采购控制程序-中电VCXU-740

中电科微波通信（上海）有限公司质量体系程序文件VCXUQP-PQ-740采购管理控制程序2015-01-01发布2015-02-01实施中电科微波通信（上海）有限公司发布采购管理控制程序VCXUQP-PR-740A00/37采购管理控制程序发放日期2015-01-01实施日期2015-02-01文件编号VCXUQP-PR-740版本号A1编写人:审核人:批准人:-----------------------------------------------（采购部）（管理者代表）（总经理）文件更改状态一览表序号原版号修订状态修订条款修订内容简述修订日期拟定人审核人批准人采购管理控制程序VCXUQP-PR-740A01/371．目的1.1为了确保合格供方具有持续提供满足我司规定要求的能力，从而规定我公司外购件与外协件的供方开发和业绩评价和确定合格供方工作；使之合格供方能持续不断优化为目的；1.2为了确保供方所提供的产品、交付和服务满足我公司的预期要求，从而规定了对潜在供应商进行评估和考核和确定合格供应商之方法为目的。1.3为了对本司采购产品及采购全过程进行合理有效的控制，以确保本司外购器材符合采购资料和采购合同的预期制定的要求，使之对未满足规定要求的采购产品、进行有效管控，防止供方的不合格品得以非预期使用和交付。2.范围2.1适用于公司所需的采购品的采购过程控制，包括：2.1.1适用于本司供方的调查与选定，考核评估与管理和控制；2.1.2适用于本司各种原材料、辅助材料、外购件及外协件、机器设备等，包括服务采购：2.1.2.1适用于为本公司提供A类、B类物资的供方及检验鉴定办法。2.1.2.2适用于为我公司提供C类物资在使用前进行的检验或验证的办法；2.2适用于我司（采购合同和订单和供方档案）等采购文件的审批和管理；2.3适用于向本公司签约或直接、间接提供与最终产品所需要的采购目标的制定、采购控制流程、采购方式的选择；3.术语和定义3.1供应商：是指为本司提供产品所需原材（物）料、零组件、包装材料或由本司提供原材（物）料、委托其代为加工的供应商或为本司提供服务的供应商；3.2供应商的开发：是指为改进供应商的基本质量管理体系所开展的活动。3.3采购：是指采购人员根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求计划，以采购订单的形式向供方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达企业，以支持企业的正常运营的过程。3.4常规采购：是指在经核准的合格供方范围内，采购核准的产品的采购活动。采购管理控制程序VCXUQP-PR-740A02/373.5顾客指定产品采购：是指按照顾客指定的要求实施的采购。4.职责4.1总经理4.1.1负责审批签署超出部门主任审批限额权限的外购件和外协件工作。4.2供应商评估小组4.2.1负责组织供应商质量保证能力的调查、评估、考核及供应商的质量体系开发与综合评定。4.3采购部4.3.1负责本司产品之器材零配件和包装辅料等原辅料供应商的开发工作；4.3.2负责收集采购相关供方证明和质量保证能力的资质证明资料；4.3.2.1负责对供方的资质证明提供准确地评价建议；4.3.3负责本司产品所需外购器材配件和包装等辅料之采购与管理工作。4.3.4负责与供方保持良好沟通关系；4.3.5负责与合格供应商履行采购合同的签订工作；4.3.6负责外包产品的采购和管理及技术协议（合同）签订；4.3.7负责编制本司外购件与外协件的《采购计划》和下达的实施工作；4.3.8负责办理和实施本司所需的外购件与外协件之采购工作；4.3.9负责对本司预购的外购件与外协件价格的初审和确认工作。