公司常用公文写作规范

公司常用公文写作规范“以讲促学以学促干”活动第四讲什么是公文？公文即公务文书。公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。公文的主要特点？1.内容和程序的合法性：公文的具体内容和制定程序必须，符合法律和有关规章的规定，否则无效。2.形式和格式上的规范性。3.公文语体的简明性，观点严谨、鲜明，文字朴实、庄重。4.对机关工作的依赖性。机关工作是公文形成的基础，公文是机关工作的专用工具。公文除了文字文书之外，又有了电信文书(电报、电话记录)、声像文书(录音、录像)、图形文书(以图表为主，伴以简要文字说明)。随着计算机的广泛使用，各种办公自动化工具应运而生，而且还利用计算机组成管理自动化系统。计算机集数据、文字、影像和音讯处理于一身，使办文进入一个快速、准确的崭新阶段，因而公文处理需要更高的技术。公司常用公文通知请示报告通报会议记录会议纪要计划总结通知●标题：一般用两种写法。一是只写“通知”、“ⅹⅹ通知”如“会议通知”、“停电通知”，必要时也可在通知前加定语，“紧急通知”、“重要通知”等字样；二是发文机关、事由、文种“三要素”齐全，这种标题让人一目了然，看标题就基本上知道通知的大概内容，如“XX公司关于开展乒乓球比赛的通知”。●主送对象：一般为下行文，在标题正文之前顶格书写，主送对象一定要明确。非广发性、周知性的通知，受通知的对象一般要写全，如“企划管控部”；普发性的通知，要按规范发布范围，如“集团公司各单位、各子公司”●正文：要交代发文的原因、意图、目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文大体可分为总分条文式、归纳式、篇段合一式。●落款：正文右下方注明发文单位和成文日期。●范例：青岛明月海藻集团有限公司关于举办《采购与供应链管理》培训班的通知各单位：为全面提高采购管理水平，优化供应链管理流程，从源头上降低生产成本，公司决定组织开展《采购与供应链管理》讲座，具体事宜通知如下：一、讲座主题《采购与供应链管理》二、主讲老师买来利国际采购（北京）有限公司首席采购官汤晓华教授三、讲座时间2014年3月11日（星期二）上午8:30-11:30；下午1:30-5:00。四、培训地点办公楼五楼西会议室。五、参加人员集团公司高管、职能部门主要负责人，各子公司副总经理以上人员，集团公司及各子公司企划管控（综合管理）、采购部门全体人员及财务、销售、储运部门相关人员。六、有关要求1.参加人员提前15分钟到会场签到。2.确因事不能参加者，请将由分管领导签批的请假条送交负责培训的工作人员。3.参加培训人员要自觉遵守课堂纪律，关闭手机或调到静音处，尽量不外出，不准大声喧哗，认真做好记录。4.工会按培训考核办法做好考核工作。公司工会2014年3月8日1.标题：有两种写法，一是发文机关，事由和文种，如“XX公司关于停车检修停止污水处理厂运行的请示”。二是事由和文种，如“关于购买电话机的请示”，不能将文种误写成请示报告、报告或申请，不宜写成“关于请求（或申请）XXX的请示”。2.主送机关：必须而且只能写一个主送机关。若同时要送其他机关应抄送。一般不要写给领导个人名字。3.正文：一般由请示原因、事项和结语组成。请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据，不宜太多太长。请示事项是重点，请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项，所提建议和要求要切实可行，一般应写“拟”怎么办。请示结语常用“妥否，请批示”、“以上请示，请予批准”、“请批准”、“请审批”、“请指示”等，不要用“可否（妥否、当否），请批准”不合逻辑的用语作结，而且结束语也不能出现“报告”字样。4.落款：发文机关和日期。