采购管理_(PUR)培训

易飞管理软件采购管理子系统培训(PUR)部门：讲师：课程大纲一、前言二、系统架构三、基础信息创建及信息字段说明四、日常交易作业程序及报表管理五、异常管理报表六、批处理七、期初上线及信息搜集一、教育训练课程的目的二、系统功能及效益前言１．了解系统的效益及功能。２．了解信息搜集及整理重点。３．熟悉系统的操作方式。４．了解系统例行作业程序。５．了解系统上线的步骤及导入程序。前言－教育培训课程的目的１．供应商料件价格管理。２．提供料件的请购、采购、进退货管理。3。提供请购分购管理。4。提供询价、核价管理。5．提供四种采购预计进货报表。6．供应厂商进货评核。前言－系统功能１．提高料件采购流程的效率与正确性。２．降低生产停工待料的异常发生。３．加强供应商的评核管理提升采购质量。４．采购异常管理有助于降低成本。前言－系统效益一、系统主画面二、系统功能图三、系统主作业程序概述四、采购系统与其他系统的关联系统架构系统架构－系统主画面基本信息录入采购人员信息、供应商信息、采购单据性质价格交易管理供应商料件管理系统架构－系统功能图日常交易处理供应商料件价格及交易信息录入录入核价单、录入询价单录入请购单、录入采购单、录入采购变更单、录入进货单、录入退货单采购进度管理预计进货表、采购明细表交易管理进货明细表、进货统计表、料件历史进货记录表、验退件退回明细表收料验退管理采购价格调幅表、采购价格异常表、供应商供货明细表系统架构－系统功能图供应商评估供应商评级、供应商ABC分析表批处理重新计算采购已交量、更新供应商月统计信息、结束采购单系统架构－系统功能图系统架构－系统主作业程序基本信息规划采购人员、供应商、单据性质信息创建与核对基本信息列表期初余额导入未结案采购单、品号供应商信息输入录入请购单录入采购单录入进货单录入验退单录入退货单日常交易登录应付账款管理应付票据管理请购单凭证采购单凭证进货单凭证验退单凭证退货单凭证采购系统存货管理物料需求计划工单管理应付账款自动分录批次需求计划产品结构基本信息进口管理系统架构－与其他系统的关联性1、前序作业2、采购管理系统基础信息创建基本信息创建及信息字段说明1.录入工厂信息2.录入仓库信息3.录入部门信息4.录入币种汇率5.设置编码原则6.录入职务类别7.录入交易对象分类8.录入页脚/签核9.录入程序页脚/签核基本信息创建及信息字段说明－前序作业基本信息创建及信息字段说明－采购基础信息一、供应商信息字段说明二、供应商料件价格管理三、设置采购单据性质建议及信息字段说明一、录入供应商信息字段说明基本信息创建及信息字段说明－采购基础信息１.采购厂商、委外厂商的编码原则应分开设定。２.有类别厂商评核需求者，同类厂商编号应归纳同区间。３.厂商有加工亦有采购供货者，为区分应付帐款科目的管理应区别编号。供应商编码注意事项XXXX1.供应商2.国外厂商3.委外厂商1.五金2.电子3.包材4.印刷9.其他序号：01--99基本信息创建及信息字段说明－采购基础信息厂商编码范例参考（最大10码）可以在编码原则中先对供应商进行编码也可直接输入基本信息创建及信息字段说明－采购基础信息可变更核准状况:已核准.尚待核准.不准交易基本信息创建及信息字段说明－采购基础信息供应商信息字段说明供应商分类开窗：录入交易对象中的供应商分类信息供应商信息字段说明如“Y”,一张采购单可分多笔进货单进货由最近一次进货单回写可空白,将来日期推算时为不存在日期则视为月底.*例:进货后__1_个月逢_30_日结账.表示:验收日为060305则结账日期为060430供应商信息字段说明ABC等级:可通过供应商ABC分析表更新交货评等:可通过供应商评级作业更新质量评等:可通过供应商评级作业更新以上三字段亦可由人工自行输入与维护供应商信息字段说明加工费用:加工费用的明细科目应付帐款:应付帐款的明细科目应付票据:应付票据的明细科目以上三字段为自动分录系统使用供应商信息字段说明可空白,将来日期推算时为不存在日期则视为月底.