4.3.10负责控制不合格外购品和外协件进入我公司；4.3.10.1负责向不合格品供方发出《供方品质异常反馈单》或《8D报告》形式提出整改/预防措施建议，防止再次发生不合格品流入我公司；4.3.10.2负责向不合格品供方发出《采购物资退货单》和办理退货手续事宜；4.3.10.3负责向不合格品供方出具《索赔处置单》要求和办理索赔手续及索赔信息的传递工作；4.3.11负责办理不合格外购件和不合格外协件的特采申请手续；4.3技术部和工程部4.3.1负责编制和提供本司新老产品及工装、夹具、模具、治具的订购和订制所需工艺技术图文资料和相关文件：4.3.1.1负责编制和提供本司产品设计图样中准确的器材明细表（BOM物料明细表）及完整请购信息；采购管理控制程序VCXUQP-PR-740A03/374.3.1.2负责编制和提供本司产品加工所需的工装、夹具、模具、治具的图样及准确的器材明细表（BOM物料明细表）和完整请购信息；4.3.2外购件和外协件的设计师所在部门主任负责规定限额内的外购件和外协件器材的申购审批工作。4.3.3负责处理采购过程中的技术问题；4.4质量安全部4.4.1负责进入本司的外购件和外协件实施进料检验和状态判定相关事宜；4.4.2负责对检验判定的外购件和外协件进行状态标示；4.5财务部职责4.5.1负责采购活动所需资金的支持与提供。4.6财务部仓库：4.5.1负责做好外购件和外协件的入库、保管与发放等工作事宜；4.6制造部4.6.1负责及时向本司质量安全部和技术部和采购部反馈生产加工过程中发现的采购产品质量问题。4.7请购部门：4.7.1负责以ERP软件信息《原辅材料请购单》系统形式向采购部提出产品类器材、工装、具模具、治具、生产基础设施等需从A类和B类供方实施采购申请和外协申请；4.7.2本司ERP软件信息系统异常时，应以公司电子邮件或书面的《原辅材料请购单》形式负责向采购部提出请购申请和外协件加工申请；4.8请购部门主任4.8.1负责办理本部门申购限额内的外购件和外协件器材的审批工作。5.作业控制要求5.1供应商的寻访与调查5.1.1.寻访调查要领；5.1.1.1寻找有制作相关产品之厂商；5.1.1.2经客户或朋友介绍；5.1.1.3查询相关工业、个业、名录及电话号码簿。5.2供方分类5.2.1采购部应根据供方提供器材对本司最终科研与生产的产品影响情况和或A类物资采购申请单B类物资采购申请单采购管理控制程序VCXUQP-PR-740A04/37对供方控制方式和程度允许有差异，包括其代理商、生产供方、外包协作单位，通常可以分成以下三类：5.2.2采购部应依据原辅料的类别负责编制《供应商分类表》如：A类供方：指对本公司产品有较大影响的采购物品（属于产品主要原材料和构成产品的关键外协/外购件），供应单位应具有较完善的质量保证能力，并已通过了相应的质量管理体系认证；B类供方：指对本公司产品技术性能和质量性能指标有影响的采购物品（属于产品上的非关键外协/外购件及产品上使用的包装物品），供应单位必须具有较完善的检验机构与检测手段和具备提供有效合格证明和工商经营证明和生产许可证明等能力；C类供方：指在产品加工过程中使用的，但不直接构成产品实体的辅助物料，且因本司无检测能力，须列管的采购物品，包括：使用的标准件、通用件、加工主要机械设备设施及工装模具、关键监视测量设备加工辅助设施物料、通用计量器具、油脂化学类物品和焊条焊丝类物品（均应提供MSDS资质证明能力）采购品，但是供应商必须具有较完善的检验机构与检测手段和具备提供有效合格证明和工商经营证明和生产许可证等能力；D类供方：是指对本公司非生产性辅助材料和办公用品和电脑和劳保用品和耗材和垃圾处理单位等，必须能提供有效合格证明和工商经营证明和生产许可证明）等证明来确保该类物品质量与性能满足我司要求。5.3运输服务单位的选择与评定5.3.1评定内容包括：5.3.1.1是否具备工商部门签发的营业执照5.3.1.2是否配备相应的运输工具等资源5.3.1.3是否具备运输过程中的安全防范措施5.3.2采购部人员应负责收集运输单位信息资料及填写运输单位评定表，经采购部主任确认管理者代表核准后，负责与运输单位签订运输合同后实施。