采购人员应具备的知识

采购人员应具备的知识岗位职责：1.采购政策：（1）负责与酿酒原辅材料、包装物、媒体媒介、营销物料等采购工作负责人共同制定公司统一的采购政策；（2）根据公司统一的采购政策，负责完善和实施本部门的采购制度和流程；2.采购流程：（3）采购招标管理：①根据需求部门计划或专项采购报告，协助审核确定是否需招标采购；②会同相关需求部门根据要求及计划草拟招标文件、方案并逐级上报公司领导，经批准后组织实施；③负责采集供应商信息资源，形成竞价机制；④协助组建采购评标小组，评审并确定供应商。（4）采购合同管理：①会同需求部门与供应商进行谈判（内容包括物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等）；②根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法务部审核，呈后勤经理、部门经理、分管领导/财务总监进审批；③根据各相关部门、法务部、后勤经理、部门经理、分管领导/财务总监的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同；④协助完成采购合同的签订；⑤采购合同的执行、控制、监控、修改与终止。（5）采购工作：①收集、分析市场信息（价格、质量、供应商资质等），建立并优化采购信息数据库（如：种类、规格、质量、价格、使用情况等）；②编制采购计划、分析采购指标：③控制采购成本、质量，提供最佳采购方案、策略。（6）执行采购计划：①负责审核相关部门新增采购计划，审核后分别报后勤经理、部门负责人审批，再根据金额大小分别报部门分管领导及财务总监审批；②按照审批通过后的采购计划执行物资、材料等具体采购工作；③协助后勤编制和谈判采购合同，并督促合同的履行；④配合有关部门完成对采购物品的验收、清点、交接、安装等手续；⑤制定采购表格，并定期向后勤经理及部门负责人递交采购合同分析总结报告；⑥与使用部门沟通、了解使用情况，跟踪货物使用寿命，并协助相关部门处理产品使用过程中出现的问题。3.供应商管理：（7）负责梳理现有供应商，建立、更新供应商信息库，优化整体供应商结构及供应配套体系；（8）协助后勤经理对主要供应商进行资信调查工作；（9）针对关键供应商，与财务部门一起建立季度对账制度，并对对账产生差异进行调查追踪（10）定期审核关键供应商清单。采购员的工作职责主要有：1．订购单的下达。2．物料交期的控制。3．材料市场行情的调查。4．查证进料的品质和数量。5．进料品质和数量异常的处理。6．与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。采购员的基本素质要求:a.较强的工作能力采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。a-1分析能力由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定，例如物料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。因此，采购员应具备使用分析工具的技巧，并能针对分析结果制定有效的决策。首先，采购支出是构成企业制造成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓：“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。随时将投入（成本）与回报告（使用状况、时效、损耗、维修次数等）加以比较。此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，逐项（包括原料、人工、工具、税费、利润、交货时间、付款条件等）加以剖析判断。a-2预测能力在现代动态经济环境下，物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的。采购员应能依据各种产销资料，判断货源是否充裕；通过与供应商的接触，从其“销售”的态度，揣摩物料可能供应的情况；从物料价格的涨跌，推断采购成本受影响的幅度有多大。总之，采购员必须开阔视野，具备“察言观色”的能力，对物料将来供应的趋势能预谋对策。