采购手册

Page19/13/2019第1页共38页连锁超市采购手册Page29/13/2019第2页共38页目录一、前言二、采购职务说明1、采购总监2、采购经理3、采购主管4、采购工作职责5、采购作用资格三、采购谈判技巧四、商品质量管理五、商品建档与维护管理六、新品引进流程与规定七、商品调价流程与规定八、供应商管理1、商品渠道管理2、联营供应商管理3、新供应商引进管理4、供应商清场管理九、采购巡店管理十、促销作业管理十一、快讯企划流程十二、商品自采管理规定十三、采购成功七大要素Page39/13/2019第3页共38页一、前言：欢迎加入采购部的行列，本部门的的工作将是全公司最具挑战性的工作之一，我们期盼各位的加入会为本部门带来冲劲、活力、及创新，使我们迈向成功的大道。采购部主要的任务在于：一、筛选合作的供货商。二、慎选适合本公司客户群的产品。三、与供货商谈判最有利的供货条件。（包括品质、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货数量、交货期限、及送货地点等。）四、订定最有竞争力，同时又有合理利润之售价。五、与各部门、各门店作最有效的沟通，确保商品畅销。六、收集市场信息，掌握市场之需要及未来的趋势。七、为公司创造最高的业绩及利润，回报公司，并为全体工作同仁谋求最佳的福利。二、采购之职务说明：1.采购总监直接主管：总经理直接部属：采购经理主要职责1．在总经理的领导与授权下，直接负责采购部门的各项工作，并行使采购总监的职权。2．在公司总体经营策略指导下，制定符合当地市场需求的营运政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策等各项经营政策。3．在遵循公司总体经营策略下，领导采购部门达成公司的业绩及利润要求。Page49/13/2019第4页共38页4．给予采购人员相应的培训。5．与其它部门以及门店密切沟通与配合。主要工作项目1.制定及督导各项经营政策及措施的实施。2.制定并督导各部各月、季、年度各项销售指标的落实，利润及各项业务指标。3.协调各部门经理的工作并予以指导。4.负责各项费用支出核准，各项费用预算审定和报批落实。5.负责监督及检查各采购部门执行岗位工作职责和行为动作规范的情况。6.负责员工的考证工作，在授权范围内核定员工的升职、调动、任免等决定。7.定期给予采购人员相应的培训。2．采购经理直接主管：采购总监直接部属：采购经理主要职责1．对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，并进行考核。2．负责本部门全体商品群商品的品项合理化、数量合理化及品项选择。3．负责本部门全体商品价格决定及商品价格形象的维护。4．制定部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划。5．督导新商品的引进、开发特色商品及供应商。6．督导滞销商品的淘汰。7．决定与供应商的合作方式、审核与供应商的交易条件是否有利于公司运营。8．负责审核每期快讯商品的所有内容。Page59/13/2019第5页共38页9．参与A类供应商的谈判，为公司争取最大利益。10．在采购主管需要支援时予以支援。11．负责本部门工作计划的制订及组织实施和监督管理。12．负责部门的全面工作，保证日常工作的正常运作。13．负责执行采购总监的工作计划。14．负责采购人员的业务培训和管理。3．采购主管直接主管：采购经理直接部属：采购员(买手)主要职责1．负责公司指派商品的经营及业务的拓展工作。2．筛选合作的供应商，并负责协商最佳的采购交易条件。3．执行最有效的价格策略。4．计划各种促销活动。5．与卖场人员合作，扩展业绩并达成业绩及毛利额指标。主要工作项目。1．在公司分配的卖场空间下，确定符合本公司顾客需要的商品结构。2．选择最佳的供应商，并取得最佳的采购交易条件，包括：质量、规格、价格、折扣、广告赞助、卖场陈列/示范、陈列服务、包装、最少订购数量、订购所需时间、及运送配合事宜等。