会务部公开课现场子流程图

表格编号批准审核起草人生效日期流程负责人助教会主题会务部部门会场助教会流程图开课前15天，会务负责人与各部门沟通参加助教会人员名单，并下发《会场须知》知会开课所属分公司总经理，准备5-10分钟的激励演讲开课前一天，会务助理准备好开助教会物品、助教名单、助教通信录及会场制度分公司人力资源行政部经理/会务主管提前一天确认助教会时间地点，并把时间，地点通过短信平台发给每位助教抵达会场后,确认助教到位情况,填写《助教评估表》反馈助教会主持人课程前一天，助教会主持人召开助教会:绕会场跑2到3圈，飙舞30分钟，公布会场制度，公布助教需知，分配助教工作，分公司总经理作激励课程第一天7:00，召开助教早会，明确是价值链上的竞争课程第二天7:30，召开助教早会，进行总结、分析、计划课程第三天7:30，召开助教早会，进行业绩冲刺课程第三天晚上召开助教总结会，总结、评选优秀助教会场场内负责人流程图表格编号批准审核何璐彤起草人生效日期何璐彤流程负责人场内负责人流程图主题会务部部门开助教会、选出优秀助教和服务之星开完助教会后组织人员布置会场，具体参见《会场布置流程》根据会场大小情况，要求酒店服务人员按各团学员人数摆好座位、放好团号水牌组织各组助教进行讨论总结，并对流程提出改善建议告知站位组、守门组组长做好三天课程的站位图，并通知到每一个站位人员，确保在三天的课程中场内都有人在站位、守门音响调试好、会场布置完之后放消磁音乐提前15分钟、6:45到会场击掌迎接所有助教，7:00准时开助教会助教会结束后要求主持人和站位组及助教组长再次彩排开课根据天气情况要求酒店工作人员把空调温度调至舒适温度三天的课程结束后，安排助教收拾会场，注意不能损坏酒店的物品三天的课程中随时走动，去检查各助教的状态，要随时面带微笑积极回应第一天课程结束之后，根据参加沙龙人数摆好沙龙会场，并按组别摆好水牌中午课程结束和晚上结束之后安排酒店工作人员重新换矿泉水组织所有助教合影开课前一天开课当天会场主持人流程图表格编号批准审核何璐彤起草人生效日期何璐彤流程负责人主持人流程图主题会务部部门第二天最后一节课下课通知学员第三天下午两点前退房布置会场完后通知服务组和站位组的助教,晚上21:00左右彩排,确定站位人员位置带领所有学员做个小游戏（123鼓掌游戏）并请老师闪亮登场早上的助教会结束后,立刻组织服务组和站位组的助教再次彩排两遍、并通知8：55所有助教必须回到自己所站的位置早上8:00学员开始进场,在8:20分开始,每5分钟主持人宣读一遍《欢迎词》8:55开始放热场音乐、8:58分准时放倒计时音乐，所有场内助教一起鼓掌主持人调整至巅峰状态、9:00准时闪亮登场进行主持《具体内容见主持稿》上午第一节课选完团长做完承诺完后，老师会宣布下课，主持人通知休息15分钟第二节课上课教所有学员问候方式“好、很好、非常好、越来越好、见到你更好”有请老师闪亮登场9:00准时上课，上午第一节课带领所有学员一起跳舞（“恰恰）第二天8:50通知各团派一名代表到秘书处进行抽签，决定宣讲顺序教大家做“爱的鼓励”并请老师闪亮登场（下课通知学员第二天一开始的宣讲PK）下午第一节上课，第二位主持人上场，自我介绍、带领全场学员做按摩操第三天上午第一节课下课前推《战略总裁班》或是其他课程通知学员在两点前把《调查问卷》交给团长，由团长交给助教组长课程结束，祝福语结束本次课程、并通知已共建的学员留下来开“执行会议”开课前一天开课当天中午休息2小时课间休息15分钟晚上19：30沙龙课间休息15分钟部门会务部主题财务流程负责人何璐彤生效日期起草人何璐彤审核批准表格编号会场财务人员流程图提前三天准备财务组开课用品现场收款找银联工作人员解决提前两天装好去会场的物品填制报表对帐把现金存入银行或酒店保险柜代保管总结工作调试POS机是否正常使用NY抵达会场后,准备收款台表格编号批准审核林伟玲起草人生效日期何璐彤流程负责人签到表主题会务部部门会场签到组流程图1签到管理流程抵达会场，开完助教会后，进行签到组培训、演练抵达签到处，立刻找物料负责人，清点好签到组的物品是否齐全，并安排人员装资料，装讲义前，一定要检查清楚讲义是否损坏才可装，资料里包括：一本讲义、一支红笔、一支黑笔、一份彩页、一份客户上课需知（将笔夹在手提袋上以方便学员拿取）安排完装资料的人员后，立刻将签到组的人员，根据签到本的本数分组（一般分为三组），分完组后组员到组长处领签到本和学员胸卡进行签到签到过程中，随时保持面带微笑，学员签到时，要全体起立迎接，并主动问候：“您好！