*例:进货后__1_个月逢_30_日结账.表示:验收日为060305则结账日期为060430供应商信息字段说明可开窗选择在基本信息管理系统中建立的付款条件结帐应付凭单进货单退货单基本信息创建及信息字段说明－采购基础信息结帐作业的概念－整批结帐进货单退货单应付凭单一对一进货单应付凭单应付凭单基本信息创建及信息字段说明－采购基础信息结帐作业的概念－直接结帐基本信息创建及信息字段说明－价格管理录入供应商料件价格基本信息创建及信息字段说明－价格管理单价默认来源供应商料价甲厂商==========A品号100元B品号200元采购单进货单12供应商料价采购单进货单更新核价﹦Y当单据核准时，该单据之新单价将保存于供应商料价价格档中基本信息创建及信息字段说明－价格管理更新商品计价（现行单价制）优点：.保留变更记录.统一议价单价权限﹦Y优点：.采购权限弹性化.将来可追加比较差异分析表品号厂商档采购单进货单输入及更改权限管制核价单基本信息创建及信息字段说明－价格管理更新商品计价（标准单价制）核价日期/生效日期/失效日期核价日期4/14/256/10生效日期4/15/17/1失效日期6/305/31单价元10099105采购日期采购单价4/10100元5/2099元8/10105元基本信息创建及信息字段说明－价格管理基本信息创建及信息字段说明－价格管理数量PC单价0-1005.0元101---5004.8元501--以上4.5元单头信息单身信息101以上单身信息501以上1.由“录入供应商料件价格”中直接输入及维护2.由更新核价的核价单更新分量计价基本信息创建及信息字段说明－价格管理基本信息创建及信息字段说明－价格管理基本信息创建及信息字段说明－单据性质1.单别代号：不可重复，请以数字组合编码。2.单据性质:请购单进货单核价单退货单采购单询价单基本信息创建及信息字段说明－单据性质3.编码方式：码号共有11码,年码数及流水数的位数可自行设置(1).日编:YYMMDD99999(2).月编:YYMM9999999(3).流水号:99999999999(4).手动编号:在交易作业中自行输入编号基本信息创建及信息字段说明－单据性质4.品号输入方式：◆用品号输入◆用条码输入基本信息创建及信息字段说明－单据性质5.自动审核：单据凭证输入完成后，是否马上进行库存账更新(库存的增减)或者确认单据生效性.单据如果输入完成还须其他人审查核准后，才可更新库存的，应设为【N】审核=凭证核准﹦交易时点基本信息创建及信息字段说明－单据性质6.自动打印：凭证每输完一张是否马上打印出来。多人或多机共用打印机时应设置为批次打印。7.直接结帐：针对进货单和退货单，此字段勾选以后就必须输入应付凭单单别，此进（退）货单审核后就自动生成一张应付凭单。基本信息创建及信息字段说明－单据性质8.更新核价：针对料件供应商交易单据，如采购单、进货单及料件供应商交易单的性质单别才有效用。9.核对采购：针对进货单是否一定要输入采购单才可办理收料，目的是避免无采单的收料发生。基本信息创建及信息字段说明－单据性质基本信息创建及信息字段说明－单据性质10.进价控制：请购单、采购单、进（退）货单等单据中只有单据性质和品号都做单价控制，程序才进行售价控管。基本信息创建及信息字段说明－单据性质11.限定单别输入用户：勾选后此种单别只提供此用户开窗选定，但也可通过单头toolbar增加3101请购单NNNNN3201核价单NNNYN3301采购单NNNNN3302服务性采购NNNNN3401进货单(采)NNYNN3402紧急进货单NYNNN3403服务进货单NNNNN3405赠品进货单NNNNN3501退货单NNNNN单别单据名称自动自动核对更新直接确认打印采单核价结帐基本信息创建及信息字段说明－单据性质单别示范为配合信息的管理请将采购单的编码方式设为自动编号1.紧急进货单：为紧急采购的需求，尚未有正式采购单，但已有非正式的通知收料者。