利地区性物资的采购，仓储管理方便，占用库存空间小，占用资金少。下一页返回2.2采购组织类型3)采购手续简便，过程短，如有问题能够快速直接反馈。2.缺点1)权利分散，无法获得集权式采购的价格折扣，难以培养专业人才。2)对供应商的政策可能不一致，可能出现多部门与同一个供应商就同一种产品进行谈判，结果达成了不同的采购条件。。3)决策层面低，易产生暗箱操作。4)作业分散，手续重复，致使成本增加。3.分权式采购组织适用条件：1)小批量采购2)采购价值较低3)市场资源有保证下一页返回上一页2.2采购组织类型4)距离总部较远（如异国异地供应）5)研发实验物品的采购。2.2.2集权式采购组织集权式采购组织，是指所有生产或经营的物料、商品集中进行采购与供应。即将采购相关的职责或工作集中授予一个部门来执行，这是为了建立综合的物料管理体系，而设立的管理责任一元化的组织机构。见下图2－21.优点1)减少作业费用，获得价格折扣、运输等方面的多种优惠，形成规模效益，降低采购和物料成本。2)采购功能集中，便于人员分工，提高效率，培养专业人才。下一页返回上一页2.2采购组织类型3)易于稳定与供应商的关系，实现成效最佳的长期合作。4)公开采购、集体决策，阳光操作，可有效防止腐败。5)便于实行采购程序标准化，减少分散采购的重复作业。2.缺点1)手续较多，过程较长。2)专业性强，责任重大。3.集权式采购组织适用条件：1)大宗和批量物品的采购2)价格较高的物品3)关键的零部件4)保密性强的物品下一页返回上一页2.2采购组织类型5)易出现问题的物品6)定期采购的物品7)连锁经营、特殊经营的物品2.2.3混合式采购组织混合式采购组织吸收了集权式采购和分权式采购的优点，一个健全的采购组织应该是决策集中，执行分散，集权与分权协调运用，最终在集权与分权的采购中建立一种有效的平衡。图2－32.2.4跨职能采购小组跨职能采购小组是采购中相对较新的组织形式，由于采购组织的构建与赋予它的职能有直接的关系，采购部门各种业务的实施都有其行政管理或上下层关系，而不是采购部门必须返回上一页下一页2.2采购组织类型完全听命于需求或委托单位，否则采购部门便无法完成企业所交付的任务。对于与生产相关的物料的采购，IBM追求的是全球范围内的统一采购程序。供应商选择和挑选遵循统一的模式。他们越来越集中于对主要供应商的选择和与他们签订合同，这些供应商以世界级的水平提供产品和服务并且在全球存在。这导致了更低的价格和成本水平、更好的质量、更短的交货周期，并因此实现了更低的库存。这种方法导致了更少的供应商和逐渐增加的相互联系，因为采购总额被分配给更少的供应商，因此可以更多地关注价值链中的与单个供应商的关系，并可以发展以持续的绩效改善为基础的关系。上一页返回2.3采购组织的团队建设2.3.1采购组织的团队概念1.采购组织的团队概念采购组织要成功地完成采购任务就需要建设一个高效的采购团队，依靠全体职能部门和员工相互配合，共同努力完成采购任务。所谓采购组织的团队，就是让员工适当打破原有的部门界限，直接面对供应商和公司采购战备目标并对公司的总体目标负责，以群体和协作优势赢得竞争主导地位的组织形式。一个采购团队是由可相互补充知识和技能的人组成的，以团队任务为导向，为实现共同的绩效目标，具有相对独立的决策权和执行权的联合体或叫工作单元。团队是由一些具有共同信念的人为达到共同目的而组织起来的，各成员通过沟通与交流保持目标、方法、手段下一页返回2.3采购组织的团队建设的高度一致，从而能够充分发挥各成员的主观能动性，运用集体智慧将整个团队的人力、物力、财力集中于某一方向，创造出惊人的业绩。采购组织的团队建设要目标明确、责任清楚、畅所欲言、共同决策、全体参与、自觉协作、团队成功至上，有意识地在采购组织中开发有效工作小组，相互信任、相互支持、目标一致、技能互补共同完成某一采购任务，这也是采购组织获得成功的切实保障。2．采购组织的团队分类：采购组织的团队一般可分为两类：一类是“项目采购团队”，成员主要是来自公司各单位的专业人员，为完成某一特定采购项目而组织在一起，他们要解决的采购项目可能是某一产品的小项目，也可能是提升企业综合竞争力的工程、产品或服务的大项目，通常项目完成后，团队即告解散；另一类是“采购工作团队”，如采购部或采购科。下一页返回上一页2.3采购组织的团队建设3．采购团队的特征：首先，共同明确采购目标。共同的目标是采购团队存在的基础。每一个团队都有一个非常清楚的目标。如为采购一个新产品，采购一项新工程等。其次，职能部分共享。采购团队组织可能由不同部门、不同技能的员工构成，员工一旦进入团队后，这些成员就不再受原职能部门左右，而是有权在现场做出决定，直接面对相关群体。第三，角色适当分工。团队的成员必须有清晰的角色定位和分工。团队成员应清楚地了解自己的定位与责任。第四，信息沟通顺暢。团队成员通过深入、密切的沟通与交流，在确定目标、制订和执行工作计划以及培训计划等方面取得一致意见。第五，成员知识互补。团队成员总体专业知识和技能全面，规模适中，素质与技能互补性强。下一页返回上一页2.3采购组织的团队建设2.3.2采购组织团队建设主要措施采购组织目标的完成通常需要团队整体的配合与协作。正如比尔·盖茨所说的：“团队合作是企业成功的保证，不重视团队合作的企业是无法取得成功的。”为此，企业采购组织必须考虑建立一种机制，能够把完成任务所需的各种人才聚集在一起的机制，把每个成员的知识结构、技术技能、工作经验和年龄性别按比例的配置，达到合理的互补，这些决定了团队的基本要素。企业采购组织的团队建设的主要措施：1.明晰的共同目标在采购团队中，不同职位的成员目标也是不一致的。2.明晰的人员分工和角色认知员工有了共同目标，通过正确分工，在工作过程中加强沟通和协调，就能形成一个团队，发挥最大的力量。下一页返回上一页2.3采购组织的团队建设（1）采取职位说明来对角色分工进行细致的说明（2）建立员工的归属感,2.3.3采购人员的工作职责采购部门人员的职责不明确常常会造成企业的混乱、资源浪费，因此有必要对其部门人员的职责进行明确划分。明确每一位采购人员的工作职责是顺利完成采购任务和工作的重要保证。清晰的采购人员工作职责有利于规范采购行为，提高采购效益，保障采购目标和宗旨的实现。对采购人员的基本工作职责进行规定，可以增强采购人员的服务意识，防止他们滥用职权、假公济私等等问题。下一页返回上一页2.3采购组织的团队建设1.采购主管的工作职责1)新商品供应商的寻找、资料收集及开发工作。2)对新供应商品质体系状况进行评估，以保证供应商的优良性。3)与供应商的比价、议价谈判工作。4)对旧供应商的价格、品质、交货量的审核工作，以确定原供应商的稳定供货能力。5)及时跟踪掌握市场价格行情变化，降低采购成本。6)采购计划的制定