集团会计档案管理办法

第1页共17页制度名称：新奥集团会计档案管理办法制度编号：XAJT/ZD0410D-2010新奥集团会计档案管理办法1总则1.1目的为加强会计档案管理，实现会计档案管理工作标准化、规范化，确保会计档案安全、有效及合理利用，特制定本办法。1.2释义1.2.1会计档案:是会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料以及财务管理过程中相关资料和财务电子档案的总称，它是记录和反映企业经济活动的重要资料和证据。为有效管理会计档案，按照不同的分类标准，对会计档案进行分类，详见《新奥集团会计档案分类标准》（附件1）。1.2.2电子会计档案：指具有档案保存价值的，被离线存储备查的电子会计文件。1.3管理原则（1）岗位分离与牵制。会计档案保管者与会计档案形成者必须进行分离，出纳与会计人员不得兼管会计档案。各单位财务负责人为本单位会计档案管理的第一责任人。（2）属地保管。会计档案在会计年度终了后，暂由各单位财务部门保管一年。第二年第二季度，各单位财务部门按照归档的要求，对单位会计档案整理编号，编制《新奥集团会计档案交接清册》（附件2），将会计档案移交档案管理部门集中保管。廊坊地区单位移交新奥集团档案室、外埠单位移交本单位档案管理部门保管。（3）密级清晰。按照《新奥集团保密管理规定》要求，所有涉密档案均需明确标注密级及保管期限。1.4适用范围本办法适用于新奥集团所有单位。2组织与职责2.1各级经营单位财务部门为会计档案管理的归口部门，负责：（1）本单位会计档案建档、归档、保管等工作；第2页共17页制度名称：新奥集团会计档案管理办法制度编号：XAJT/ZD0410D-2010（2）指导、监督、检查所属单位会计档案管理工作。2.2新奥集团财务部门根据自身定位，主要负责：（1）组织制订会计档案管理制度、规范建档标准；（2）指导、监督、检查各级经营单位会计档案管理工作。3会计档案归档3.1纸质会计档案归档标准3.1.1会计凭证归档标准：（1）会计凭证在装订前，须分类整理，检查凭证各项内容、记账凭证附件、凭证编号及顺序，并按每本3.5厘米左右的厚度确定本册所汇总的凭证张数；（2）凭证封皮及册封必须按新奥集团统一模板印制。凭证装订必须保证整齐、牢固，不得有错号、漏号的现象；（3）凭证装订完毕，确定本月装订凭证的册数，按凭证前后顺序，将每册凭证封面及册封的各项目填写齐全。财务主管、保管和装订人员在装订成册的凭证封皮上签章，并加盖骑缝章（财务专用章）。3.1.2会计账簿归档标准：（1）会计年度终了，对需要装订的会计账簿，必须根据总账核对明细账名称、账簿页数、打印账页的序号排列情况；活页账簿保留已用过的账页，编写序号，去除空白页，撤掉账夹；统一加封面、封底，装订成册。多栏式、三栏式、数量金额式活页账不允许混装，须按照同类业务、同类账页分类装订；（2）财务会计核算软件系统的账簿打印统一采用A4纸双面打印。日记账按月打印，总账、明细账按年打印。打印的账簿中，数量、金额明细账和多栏式费用明细账设定横向打印，其余全部设定为纵向打印，保证内容齐全完整；（3）各种账簿的账簿启用页须使用新奥集团的统一模板，填写齐全、签章手续完备。装订的会计账簿须按册连续编号，保持整齐、牢固，不得有折角、缺角、错页、漏页、夹空白纸的现象。账簿的封面须使用新奥集团设定的统一模板，填写各项目，编好卷号，第3页共17页制度名称：新奥集团会计档案管理办法制度编号：XAJT/ZD0410D-2010加盖相关会计人员的名章。封口要严密，封口处要加盖骑缝章。3.1.3会计报表归档标准各独立会计核算单位的会计报表统一采用A4、A3打印纸打印，按《新奥集团会计核算与报告管理规定》的要求，检查报表种类、内容是否齐全、完整，按月报、季报、半年报、年度报表，加封面、封底，按月进行装订，封面按新奥集团设定的统一模板打印并填写齐全，企业负责人、财务负责人、制表人签章并加盖公章。3.1.4其他会计资料归档标准除上述会计凭证、账簿、报表外，企业的银行存款余额调节表、银行对账单、票据，税务资料，审计报告、验资报告、评估报告，合并、注销、清算报告，各种合同、协议及其他财务管理资料须按照资料的种类，装订成册，建档保存。