辛苦了！“等问侯语请学员出示课程票，同时询问学员是哪个讲师到他们企业里讲的课？哪家公司？并引导到签到该讲师的组别中签到(看清票的数量、日期、地点、讲师签名、几贵几普等，核对无误后方可签到)签到时要求要准确、快速，尽量不要让学员排队,避免学员抱怨。学员签到完后，将课程学习资料、学员胸卡交到学员手中，并和学员确认胸卡上的名字是否正确，如果有误马上让电脑组人员打印；同时提醒学员三天的课程是凭胸卡入场，需佩带胸卡方可入场表格编号批准审核林伟玲起草人生效日期何璐彤流程负责人签到表主题会务部部门电脑组每换一个胸卡，无论是名字错的或是换人来上课的，都要在签到组的电子版上改过来，做好记录。更换学员的名字必须是签到组的人员到电脑组负责人员来更改，如有其他人员拿来更换，电脑组负责人有权拒绝不给予制作胸卡。学员签到完后，签到组人员要引导学员去财务处订房订餐（或者到酒店前台订餐订房）如果有学员有需要我们帮忙的地方，尽量想办法解决，自已解决不了的找领导或能解决的人解决。签到组成员要随时统计签到的人数和企业家数，同时电脑组人员也必须随时在签到表电子版做好已签到的学员、转期学员及有更改的学员的资料做好标记并做相应的记录，汇报给签到组长，组长随时和会场负责人沟通。在签到过程中，各小组的成员必须要有人坚守岗位，并看管好签到本，无论是助教或学员，都不能将签到本拿离签到台。（这是签到组所有成员最基本的工作也是最重要的本职工作）签到过程中贵宾学员更改姓名应及时告知美工组人员（美工组需制作水牌），把企业的名称、原姓名及更改的姓名提供给美工组相关人员。上课期间，如有学员胸卡丢失，马上填写遗失证明，进行补办手续签到完后，将签到组物品清点好，交回物料部。召集签到组所有组员，将本次签到组的工作总结，提出不足的地方，并想出改进措施会场签到组流程图2表格编号批准审核起草人生效日期何璐彤流程负责人证书制作主题会务部部门会场证书制作流程图在仓库领到结业证书后，调好打印格式，将时间和课程名称打印上去，并盖好西点的公章。根据已打印出来的每组名单，找一~二位写字较正规的助教帮忙写上学员的姓名，并按团分好第三天课程下午16：00前，将结业证书送到秘书处，并让秘书处在下课前将结业证书交给总裁发给学员。第三天课程下午16：00前，将结业证书送到秘书处，并让秘书处在下课前将结业证书交给总裁发给学员。会场餐饮流程图水果、早餐的电话、价格、数量、种类同酒店协商助教人员用餐的菜单列表制作餐饮、住房名单；早餐、茶歇列表准备助教人员的住房温馨卡放温馨卡，安排助教人员顺利入住小喇叭系统发送固定用餐时间助教用餐，记录用餐人员、统计人数抵达酒店保证用餐种类、数量，反馈意见并及时和酒店进行协商没有用餐的人员，打电话提醒；或将快餐送到房间，并发短信提醒早餐、夜宵放入房间，确认数量正确，且水果、早餐等排放有序助教9:00分钟：准备茶歇的事宜：水果、咖啡；（水果用保鲜膜包起来）茶歇第一天水果盘整体排放有序，咖啡壶排放成排学员人数多，可在下课前10钟，提前倒一部分咖啡出来，以避免在课间准备根据下课音乐，及时将保鲜膜掀掉课间，监督服务员及时上备用咖啡、水果记住下课时间，在距上课只有5分钟时，就不用再冲咖啡了，以避免浪费！