采购工作标准

采购字典商品采购中心2007.03.28目录•一、采购基础知识•二、采购业务流程一、采购基础知识（一）商品组织结构1、概念：具有相同属性的商品或具有同一使用功能的商品，在经营商品中以人为因素定义的商品组织数量就是商品组织结构。2、构成：商品分类代码、商品编码、商品名称、实际数量、假设数量、数量差。3、作用：满足固定消费者的需求、规范商品的贩卖结构、在理论上减少非畅销品的库存。4、实际数量与假设数量的关系：MAX=假设数量*[1+系数(商业系数)]MIN=假设数量*［1-系数(商业系数)］MIN≤实际数量≤MAXMXA商业代表指：细分类处在旺季，库存最大。MIN商业代表指：单品产生高销量、细分类处于淡季，将丧失一部分消费者。例：2006年10部门槐底店碳酸饮料分类大类中类小类细类类别名称槐底店假设数量实际数量数量差10饮料886960-741000饮料34031525100000碳酸5054-410000000可乐2022-210000010汽水109110000020加味汽水2023-3一、采购基础知识（一）商品组织结构5、部门介绍部门代码主营商品大类饮料10烟、酒、饮料等清洁用品11清洁用品&用纸、洗涤用品、卫生/急救用品等休闲食品12主营饼干、零食、冲调用品、宠物用品等冷冻冷藏13主营需冷冻冷藏的食品，如乳制品、熟食类等副食粮油14主营米面杂粮、调味品等面包坊20主营面包、糕点等蔬果廊21主营水果、蔬菜等鲜鱼课22主营鱼等水产品沙拉吧23主营自制即食品，如：半成品菜、烧烤类肉食等肉课24主营鲜肉制品，如猪、牛、羊排骨、肉馅等散货26主营各类散装的干性食品，如：散装糖果、彭化食品等家用百货30主营陶瓷用品、厨房用品、家庭清洁用品等图书文具31主营音像、图书、文具等小家电32主营小家电，如：微波炉、电磁炉、照相机等休闲百货33主营工具、家具、宠物用品、娱乐用品等一般服饰34主营家用纺织品、袜子、婴儿用品等季节服饰35主营随季节变化的外衣鞋帽36主营鞋、帽等大家电37主营大型家电，如：电视、冰箱、空调一、采购基础知识（二）商品定价策略在每一家店铺经营管理者面前，都存在着一个错综复杂的价格世界。价格是卖场魅力来源之一，它在吸引顾客、加强商店竞争优势、塑造良好的卖场形象等方面，有着不容低估的作用。1、定价原则：薄利多销；适当利润；物有所值。2、定价程序：ⅰ、确定定价目标。ⅱ、据需求市场及消费者的心理需要变化实现定价目标。ⅲ、商品需求弹性特征/需求规模预测。ⅳ、预估经营成本。ⅴ、分析竞争店价格。ⅵ、确定价格。一、采购基础知识（二）商品定价策略3、定价方法A、成本导向定价法，正常经营情况下，最常见的是成本加成定价方法，即按商品单位采购成本加上一定比例的毛利，定出零售价。公式为：商品售价=商品采购成本*(1+成本加价率)比如：一个成本为50元的儿童玩具，设定的利润率为20%，则按成本顺加法：单价=50×（1+20%）=60元/只B、竞争导向定价法，是以竞争者的价格来作为制定商店商品价格主要依据的一种方法。采用这种方法，商店的商品价格可以与竞争者价格的平均水平完成一致，也可能高于或低于竞争均价格水平，且商品价格随竞争者价格的调整而作出相应的变动。为了适应竞争的需要，商店应将自身的信誉声望、购物环境状况、服务质量、经营商品的种类结构等方面与竞争对象相比较，确定本商店的经营特色、优劣势，对各类商品分别定价。一、采购基础知识（二）商品定价策略3、定价方法C、需求导向定价法，根据顾客对商品价值的理解及顾客需求变化进行定价的一种方法，是伴随市场营销观念而产生的新型定价法。价格是否合理的判定最终取决于顾客。4、定价公式：售价(含税)=进价(不含税)+毛利+税额售价(不含税)=售价(含税)/(1+税率)毛利率=(售价-进价)/售价注：进售价保持含税与不含税的统一一、采购基础知识（三）采购谈判1、概念：谈判，由谈和判两个字组成，谈是指双方或多方之间的沟通和交流，判就是决定一件事情。