采购主管(经理)的岗位职责和工作内容

采购主管（经理）的岗位职责和工作内容在竞争激烈、变化加速的时代，想要成为一个成功的采购主管，依笔者多年的实务经验及心得，仅提供下列的建议：1．在经济活动中有买才有卖，各占一半天。但懂得行销的人较多，懂得采购的人较少。2．要想做一个成功的销售人员，先要学的不是市场学、心理学、行销技巧及广告策略，而是应先了解采购学，才知道如何与采购人员打交道，做成生意。采购人员不正是销售人员的最初客户吗？除非上游销售人员面对的是末端消费者，否则你的客户大部分是下游的采购人员。3．要想做一个良好的采购主管，要修的第一课不是采购学，而是如何应付无孔不入的销售人员，故采购人员也必须知己知彼，才不致于为销售人员所驾驭。4．采购人员不要忘了自己的任务是：客户的专业采购代表，只有把客户当作家人及最好的朋友来照顾，采购工作才会做得好。你是客户的守护神、利益保护者、专业顾问及解决问题。5．采购的客户可能是末端消费者、部门同事、关系企业甚至是老板，不管谁替你支付货款与厂商，你的客户永远会严格地要你交出成绩来。采购做久了，因常受供应商恭维巴结，往往会不自觉地患上“自大症”，最后也相信是个很能干的人。6．好的采购人员在制定公司采购政策前，一定要注意下列事项：a.公司的长期定位、中期策略及下年度计划，含销售策略及行销方针。b.了解外部环境及公司可以控制的资源。c.没有买以前，先想好如何卖出去。d.成本、品质、交货期、安全期、适法性。e.消费者习性、偏好及购买习惯或者是公司内的申请单位（即所谓内部顾客）的需要。f.慎选厂商是采购人员最有效提升效率的方法，也是制定采购策略的首要工作。g.竞争者的策略及行为模式。h.公司内部各相关单位的配合能力及限制条件必须在制度政策前考虑在内，才能使采购政策得以运行。i.公司电脑化的程度，仓库的大小，营业人员素质。j.公司内部权利的分配状况。k.上司及下属支持的程度。l.利益团体的压力如何克服的难题。7．在资本主义的现实社会中：成功的人有说话的权利，失败的人没有解释的余地更具体地说：资本主有权力买错原料、物料及产品，而专业经理人却不准做错一点事，理由很简单，因为业主承受一切损失。专业经理人只有创造利润的义务，没有制造损失的权力。8．在制作年度采购计划书时，一定要对公司的定位、消费者习性、公司策略、行销方案有充分的了解，才能在不断沟通的手段下，把计划以最佳的方案填在标准表格中。9．年度采购计划的标准表格必须一年一年的依照公司的经验累积把他定期修正，公司的采购政策及执行计划才会落实。请记住：发挥优点比改善缺点重要，而且比较具有效益。企业的目标大部分是追求利润，不要把儒家的修身、齐家、治国、平天下的“改缺点精神”用在企业经营上。10．要把采购部门做好需要两种人：第一是想的人，第二是执行力强的人。最佳的理论家规划者往往是最差劲的执行者，经营者要执行力很强的人去规划采购其实是很残忍的。可惜大部分的企业主都梦想若能用到一些能规划而且执行力很强的人，其好笑的程度真不亚于新新人类在找职业时的最高原则：“钱多、事少、离家近”。11．做好一个年度的采购计划书，其实是相当困难的；要把此呕尽心血的计划书更难，找个经验丰富的专业经理人比较容易，要控制一群牵牵扯扯的各单位去确实执行计划可真不容易。似是而非的借口很多，光明正大的竞争压力也会令我们更改计划，资源不足、时间不够也相当有说服力，最可怕的是客户的反应往往是更改采购规划书的理由。但是这是代表大部分客户的反应吗？还是执行不力者抽取一两个客户意见来塘塞其失职的工具而已？身为采购主管或经营者一定要慎思明辩。12．不要随便就完成采购计划书，要把它当作为圣经的任务来下笔，更不要随意更改年度采购计划书，要把它当做修改宪法那样慎重。假如随便完成的采购计划书，在年度中遭遇到环境的挑战，则一年内修改三次当然是稀松平常，不足为怪的后果。13．对于零售业而言，不充分了解如衣食父母的“消费者”，不战战兢兢了解随时会给我们一刀的“竞争者”，不冷静的思考市场的“未来趋势”，要订出一份年度采购计划书是很困难的。