AVON社会责任验厂培训指引

AVON社會責任验厂培训指引1/59杨老师,手机[phone]培训提纲一.AVON审核流程二.验厂要求三.AVON供应商行为准则四.验厂文件清单五.验厂当天流程六.如何准备验厂七.工厂现场文件资料准备八.车间现场准备九.员工访谈十.如何应对突袭验厂十一.常验厂违规十二.验厂问题跟进(CAP)2/6109:30-12:3013:30-17:30前言•所有生產AVON產品的工廠必須驗廠3/61•由BV公證行進行社會責任審核•每次驗廠，BV會發一份“急件”傳真確認•以“不通知”的形式，只會告訴某個時間段•審核的範圍以《文件清單》為主一.審核流程4/61BV公證行邮件通知或傳真工廠确认验厂安排AVON首次會議確認驗廠工廠參觀文件審核員工訪談末次會議改善報告CAP重要提示：工厂因停电、放假等某几天不能安排验厂,至少三天提前通知BV公证行,否则会导致验厂不通过及此次验厂费用由工厂承担。一.審核结果等级•綠燈----所有審核均符合當地法律規定和AVON供應商行為準則等要求。通過者，可接單走貨，兩年內不再驗廠。•黃燈----當天審核未發現重大和嚴重問題，需要15天內提交CAP給雅芳確認。通過者，可接單走貨，兩年內不再驗廠。•橙燈----當天審核發現雅芳認為是髙風險的問題，需要15天內提交CAP给雅芳确认。可接單走貨，並於60-90天後進行一次跟蹤審核。连续三次获得橙灯将冻结工厂•红燈----当天审核发现重大、高风险问题或大量较严重的问题。工厂不能继续生产AVON产品，并给一次机会工厂作改善，在提交CAP后的30-60天内进行一次跟踪审核。5/61BV验厂费用：跟进审核：约USD750；年度审核：约USD1100二.验厂要求•政策、程序以及記錄保存6/61•童工•勞工政策•工資福利•工時•工作環境及外環境以外的•其它政策、程序以及記錄保存7/61•政策是書面的張貼給工人，定時更新；（包含供应商行为准则，工資福利，歧視騷擾申訴等政策）•員工個人檔案；身份證副本、體檢表、勞動合同、辭職書、獎懲記錄•廠規或員工手冊，並公告。•所有文件記錄，包括工資考勤計件等至少保存一年。二.验厂要求•禁止僱用不滿16周歲的童工。8/61童工•審核入職表，不能出現历史童工。例如：張三1994年7月6日出生，他於2010年7月1日在A工廠辦理入職手續，現在來說，他不属于童工，但他属于历史童工。二.验厂要求9/61強迫勞工•勞工是自願的，不得強制任何形式的勞工。•不得使用監獄工、難民工、契約工。•不得扣押員工任何證件，收取员工押金。•不得限制員工正常自由，如如廁次數，使用離崗證等。•不能體罰員工或對員工罰款。•不能進行懷孕測試。二.验厂要求•保證最低工資的支付并符合当地最低工资标准。10/61工資福利•必須按時足額支付工資和加班費、福利等。•工資表至少包含：A、正常工時和工資；B、加班時間和工資；C、法定節假日、年假等項目；D、扣除項目；E、員工簽名；F、发放日期。二.验厂要求考勤工時11/611、工廠作息時間（包括正常工作時間和加班時間）要張貼于明顯位置。2、加班時間必須按國家和當地法律執行。AVON可接受每月總加班在60小時內，每晚加班在3小時內。3、員工加班必須體現自願性。4、每週至少休息一天。5、只接受自動打卡考勤系統（IC、卡钟）。二.验厂要求1、禁止任何形式的騷擾行為。12/612、禁止任何體罰、辱罵行為。4、工廠應組織提供健康安全方面的培訓。如突发事件应急处理、工傷處理，急救培訓，勞動保護等并作相關記錄。3、禁止限制人身自由。5、提供足夠的勞動保護用品、廁所及洗手用品、急救藥品、飲用水。6、工廠應保證提供一個環境整潔、通道暢通、空氣流通、燈光充足等安全良好的工作場所和住宿場所。7、如果配套食堂，還需要提供衛生許可證明、厨工健康证。工作環境二.验厂要求8、電器控制開關要清晰標明。13/619、所有機器應設置保護裝置，如皮帶罩、護針罩等。11、所有消防設施應定期檢查其性能。