采购管理控制程序VCXUQP-PR-740A05/375.3.3采购部应对合格运输服务单位的送货服务状况进行跟踪记录，根据对运输服务单位的运输次数、安全到达次数、延期次数等汇总情况，对运输服务单位每月进行一次复评。5.4供应商的选择、调查和评估5.4.1选择原则5.4.1.1客户认可的供应商5.4.1.2现有的合格供应商。5.4.1.3通过ISO9001:2008版或GJB9001:2009版或TS16949：2009版质量管理体系的供应商；5.4.1.4具备有效公司营业证和税务登记者、品质、交期、价格、服务等条件良好者；5.4.1.5计划申请ISO9001：2009版或GJB9001:2009版或TS16949：2009版质量管理体系，并提交认证的计划书的供应商。5.4.2依以上原则经选定的供应商，由采购部按实际情况发出《供应商过程审核提问表》通知供应商填写相关资料；5.4.2.1供方应提交我司需求的购置原材料配件器材的生产加工过程各项工序有效管控的资质证明资料。5.4.2调查考察5.4.2.1调查方式a.采购部依据公司科研及生产需要提出的外购器材目录向相关的待评外购供方寄发《外购、外包的供方调查评估表》；b.采购部根据公司科研及生产需要提出的外包产品目录向相关的待评外包方寄发《外购、外包的供方调查评估表》；c.采购部负责组织供应商评估小组对合格供应商的实施评定工作；d.必要时，供应商评估小组成员应前往供方现场实地考察评估。5.4.2.2调查内容a.供方质量体系认证、获证情况；b.供方产品质量控制手段；c.供方生产设备、工艺装备、测试仪表等生产与检测手段；d.供方生产中对工艺文件、图纸执行情况；e.供方人员技术素质、资格认定情况；采购管理控制程序VCXUQP-PR-740A06/37f.供方产品质量状况及信誉等；g.供方的资质、货源是否稳定、供货是否及时、价格是否合理；h.是否能提供良好的技术服务。5.4.3评估5.4.3.1运营部主任负责组织供应商评估小组的建立；5.4.3.2供应商评估小组由运营部、采购部、质量安全部、技术部、工程部均须具备内部审核员鉴定资格的相关人员组成，供应商评估小组组长由运营部主任担任。5.4.3.3供应商评估小组应根据采购品对本公司产品实现或最终质量的影响程度及其价格等因素，对供方实施评价。5.4.3.4采购部得悉有新供应商时可先联络约定时间，通知供应商评估小组成员依《外购、外包的供方调查评估表》要求进行评估，并要求进行现场审核。5.4.4发函调查评价5.4.4.1采购部负责向新的供应商寄发《外购、外包的供方调查评估表》，收集供方的相关资料进行评价。5.4.4.2符合5.4.1.1/5.4.1.2/5.4.1.4/5.4.1.5的供应商，由采购部组织我司供应商评估小组进行实地评估申请，直接书面审查列入《合格供应商申请/撤消单》中。5.5合格供应商具备基本条件5.5.1国内外具知名度厂商。5.5.2经第三者机构评估合格厂家（如ISO:9001:2008认证/OHSAS18001：ISO14001:2004/TS16949：2009等资质有效机构颁发的证书）5.5.3现有的供应商半年内连续六次无不良记录者。5.5.4原辅料料源属于独家供应商。5.5.5客户指定的材料供应商。5.5.6实地评估为B级以上的供应商（AAA级98分以上、AA级93分及93分以上，A级80-92分，B级65-79分）。5.5.7经送样确认合格者列为临时批准供应商，连续六次交货无不良记录者即可列为合格供应商。5.5.8对于老供方，应依据历年来供方提供产品质量的好坏和稳定程度（如一次交验合格率等），同时应参考其供货能力、价格和服务等考核项目，应采购管理控制程序VCXUQP-PR-740A07/37每年进行重新评价，必要时，应由供方提供最新供方资料给我司采购部审核。5.6审核5.6.1已评估的供应商由供应商评估小组作成《供应商质量体系评估报告》送管理者代表审核。5.6.2审核通过的供应商即为合格的供应商。5.7合格供方的考核：5.7.1本公司应要求供方具备100%按时交付的能力，采购人员在登入