请示实例一：XX执法局关于申请拨付办公经费的请示XXX政府：今年夏季，我局先后开展了专项综合整治、取缔非法烧烤、拆除违章建筑、迎接市、区各项重大迎检任务，尤其是连续几个月周六、周日加班、夜间延时执法使办公费用不断加大，特恳请区政府拨付40万元，以弥补经费不足。当否,请批示。XX执法局二〇一〇年十月二十三日实例二：XX公司关于安装食堂活动纱窗的请示集团公司：我公司食堂分饭窗口是敞开式，没有活动纱窗，经常有苍蝇从分饭窗口飞入食堂工作间内，也因此多次被集团公司相关部门查处。为提高食堂卫生质量，我公司拟在分饭窗口安装活动纱窗。当否，请批示。XX公司二〇一三年九月三日●标题：有两种写法，一是完整式，即发文机关、事由、文种三要素齐全，如：“XXX公司关于开展学习实践科学发展观活动的报告”。二是省略式，省去发文机关，由事由和文种构成。●主送机关即受文机关，报告一般都有特定的受文机关（即上级机关或业务主管部门）●正文：由报告缘由、内容、结语构成。缘由即开头，一般先总述开展工作的背景、成绩或发文依据，然后常用“现将有关情况报告如下”。内容是重点，依靠事情的发展变化脉络、认识处理问题由浅入深来写。也可按基本情况、经验、教训或问题、改进意见或建议来写。不能夹带请示事项。结语一般以“特此报告”、“请审阅”等，也可不写。●落款：写明机关和日期。报告报告的特点1．内容的汇报性：一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，所以，汇报性是“报告”的一个大特点。2．语言的陈述性：因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等法。3.行文的单向性：报告时下级机关向上级机关行文,是为上级机关进行宏观领导提供依据,一般不需要受文机关的批复，属于单项行文。4.成文的事后性：多数报告都是在事情做完或发生后，向上级机关作出汇报，是事后或事中行文。5.双向的沟通性：报告虽不需批复,却是下级机关以此取得上级机关的支持指导的桥梁；同时上级机关也能通过报告获得信息，了解下情，报告成为上级机关决策指导和协调工作的依据。××市人民政府关于治理××河水质污染问题的报告××省人民政府：省政府转来××××××委员会提出的关于××河水质污染状况的报告，经市政府调查研究，对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下：一、解决××河水质污染问题的关键是尽快建成污水处理厂。现在××河的污染主要是××区排放的污水所致。×区的排放量为25万吨，污水比较集中，因污水处理厂未能及时建立，致使污水直接排入××河，造成了××河的污染。为解决××河的污染，市政府已抓紧×区污水处理厂建设，争取在二×××年建成。×区污水处理厂原设计概算为8316万元，按现行价格估算约为1100万元，已于19××年×月开工，建成了8项附属设施，计完成投资200万元。市政府今年安排的300万元投资已全部落实，×区城环局正在组织实施。根据××河河道以南人口密集区的地下水污染和环境问题，在污水处理厂未建成之前，利用现有污水管道，把污水引到某区污水处理厂以西，污水直接排入污水处理厂的出口，这就避开了污染区。二、热电厂的粉煤灰也是污染源之一。对于热电厂储灰厂的选址，必须考虑到对地下水和环境的污染。选址已责成×区热电厂抓紧做工作，争取尽快报市政府有关部门审批。对南储灰厂渗漏对地下水的污染，主要采取截流集中排放的措施，以减少对地下水的污染。××市人民政府二×××年×月×日通报●标题：一般有两种写法，一是完整式，即发文单位名称、事由和文种三要素齐全，如“XX公司关于表彰2013年度先进个人的通报”。二是省略式，即由事由和文种两要素构成，如“事故通报”。也有些通报的标题采用文章式的标题，如“一起严重的责任事故——XX公司关于XX车间安全事故的通报”。●主送机关：除极少数广发性或周知性通报外，一般单位形式开文的通报都明确的主送机关。●正文：一般应包括缘由、通报事项、处理意见或希望和要求这些内容。表彰的典型要有普遍意义，批评的典型要有典型性，针对性不强，普遍受表扬或普遍挨批评，对群众起不了教育作用，对工作没有指导性，宁可不发。