a-3表达能力采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通，都必须能正确、清晰表达采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。面对忙碌的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间。“晓之以理，动之以情”来争取采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。b.一定的知识与经验采购员特别是管理人员至少应具备专科以上的学历，因为接受过正式专科以下教育训练的学生，其所具备的专业知识与技巧较能符合采购工作的需求。除此之外，采购员最好具有商学知识，如企业管理、流通业管理、流行商品或行销等科系，并以曾修过商品资讯、统计、行销、业务人员管理的人员尢佳。b-1.产品知识无论是采购哪一种物料，都必须要对其所欲采购的标的物有基本的认识。我们很清楚，一个学化工机械并从事多年化工机械采购的人员因工作需而转向电子元器件采购，尽管他从事采购已多年，但他仍会感到有些力不从心，如果他想尽快适应新角色就必须及时补充有关电子元器件方面的知识，补充的途径很多，如自学、参加相关专业培训班等。一些采购员认为，采购员不是搞研究开发的，而且往往有本企业工程技术人员及品管人员的协助，故不需掌握太多的专业知识，持有这种观点的采购员必须认识到那些可以支持你的工程及品管人员并不是时时刻刻在你的左右，况且有时他们因各种原因未必能帮你。对于零售企业采购员来说，对商品的了解要比其他行业的采购员还要深入，因为其必须担负起销售业绩的相关责任。以流行服饰的采购员来说；以家电用品的采购员而言，必须了解产品的功能、技术层次、原料、制程、保修期限等。不过，由于采购员采购的范围大小不一，物料种类为数甚多，更何况流行科学技术发展极为迅速，采购员要如何持续性的拥有产品知识呢？基本上，有几种方式可以供采购人员参考：大学的课程、贸易性期刊、流行杂志、展览或工作参观、与供应商保持联络等。b-2客观理智采购员在选择商品或商品组合时绝对不能凭自我的感觉，必须要利用科学的方法针对消费者需求与市场流行趋势进行合理的分析，并将分析结果客观地呈现出来，选择最有利益的商品，不因主观的偏见而左右了采购策略的拟定。b-3专注投入对于采购员来说，专注投入相当重要，因为，采购员必须要利用更多的时间去了解市场趋势与发掘更多的供应商，必须常常加班，尢其是生产的旺季，加班到深夜时有所见。除此之外，采购员还必须协助高层主管规划采购策略，因此在年度或每年开始时都会特别的忙碌，采购员必须毫无怨言地投入其中。c.良好的品德采购员必须具备如下良好的品德：c-1廉洁采购员所处理的“订单”与“钞票”并无太大的差异，因此难免被“唯利是图”的供应商所包围。无论是威迫（透过人际关系）还是利诱（回扣或红包），采购员都必须廉洁，维持“平常心”、“不动心”，否则以牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误已。“重利忘义”的人，是难以胜任采购工作的。c-2敬业精神“缺货或断货”实为采购人员最大的失职。固然造成短缺的原因很多，若采购人员能有“舍我其谁”的态度，高度负责采购所需的物料，则企业的损失将会大大减少。c-3虚心与耐心采购员虽然在买卖方面较占有上风，但对供应商的态度，必须公平互惠，甚至不耻下问、虚心求教，不可趾高气扬、傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购员更需有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲地进行工作。居于劣势时，亦能忍让求全，不愠不火，克已奉公。c-4遵守纪律采购员是外出执行采购的人员，他们的一言一行都代表着企业与外界打交道，他们的工作好坏不仅影响企业的效益，而且影响企业的声誉，因此，企业对采购员规定了若干纪律，采购员必须自觉遵守，严格执行。一、采购知识采购是指在市场经济条件下企业为获取商品或服务而对获取对象的渠道、方式、质量、价格、时机等进行选择，并把货币资金转化为标的物的交易过程。