采购管理方法73对所采购的物料进行检验及接收

第二章采购计划与预算管理采购管理方法7：进行需求分析所谓采购需求分析，就是分析该买什么、买多少、什么时候买、花多少钱、什么时候得到以及怎样得到的问题。正确的采购分析，不仅可以保证及时获得合格的生产物资，也是控制成本的—项重要工作。究竟该买多少才算合适?什么时候下单最好?要想很好地解决这个问题，采购管理人员就必须认真分析需求的变化规律，根据这个需求变化规律，不需用户(这里的用户指使用所采购物资或服务的部门个人)自己中报，采购管理部门就能知道用户什么时候需要什么品种、需要多少，进而可以主动地制定采购计划，主动地满足用户需要。一、运用采购需求表需要进行采购，首先需要解决采购什么、采购多少、什么时候采购的问题。而要解决这个问题，就是要解决我们采购员所代理的全体需求者们究竟需求什么、需求多少、什么时候需要的问题。解决这个问题，在企业中传统的做法足让企业各个单位层层上报“采购需求计划表”(见方法60)。有的是定期报，这个星期报下个星期的计划、这个月报下个月的计划、今年报明年的计划。有的是不定期的报，什么时候想起来需要买什么东西，就填一张“请购单”(见方法60)，把它交到采购部。采购部收齐了这些采购需求计划表、清购单以后，需要把所有需要采购的物资分类整理统计出来。这样就弄清了用户需求什么、需要多少、什么时候需要的问题。这样的操作过程虽然可以达到解决问题的目的，但存在以下几个弊病：1．这种方式兴师动众，往往要麻烦很多人，造成了人力资源的浪费。2．只要有一个部门的采购计划表没到齐，采购部就不能进行需求的整理统计，就不能得出统一的需求计划，往往贻误最佳采购时机。3.交上来的表往往不准确、不可靠，给采购的效果带来许多不稳定因素。二、统计分析在采购需求分析中用得最多、最普遍的就是统计分析。统计分析的任务就是根据一些原始材料来分析求出客户的需求规律。在实践中，统计分析通常有以下两种方法：1.对采购申请单汇总统计。现在一般的企业采购都是一种这样的模式：要求下面各个单位每月提交一份采购申请表，提出每个单位自己下个月的采购品种数量。然后采购科就把这些表汇总，得出下十月总的采购任务表，再根据此表制订下个月的采购计划。2．对各个单位销售日报表进行统计。对于流通企业来说，每天的销售就是用户对企业物资的需求，需求速率的大小反映了企业物资的消耗快慢。因此由每天的销售日报表就可以统计得到企业物资的消耗规律。消耗的物资需要补充，电就需要采购。因此物资消耗规律电就是物资采购需求的规律。三、采用ABC分析法一个企业除了生产所需要的原材料外，还有办公用品、生活用品等。因此需要采购的物资品种是很多的。但是这些物资的重要程度都是不一样的。有的特别重要，一点都不能缺货，—旦缺货将造成不可估量的损失。有些物资则相对不那么重要，一旦缺货，也不会造成多大的损失。面对这样的情况，我们在进行采购管理时该怎么处理呢?这时候我们最有效的方法，就是采用ABC分析法，将所面对的成千上万的物资品种进行ABC分类，并且按类别实行重点管理，用我们有限的人力、物力、财力去为企业获得最大的效益。ABC分析法在实际运用过程中，通常可以参照以下步骤进行：1．为确定ABC分类，先得进行统计分析，要选定一个合适的统计期。在选定统计期时，应遵循几个基本原则：比较靠近计划期；运行比较正常；通常情况取过去一个月或几个月。2．分别统计出所有各种物资在该统计期中的销售量(或者采购量，下同)，单价和销售额，并对各种物资制作一张ABC分析卡，填上品名、销售数量、销售金额。如表2-2所示。3．将ABC分析卡按销售额由大到小的顺序排列，并按此顺序号将各物资填上物料编号。4．把所有ABC分析卡依次填写到ABC分析表中，并进行累计统计。四、物资消耗定额管理物资消耗定额管理也是一种需求分析的好方法。通过物资消耗定额，就可以根据产品的结构零部件清单或工作量求出所需要的原材料的品种和数量。所谓物资消耗定额，是在一定的牛产技术组织的条件下，生产单位产品或完成单位工作量所必须消耗的物资的标准量，通常用绝对数表示，如制造一台机床或一个零件消耗多少钢材、生铁，有的也可用相对数表示．