只有在双方之间沟通和交流的基础之上，了解对方的需求和内容，才能够做出相应的决定。也就是说，谈判是让别人支持我们从对方那里获得我们想要的东西的一个过程。如与客户谈判，客户希望你再降价20%，否则，他将从别人那儿采购相应的货品。这时你是否继续降价，如何与客户谈条件？在谈判中你是否能够自如地控制整个局面？如果谈判陷入僵局，如何打破，用什么方法打破，你怎么处理？在日常生活中，很多方面都需要谈判，例如学生时代，成绩不好，想想回家怎么向家长交代；工作后，如何从领导那儿得到更重要的任务，如何使自己的薪资待遇有更大的提升机会；如何与客户、竞争对手进行沟通；甚至谈恋爱也是一个谈判的过程。可以说，小到我们身边的一件小事，大到中国加入ＷＴＯ，都是一个谈判的过程，谈判在生活中无处不在。一、采购基础知识（三）采购谈判2、谈判技巧：a、对业务员不要表现热心。b、你的第一个反应，应是否定的。c、提出不可能的要求。d、不要接受第一个提案，让业务员哭，这是最好的技巧。e、总是使用座右铭，你还可以做得更好。f、总是强调你不老板。g、智能思考－让自己像个白痴。h、不要做任何让步，除非得到相对的回馈。i、扮演公平及不公平。j、不要犹豫去争论，甚至他们是无礼的。k、持续重复同样异议。l、别忘记，百分之80的收获来自最后谈判部份。m、不要忘记，我们必须得到最多的信息有关你对手的个性及他的要求。n、总是准备停止谈判。o、在僵局中，不要被对手识破！p、倾听。•例：•销售员：陈先生你目前住哪儿？•陈先生：徐家汇。•销售员：是不是自己的房子？•陈先生：是，十多年前买的公寓，当时是为了小孩方便.•销售员：小孩和你住一起？•陈先生：三个孩子都在国外定居，现在只有老伴和我一起住。•销售员：十多年前，是不是都没有电梯？•陈先生：是啊！•销售员：每天爬四层楼会不会让夫人和您感觉不方便。•陈先生：蛮辛苦的。销售员：每天买好的菜要抬到四楼吃力吗？•陈先生：哪抬的动，都是分开几次拿上去的。•销售员：那不是要上下好几次，年龄大骨质疏松，上上下下不是伤膝关节•吗？•陈先生：对呀！我太太就有这个问题。•销售员：年龄大，身体难免会有毛病，十多年前当时当然适合你，目前除上下楼不方•便以外，不知还有什么让你觉得和原先居住条件不一样的？谈判实例：•陈先生：原先这里很安静，现在又吵，没公园想散步都不行。•销售员：陈先生，如果住的地方有电梯，空气又好，是不是能改善你和夫人目前住的问题？•陈先生：那当然了。•销售员：徐家汇越来越热闹，白天晚上都一样。空气越来越差，要解决进出不方便非要有电梯对不对？•陈先生：对呀！•销售员：要选空气好，避免气喘对不对？•陈先生：是的，这非常重要。•销售员：是不是下决心要换个环境……谈判实例：一、采购基础知识（四）单据说明1、新品单：引进新商品时需填写的单据，具体格式及内容如下：保龙仓新品引进汰换表供应商编码：供应商名称：录入门店：日期：类别规格型号包装量计量单位体积产地下单方式进价进/销项税率售价会员价01店订货量02店订货量07店订货量12店订货量13店订货量月预估销售商品名称条码暂停下单商品编码类别规格型号包装量计量单位体积产地下单方式进价进/销项税率售价会员价01店订货量02店订货量07店订货量12店订货量13店订货量月预估销售商品名称条码暂停下单商品编码采购主管：采购经理：录入人：一、采购基础知识（四）单据说明1、新品单a、供应商编码、供应商名称，引进新品对应的厂家编码及名称。b、日期，单据填写日期(新品录入时间每周二、周四)。c、商品名称：经确定引进的新品，根据供应商所提供商品的报价单，填写商品全称。d、条码：商品所对应的13位国际条码当商品无国际条码时，此项空，录入新品时系统自动生成13位店内码。e、商品类别，商品所属大类的细分类8位码(从商品组织结构表上查询)。f、规格型号，主要针对商品的大小、重量等区分同类商品的不同。例如：5KG、10ML、XL等。g、包装量，商品对应的最小包装数。h、计量单位，个、包、台。i、产地：细化到省或省会城市。