2.服务进货单:费用类的进货(请款时记录)若服务性商品必须要采购行为，可另辟服务采购单.若进货商品赠品部份不计费，另外仓库管理数量，则可设赠品进货单，或从库存系统做其他入库。基本信息创建及信息字段说明－单据性质说明：一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购核价作业程序书面核准或计算机核准品号厂商交易核价单核价单确认更新供应商料件信息核准1.单据若为更新核价者将更新供应商料件信息。2.若采购商品有分量计价的需求，则直接由核价单来更新供应商料件。日常交易作业程序及报表管理录入核价单作业勾选分量计价后可打开子单身输入分量计价的信息分量计价更新品号供应商信息的核价单,应与一般数量的核价单分开打单.1.分量计价的核价单(『更新核价』)*.核价单单身的『数量』不输入,『单价』将更新「品号供应商信息」的单头『单价』.*.核价单身开窗的分量计价将更新「品号供应商信息」的单身分量计价信息.2.一般数量的核价单(无分量计价管理需求或通用更新核价)*.核价单单身的『数量』及『单价』输入.日常交易作业程序及报表管理录入询价单作业勾选的项目才会更新供应商料件价格1.内部需求的凭证2.审查内容为.品号、数量及需求日期的合理性.需求来源正确性(MRP,LRP,再补货建议表,BOM自动请购,其他)日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业的目的1.计划采购时所遗漏的需求。2.超耗用料的额外零星需求。3.非正常需求的其它需求，如客户的额外订单或代购品。日常交易作业程序及报表管理请购作业程序一般请购作业的时机日常交易作业程序及报表管理请购作业程序录入请购单主管核准请购单请购单采购询价确认请购单生成采购录入采购单书面核准或计算机确认1.请购明细表2.请购状况表3.料件已请未购明细表4.供应商已请未购列表可按采购预交货日分别生成采购单1.请购部门：基本信息管理系统进行录入2.请购人员：基本信息管理系统进行录入3.需求日期：系统默认，由录入品号信息的前置天数推算而得Q:想一想！前置时间在哪个系统设定呢?日常交易作业程序及报表管理请购作业程序录入请购单的字段说明需求日期=单据日期+固定前置天数+(采购单位换算为库存单位后的数量)/批量*变动前置天数.4.参考供应商:即品号主要供应商5.结束码:该请购已生成采购单则系统自动更新日常交易作业程序及报表管理请购作业程序录入请购单的字段说明1.锁定码的意义:当采购人员收到请购信息时，必须针对此请购信息进行审查，选择厂商、确定单价、数量及交期，当信息确定后表示即将要发出采购单，如此步骤完成采购人员必须将锁定码锁定。日常交易作业程序及报表管理维护请购信息维护请购信息的字段说明2.请购分购：即一笔请购向多个供应商购买单身可输入单头：采购总数量、总金额单身：采购数量、采购比率日常交易作业程序及报表管理维护请购信息维护请购信息的字段说明单身数量加总将完成的请购信息依供应商分别产生采购单，更新后请:1.查询录入采购单作业，您将可看到采购单据的完整信息。2.请查询录入请购单作业将会看到采购单号。日常交易作业程序及报表管理请购作业程序从请购单生成采购单若置为Y，则当采购数量合计请购数量时，也会将请购单单身置为结束.若置为N，则只有当采购数量合计=请购数量时，才将请购单单身置为结束.1.请购明细表2.请购状况表3.品号供应商已请购未采购明细表4.厂商别已请未购列表日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购管理报表说明1.现有库存可用量2.品号库存状况表日常交易作业程序及报表管理采购作业程序录入采购单采购单进度追踪采购单采购单确认需求确认核准供应商预计进货表料件预计进货表工单预计进货表采购预计进货表供应商料件交货排程表采购需求书面或计算机1.参考单别.参考单号.参考序号.来源单号:输入