XX集团――财务费用报销流程培训

财务费用报销课件课件制作人：李胜丽费用报销课件目录一、XX集团报销制度介绍二、签批程序三、发票知识及一般真伪签别四、顶票的处理五、报销单的填写六、附件的粘贴七、报销审核时间的规定一、xx集团报销制度介绍（一）1.0目的：为简化报销流程，规范费用管理，减支增效，制定本制度。2.0责任：1.费用担当签字:审核费用是否与自己担当业务相关，金额是否合理。2.部门经理签字:审核费用的真实性，费用是否与本部门业务相关，金额是否合理。审批权限内费用。3.业务板块总经理:审核、审批费用的真实性、合理性，费用支出与公司业务的相关性，超预算费用的审批。4.集团行政部总监:审核、审批集团总部行政部门发生的费用的真实、合理性。5.集团人力资源部总监:审核、审批集团总部人力资源部门发生的费用及公司福利性支出的真实性、合理性。6.集团财务总监:审核、审批集团财务部门发生的费用的真实性、合理性。7.集团财务出纳:依照法律法规及集团相关制度审核费用与单据的合理性、合法性、真实性、完整性、正确性、及时性。及时将不符合要求的单据退回、及时将报销现金存入报销卡。3.0范围：众地集团各业务板块、职能部门执行本制度。一、XX集团报销制度介绍（二）4.0政策：1.授权人要严格把关，审核各项费用，审批权限范围内的费用，超出授权权限的由上一级领导审批。授权权限参照《授权书》的规定。2.费用发生后需及时报销。支票支付的费用，应当自领取支票之日起10日内报销或送还。报销时发票与“转账支票领用审批单”内容不符的，不予报销。预借差旅费，自出差返回日起10日内报销。其他费用发生后在当月内报销。本年内费用需在12月31日前报销。3.各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的发票必须盖有填制单位的公章或发票章，填制人员的签名或盖章。对于不符合报销规定的原始凭证,出纳人员有权拒付。4.司机加班补贴报销标准按照《公司司机管理规定》执行。5.差旅费报销规定：出差补贴业务员陪同客户出差，节假日可以享受30元/天的补贴，正常工作日不享受补贴。业务员自行到国内工厂联系业务，当天不能返回的，在正常工作日可享受补贴24元/天，节假日可享受30元/天。当天返回的，在正常工作日可享受补贴4元/天，节假日10元/天。一、众XX集团报销制度介绍（三）业务人员自行到直属实体出差不享受补贴。住宿费普通员工出差住宿费标准最高不能超过80元/天，部门负责人最高不能超过120元/天。到北京、上海、深圳、广州等四市出差，住宿标准上浮20%。公司副总经理及以上领导，住宿费实报实销。员工陪同客户或公司副总经理以上领导出差住宿费可以实报实销。就餐标准业务人员自行到国内工厂出差，已发放出差补贴的，餐费不予报销，如陪同客户出差，餐费实报实销。交通工具连续乘车达6小时以上者，可乘坐火车卧铺。需乘坐飞机的，要经板块总经理签字审批后，有行政部统一定票。否则不予报销。6.各种修理需经集团行政总监批准后，到指定维修处修理。修理费报销时需附上各项支出明细。7.集团行政部将由公司缴纳的电话号码、手机号码按部门编制备案表，存财务出纳处，当发生增加、减少或变更时应及时通知出纳。公司电话费，手机费报销时需附带缴费电话号码明细，出纳报销时与备案号码明细核对。有不在备案内的电话号吗的，财务部有权拒收发票。8.快递公司结算快件费时必须提供发件人发件时签字的费用结算底单，报销时连同发票一并转交出纳一、XX集团报销制度介绍（四）9.经集团总裁批准，参加相关专业知识培训，期满合格者，经集团总裁签字审批后，可凭单据全额报销学费、书费。10.差旅费报销填制“差旅费报销单”，其他现金费用报销填制“报销单”。报销人需将报销单的各项填写齐全，报销金额不得超出所附发票金额，费用合计大小写一致。报销单上需注明费用的担当部门、客户等财务部门需要的信息。11.单据填写、审核人签字时使用签字笔或钢笔书写。报销单据粘贴时，不能将原始单据内容粘住。