合同管理办法

合同管理办法1目的为依法维护公司的合法权益、规范合同管理、加强风险防范，保证依法签订、履行、变更和解除合同，最终保障经营活动的顺利进行，依据《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规规定，结合我公司实际情况，特制订本办法。2适用范围（1）本办法所称合同是指本公司在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间发生的所有书面合同。（2）本办法所称合同管理，是指对合同的起草、审查、审批、签署、履行、变更、续订、解除、纠纷处理、编号、档案管理、检查等全过程的管理工作。3职责划分归口管理部门职责行政综合部是公司合同归口管理部门，履行下列职责：（1）对合同实行综合归口、分类专项管理：公司合同原件存档属财务部，行政部对仅对复印件进行存档、备案。（2）负责制定合同管理制度并进行规范、监督、检查。（3）参与公司对外交易文件中合同文本的谈判、制定、审查等。（4）参与合同纠纷的协调、处理，办理合同纠纷的仲裁、诉讼等法律事务工作。（5）参与审查所有合同，负责审查下列内容：a合同内容、形式是否合法；b合同条款是否完备、严密、准确；c合同附件是否完备、严密、准确；d相关程序是否符合本办法的规定；e行政综合部认为应当审查的其他内容。（6）负责合同信息的统计、分析，并组织制定、修订公司各项业务标准合同文本。合同承办部门职责合同承办部门，是根据工作和业务需要，负责合同立项、谈判、起草、履行、归档等工作的职能部门及各子公司。履行下列职责：（1）调查并跟进合同当事人资信情况，对资信调查结果负直接责任。资信调查内容包括：a营业执照及其有效性，法定代表人身份证明书，授权委托书等；b商业信誉及经营业绩等；c承担该合同业务必须具备的其他资质条件等；（2）承担合同立项、谈判、起草、履行、归档等工作；（3）审查合同的经济性、可行性、完整性、项目合法性、价款合理性及合同与项目要求的一致性；（4）负责处理未进入诉讼或仲裁程序的合同纠纷，参与处理进入诉讼或仲裁程序的合同纠纷；（5）建立合同档案及管理台帐,将正式合同文本准确归档;并及时按要求向行政综合部报送有关台帐和报表等资料;（6）按行政综合部要求检查、汇总合同履行情况并及时汇报；（7）负责收集、保管合同争议、纠纷的相关证据、材料等资料。财务管理部门职责（1）参与审查所有合同，特别是重大合同及所有涉及资金收付的合同。具体审查下列内容：a合同条款是否符合国家财经法规，是否符合公司财务规定；b合同资金来源是否符合预算计划；c合同支付条款是否合法、合规、合理，账户信息是否完备、准确；d担保事项是否符合国家及公司有关规定；e财务管理部门认为应当审查的其他内容。4合同的签订和履行一般规定（1）必须以公司的名义对外签订合同，不得以本部门名义对外签订合同。（2）合同附件应当包括营业执照（个人应附身份证复印件）、项目批准文件、资质证明、图纸、技术协议书、会议纪要等与合同项目相关的资料。（3）合同项目未纳入公司年度预算或超出预算的，应当在起草合同前取得法定代表人的书面同意。（4）各部门应当在项目实施前签订合同，不得在合同实际履行后才签订合同。（5）合同必须严格按照本办法规定的起草、审查、审批、签署、生效程序签订。未按上述要求执行的，合同风险由承办部门承担。（6）合同经双方签字盖章后正式生效。已生效合同的变更解除或未生效的合同需变更或取消的，按本章第5节执行。合同起草与审批（1）合同承办人负责合同基本信息的起草。（2）合同条款一般应当包括当事人的名称或者姓名和住所、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方式等内容。（3）合同文本要求文字表达准确、简洁、不得有模棱两可，表达有歧义的语句出现；合同必须有反商业贿赂条款：不得以任何形式贿赂我方的业务人员、高管人员等与合同履行相关的人员，如有收受贿赂现象，我方有权视受贿方的行为严重影响合同继续履行和损害我方的合法权益，即属违约，我方有权单方面解除合同。同时，将永久性取消再次合作机会。构成犯罪的，我方将向司法机关报案，追究受贿及其相关人员的刑事责任。（4）合同经承办部门内部审核后，由合同审查部门根据本办法、、的规定，按照【合同审批表】流程，及时对合同进行审查。（5）合同承办部门原则上应当按照合同审查部门的意见进行修改及补充相应材料，有特殊情况无法修改的，应当说明具体原因。（6）经合同各审查部门审查同意的合同，合同承办人负责打印、装订合同，由对方签署盖章后，附上【合同审批表】，办理合同签署盖章手续。合同签订与履行（1）签订合同应当遵守国家法律法规，符合产业政策，遵循平等自愿、诚实信用、协商一致、互利有偿的原则。（2）公司签订合同应当使用公司公章。盖章流程按公司印章管理制度执行。（3）公司对外签订合同应由法定代表人或其委托授权的代理人进行。（4）禁止无权代理。委托代理人签订合同的,必须由法定代表人签发“法人授权委托书”,委托书中应明确委托代理的权限和期限等重要内容，同时加盖本公司公章和法人代表私章生效。委托代理人代表公司签订合同,必须在授权范围及有效期限内行使代理权,禁止滥用代理权、超越代理权。（5）签订合同前,合同承办人员必须按公司合同的审批流程，组织公司领导和有关部门对合同草案进行审批，各部门对涉及各自业务范围内相关合同条款的合法性、可行性和履约能力做出明确判断,应对合同的主体、内容、形式是否合法、条款的完备性等提出书面意见并对此负责。