14．如果年度采购计划书在周密的思考下及充分的内部讨论中被完成了，最重要的下一步应是如何被确实执行。执行力的衍生其实有三个重要的心理难关要突破，那就是：充分了解（Aware）、承诺实践（Acknowledge）及具体行动（Action）。企业经营者或采购主管若不了解此三个步骤，想要利用一般的企管方法去贯彻执行力，恐怕事倍功半，力不从心。一个人能力的高低关键就在这里。15．一个采购计划如果不能成功，若不是努力不够就是方法错误，绝非一般失败者常提的借口：运气不好。“成者为王，败者为寇”是残忍的社会现实，我们只能努力去做成功者，解释为何失败一点意义也没有，除非是想吸取上次失败的经验，以确保下次的对策，才不算是浪费时间。16．在年度商品规划书中，依行业的不同各有不同的标准格式，但其共同点如下：（A）一定要依规划书的制作原则来书写。（B）所有的规划应以达成目标为主轴。（C）要有重点优先次序，资源不足时要放弃部分较不重要的项目。（D）要用指导原则来领导执行计划，才不致为因应外界而有所偏颇。（E）要有预备方案以应急。（F）内容以执行者易了解、简单、扼要有重点、具体、有数据为佳。因为这不是学术论文，读者没有博士程度。（G）商品组合的决定要考虑品牌知名度比例、价格带设计、功能优劣比例、季节指数、成长衰退趋势、消费者习性、经销商需要、运送安装困难度、法律责任、环保需求、替代品威胁、技术革新、价格稳定度、毛利率贡献度库存压力、商业策略、销售困难度并不一定要充分配合公司的行销政策及商品选择原则。甚至要考虑到本公司与厂商的关系。17．销售报告及电脑分析往往是修订采购行为的参考指针，但却不要忘了这只是部分的资讯，一昧地依靠已成“历史的资料”分析来决定未来的动向也是很危险的。例如：从未列入商品组合中的新商品，在销售分析上永远没有机会。销售量突然暴增的商品一定要分析其原因是否因降价促销而起，或是一时的流行？抑或是短暂的市场缺货。18．不去研读销售分析及电脑报表是传统的管理并不足取，但迷信报表不会做定性分析，在找出正真原因前就下决策，更是可怕的陷阱。管理者不懂解度报表是可悲且危险的。19．就零售业或大规模的连锁店而言，采购的决策大都由老板或总公司商品部门主导，在执行实务上的盲点往往是第一线销售人员未被充分教育，以致政策不能落实，专业知识不足、商品组合不会灵活运用、行销成果在销售中流失等。凡此种种均得依赖总部与各分公司及门市的充分沟通。20．要做好一个采购主管确实需要懂得很多才足以胜任。我个人以为最基本的是要认清自我工作的角色，配合相关部门去完成企业目标。专业知识只是工具，正确的“工作态度”与相关部门共同完成任务的“肚量”实不亚于其他事项。靠勤奋者为下、靠专业者为中、靠统合者为上。21．新科技不断提供快速及正确的工具来协助采购主管做决定，故如何放弃根深蒂固的经验及第六感是现代采购主管的痛苦抉择。制度化学习一途。但科技的进步有时会快到老板花一半的钱就可以“买到与我们同样专业的服务”。所以领导、远见、合作的态度，统合的能力、影响力、魅力、创新力、判断力、肚量、谈判技巧、人际关系、意志力、哲学等很多很多属于精神层面及高智慧型的领域，就是电脑所不可取代的方向，也是专业经理人应走的求生之道。22．在一个职位中做了五年，如果不能成为专家，不是自己不够努力，就是该请求调到别的单位求发展，因为再做下去也不会有什么出息了。23．每天埋头苦干让自己肯花钱来增加专业技能，所谓接触同业是指别人愿意与我们交换心得互相合作，而非同桌共饮互诉苦水。24．成功的采购主管必须研究谈判技巧，更应懂得如何与供应商建立伙伴关系，最好在设计产品初期时即介入，双方的工作也不是因银货两讫而终结，最好是绵延不断。25．为了使新进采购人员发挥老采购的效率，制度化、电脑化及个别辅导成为较有效益的管理方式。26．科学的工作之一是发明新技术、发现新理论，以期对人类或世界有所贡献。