一、XX集团报销制度介绍（五）5.0流程步骤说明：.1.超过规定期限的单据、假票据或不符合规定的票据，出纳不得报销。财务部有权对不实的费用直接查询，如有虚假行为，公司将视情节轻重予以处罚。预借现金需事先填制“借款单”，2000元及以内由部门经理审批，5000元以内由板块总经理审批。超过5000元由集团总裁审批。一次性借款超过2000元，需提前一天通知，以便出纳筹款备付。预借支票需事先填制“转账支票领用审批单”，由板块总经理或集团总裁审批。预借现金、支票施行前款不清，后款不付原则，财务部按月编制“借款逾期未还统计表”和“支票领用未还统计表”，对于已通知欠款仍未在规定时间内报销的，财务部门将于当月工资中扣回预借的现金和支票的使用金额，待报销时再行支付。2.员工节假日出差补贴标准、住宿费标准、交通费标准按照上述规定执行,审核人员在复核时需根据考勤记录审核。3.员工在取得住宿费发票时，须在报销单据上注明住宿人数、天数。两人或多人一同出差的需同时在报销单上共同签字确认。4.每次出差的所有费用需在同一次报销中全部报销，不能分次报销。多人发生的费用报销时需共同签字。一、XX集团报销制度介绍（六）5.因接待客户或紧急公务乘坐市内公交车或出租车，可经板块总经理审核批准后报销。报销时必须注明乘车起止地及乘车事由。6.司机出车补贴、停车过路费、租车费需经业务担当审核确认。7.运费、海关手续费、商检费、快件费报销时必须经过担当审核确认。8.报销人将报销单在每天上午11：30分前转到财务出纳处，出纳集中审核，但必须将不合格单据及时反馈给报销人。合格单据需在第二日将现金存进职工报销卡。（家纺在中地进出口报销的费用由李胜丽复核）6.0出国费用报销制度操作流程。1．在出访小组确认出访计划后，指派小组内专人负责详细填写出国费用预算表（附表）并以国家费用标准为前提，至少提前三天将预算表交部门审核、财务出纳审核、总裁批准，以便财务提前准备资金。一、XX集团报销制度介绍（七）2．在出访前到财务部按照预算表批准借款金额领取资金，无特殊情况为人民币，目前中国银行办理因私出国购汇手续，凭个人身份证、签证及护照可兑换3000～5000美元等值外币，办理人员应妥善保管好兑换水单，以便回国后核销。3．出访任务结束回国后，出访小组必须指派专人负责填写出国费用核销表并整理国外单据，对核销表中每一项费用必须详细据实填写，对国外单据要每一张背后用中文注释时间、用途及金额，分类粘贴。先经财务部按预算标准审核后，再由分板块总经理审批核销。4．出访小组必须在以上流程操作完毕后，在回国后10日内到财务部核销、还款。费用标准。1．以国家公示的出国费用标准为依据，住宿费、餐饮费严格按照此费用标准内以真实单据实报实销。公杂费标准按此标准执行，但由于国外花费确实有个别无单据的，可在标准内据实填列，但不得包括住宿费和餐饮费等大额支出。一、众地集团报销制度介绍（八）说明：公杂费是指市内交通费、邮电费、小费等花销。2．城市间交通费实报实销。城市间交通费是指在国外跨城市的交通费。出访人员须以真实单据实报实销，并在票据背面注明出发及到达城市，须与出访预算的拜访地点相符，否则需书面说明并经板块总经理签字后方能核销。3．个人零用参照国家公务人员出国标准发放。出访期限在3日内的（含3日）按国内出差标准即一人一日30元人民币申请。出访期限在3日以上15日内（含15日）的，按每人30美金申请。出访期限超过15日的，从第16天起，每人每天发放2美金。出访天数按实际离抵我国国境日期计算，在国内逗留天数按国内出差标准执行。4．其他。如果出国有赠送礼品、购买相机或其他物品的，必须在出访前预算内申请批准，如属在国外临时授意，回国后必须单独审批。对购买回来的物品，必须在集团行政部登记备案签字方可报销。7.0本制度自集团公司董事会通过后，颁布执行！二、签批程序根椐众财字［09］11号文件规定，凡集团所属各部门、各二级公司、各三级单位发生的所有费用开支均须实行二级审、签批制度，即：报销人(填单)→直接领导(审核)→上一级领导(签批)。