（6）签订合同需要担保时，应当签订书面担保协议。担保人必须是能够承担经济责任、具备法人资格的经济实体；对方以财产进行抵押的，抵押物必须是抵押人的合法财产，并提供其产权证明，按规定办理相关手续。未经公司董事会决议通过，公司不对外提供合同担保。（7）当合同对方不履行或不完全履行合同时，合同承办单位除催促对方继续履行或依法采取措施，督促合同各当事方全面、及时、实际履行。应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告主管领导和合同管理部门。5合同的变更和解除当事人可依法变更合同（1）公司发生需要变更合同的情况时，应当书面通知对方，并说明理由。（2）公司在接到对方要求变更合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否正当，如果符合变更条件，同意变更的，应当签订变更协议。因变更造成经济损失的，应当及时向对方提出索赔。当事人可依法解除合同（1）发生需要解除合同的情况时，应经过咨询公司法律顾问后，以书面形式通知对方，并说明理由。（2）在接到对方解除合同的通知时，应当立即审查解除合同的理由是否正当，并联系公司法律顾问处理；如果因解除合同而损害了自身利益，应当及时向对方提出书面索赔请求。6合同纠纷的处理（1）对外签订的合同在发生经济纠纷时，首先要协商解决，形成书面协议，并加盖双方单位公章后执行，如协商不成，应完整保存协商时的各种资料，报告公司领导和公司法律顾问研究决策，采取必要措施。（2）未进入诉讼或仲裁法律程序的合同争议或纠纷，由合同承办部门负责处理，公司行政综合部和主管部门提供必要的协助。（3）进入诉讼或仲裁法律程序的合同争议或纠纷，交由公司法律顾问全权处理，行政综合部及合同承办部门应当提供充分的配合和协助。）（4）发生合同争议或纠纷时，合同承办部门应尽快收集相关证据并在争议或纠纷发生后五个工作日内向行政综合部报送纠纷报告。7合同档案管理（1）合同管理人员对已生效的合同，要及时建立本公司的合同管理台帐及各类报表，实行分类管理。（2）与合同有关的文书（含图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示等）应当附在合同卷内存档,合同履行终止后，统一存档保管。（3）使用统一的合同编码，合同审批后根据合同性质进行编号。具体见《合同分类编码规则》。（4）合同正式签订后，承办部门应整理下列档案资料并妥善保管：a完整的合同纸质文本、合同附件、资信材料；b《合同审批表》；c合同纠纷报告单及处理情况记载；d其他相关资料。（5）在合同正式签订后3天内，（需寄送签订方地区盖章的，增加寄送时间），合同承办部门应将合同电子文本归档，合同正本（纸质文档）、《合同审批表》及与合同相关档案资料移交财务部归档。8合同的监督检查（1）行政综合部应会同合同承办部门组织有关部门定期（每半年）检查合同的执行情况，发现问题，及时报告，同时提出处理意见，并注意保存书面记录和证据，尽量减少或避免损失。（2）合同监督检查的主要内容:a合同管理台帐及报表建立情况；b合同的签订和履行情况；c合同纠纷的处理情况；d合同管理人员的教育培训情况；e对于在签订、履行和管理经济合同工作中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的人员的责任追究情况。（3）行政综合部履行监督检查职责时，相关人应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。（4）合同管理部门根据检查情况，可以向被检部门提出如下意见：对于未按规定执行合同管理制度，或者落实制度有重大漏洞的，责令限期改正；对于在签订、履行合同中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的部门或者个人，建议追究其相关法律责任；对于在合同管理工作中成绩显着，为企业避免或者挽回经济损失的部门和个人，建议按有关规定给予表彰或奖励。（5）被检部门应当自收到检查意见书之日起日内将落实情况书面报告合同管理部门。9奖励和惩罚（1）合同管理部门及承办人员有下列表现的，应视不同情况授予荣誉证书、记功、发给奖金等奖励：尽职尽责，使公司所签订的合同得以全面履行，为公司取得重大经济效益，工作成绩显着的；在处理合同纠纷中，起到重大作用，为本公司获得较大经济效益或免受重大经济损失的；按上级合同管理部门的要求定期上报本公司合同管理资料，在合同档案管理工作中表现突出的；（2）合同管理部门及承办人员有以下情况之一，视情节轻重分别给予不同的行政处分、经济处罚，构成犯罪的移交司法机关处理。在以法人名义进行的经济活动中，应签订书面经济合同而没有签订，给公司造成经济损失的：合同承办人员，在签订、履行合同过程中未尽职尽责，造成经济损失或违反法律规定导致合同纠纷的；丢失、擅自销毁、涂改合同文件造成经济损失的；失职、渎职、玩忽职守，造成经济损失的；追究违约责任，造成重大经济损失的；接受贿赂，内外勾结，造成重大经济损失的。10附则（1）本办法自公司领导签发之日起实施。（2）本办法由行政综合部负责解释。附件1：合同审批表合同审批表填表时间：拟稿部门拟稿人合同编号合同谈判人合同标题合同签订方合同主要内容：部门意见：行政部意见：财务总监意见：法律顾问意见：主管领导意见：董事长意见：