（一）采购的类型与方式1.采购的类型采购活动多种多样，可以从采购对象、采购主体和采购技术等不同角度进行归类，具体如表1-1所示。分类标准类型内容及特点按采购对象划分有形物品采购按采购对象的性质机器设备采购机器设备属于在企业生产经营过程中长期、反复使用而基本保持原本实物形态的劳动工具。其采购则具体表现为生产和运营所需的各类设备的购买。特点是金额大，技术性和专业性强，往往需要采用招标、租赁、委托与调拨等采购方式灵活进行。原材料采购原材料是构成产品实体的基本部分，它在生产过程中要改变物理和化学特性，并有较大的消耗。企业采购中原材料采购的比重达、频率高。同时，原材料存在不同种类，可依其功能、之地、产业类别、形态和产地做出多种划分，其品种、形式、等级和特性往往有很大的差异，采购过程也比较复杂。零部件采购在加工准备企业，零部件是最基本的生产资料。随着企业分工的日益深化，企业所用的大多数零部件需要外购。零部件种类繁多，规格、型号复杂，技术性强，生产过程中又需频繁供应，因此，其采购具有较强的专业性。分类标准类型内容及特点按采购对象划分有形物品采购按采购对象的性质MRO采购原材料、零部件以外的用于维护、修理及运营的杂项物件和设备的采购。MRO物料通常都是低值物品，品种繁多，不同行业的MRO物料需求差异极大，而且单项商品采购规模一般也较小，但对生产经营的正常进行意义重大无形按标的物不同分为常规品采购、紧缺品采购、生鲜品采购、数字品采购、时令品采购、珍稀品采购等无形服务采购服务采购技术采购一般包括专利、商标、版权和专业技术诀窍的获取。技术采购的最主要特点是大多数采用许可贸易的方式进行，往往是使用权而不是所有权的转让服务采购①售前服务的提供，即卖方在交易前提供的诸如产品说明、操作示范、制作规范或材料规范说明等产品信息，这些信息科增加采购人员的产品知识，利于采购决策②售后服务的提供，即卖方提供的关于设备或产品的安装、维护、操作或使用方法的培训、运送及退换货等服务③专业服务的提供，即由律师、管理顾问、会计师、建筑师、电气技师、广告设计师和程序管理员等所提供的特殊服务④物流和后勤服务的提供，主要涉及物流、信息、通信、餐饮、清洁、警卫等方面的服务工程发包包括厂房、办公楼等的建设与修缮以及配管工程、机械储槽架设工程、空调或保温工程、动力或网络的综合配线盒仪表安装等按采购主题划分个人采购个人或家庭通过各种市场渠道进行的旨在满足消费者需要的购买行为企业采购企业为满足生产经营需要进行的购买行为团体采购政府以外的非营利组织所进行的各种采购活动政府采购又称统一采购或公共采购，指各级政府及其所属实体为了开展日常的政务活动和为公众提供社会公共产品或公共服务的需要，在财政部门的监督下，以法定的方式、方法和程序从国内外市场为政府部门及其所属公共部门购买所需的货物、工程和服务的行为分类标准类型内容及特点按采购技术划分传统采购每月末，企业各单位/部门把下月的采购申请计划报道到采购部门，采购部门把采购申请计划汇总，形成统一的采购计划，采购部门根据采购计划，分别派人找各个供应商订货，然后策划组织运输，将说采购的物资运输回来并验收入库，存放于企业的仓库中，满足下月的物资需要。这种采购以各个单位的采购申请计划为依据，以填充库存为目的，管理比较简单、粗糙，市场响应不灵敏，库存量大，资金积压多，库存风险大现代采购定量订货预先确定一个订货点和一个订货批量，然后随时检查库存，当库存下降到订货点时，就发出订货。订货批量的大小每次都相同，都等于规定的批量定期订货法采购预先确定一个订货周期和最高库存水准，然后以规定的订货周期定期检查库存，发出订货。订货批量的大小每次不一定相同，订货量的大小等于当时的时间库存量与规定的最高库存水准的差额MRP采购企业采购人员采用MRP（物料须求计划）软件制定采购计划JIT采购需方根据需要对供应商下达订货指令，供应商在制定的时间将制定商品按品种、数量要求送达到制定的地点供应链采购在供应链机制下，采购不仅由采购人员操作，供应商操作的力量也在加大，形成供应商管理用户库存（VMI）。在VMI模式下，只需要把需求信息向供应商连续、及时地传递，由供应商根据需求信息预测用户未来的需求量，并根据这个预测需求量制定生产计划和送货计划，主动小批量、多频次向用户补充货物库存，用户库存量的大小由供应商自主决定。