3.2电子会计档案的归档3.2.1电子会计档案按照存贮介质分类管理，粘贴标签，设立单独的登记簿进行登记，便于查找。3.2.2财务系统专业应用软件，以及财务系统中的重要数据文件、文档等，必须作为会计档案保管。各类电子会计档案的存档，必须经过财务主管审查同意并在档案存档清单上签章。3.2.3电子会计档案必须具有完整的备份和恢复方案，以保证财务数据的存储备份安全、可恢复。财务系统数据按照预定周期进行备份和归档，当系统发生重大更改或升级时，须备份和归档原系统和数据，并定期对归档数据进行测试和恢复演练，以保证归档数据的安全性和有效性。3.3会计档案分类与编号会计档案须按下列规定分类归档、按规则编号，以便于管理：（1）会计档案按新奥集团档案分类规则进行分类，会计凭证为01、会计账簿为02、财务报告为03、其他会计资料为04；（2）会计凭证按形成时间的先后顺序立卷归档，并以年度相区分，卷号从001-999号；（3）会计账簿按总账、银行存款日记账、现金日记账、明细分类账（银行对账单随银行日记账一起保管）顺序立卷归档，卷号从001-999第4页共17页制度名称：新奥集团会计档案管理办法制度编号：XAJT/ZD0410D-2010号；（4）会计报表按永久、25年、15年、10年、5年等保管期限分类立卷归档，卷号从001-999号。3.4会计档案移交3.4.1企业财务人员必须于次月将应归档的会计凭证移交会计档案管理员统一管理；于次年一季度将其他会计档案资料移交会计档案管理员统一管理。财务人员因工作调动、离职需要归档的会计资料，必须按规定移交财务部门档案管理人员。3.4.2交接双方须按照移交清册所列内容逐项交接，并由双方部门负责人进行监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人须在交接清册上签名或盖章。会计档案交接清册一式二份，经双方经办人和监交人员核对无误后，交接双方各持一份。3.4.3移交档案管理部门保管的会计档案，须保持原册装封，如个别需要拆封重新整理时，须会同档案移交人员或档案移交企业财务部门经办人共同拆封整理装订成册，以分清责任。4会计档案保管4.1各种会计档案必须单独存放，按照不同类别分别入柜，按时间顺序立卷排列，并对非永久性会计档案建立《新奥集团一般会计档案保管清册》（附件3）；对永久保存的会计档案单独保管，设立《新奥集团永久会计档案保管清册》（附件4）。所有会计档案必须装入档案盒，档案盒、档案柜须注明档案种类、年度、所属企业、名称、起止卷号，存放有序、便于查找。4.2档案管理人员须严格遵循新奥集团的安全和保密制度，定期检查档案柜、库，发现问题及时报告上级领导。4.3会计档案的保管须做到防潮、防暴晒、防虫蛀、防鼠咬。4.4电子会计档案保管要求4.4.1电子会计档案的存储，须采用只读、高可靠性、高密度、良好兼容性的存储技术。载体存储寿命要长于转存周期200%；存储时须存储正本和多个副本于不同的地点；存储后须进行校验。4.4.2电子会计档案的存放，须执行《新奥集团档案（实体）管理规定》第5页共17页制度名称：新奥集团会计档案管理办法制度编号：XAJT/ZD0410D-2010同时满足载体存放的环境、包装要求。存放在安全、洁净、防火、防高温、防水、防潮、防磁、防辐射、防有害气体的场所。4.4.3电子会计档案的维护，须每年抽取10%以上进行读取测试，每2年对全部数据进行转存，原介质保留2年以上；在技术环境变化时，须转换数据格式适应新的技术环境，同时保留原技术环境3年以上。4.5企业因各种原因终止的，所有会计档案须由终止单位的财务部门整理后，按照移交的有关内容，移交新奥集团档案管理部门集中保管。4.6通过并购方式建立的企业，原企业的会计档案原则上由其上级主管部门负责处理，如无明确部门承担的，会计档案由该企业归档保存。4.7企业分立后原企业存续的，其会计档案须由分立后的存续方统一保管，其他方可按照规定查阅、复制与其业务相关的会计档案。企业分立后原企业解散的，其会计档案须移交新奥集团档案管理部门保管，各方可以查阅、复印与其业务相关的会计档案。