工厂的研发人员在创新产品以求给顾客使用，制造人员的要求是依规格制造产品供销售用，零售商的采购人员则是消费者的采购代表，在充分了解顾客的需求后与供应商合作来提供商品与服务。运输仓储业者的任务是把商品运送到客户手中，售后服务的工程师也是以延长商品的使用年限及功能为职责，社会上有一群人在消费者服务，可见了解客户是如何的重要。27．就零售商而言，追求高毛利额是一个主要的目标。商品组合之前必须要先明确地了解公司在市场上的定位及目标市场。精品店不可能陈列低价位商品以量取胜，量贩店自然也不可能出售高级化妆品及珠宝，专业店的商品组合要深以期满足顾客一次购足的需求，便利商店的商品组合则求便利，百货公司的商品组合不得不求广，一旦求深则会被库存压跨。28．商品组合的设计若能达到好卖又好赚自然是最佳拍档，实务上好卖的商品大都不好赚，好赚的大都不易大量销售，故利用电脑做销售分析，加上定性分析不断地因时因地调整成为采购主管非常重的工作。29．采购主管在决定商品引进时，要避免下列麻烦的商品以及此商品会带来的麻烦：（A）未依法规定制造、说明、标示的商品。（B）中文说明书不够清楚的商品。（C）无售后服务的保障的商品。（D）无合格发票及税条的商品。（E）不能陆续供货的下市商品。（F）藏品、走私货及涉嫌妨害著作权及商标权的仿冒品。（G）品质不稳定的耐久性商品。（H）竞争店的特价商品。（I）安全性堪忧的商品。30．行政院主计处民国79年指出台湾地区家庭支出的优先次序是：一．住宅。二．电视及录放影机。三．冷气机。四．音响。五．汽车。六．烤箱。七．个人电脑。随着时代的变化以上的次序又每年在变化。现在看起来其优先次序又大大地改变了。31．部门主义是经营者错误领导下的产物，对于采购经理而言，如何排除部门主义是职业道德的具体表现。在采购决策时，必须用整体公司的长期利益来做最后的基准。不要只求单项利益或采购部门的自我表现，而使会计、财务、仓库、运输、安装、门市、售后服务增加不必要的工作负担及损失。32．采购主管要对存货负责，量不足可能错失商机，量太多可能形成财务负担及蒙受存货跌价损失，如果买的人可以不负责卖，实务上他比较没有压力，至于容易用公司的资源来讨好供应商，故在制度的设计上要注意此点。33．完全销售（Wholesale）是指推销成功加上收款成功。完全采购（WholePurchase）是指销货成功有获得补货要求。34．现在是一个求方便求速度的时代，在采购的领域里若能提供时间的方便、距离的方便及完整商品组合的方便，商品力就能展现无遗了。35．采购主管而言，斤斤计较才是生财之道，落落大方假公济私早晚会下台。努力不一定成功，但勤奋一点就多一份机会。36．零售业的魅力商品或集客商品一般都具有下列要求：（A）消费者普遍感兴且有实值需求的商品。（B）知名的品牌，且有品质信赖感的商品。（C）让人有心动的价格（以消费者的主观及直觉判断为准）。（D）高档商品的特价对消费者能产生较大的吸引力。（E）限量供应不可以太严格，以免消费者觉得受骗。（F）选定的促销品不要造成主力商品销量大受影响而得不偿失。（G）低单价商品既是特价，消费者也感觉不到，因为利益太小，故效果不大。37．良好的采购谈判者具有下列的特质：（A）是个有耐心的聆听者，但对于我方的事守口如瓶。（B）在重大压力下仍不动声色，情绪冷静，头脑清晰。（C）注意细节，事前充分准备，事中不生气，事后不后悔。（D）设法接近对方并且获取其信任。（E）把目标订得很高，不轻易让步，要让步也要让得慢，让得小。（F）不会讨好对方，也不会威胁对方，更不会让对方颜面受损，态度坚定但口气和缓甚至相当有礼貌。（G）谈判一定要找到有权力决定的人才不会浪费时间。若一次见不到，先做初步协谈但不做结论。38．就连锁店而言，百分之百要贯彻的政策是：（1）商品组合的统合。（2）商品政策。（3）大量采购及集中采购。（4）年度计划书。可以灵活运用的搭配性政策是：（1）季节性采购。（2）OEM或ODM采购。（3）国外采购。（4）攻击性商品或政策性采购。39．增加公司利润有五个方法：A．增加收