3．开发并协商适合自选式的包装（包括标示及说明）。4．考虑市场的竞争状况，价格敏感的项目、促销、滞销品特卖及其他营业损失等因素，制定市场上可能的最低售价、塑造非常有竞争力的价格形象。5．选择新联快讯(DM)及卖场内的促销项目，并谈判最佳的采购条件及广告Page69/13/2019第6页共38页赞助，吸引顾客到新联来购物。6．与卖场密切合作，以扩展业绩，并达成毛利率及营业的目标。7．争取最大的营业外收入。8．注意库存，与卖场合作并提供支援，使卖场库存维持在最适当的水准。与卖场合作无间，以扩展业绩（业绩是与卖场共同分担的责任），并达成毛利率及毛利额的目标（毛利是采购人员的主要责任）。9．尽可能多到卖场拜访，以了解卖场的问题与机会，另外经常以电话，传真或采购通告等方式与卖场沟通。10．定期拜访并评估供货商，以确保供货的稳定性及公司的最佳利益。11．应实地观察竞争厂商、研讨会参观展览、阅读报纸及专业杂志、并与所有可能获得资料来源的人士或机构讨论或做市场研究，以了解市场一般及个别的产品趋势走向。采购任用资格（一）、特质之要求：1．诚实、易处、成熟、及稳健。2．能对成果负责，并具有强烈的责任感。3．有自我激励、办事积极、并富有创意。4．能努力工作、活力充沛、且百折不挠。5．有弹性、具团队精神、并且能接纳好的意见。6．对个人在公司的事业有追求的目标。7．愿意接受更多的挑战。8．能在公司的压力下有效的工作。9．能以具有质量与成本的观念来做事。10．愿与公司一齐成长。谈判内容与技巧1.谈判的原则：谈判的过程是与厂商共同协商、分析市场、寻找商机的过程，不可单纯的理解为双方利益的分割。因此、双方只有以诚信为本、才能互利附件Page79/13/2019第7页共38页双赢、共同发展。2.谈判的基本内容和层次：2.1交换各种手续、验明确认双方的法人资格及商品资格、质量标准、行业标准等各种统一必备证明,采购主管对供应商提供的“营业执照复印件”、“税务登记证”（国税、地税）、“生产许可证”（特种商品由制造商提供）、“商检合格证”、“进口商品检验合格证”（进口商品适用）、“商品检验报告”、“商标注册证”（由制造商提供）、“卫生许可证”（食品制造商适用）、“安全认证”（电工类商品适用）、“代理授权书”、“指定/总经销证书”等文件资料进行书面复审.填写供应商资料表备档、提供商品报价单、提供返利政策等,2.2商品分档、排队：双方分析商品报价单、按照市场份额的排队理论、分客层、档次筛选主力品项、目的是：不管谈判是否成功，对方手里最好的东西我要知道、要备档。（询问供应商排队名次的依据是什么，了解该品牌商品销售网络、可能有水份、供参考）简述：我方市场销售份额、网络、速度、发展前景等。优点要说够、讲透、缺点要客观、不回避。3.商品进价：3.1对方提供商品价格的依据是什么？税率是多少？能否提供增值税票及提供票据方法（是票货同行还是双方确认后开票）。3.2以计算成本的思路引导价格谈判。3.3敢于提出想不到的商品进价、促销方式、厂家支持。3.4敢于提出对方的身份答复不了的条件。3.5为了公司利益敢于见对方最高领导据理力争。3.6敢于用经销方式探测到想不到的价格。Page89/13/2019第8页共38页3.7用市场零售价倒算的方法判断进价是否合理。3.8要求市场的最低进价。如出现歧视性价格厂方必须无条件补偿或做出其它书面补偿性承诺。3.9善于从商品质量上挑毛病；材料上、工艺、包装上挑毛病；用市调的信息在市场操作、促销价格上挑毛病。3.10总之以挑毛病的形式造成对方不自信、商品不是“物有所值”、而在价格上做出让步。4.折扣、返利：4.1折扣、返利（有条件返利，无条件返利）对供应商的销售政策留档、分析后再谈判。确认后明确写进合同条款并注明货款扣除还是支票返还及返还时间。5.成交方式：5.成交条件方式的种类：帐期、短帐期、预付款、（“承兑”贴息不贴息和“支票”）样品铺底、商品买断、商品包销、售后结、批发分销、部分付款、订金、信用额度、带机按装等，灵活运用成交方式和其它条件之间的转换为公司争取适用本公司经营状况的交易条件.6.