10、工廠和宿舍應提供充足的有效的滅火器并掛于牆上。12、安全出口及應急設備應清晰標明，安全門不能上鎖。13、消防演習至少每半年舉辦一次，培訓員工如何使用滅火器。14、化學品容器要帶二次防漏裝置、独立的仓库，化學品清單及MSDS要张贴于工廠使用化學品位置。15、宿舍應提供健康與安全的相關設施，如：储物柜，药箱、男女要分层居住、洗澡间等。工作環境二.验厂要求•未經AVON批准，不得外發AVON產品和帶LOGO的半成品。14/61其它：•AVON供應商準則要被公佈或張貼，以及培训员工。二.验厂要求•法律和法规的要求。15/61三.供应商行为准则•童工。•强迫劳动。•体罚与辱骂。•工时。•工资福利。16/61•歧视。•自由结社与集体谈判权。•健康与安全。•环境管理。•沟通。•监督和审核。•道德要求。三.供应商行为准则“红灯”问题点，导致验厂不通过。17/611、现场发现童工和历史童工。2、强迫劳工。3、体罚与辱骂工人。4、所提供的记录有发现不一致。5、未支付最低工资和拖欠工资。6、拒绝审核或贿赂审核员。7、工作环境出现高风险，如逃生门被锁、安全出口/应急灯无备用电源。三.供应商行为准则重点说明（一）：18/61•每周至少休息一天，每月加班不超60小时,每晚加班不超3小时。•足额支付加班费并在工资上分别显示平时加班和周六日加班和节假日加班。•不接受手工考勤，建议用IC卡考勤系统。•合同上描述计薪方式与工资上保持一致。三.供应商行为准则重点说明（二）：19/61•法定假期、带薪年假、婚假、产假、病假等福利要求在工资表上显示。•体检表上不能有乙肝两对半项目。•化学品物质安全数据卡MSDS包含16项。•社会保险如不能100%购买，请提供当地区镇级以上劳动部门开具的证明。•未成年（16-18周岁）每半年体检及劳动部门备案。三.供应商行为准则重点说明（三）：20/61•消防演习每年至少举办两次。•每班每百人中至少1名急救员。•所有文件清单必须至少保存12个月。•员工访谈内容事后不会告之工厂。•环保文件着重看环评报告。三.供应商行为准则提问时间Q&A21/611、厂区平面图2、营业执照3、员工花名册4、最近12个月工资记录5、对应以上12月工时记录6、综合计时或延长加班批文7、最近12个月社会保险之缴费收据8、厂规或员工手册(招聘，奖惩，考评，工资，工时，福利制度)9、员工入职登记表（附身份证复印件）10、劳动合同11、未成年工体检证明/劳动部门登记表……22/61四.驗廠文件清單23/61五.驗廠当天流程現場和文件檢查末次會議員工訪談1、介紹審核的目的、方法、時間安排等。2、向廠方負責人了解工廠基本情況。3、需要廠方準備審核的文件和資料。1、向審核員提供工廠平面圖或工廠專人指引。2、檢查工廠各項文件和記錄。3、檢查車間、宿舍、食堂、洗手間、保安室等職業健康安全環境，並拍照取證。1、抽取約十名基層生產員工進行訪談。2、訪談圍繞員工工資福利、健康安全等。3、期間不能有廠方代表參加，需要單獨安靜房間進行。1、驗廠（發現問題）小結。2、工廠負責人簽署報告。首次會議提问时间Q&A24/61六.如何准备验厂25/61人员准备，至少安排2-3名同事负责验厂：A：验厂考勤记录准备；B：验厂工资准备；C:工人档案、生产记录、断针记录准备、员工培训。考勤系统：1.建议工厂设置IC卡电子考勤系统，如果已有IC卡系统的工厂，应该专门有一套供验厂的B账系统；2.工厂是纸卡打卡，则建议准备一套供验厂纸卡；打卡时间、加班时间则需要符合客人要求；3.不接受手写考勤。六.如何准备验厂-核心文件•考勤（近12个月）•工資（近12个月）•所有工人的人事檔案及合同及变更协议26/61六.如何准备验厂-核心文件考勤：27/61•不能接受連續七天上班，一般設置星期日為休息。•IC卡考勤系統，不接受手工考勤。•加班設置要符合AVON要求（总加班60h,3h/晚）•工人的打卡記錄应隨機生成。•打卡時間控制在10分鐘內，否則算加班。