j、下单方式：除13和生鲜为永续外其它部门均为普通。k、进价：议定商品进价。l、售价：根据目标毛利率核算出的售价。m、会员价、批发价：大宗出货价。n、订货量：根据部门实际情况，一般是包装量的数量。o、合作外店的厂家录入新品时标明增加外店符号，一般没有特殊标注的，只负责录入01、02、07、12、13同时订货只负责01、02、07、12、13。一、采购基础知识（四）单据说明2、变价单：商品变价所使用的单据，具体格式及内容如下：商品价格变动单部门名称：日期：供应商编码供应商名称单品编码单品名称原进价现进价原售价现售价会员价批发价变价时间变价原因采购主管：采购经理：录入人：一、采购基础知识（四）单据说明2、变价单：a、供应商编码、名称需执行变价商品中对应的供应商，务必保证正确率100%。尤其涉及到折库存的时候，不太熟悉的供应商要查看分店信息。b、单品编码，必须保证商品状态不是终止或缺分店信息的商品，否则无法录入。c、原进价：商品现系统进价。d、现进价：想要达到的商品进价。e、售价同样。不用说明售价一定是高于进价的。f、会员价、批发价，售价变动同时一定要维护，否则会出现会员价高于售价或低于进价的情况。g、变价时间：没有特殊标注的进价当天执行，售价第二天执行。h、当进价调低时，一定注明折库存(或折高进价库存)保证所有存的进价同时降低以保证毛利。i、进价调高不允许折库存。进价调高、售价调高而不折库存时会提高我们的毛利额。j、没有特殊标注，行政管理中心在录入变价时同时执行五个门店01、02、07、12、13，如有特殊要求比如店内促销时要标明变价门店及变价执行时间，在要求结束时系统会自动恢复。一、采购基础知识（四）单据说明3、毛利调整单：主要用于商品售卖过程中出现负毛利时进行毛利调整、或促销限时时的一种折扣调整，具体格式及内容如下：毛利调整单部门名称：日期：供应商编码供应商名称单品编码单品名称原进价现进价折扣数量恢复价格备注折已销数量折库存数量折在途数量采购主管：采购经理：录入人：一、采购基础知识（四）单据说明3、毛利调整单：a、毛利调整主要针对，折已销的情况。所谓折已销是指将售出的商品进行折价，从供应商货款中扣除，当天体现毛利。而折库存是库存在售出时体现毛利。b、折已销单中的原进价一定要高于现进价。也就是从高折到低，不允许出现由低折到高。如有特殊情况，要经经理特殊批示。c、折扣数量，按门店进行填写。d、恢复价格：是指系统正在执行的进价，原则是只折毛利不变价。e、折扣金额从供应商货款中扣除。当时体现毛利，跟据门店折扣数量体现毛利增加额。一、采购基础知识（四）单据说明4、促销单：分为DM促销（无海报情况下每月两档的正常促销）和海报促销（每期大型促销配海报宣传），海报促销可以覆盖DM促销，海报促销＞DM促销＞变价（在促销执行情况下进价可变，但售价不可调。原则上促销期间不允许变价。）具体格式及内容如下：促销商品单部门名称：日期：供应商编码单品编码单品名称正常进价正常售价促销进价促销售价促销毛利率陈列方式备注采购主管：采购经理：进价执行日期：至录入人：售价执行日期：至注：本单须提前1周录入一、采购基础知识（四）单据说明4、促销单：a、正常进价，未促销时的正常进价。促销结束时恢复此进价。b、正常售价，未促销时的正常售价。促销结束时恢复此售价。c、促销进价、售价，在促销期内执行的进售价。d、要求进价前七后八，为了促销品的正常订货、退货。e、促销期内不允许变价，特殊情况执行中心解决。f、执行日期：进价、售价注明进价、售价执行日期。售价与海报日期相同，进g、价执行前七后八。限时、限量、限门店的情况需特殊标注。k、促销时进价要求折库存，限时促销采用折已销方式。l、促销单据传递需由行政管理中心录入完毕后传到各门店，不允许采购进行单据递，为了避免产生在途库存出现负毛利。一、采购基础知识（四）单据说明5、促销协议：河北保龙仓商业连锁经营有限公司促销活动协议书编号：0000000001促销地点：保龙仓____