费用6.1节庆费、进店费、广告灯箱营业外收入等。6.2交费方式:货款扣还是支票6.3费用是对进价的弥补,不可单纯的追求费用而忽略价格,因此必须先谈商品价格、后谈费用、否则一切无从谈起。7.其它：Page99/13/2019第9页共38页售后服务及调退货、样品处理。长、短途运输及费用等。（确认AA、AB赠品数量及发放层序）保护库存、价格补偿要文字说明不要口头承诺。出现歧视性价格和歧视性返利怎么为？在合同中必须写清楚。8.谈判的技巧：8.1谈判前要准备充分、做好谈判计划、明确目标，谈判要对对方在市场的形象、份量、角色、排队等、情况基本了解。要准备几个不同谈判方案.8.2用咨询的方式获知他们在市场上的竞争对手及同行排队情况。8.3辨清对方的权限，避免与无权决定人的无效谈判。8.4做好谈判纪录，存档备案。保持谈判的连续性。8.5尽可能在本公司谈判。心理上、资料寻找方面占有优势并费用节约。谈判一般在预约下进行。8.6有计划的提出问题，注意倾听对方的谈话，以便站在换位的角度分析对方在谋求什么。8.7不轻意讲明我方的最终目标条件，也要避免把对方逼的无退路宣告他们的原则立场而造成谈判失败。8.8坚持原则，但不对抗、真诚相待、不卑不亢，营造和谐的谈判气氛。避免因态度、个人因素造成谈判破裂。8.9以守为攻，对一些原则和超权的谈判条件要留余地，与领导上报后再做决定。8.10注意导向谈判的走势、节奏。做到“激情”而不是“急切”、“沉默”而不是“退让”。强势而不“霸道”。谈判认真、耐心、尤其双方意见严重对峙时；不大声喧哗、注意对人的尊重、不带脏话、不骂街、注意因个人形象而Page109/13/2019第10页共38页影响企业形象。8.11谈判越诚信、越艰苦，对方越感兴趣、对我方越有信心。谈判的目标越有希望。质量可能越高。8.12和同事、助手与对方谈判时内部观点要一致，配合要默契。8.13主要供应商经理直接参与谈判。对个别A类必选重点帐期供应商我们可以采取灵活掌握，用“放水养鱼”的办法加以引进。合同期要短。待时机成熟后重新完善交易条件。或者是引进过渡的供应商来代替。8.14不要因斤斤计较而影响公司原则和重点利益。11.对谈判结果的分析与监控：作为经理主要是对谈判结果的分析与判断，主要检查以下几项内容：11.1合同中所选的商品是否服从商品结构？11.2所选品项是否与市场热点、卖点接轨？是否服从已确定的品类角色?11.3商品价格是否服从市场？11.4依据市调和商品角色的定位审定商品进价能否满足小分类的毛利率？11.5成交条件：对所有供应商合同条件的核查。对一些短帐期商品和重点经销商品进行核查、把关。11.6检查退货条款是否清楚\明确便于操作.11.7初步判断合作结果的前提下对返利\赞助费\促销等其它条款进行判定.12.谈判的职业道德：正常谈判也好、DM谈判也好，从技术上讲、有层序、有技巧、有方法，但最大的前提条件是职业道德。一个吃回扣的采购是谈不出好价格、更谈不出惊Page119/13/2019第11页共38页爆商品。因此、为培养一批献身于民族商业，职业道德优秀、有高度思想觉悟、思路清楚、谈判内功强、能打硬仗的采购队伍，我们须做长久之努力。商品质量管理规定1.商品质量、标识、计量管理进行审核的主要内容：1.1中文标明的商品名称、生产厂商厂名和厂址。1.2商标、品牌、价格、用途、性能、生产批号、产品标准号、定量包装、商品的净含量及其标注方式。1.3根据商品的特点和使用要求，需要标明的规格、等级、所含主要成分的名称和含量。1.4限期使用商品的生产日期和安全使用期或者失效日期（安全使用期包括：保质期、保鲜期、保存期等）。1.5对使用不当，容易造成商品本身损坏或者可能危及人身、财产安全的商品有警示标志或者中文警示说明。1.6性能结构及使用方法复杂，不易安装使用的商品，有详细的安装、维护及使用说明书。1.7进口商品可以不标原制造者的名称、地址；但应当标明原产地，以及代理商或者进口商或者销售商在中国依法登记注册的名称和地址。2符合产品执行标准：2.1产品