●落款：注明发文单位和发文日期。会议记录●会议记录是开会的过程中由专门记录人员把会议的基本情况、研究和讨论的问题、报告和发言的内容、形成的决议和各方面的意见，如实记录下来的书面材料。要求真实笔录，作为分析会议、研究会议精神的依据，是撰写会议纪要、会议简报、会议总结报告的基础，是检查工作备查资料。●标题：单位+事由+名称会议组织情况：时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人。记录时把握三点：一是记载会议中争议的问题时应将争议的观点详细记录；二是关键问题、要害问题要详细记录；三是最重要发言人或主持人的归结性发言要记录清楚。学习速记，用自己的话记，忠于原意，字迹清楚。会议纪要●会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事项的公文文体。有五个特点，适用对象的特定性，撰写内容的纪实性，表达方式的纪要性，作用范围的特定性，行文用语的规定性。●会议纪要是记述会议成果的，纪会议之“要”，在分析综合之后提炼“要”。一般用“会议讨论了以下几个问题、与会同志认为、会议提出、会议指出、会议决定、会议强调、会议要求、会议号召”之类语言。●撰写会议纪要的注意事项：1.忠实于会议主旨，客观地反映会议内容，问题的概括要准确，而且要尊重原意，不能随心所欲是增删或更改内容，添枝加叶。2.注意做好与有关部门的会签工作，取得一致意见之后才能定稿。凡是“会议纪要”中所涉及的与其他部门有关的问题必须与有关部门协商，取得一致意见，否则，“会议纪要”中所列的问题就等于没有落实。3.会议纪要应体现“要”字，围绕会议中心，突出主题，抓住重点，提炼要点，不是原始记录的照抄，会议经要有条理化，理性化。写作文字要简朴，语气要准确、得体，经得起推敲。会议纪要●会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事项的公文文体。有五个特点，适用对象的特定性，撰写内容的纪实性，表达方式的纪要性，作用范围的特定性，行文用语的规定性。●会议纪要是记述会议成果的，纪会议之“要”，在分析综合之后提炼“要”。一般用“会议讨论了以下几个问题、与会同志认为、会议提出、会议指出、会议决定、会议强调、会议要求、会议号召”之类语言。●撰写会议纪要的注意事项：1.忠实于会议主旨，客观地反映会议内容，问题的概括要准确，而且要尊重原意，不能随心所欲是增删或更改内容，添枝加叶。2.注意做好与有关部门的会签工作，取得一致意见之后才能定稿。凡是“会议纪要”中所涉及的与其他部门有关的问题必须与有关部门协商，取得一致意见，否则，“会议纪要”中所列的问题就等于没有落实。3.会议纪要应体现“要”字，围绕会议中心，突出主题，抓住重点，提炼要点，不是原始记录的照抄，会议经要有条理化，理性化。写作文字要简朴，语气要准确、得体，经得起推敲。计划1.含义：计划是单位、个人为做好某阶段工作，完成某项任务，从本单位、实际出发，事先写出工作目标、相应措施办法和完成任务的步骤、时间等应用文体。2.特点：计划具有预见性、可行性和模糊性。是指导工作的重要手段，是建立正常工作秩序，提高工作效率的重要前提，是检查工作、总结经验的重要标准。3.种类（1）按内容和性质分，有工作计划、生产计划、学习计划、科研计划等；（2）按时间分，有年度计划、季度计划、月计划等；（3）按范围分，有单位计划、个人计划等4、计划的四要素包括：目标和任务、措施和办法、步骤和时间、检查和督促。5、计划的格式：●标题：单位+时限+事由+文种●正文常分开头、主体、结尾三部分。开头主要交待制订计划的依据、目的和要求、指导思想或背景材料等。主体部分可采取条文式、分部式、贯通式写法，也有表格式。结尾提出希望和号召或提出问题和困难，提醒防患于未然，也可不写。●落款：写单位和日期，有的注明报送单位。表格式计划，如工作日程安排表等。总结1、含义：总结是对前一阶段工作回顾、反思和分析研究，找出成绩和问题、经验与教训，用来指导