若中间职位空缺，依序向上追签。具体程序如下：报销人审核人签批人二级公司/职能部门一般员工（包括科级部门经理总经理部门副职部门经理总经理部门经理副总经理/总助总经理副总经理/总助总经理/董事长集团分管总裁总经理/董事长集团分管总裁集团总裁三、发票知识及一般的真伪鉴别发票基本知识简介一、发票类别、发票式样和发票联次二、发票的栏次和内容三、发票的申购四、开具发票的基本原则及要求五、增值税专用发票的特殊规定六、如何识别发票七、使用虚假发票的处罚规定八、常见发票图示“发票释义发票，是指在购销商品、提供或者接受经营服务以及从事其他经营活动中，开具、取得的用以摘记经济业务活动并具有税源监控功能的收付款（商事）凭证。发票是财政、审计、税务等有关部门进行财务税收检查的重要依据。税务机关是发票的主管机关。各地国家税务局和地方税务局按照各自的职责，对本行政区域内的发票工作进行管理。财政、审计、公安、海关等有关部门在各自的职责范围内，配合税务机关对发票工作进行管理。一、发票类别、发票式样和发票联次1、发票类别。发票类别包括：增值税发票（专用发票和普通发票）、服务类发票、商业统一发票等。服务类发票还可细分为：交通运输（含公路陆运、铁路、海运、国际货代等）、建筑安装、娱乐体育、金融保险等。2、发票的式样包括发票所属的种类、各联用途、具体内容、版面排列、规格、使用范围等。常见式样有：手工发票、机打发票、定额发票、剪裁式发票、网络版电子发票等。发票的种类、编码规则、基本联次、基本内容、使用范围、防伪措施、使用期限由税务部门规定。3、发票的基本联次为三联，第一联为存根联，开票方留存备查；第二联为发票联，收执方作为付款或收款原始凭证；第三联为记账联，开票方作为记账原始凭证专用发票由基本联次或者基本联次附加其他联次构成（比如销货清单），基本联次为三联：发票联、抵扣联和记账联。除增值税专用发票外，县(市)以上税务机关根据需要可适当增减联次并确定其用途。4、使用发票的企业，可以向设区的市以上税务机关申请印制印有本企业名称的发票，或者使用本企业自行设计的发票式样。比如公交车票、保险发票等。5、“收据与发票”有区别，收据只能作为报销证明而不能作为报销凭证。比如商店的收据、货运中心的货运单等。但邮局、银行的一些单据可作为报销凭证二、发票的栏次和内容1、发票的基本内容包括:发票的名称、字轨号码、联次及用途，客户名称，开户银行及账号，商品名称或经营项目，计量单位、规格型号、数量、单价、大小写金额，开票人，开票日期，开票单位(个人)名称(章)等。2、有代扣、代收、委托代征税款的，其发票内容应当包括代扣、代收、委托代征税种的税率和代扣、代收、委托代征税额。3、增值税专用发票还应当包括:购货人地址、购货人税务登记号、增值税税率、税额、供货方名称、地址及其税务登记号。三、发票的申购1、先提购票申请。领购发票的单位和个人，应当提出购票申请，并提供税务登记证件、经办人的身份证明或者其他有关证明，主管税务机关发给发票领购证件。2、按规定申购。取得发票领购证件的单位和个人按照主管税务机关核准的版别、种类、数量以及购票方式，持发票领购证件及国务院税务主管部门要求的其他有关证明和资料向主管税务机关领购发票。领购发票实行验旧购新制度或者缴旧购新制度。3、临时购票规定。临时到本省、自治区、直辖市以外从事经营活动的营业税纳税人，应当凭所在地税务机关证明，向经营地税务机关申请领购或者开具经营地的普通发票；增值税纳税人凭所在地税务机关的证明回原地开具，或者由经营地税务机关开具。比如施工方开具的建安发票。四、开具发票的基本原则及要求？1、开具发票的基本原则是什么？开具发票的基本原则是“都开”和“都要”的原则。“都开”原则是指销售商品、提供经营服务以及从事其他经营活动的单位和个人，发生经营业务收取款项时，收款方必须向付款方开具发票；特殊情况下，可由付款方向收款方开具发票，比如废旧（粮食）物资收购凭证。对付（收）款方未索要发票的，收（付）款方也应当逐笔