如冶金、化工等企业里，用配料比、成品率、生产率等表示。在实际操作中，物资消耗定额管理通常有以下二种方法：1．技术分析法。技术分析法具有科学、精确等特点，但在操作过程中，通常需要经过精确计算，工作量比较大。在应用中，通常可参照以下步骤：·根据产品装配图分析出产品的所有零部件；·根据每个零部件的加工工艺流程得出每个零部件的每个加工工艺；·对于每个零件，考虑从下料切削开始一直到后面所有各道加工的切削完成形成零件净尺寸C为止的所有切削的尺寸留量c。·每个零件的净尺寸C加上所有各道切削尺寸留量c之和，就是这个零件的物料消耗定额T：T=C+∑ci(i=1，2，3，4)2．统计分析法。统计分析法是根据以往生产中物资消耗的统计资料，经过分析研究并考虑到计划期内生产技术组织条件的变化等因素而制定定额的方法，采用统计分析法以大量详细可靠的统计资料为基础。例如我们要制定某种产品的物料消耗定额，我们可以根据过去一段时间仓库的领料记录和同期间内产品的产出记录进行统计分析，就可以求出平均每个产品的材料消耗量。这个平均消耗量就可以看成是该产品的物料消耗定额。3．经验估计法。经验估计法是根据技术人员、工人的实际生产经验，参考有关的技术文件和考虑到企业在计划期内生产条件的变化等因素制定定额的方法。这种方法简单易行，但缺乏较为严密的科学性，因而通常精确度不高。五、推导分析所谓推导分析，就是根据企业主生产计划来进行需求分析，求出各种原材料、零部件的需求计划的过程。推导分析不能够凭空想像，电不能靠估计，一定要进行严格的推算。推算所依据的主要资料和步骤过程如下：1．制定主产品生产计划。这个计划主要是根据社会对主产品的订货计划以及社会维修业所提出的零部件的订货计划共同生成。2.制定产品的结构文件。就是要推导分析出装配主产品需要哪些零件、部件、原材料，哪些要自制，哪些要外购，自制件在制造过程中又要采购什么零件、部件、原材料等。这样逐层分析得出主产品的结构层次。每一个层次的每一个零部件都要标出需要数是、是自制还是外购以及生产提前期或采购提前期。所有自制件都要分解到最后的原材料层次，这些原材料层一般是最底层，一般都是需要采购的。由这个主产品结构文件可以统计得出这样一个完整的资料，即为了在某个时间生产出一个主产品需要分别提前多长时间采购一些什么样的部件、零件和原材料，需要采购多少。把这些资料形成一个表，就是主产品零部件生产采购一览表。3．制定库存文件。到仓库保管员处调查了解主产品零部件生产采购一览表中所打各个部件、零件、原材料的现有库存量以及消耗速率。这样得到一个主产品零部件库存一览表。[编辑本段]采购管理方法8：编制采购计划在编制采购计划之前，采购部门要先进行自制采购分析。之后，就可以编制采购计划了。目前，采购计划的编制有以下主要环节：准缶认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制定认证计划、准备订单计划、评估订单需求、汁算订单容量、制定订单计划。一、准备认证计划准备认证计划是采购计划的第一步，也是做好采购计划的基础。准备认证汁划主要包括以下四方面。1．接收开发批员需求。开发批量需求是能够启动整个供应程序流动的牵引项，采购部门要想制定比较准确的认证计划的话，首先要做的就是非常熟悉开发需求计划。目前开发批量物料需求通常有两种情形：一种是在以前或者是目前的采购环境中就能够发掘到的物料供应，另一种情形就是企业需要采购的是新物料，需要寻找新物料的供应商。2．接收余量需求。随着市场需求变得越来越大，企业规模也逐渐扩大，旧的采购环境容量不足以支持企业的物料需求；或者是由于采购环境萎缩导致物料的采购环境容量逐渐缩小，这样就无法满足采购的需求。以上这两种情况会产生余量需求，这就产生了对采购环境进行扩容的要求。采购环境容量的信息一般足由认证人员和订单人员来提供的。3.准备认证环境资料。通常来讲采购环境的内容包括认证环境和订单环境两个部分。有些供应商的认证容量比较大，但是其订单容量比较小；有些供应商的情况恰恰相反，其认证容量比较小，但是订单容量比较大。