2012年最新《党政机关公文格式》解读课件(全县办公室工作会上培训材料)

《党政机关公文格式》解读2013.03第一节公文格式概述根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及《党政机关公文处理工作条例》，第三章第十条，公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。第一节公文格式概述一、公文格式的范畴：1.公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置；2.承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；3.公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。第一节公文格式概述二、公文格式的种类：根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。在日常工作中，我们经常遇到的是文件、电报、信函及纪要。范本如下：文件格式信函格式电报格式命令格式纪要格式第一节公文格式概述三、公文格式的基本要求：1.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。2.纸张大小：210mm×297mm的A4型纸第一节公文格式概述三、公文格式的基本要求：3.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156×225mm。（见右图）第一节公文格式概述三、公文格式的基本要求：4.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。5.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，一般情况下，行间距为28磅。特定情况可作适当调整。6.公文应当双面印刷。7.公文应当左侧装订。第二节公文的通用格式版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。（红色分割线上面部分）主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。（文件最后部分）一件完整的公文由三部分组成：第二节公文的通用格式一、版头部分1.份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。第二节公文的通用格式一、版头部分2.秘级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。在以往的工作中，我们会遇到部分县属部门出现很普通的文件或信息刊物，标注密级的情况，今后，文件中如包含有敏感内容，建议大家使用“内部资料、妥善保存”来标明文件的特殊性和重要性，不建议标注密级，如果标注密级，一旦文件遗失，被别有用心的人、敌对分子搞到，或被保密部门及国家安全部门检查到，将十分麻烦。第二节公文的通用格式一、版头部分3.紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。第二节公文的通用格式一、版头部分4.发文机关标志：也就是我们常说的红头文件的大红字头，发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。第二节公文的通用格式一、版头部分发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。第二节公文的通用格式一、版头部分联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。第二节公文的通用格式一、版头部分5.发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。第二节公文的通用格式一、版头部分发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位，用六角括号〔〕括入；发文顺序号不编虚位，不加第字。上行文发文字号标识在发文机关之下居左空1字。第二节公文的通用格式一、版头部分6.签发人：上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标识在发文机关之下居左空1字，签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。第二节公文的通用格式一、版头部分联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并距离红色分隔线4mm。第二节公文的通用格式二、公文主体1.公文标题：标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。第二节公文的通用格式二、公文主体公文标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。词意完整的要求是一个词语如：宁洱县这个词，在分行时，应在同一行，不能出现“宁洱”在第一行，“县”在第二行的情况。第二节公文的通用格式二、公文主体2.主送机关：是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。如市委办，就是中共普洱市委办公室的简称。使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。第二节公文的通用格式二、公文主体3.公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。如果正文与发文机关署名不能在同一页时，可以通过调整行间距的方式，把正文与发文机关调至同一页，不能出现括号（此页无正文）的情况。正文中标题字号的使用：文种结构层次依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般一级标题用黑体字，二级标题用楷体，三级和四级和正文一样用3号仿宋字体。第二节公文的通用格式二、公文主体4.附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。第二节公文的通用格式二、公文主体公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。第二节公文的通用格式二、公文主体5.发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2字；(左图)如日期长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。（右图）第二节公文的通用格式二、公文主体6.成文日期:是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准（如县委常委会议纪要日期，为会议当天日期），成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。（左图）不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。（右图）第二节公文的通用格式二、公文主体7.印章:印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。那么什么是有特定发文机关标志的普发性公文？通俗的讲，就是有固定的规范的红头文件。第二节公文的通用格式单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。第二节公文的通用格式联合上行文，发文机关只署名主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章。第二节公文的通用格式联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。第二节公文的通用格式二、公文主体8.附注:一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。第二节公文的通用格式三、版记版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文件和查询。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。第二节公文的通用格式二、公文主体1.抄送机关：是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关,如县委办公室发文，抄送县人大办、县政府办、县政协办。公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序排列。第二节公文的通用格式二、公文主体如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排的方法同抄送机关一样。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。第二节公文的通用格式二、公文主体2.印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门，一般是指各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字（两字符），印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01），后加“印发”二字。如“2013年3月20日印发”版记中如有其他要素，应当