企业分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，须单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。4.8企业因业务移交其他单位所涉及的会计档案，须由原单位保管，承接业务单位可查阅、复印与其业务相关的会计档案，对其中未结算的会计事项所涉及的原始凭证，须单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。4.9会计档案保管期限按照《新奥集团会计档案保管期限》（见附件5）的规定执行。5会计档案查阅5.1各企业财务部门须建立《新奥集团会计档案查阅台账》（附件6），填写档案查阅情况及利用效果。5.2非本单位财务人员需要查阅会计档案的，查阅方须提出查阅申请，填写《新奥集团会计档案查阅、借阅、复印申请单》（附件7），经财务部门负责人及单位负责人批准后在指定的地方查阅。5.3如有特殊情况需要借阅会计档案或对外提供会计档案复印件的必须由经办人填写《新奥集团会计档案查阅、借阅、复印申请单》（附件7），经本单位财务部门负责人及单位负责人批准后执行。第6页共17页制度名称：新奥集团会计档案管理办法制度编号：XAJT/ZD0410D-20105.4查阅、借阅和复印会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。5.5查阅、借阅电子会计档案的人员，必须在归还时进行存储校验。6会计档案销毁6.1对保管期限已满、待销毁的会计档案，由单位财务部门组织鉴定小组确认是否销毁。鉴定小组成员包括分管领导、财务部门负责人、档案管理人员，并编制《新奥集团会计档案销毁清册》（附件8），由鉴定小组人员逐一签字确认。6.2经鉴定确认需销毁的会计档案，由单位财务部门填写《新奥集团会计档案销毁审批单》（附件9），报经上级财务部门审核、财务负责人复核，新奥集团首席财务官和单位负责人批准后执行销毁。6.3销毁会计档案时，须由会计档案保管部门、档案所属企业财务部门、审计部门共同派员监销。6.4监销人员在监销档案以前，须按照会计档案销毁清册所列的内容认真清点、核对所要销毁的会计档案。销毁后，监销人员在销毁清册上签名盖章，销毁审批单附后交新奥集团档案管理部门永久归档保管。6.5对于保管期满，但未结清债权债务的原始凭证（协议、合同等）、尚未报废的固定资产、对外投资有关的资金投入等涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，须单独抽出另行立卷，由档案管理部门保管至相关事项终结时为止。单独抽出立卷的会计档案，必须在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。7奖惩7.1有下列行为之一的，视情节轻重，分别给予责任人通报批评、警告、记过、留用察看处分，并扣发1到3个月月度奖金：（1）会计档案管理不符合要求，管理混乱；（2）不按规定归档或者不按期移交档案，致使会计资料损坏、档案流失；（3）丢失会计档案；（4）明知所保存的会计档案面临危险而不采取措施，造成档案损失；第7页共17页制度名称：新奥集团会计档案管理办法制度编号：XAJT/ZD0410D-2010（5）借阅、复印会计档案时涂画、拆封会计档案；（6）泄露会计档案秘密，给企业造成损失的单位或个人。7.2有下列行为之一的，直接与责任人解除劳动合同；造成经济损失的，赔偿全部经济损失；违反国家有关法律法规的，依法提请司法机关处理：（1）涂改、伪造会计档案，故意隐藏、销毁会计档案；（2）借阅会计档案时抽换和篡改会计档案。8附则8.1本办法由新奥集团财务管理部负责解释、修订。8.2本制度自2010年2月10日起实施。8.3主要相关制度（1）《新奥集团财务管理制度》（2）《新奥集团档案（实体）管理规定》（3）《新奥集团会计核算与报告管理规定》9附件（1）《新奥集团会计档案分类标准》（2）《新奥集团会计档案交接清册》（3）《新奥集团一般会计档案保管清册》（4）《新奥集团永久会计档案保管清册》（5）《新奥集团会计档案保管期限》（6）《新奥集团会计档案