认证容量和订单容量是两个完全不同的概念。4．制定认证计划说明书。制定认证汁划说明书也就是把认证计划所需要的材料准备好．这些材料包括：认证计划说明书(物料项目名称、需求数量、认证周期等)、开发需求计划、余量需求计划、认证环境资料等。二、评估认证需求评估认证需求包括分析开发批量需求、分析余量需求、确定认证需求。1．分析开发批量需求。开发批量需求的分析包括数量上的需求、物料的技术特征等信息。开发批量需求的样式是各种各样的，按照需求的环节可以分为研发物料开发认证需求和生产批量物料认证需求；按照采购环境可以分为环境内物料需求和环境外物料需求等。计划人员应该对开发物料需求作详细的分析，有必要时还应该与开发人员、认证人员一起研究开发物料的技术特征，按照已有的采购环境及认证汁划经验进行分类。2.分析余量需求。分析余量需求要求首先对余量需求进行分类，余量认证的产生来源有市场销售需求的扩大、采购环境订单容量的萎缩。刘于因市场需求原因造成的，可以通过市场及生产需求汁划得到各补物料的需求量及时间；对于因供应商萎缩造成的，可以通过分析现实采购环境的总体订单容量与原定容量之间的差别得到。这两种情况的余量相加即可得到总的需求容量。3．确定认证需求。要确定认证需求可以根据开发批量需求及余量需求的分析结果来确定。认证需求是指通过认证于段，获得具有一定订单容量的采购环境。三、计算认证容量计算认让容量主要包括：分析项目认证资料、计算总体认证容量、计算承接认证量、确定剩余认证容量。1．分析项目认证资料。不同的认证项目其过程及周期也是千差万别的。作为从事某行业的实体来说，熟练分析几种物料的认证资料是可能的，但是对于规模比较大的企业，分析上千种甚至上万种物料其难度则要大得多。2．计算总体认证容量。在供应商认证合同中，应说明认证容量与订单容量的比例，防止供应商只做批量订单，不愿意做样件认证。计算采购环境的总体认证容量的方法是把采购环境中所有供应商的认证容量叠加即可。刘有些供应商的认证容量需要加以适当系数。3．计算承接认证量。供应商的承接认证量等于当前供应商正在履行认证的合同量，一般是计算要求的某一时间段的承接认证量。最恰当最及时的处理方法是借助电子信息系统，模拟显示供应商已承接认证量．以便认证计划决策使用。4．确定剩余认证容量。认证容量是指某一物料所有供应商群体的剩余认证容量的总和。物料认证容量‘物料供应商群体总体认证容量—承接认证量这种计算过程也可以被电子化，一般MRP系统不支持这种算法，可以单独创建系统。认证容量是一近似值，仅做参考，认证计划人员对此不可过高估计，但它能指导认证过程的操作。四、制定认证计划制定认证计划包括对比需求与容量、综合平衡、确定余量认证计划、制定认证计划等四个方面的内容。1．对比需求与容量。由于认证需求与供应商对应的认证容量之间一般都会存在差异，如果认证需求小于认证容量，则没有必要进行综合平衡．直接按照认证需求制定认证计划；如果认证需求量大大超出供应商容量，出现这种情况就要进行认证综合平衡。对于剩余认证需求需要制定采购环境之外的认证计划、2．综合平衡。采购部门应从全局出发，综合考虑生产、认证容量、物料生命周期等要素，判断认证需求的可行性，通过调节认征¨划来尽可能地满足认证需求，并计算认证容量不能满足的剩余认证需求。3．确定余量认证计划。对厂采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析并提出对策，与之一起确认采购环境之外的供应商认证计划。采购环境之外的社会供应群体如没有与企业签订合同，那么制定认证计划时要特别小心，并由具有丰富经验的认证计划人员和认证人员联合实施。4．制定认证汁划。制定认证计划主要是指确定认证物料数量和开始认证时间。其确定方法如下：认证物料数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动数量开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间五、准备订单计划在制定认证计划之