第二、三天9：30分钟：准备茶歇，其它事宜一样征对餐饮、茶歇中出现的问题，及时总结，写出改进措施对本次茶歇水果用量做一份《水果使用清单》，以备下次参考事前准备事后总结事后总结表格编号批准审核何璐彤起草人生效日期何璐彤流程负责人会场餐饮工作主题会务部部门部门会务部主题服务大课讲师流程负责人何璐彤生效日期起草人何璐彤审核批准表格编号服务大课讲师流程图确认大课讲师开课物品Ｎ交仓库补齐提前到达酒店确认大课讲师房间，拿大课讲师房卡（一张给大课讲师一张给大课讲师秘书）ＹＹ确认大课讲师物品是否齐全（如网线，插钱板，饮水物品）房间位置是否合理NＹ要求酒店人员添加物品或换房确认大课讲师房间和会场的位置分布，弄清楚大课讲师房间到会场的路线确认会场讲台布置（讲台上鲜花摆放高脚凳桌子上讲义文件夹笔记本，名片）和会场负责人或酒店服务人员确认（讲义由仓库负责）NＹ确认大课讲师休息室物品摆放沙发，茶几饮水物品，电热壶）Ｙ确认大课讲师到达会场的时间，确保大课讲师顺利到达房间到餐厅定餐并及时送到房间确认大课讲用餐用餐时间与DJ确认试麦时间到房间通知大课讲师试麦时间并带大课讲师电脑和大课讲师一起前往试麦询问大课讲师是否需要按摩师及按摩时间带按摩师到大课讲师房间确认大课讲师第二天的叫醒时间和第二天的饮食安排与酒店人员确认第二天和大课讲师确认按摩师是否满意与大课讲师确认按摩时间Ｙ及时更换Ｎ工作总结部门会务部主题订房流程负责人何璐彤生效日期起草人何璐彤审核批准表格编号会场学员订房流程图课前三天和酒店确定保底数上下浮动10％。课前一周与客服中心负责人确定好具体入住人数、房间类型。周三再一次确订学员排房情况。课程现场如果出现会场酒店房数不够时,要及时和酒店协调房间或找到离会场最近的酒店给学员入住如果有学员对客房有抱怨,要及时解决,并和酒店沟通协调课程前一天负责订房的人员到酒店总台引导和协调订房，以确保学员能在最短的时间内入住，并了解入住率。和酒店沟通好课程第三天退房时间为下午两点前课程第三天协助学员退房。表格编号批准审核何璐彤起草人生效日期何璐彤流程负责人跑麦主题会务部部门会场跑麦流程图在跑麦的过程中以竞争、PK的方式进行，谁先跑到谁就递上麦，在递麦的过程中一定要记得把开关打开。提前半天到达会场，先了解会场座位的安排和过道的布置及参会人数根据参会人数合理的安排好跑麦人数、具体站位针对跑麦的人员情况进行岗位轮休时间的安排和制定针对跑麦的人员（新人）进行培训、训练、并要求掌握跑麦的要点、重点、敏感度在站位跑麦的过程中，眼睛时刻要盯住老师和会场人员的举手情况，当主讲老师点名回答时，要以第一时间弯腰跑到目标点。按预先安排的时间进行轮换，有什么建议或问题在中途休息的时候进行交流会后写出总结、分享并针对流程进行新的更新和优化在会议开始前10分钟拿到麦克风，并按安排站好位检查跑麦用的麦克风是否正常完好表格编号批准审核林伟玲起草人生效日期何璐彤流程负责人守门主题会务部部门会场守门组流程图确定守门组成员及形象要求：1．守门人员需注意形象良好,普通话标准。2．女伙伴穿着公司统一制服，化淡妆，男伙伴着公司统一西装，佩戴助教胸牌及三米微笑牌。3．衣着平整洁净，皮鞋无污。助教会后工作的安排并培训学员入场：1．课间课后微笑点头问候“早上好！”……并伸臂指引学员往目的地（会场）方向2.入场时，守门人员提醒学员说：“早上好，请佩带胸牌入场。”（遇到部分无配戴学员证的学员，温和给予提醒并仔细询问，如不能做出决定的话，应向会场负责人、讲师或组长及时汇报）1．开场站位，全体人员到位2．课间遇到学员或助教出入会场较频繁者给予提示（会场只有进入二次的机会），所有人员在课程进行过程中，应当减少出入，特别是讲师和方案部人员。第一天根据沙龙的需要安排人员守门1．在每次课程结束后，协助打扫会场卫生，收拾矿泉水瓶，并换水。把不整齐的座位调整好。2．课程全部结束后，收拾会场所有宣传物品和条幅，协助各部门进行整理和清点物品，进行装车听场内负责人安排布置会场课程后总结工作情况,并根据不足之处记录好改进措施表格编号批准审核起草人生效日期何璐彤流程负责人站位主题会务部部门会场站位流程图准备工作：1.拿到站位人员的名单及电话2.确定补位组的人员名单3.拿到站位人员的工作描述4.制定相关的站位制度5