如：上午7：30上班，那打卡只能在7：20之後，不能提前。六.如何准备验厂-核心文件考勤—加班設置28/61•每天加班不超3小時。•每周總加班時間不超60小時•每周至少休息一天。•法定假期儘量不加班。•加班费按1.5倍，2倍，3倍计算。六.如何准备验厂-核心文件工資表29/61•確定計件還計時。•設置工資表格式。•扣款、社保、全勤、福利等明細項。•要求有員工本人簽名。•發薪日期。•離職工資與在職工資分開。離職時工資一次結清。六.如何准备验厂-核心文件人事档案30/61•入职表/档案表•劳动合同•体检表1、入职表填写内容与证件信息一致。2、证件的真伪、证件有效期定期检查。1、入职一个月内签订。2、合同上的日期不能是休息日。3、合同一式两份，员工签收一份。1、在职员工每年体检一次，最好有职业健康体检表。2、未成年工每半年体检一次，成年时需体检一次。3、不能作懷孕、艾滋病和乙肝檢查。•斷針記錄，請假單與考勤明細31/61•入職表，合同與考勤•培訓記錄與考勤明細•考勤明細與工資表六.如何准备验厂-核心文件六.验厂资料核对：32/61每个工人的工资表或工资条每个工人的考勤记录核对工资表的出勤正班时间、加班时间、是否有请假、全勤等，必须确保工资表和考勤一致，只有发现一个不致，验厂将不能通过交叉检查交叉检查工人请假条如果考勤表上显示工人有请假，则要有相应的请假条；考勤上应该反映将所有员工的请假记录交叉检查断针记录出入仓记录生产/QC记录对于车位工人请假的，还要核对断针记录，不可能工人有请假，但当天断针记录有上其名字；对于仓库人员、生产资料/QC的填写，签名人员，也要进行核对。重要提示：所有提供给客人的文件、记录均不可以出现周日、法定假日、以及非考勤日的时间。要安排同事专门检查这些记录，避免出现不一致的记录。提问时间Q&A33/61七.工廠現場文件資料准备•車間生產文件34/611、客人通知的验厂时间段，工厂在收到通知开始，要将现在所有车间现场的资料全部收起，现场只保留一些制单、办、这一个时间段里所要填写的记录可以用空白的表单，填写时可以不用填写日期。2、车间管理人员的辦公台及抽屜裏不能出現計數本，單價表、以前的旧资料。3、如果工厂时计件的，員工手上不能有計數本不可以出现周日。经常会发生此部分資料最可能找到“星期日”。七.工廠現場文件資料准备斷針記錄35/61車間現場只需要保留近当月的斷針記錄，並檢查日期。（切忌车台上残留一些断针）藥品檢查記錄按药品清单定期檢查藥品是否配齊/配足，藥物是否過期。機器維修與保養記錄设备保养记录不可以出现周日七.工廠現場文件資料准备消防器材檢查36/61包括滅火器、消防栓、報警鍾、應急燈等正常例行檢查。重点看灭火器壓力表指向绿色范围宣傳欄/公告欄1、不能出現有強制加班文件。2、不能出現罰款通知，曠工通告。3、張貼工廠薪酬福利、反歧視、禁止僱用童工、未成年工保護等規定和政策、申訴程序。4、張貼《AVON供应商行为准则》。衛生清潔37/61八.車間現場准备•指整個工廠環境衛生方面的清潔和通風。包括但不限於以下：車間門窗、地面、工作台、電器、設備、洗手間、宿舍、食堂、公共區域等。安全出口與應急燈38/61•每層樓至少兩個安全出口。•面積少於250平方米且少於10人同時工作的，可設置一個安全出口。•所有安全門口位置要求安裝帶後備電源發光指示牌和应急灯。•其他通道上安全逃生指示牌應儘量使用熒光效果的產品。八.車間現場准备消防器材（滅火器、消防栓、警鈴等）39/61•所有器材均需醒目的標識，且定期作性能測試並記錄數據。•滅火器壓力位於綠色區域，安裝離職髙於15CM但不宜髙於1.5米。•消防栓要有封條，內配有水帶、水槍和開關閥。•滅火器和消防栓垂直範圍應用紅漆油打格。•消防設施需要符合當地消防安全監督部門驗收要求。•化學品倉和發電房除設置帶懸掛式自動滅火器外，還應準備砂子。•物料倉、成品倉等區域應設置煙感器和自動噴淋裝置。八.車間現場准备消防通道及箭頭40/61•用黃色油漆，且主通道內寬不少於1.2米，人行